Planmäßig Bürotätigkeiten organisieren

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1 Planmäßig Bürotätigkeiten organisieren Qü Bürowirtschaftliche Arbeitsabläufe gestalten, organisieren Planmäßig Bürotätigkeiten organisieren BURW Oktober 2000 Seite1

2 Qü Planmäßig Bürotätigkeiten organisieren Inhaltsverzeichnis Seite Qualifizierungsziele Leittexte, Leitfragen Organisationsrichtlinien 4 Stellenbeschreibung 6 Stellenbesetzungsplan 8 Funktionendiagramm 10 Aufgaben 12 Aufbau 14 Form 16 Gliederung 18 Organisationanweisungen Organisationshandbuch Organisationsanweisungen erstellen Stellenbeschreibung erstellen 20 Dienstanweisungen erstellen 22 Ergänzung zu Dienstanweisung erstellen 24 Seite2 Oktober 2000 BURW

3 Leittexte, Leitfragen Planmäßig Bürotätigkeiten organisieren QÜ Leittexte, Leitfragen 1. Nennen Sie spontan die Inhaltspunkte, die Ihrer Meinung nach in einer Stellenbeschreibung berücksichtigt werden müssen. 2. Wählen Sie einen Arbeitsplatz in Ihrem Ausbildungsbetrieb und erstellen Sie eine Stellenbeschreibung für diesen.. Eine strikte Organisation, mit durch Stellenbesetzungsplänen genau voneinander abgegrenzten Aufgabenbereichen, schafft klare Verhältnisse. Können Sie sich speziell in kleineren Betrieben hierdurch Nachteile vorstellen? 4. Sind in Ihrem Ausbildungsbetrieb organisatorische Regelungen schriftlich fixiert? BURW Oktober 2000 Seite

4 Organisationsanweisungen Organisationsrichtlinien images/burw001.gif 1. Welchem Zweck dienen Organisationsrichtlinien? 2. Ist es empfehlenswert für die Veröffentlichung von Organisationsrichtlinien ein Formular zu verwenden? Seite4 Oktober 2000 BURW

5 Organisationsanweisungen Organisationsrichtlinien Die organisatorischen Regelungen werden im Betrieb veröffentlicht und allen betroffenen Mitarbeitern zugänglich gemacht. Anweisungen Dies geschieht durch die Herausgabe einer Organisationsrichtlinie, einer Arbeitsanweisung, einer Organisationsmitteilung oder Dienstanweisung. Inhaltlich sind diese Anweisungen im Wesentlichen identisch. Die in der Anweisung enthaltenen Richtlinien sind über ein Nummernsystem zu ordnen, so dass sie leicht aufgefunden werden können. Aus dem Herausgabedatum ist ersichtlich, wann die Richtlinie entstanden ist; das Gültigkeitsdatum gibt den Zeitraum für die Wirksamkeit der Richtlinie an. Ein Verteiler dient dazu festzulegen, wer die Organisationsrichtlinie erhalten soll. Ihr Inhalt sollte verständlich, eindeutig und vollständig sein. Schließlich muss die Anweisung die Unterschriften des zuständigen Bereichsleiters und des Organisationsleiters tragen. Manchmal enthält sie auch die Unterschrift eines Vorstandsmitglieds. Änderungen kennzeichnen Häufig werden alte Anweisungen vollständig oder teilweise durch neue ersetzt. Deswegen ist es notwendig zu kennzeichnen, an welcher Stelle neue Organisationsrichtlinien alte ersetzen. Jede Änderung im organisatorischen Ablauf muss auch in den Organisationsrichtlinien berücksichtigt werden. BURW Oktober 2000 Seite5

6 Organisationsanweisungen Stellenbeschreibung images/burw002.gif Worin liegt der Vorteil, wenn Stellenbeschreibungen keine persönlichen Daten des Stelleninhabers enthalten? Seite6 Oktober 2000 BURW

