Aufgabenanalyse und Stellenbildung

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1 Aufgabenanalyse und Stellenbildung Marco Steinwand Matthias Köllner Gerhard Winkelmayer (Quelle: Schulte-Zurhausen 1995) Modell organisatorischer Gestaltung 2

2 Aufgabenanalyse Die Aufgabenanalyse beinhaltet das geordnete Zerlegen einer Elementaraufgabe in Teilaufgaben 1. Unternehmensziele Gewinnmaximierung 2. Gesamtaufgabe Umsatzerzielung 3. Hauptaufgabe Vertrieb 4. Teilaufgabe Vertrieb Abschluss von Kaufverträgen n. Elementaraufgabe Erlangen der Kundenunterschrift Aufgabenanalyse 3 Gliederungskriterien der Elementaraufgaben Verrichtung Objekt Rang Phasen Zweck z.b. einkaufen, herstellen, montieren Fertigprodukte, Rohstoffe anordnen, ausführen planen, durchführen, kontrollieren unterstützende Aufgaben wie Verwaltung Aufgabenanalyse 4

3 Beispiel: Brief schreiben Tippen Speichern Drucken (Verrichtung) PC Drucker Papier (Objekt, materiell) Briefkopf Bezugsteil Textteil/Gruß (Objekt, immateriell) Entscheidung Schreiben des Briefes (Rang) Planung Durchführung Kontrolle (Phasen) im Schreibbüro in der eigenen Abteilung (Zweckbeziehung) (Zweckaufgabe) (Verwaltungsaufgabe) Aufgabenanalyse 5 Verrichtungsanalyse Versand Auftragsannahme - Erfassung neuer Adressen und Zahlungsmodalitäten - Erfassung Bestellartikel, Menge, Termin - Verhandlung über Ausweichartikel und Termine Kommissionieren - Suchen - Einpacken - Zählen - Rechnung/Lieferschein erstellen Fakturieren Verrichtungsanalyse 6

4 Aufgabensynthese Die mittels Aufgabenanalyse ermittelten Elementaraufgaben werden zu Stellen zusammengefasst Stellen sind durch folgende Eigenschaften gekennzeichnet: 1. Immaterielle Stellenelemente (Aufgaben, Befugnisse, Verantwortung) 2. Materielle Stellenelemente (Mitarbeiter, Sachmittel) 3. Dauer, Zeitraum 4. Abgrenzung Aufgabensynthese 7 Stelle ist nicht identisch mit einem Arbeitsplatz! Eine Stelle kann aus einem oder mehreren Arbeitsplätzen bestehen Stelle 8

5 Aufgabensynthese Zentralisation unter dem Blickwinkel der Aufgabensynthese Gleichartige Aufgaben werden zu einer Stelle zusammengefasst Blickwinkel der Dezentralisation Verteilen gleichartiger Aufgaben auf mehrere Stellen Zentralisation - hinsichtlich der Verrichtung - Objekte (Erzeugnisse) - Entscheidungszentralisation - Phasen - Sachmittelzentralisation - regional - personell Zentralisation und Dezentralisation 9 Beispiel: Verrichtungszentralisation Bei der Verrichtungszentralisation werden gleichartige Verrichtungen zu Aufgabenkomplexen zusammengefasst, z.b. alle Fräsarbeiten werden in der Fräserei erledigt alle Dreharbeiten in der Dreherei alle Elektroarbeiten in der Elektroabteilung Man kommt dann zu einem funktionsorientierten Organisationsaufbau: Unternehmensleitung Beschaffung Fertigung Marketing Verwaltung Verrichtungszentralisation 10

6 Beispiel: Objektzentralisation Bei der Objekt- oder Produktzentralisation werden alle Verrichtungen an einem Objekt zu einem Aufgabenkomplex zusammengefasst. Objekte können sein: Produkte, Produktgruppen, abgrenzbare Käuferschichten sowie regionale Märkte. alle Arbeiten am Produkt A werden in einer speziellen Abteilung durchgeführt alle Arbeiten an einem bestimmten Bauprojekt werden von einer speziellen Abteilung erledigt (Planung, Statik, Bauausführung, -überwachung). Unternehmensleitung Produkt 1 Produkt 2 Produkt 3 Beschaffung Fertigung Marketing Beschaffung Fertigung Marketing Beschaffung Fertigung Marketing Objektzentralisation 11 Stellenbildung Eine Stelle ist die kleinste organisatorische Einheit und grenzt die Aufgaben, den Zuständigkeits- und Kompetenzbereich für den Stelleninhaber ab Nicht gleichbedeutend dem Begriff Arbeitsplatz! (Arbeitsplatz meint einen bestimmten Ort, z.b. Raum 9 im ersten Stock ) Die Teilaufgaben sind in den Stellenbeschreibungen detailliert zugeordnet Stellenbildung 12