7 Organisationsanweisungen Stellenbeschreibung In der Stellenbeschreibung werden die Merkmale einer Stelle ausgewiesen. Sie dient zur Dokumentation der Aufbauorganisation, sie vermittelt dem Stelleninhaber die Leistungserfordernisse und Ziele der Stelle, sie ist Grundlage für die Stellenbesetzung und dient der Objektivierung der Gehaltsstrukturen. Inhalt der Stellenbeschreibung Eine Stellenbeschreibung enthält den Namen der Stelle und die Einordnung in die Betriebshierarchie. Dazu gehören Über- und Unterstellungen, die Abteilungszugehörigkeit und die Kennzeichnung der Stelle als Stab- oder Linienstelle. Die einzelnen Aufgaben des Stelleninhabers sind genau beschrieben und die Verantwortungen genannt. Die durch die Stelle anzustrebenden Ziele sind möglichst genau in ihrem Umfang festzulegen. Alle Anforderungen an den Stelleninhaber bezüglich Fähigkeiten, Fachkenntnissen und Erfahrungen sind in der Stellenbeschreibung festzuhalten. Normalerweise enthält eine Stellenbeschreibung keine persönlichen Daten des Stelleninhabers. Das bedingt jedoch, dass Stellenbesetzungspläne geführt werden. BURW Oktober 2000 Seite7

8 Organisationsanweisungen Stellenbesetzungsplan images/burw00.gif 1. Unter welchen Voraussetzungen ist ein Stellenbesetzungsplan zu erstellen? 2. Welche Informationen enthält ein Stellenbesetzungsplan? Seite8 Oktober 2000 BURW

9 Organisationsanweisungen Stellenbesetzungsplan Ein Stellenbesetzungsplan wird notwendig, wenn im Organisationsplan der Stelleninhaber nicht genannt wird und die Stellenbeschreibung keine persönlichen Daten enthält. So wird in einem Stellenbesetzungsplan die personelle Besetzung der in einem Betrieb vorhandenen Stellen festgehalten. Der Stellenbesetzungsplan enthält mindestens die Stellenbezeichnung und den Namen des Stelleninhabers. Darüber hinaus kann er die hierarchische Stufe der Stelle, den Stellvertreter des Stelleninhabers, die Zahl der direkt und indirekt unterstellten Mitarbeiter und das Eintrittsdatum des Stelleninhabers in das Unternehmen enthalten. BURW Oktober 2000 Seite9

10 Organisationsanweisungen Funktionendiagramm images/burw004.gif 1. Überlegen Sie, in welcher Weise ein Funktionendiagramm erweitert werden kann. 2. Welche Nachteile bringt ein Funktionendiagramm mit sich? Seite10 Oktober 2000 BURW

11 Organisationsanweisungen Funktionendiagramm Durch ein Funktionendiagramm werden über eine Matrix Aufgaben und Funktionen einer Stelle zugeordnet. In den Spalten werden die Stellen und in den Zeilen die Aufgaben aufgeführt. Als Schnittpunkt zwischen Zeile und Spalte wird die Art der Aufgabe gekennzeichnet. Man verwendet dafür ein Symbol, meist einen Buchstaben oder ein Zeichen. So können z. B. folgende Buchstaben verwendet werden: P Planung (Entscheidungsvorbereitung) E Entscheidung A Ausführung K Kontrolle X Gesamtfunktion Auf diese Art und Weise kann man äußerst platzsparend und übersichtlich Stellen, Aufgaben und Kompetenzen zuordnen und darstellen. BURW Oktober 2000 Seite11

12 Organisationshandbuch Aufgaben images/burw005.gif 1. Was versteht man unter einem Organisationshandbuch? 2. Welche möglichen Zielsetzungen verfolgt das Unternehmen mit der Einführung eines Organisationshandbuches? Seite12 Oktober 2000 BURW

13 Organisationshandbuch Aufgaben Im Organisationshandbuch sind alle allgemein gültigen organisatorischen Regelungen, die sich auf die Aufbau- und Ablauforganisation beziehen, zusammengefasst. Das Organisationshandbuch hat folgende zentrale Aufgaben zu erfüllen: Es ist ein aktuelles Nachschlagewerk, mit dem schnell Informationen gewonnen werden können. Es dient der Offenlegung der Unternehmensziele und der Unternehmensphilosophie. Es ermöglicht die Unterweisung für alte und neue Mitarbeiter. Es ermöglicht die Sicherung und Weiterentwicklung aller organisatorischer Regelungen und Vorschriften. Es unterstützt die Durchführung eines bestimmten Führungsstils. Es dient als Grundlage für die Revision. BURW Oktober 2000 Seite1

14 Organisationshandbuch Aufbau images/burw006.gif 1. Wie kann ein Organisationshandbuch aufgebaut sein? 2. Sie suchen den Stellenbesetzungsplan Ihres Unternehmens. Wo müssen Sie im Organisationshandbuch suchen? Seite14 Oktober 2000 BURW

15 Organisationshandbuch Aufbau Die meisten Organisationshandbücher haben einen einheitlichen Aufbau und beginnen mit einer Einleitung, die neben einem Vorwort und dem Inhaltsverzeichnis eine Benutzeranleitung enthält. Es folgt ein sogenannter allgemeiner Teil, der die Unternehmensziele, die Unternehmenspolitik, die Geschäftsgrundsätze, die Geschäftsordnung und die Arbeitsordnung erklärt. In einem dritten Teil wird die Aufbaustruktur erläutert. Hier sind Organisationspläne, Stellenbeschreibungen, Funktionendiagramme und Unterschriftenregelungen zusammengefasst. Der vierte Teil enthält die Darstellung der Ablauforganisation, also die Arbeitsablaufdarstellungen, ferner z. B. die Reise- und Spesenordnung, die Kassenordnung oder die Benutzerordnung des Rechenzentrums. Im Anhang sind Formularverzeichnisse, Richtlinien über das Vordruckwesen, Raum- und Wegpläne, Sachwortverzeichnis und Änderungsnachweis zu finden. BURW Oktober 2000 Seite15

16 Organisationshandbuch Form images/burw007.gif 1. Warum werden Organisationshandbücher in der Lose-Blatt-Form geführt? 2. Welchen Zweck verfolgt man mit der einheitlichen Gestaltung von Organisationshandbüchern? Seite16 Oktober 2000 BURW

17 Organisationshandbuch Form Auch für die äußere Form von Organisationshandbüchern haben sich einheitliche Gestaltungsrichtlinien herausgebildet. Lose-Blatt-Form als Ringbuch mit Signalfarben; A4-Format, vorzugsweise hoch; einheitliches Klassifizierungssystem, überwiegend eine dekadische Nummerierung nach Sachgebieten und Informationsarten; einheitlicher Blattkopf oder einheitliche Blattgestaltung; Einsatz von farblich unterschiedlichen Papieren, um die Suchvorgänge zu erleichtern. Der Aufbau und die Pflege eines Organisationshandbuches verursacht relativ hohe Kosten. Aber nur ein Organisationshandbuch, das den laufenden Veränderungen angepasst wird, dient dazu das angestrebte Ziel zu erreichen. BURW Oktober 2000 Seite17

18 Organisationshandbuch Gliederung images/burw008.gif Wann ist es sinnvoll, eine Untergliederung des Organisationshandbuches in einzelne Handbücher vorzunehmen? Seite18 Oktober 2000 BURW

19 Organisationshandbuch Gliederung Aufgrund des erheblichen Umfangs und der Vielgestaltigkeit von Organisationshandbüchern kann es sinnvoll sein, diese in einzelne Handbücher weiter zu untergliedern, z. B. in ein: Handbuch für das Gesamtunternehmen Handbuch für einzelne Unternehmensbereiche Handbuch für einzelne Arbeitsabläufe Dadurch wird das Organisationshandbuch übersichtlich und dient den Mitarbeitern als klare Informationsgrundlage. Dies hilft ferner, die ständig steigende Informationsflut mit ihren negativen Auswirkungen einzudämmen. BURW Oktober 2000 Seite19