7 Stellenbeschreibung Eine Stellenbeschreibung ist eine verbindliche und in einheitlicher Form gefasste Beschreibung einer Stelle Eine Stellenbeschreibung sollte Angaben zu sechs Teilbereiche machen: 1. Allgemeine Informationen 2. Instanzenbild 3. Zielsetzung der Stelle 4. Aufgabenbild 5. Kommunikationsbild 6. Leistungsbild Stellenbeschreibung Allgemeine Informationen Stellenbezeichnung, die gleichzeitig die organisatorische Einordnung des Stelleninhabers aufzeigt Informationen über den Rang des Stelleninhabers innerhalb des hierarchischen Unternehmensaufbaus (z.b. Abteilungsleiter, Prokurist, Sachbearbeiter). Teilweise wird zusätzlich die Gehaltsgruppe angegeben. Stellenbeschreibung: Allgemeine Informationen 14

8 2. Instanzenbild Die instanzielle Einordnung wird durch Über- und Unterstellungsverhältnisse sowie die aktive und passive Stellvertretung präzisiert Die Unterstellung gibt Auskunft über den direkten Vorgesetzten des Mitarbeiters Hinsichtlich der Überstellung informiert die Stellenbeschreibung über fachlich und/oder disziplinarisch unterstellte Mitarbeiter. Die passive Stellvertretung besagt, wer den Stelleninhaber bei dessen Abwesenheit vertritt, die aktive Stellvertretung, wen der Stelleninhaber vertritt. Stellenbeschreibung: Instanzenbild Zielsetzung der Stelle Orientierungspunkte für das Verhalten des Stelleninhabers, die sowohl als Maßstab bei der Selbstkontrolle dienen als auch für die Beurteilung durch den Vorgesetzten. Es geht nicht um konkrete, operational formulierte Zielvereinbarungen. Diese bauen vielmehr auf diesen grundsätzlichen Festlegungen auf und ergänzen die Stellenbeschreibungen. Es ist jedoch darauf zu achten, dass es sich bei der Zielsetzung der Stelle nicht um inhaltsleere Formulierungen handelt, die nichts zum Verständnis der Stelle beitragen. Stellenbeschreibung: Zielsetzung der Stelle 16

9 4. Aufgabenbild Es präzisiert den Aufgabenbereich und listet die Aufgaben auf Außerdem enthält es Angaben über die Entscheidungs- und Weisungskompetenz des Stelleninhabers. So wird der Handlungsund Entscheidungsspielraum klar festgelegt Bei ausführenden Stellen wird oft zusätzlich der prozentuale Anteil der Teilaufgaben fixiert. Bei Führungskräften sollten hier die erfolgskritischen Arbeitsinhalte benannt werden, um so dem Mitarbeiter vor Augen zu führen, auf welche Teilbereiche er sich besonders konzentrieren muss. Stellenbeschreibung: Aufgabenbild Kommunikationsbild Legt betriebsinterne und externe Kommunikationsbeziehungen fest Die Darlegung der Zusammenarbeit mit anderen Stellen ist aber sowohl für den Führungsstil als auch für die Aufgabenerfüllung eine wichtige Informationsquelle Hier geht es insbesondere um Koordinations-, Beratungs-, Informations- und Berichtsaspekte. Stellenbeschreibung: Kommunikationsbild 18

10 6. Leistungsbild Diese Rubrik fehlt in vielen Stellenbeschreibungen hilfreicher Bestandteil für das Human Resource Management Sie konkretisieren die wesentlichen Anforderungen, die für die Aufgabenerfüllung notwendigen Kenntnisse, Erfahrungen und Ausgangsqualifikationen und Leistungsstandards. Damit ist das Leistungsbild die Grundlage für die Erstellung des Anforderungsprofils und für die Formulierung von Zielvereinbarungen Stellenbeschreibung: Leitungsbild 19