20 TA Trainingsaufgaben Stellenbeschreibung erstellen images/burw009.gif Seite20 Oktober 2000 BURW

21 Trainingsaufgaben Stellenbeschreibung erstellen TA Aufgabenstellung: Erstellen Sie auf der Grundlage der Stellenausschreibung (s. Grafik) für den/die Leiter/in Textverarbeitung eine Stellenbeschreibung. Sie erhalten zusätzliche Informationen. Die Stelle gehört zur Hauptabteilung Kaufmännische Verwaltung und ist direkt dem Leiter der Abteilung Organisation unterstellt. Der Stelleninhaber wird durch die stellvertretende Leiterin der Abteilung Textverarbeitun vertreten. Dem Leiter der Abteilung sind sieben Mitarbeiter unterstellt. Der Stelleninhaber sollte Hauptschulabschluss, eine Ausbildung als Bürokaufmann und PC-Kenntnisse besitzen. Arbeitsschritte: Starten Sie Ihre Textverarbeitung und bearbeiten Sie die Aufgabenstellung. Speichern Sie Ihr Ergebnis, drucken Sie es aus und übertragen Sie es an den Teletutor, falls Sie Telelerner sind. BURW Oktober 2000 Seite21

22 TA Trainingsaufgaben Dienstanweisungen erstellen images/burw010.gif Seite22 Oktober 2000 BURW

23 Trainingsaufgaben Dienstanweisungen erstellen TA In die Dienstanweisung eines Bürobetriebes sollen die Regelungen über das betriebliche Vorschlagswesen aufgenommen werden. Aufgabenstellung: Erstellen Sie diesen Abschnitt der Dienstanweisung und gehen Sie nach folgender Gliederung vor: Betriebliches Vorschlagswesen 1. Zielsetzung 2. Teilnehmerkreis. Inhalt der Verbesserungsvorschläge 4. Höhe der Prämien (Sie sollen in Höhe von DM 20,00 bis DM 1.000,00 steuerfrei bezahlt werden.) Arbeitsschritte: Starten Sie Ihre Textverarbeitung und erstellen Sie die Dienstanweisung. Speichern Sie Ihr Ergebnis, drucken Sie es aus und übertragen Sie es ggf. an den Teletutor. BURW Oktober 2000 Seite2

24 TA Trainingsaufgaben Ergänzung zur Dienstanweisung erstellen images/burw011.gif Seite24 Oktober 2000 BURW

25 Trainingsaufgaben Ergänzung zur Dienstanweisung erstellen TA Ausgangssituation: Aufgabestellung: Die Unternehmensleitung beschließt in Zusammenarbeit mit dem Betriebsrat, dass in Zukunft der Faschingsdienstag, an dem bisher gearbeitet wurde, dienstfrei gehalten werden soll. Die Mitarbeiter haben dafür ein Gleitzeitminus in Höhe von vier Stunden hinzunehmen, das anderweitig eingearbeitet werden muss. Für die Entgegennahme von Lieferungen und Telefongesprächen ist es allerdings notwendig, dass ein Notdienst eingerichtet wird. Es ist eine entsprechende Ergänzung für die Dienstanweisung anzufertigen. Erstellen Sie diese Dienstanweisung und entwerfen Sie eine Vorgehensweise zur Bestimmung des Notdienstes. Arbeitsschritte: Starten Sie Ihre Textverarbeitung und bearbeiten Sie die Aufgabenstellung. Speichern Sie Ihr Ergebnis, drucken Sie es aus und übertragen Sie es ggf. an den Teletutor. BURW Oktober 2000 Seite25