Wirtschaftswissenschaftliche Bücherei für Schule und Praxis Begründet von Handelsschul-Direktor Dipl.-Hdl. Friedrich Hutkap

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1 Wirtschaftswissenschaftliche Bücherei für Schule und Praxis Begründet von Handelsschul-Direktor Dipl.-Hdl. Friedrich Hutkap Verfasser: Hartmut Hug, Dipl.-Hdl. Sabine Knauer Martina Lennartz, Dipl.-Math. oec. Dr. Hermann Speth, Dipl.-Hdl. Fast alle in diesem Buch erwähnten Hard- und Softwarebezeichnungen sind eingetragene Warenzeichen. Das Werk und seine Teile sind urheberrechtlich geschützt. Jede Nutzung in anderen als den gesetzlich zugelassenen Fällen bedarf der vorherigen schriftlichen Einwilligung des Verlages. Hinweis zu 52 a UrhG: Weder das Werk noch seine Teile dürfen ohne eine solche Einwilligung eingescannt und in ein Netzwerk eingestellt werden. Dies gilt auch für Intranets von Schulen und sonstigen Bildungseinrichtungen. Coverbild (Mitte): Maksim Smeljov - Fotolia.com (links): arsdigital - Fotolia.com (rechts): XtravaganT - Fotolia.com (Struktur): mariegold_88 - Fotolia.com * * * * * 2. Auflage by MERKUR VERLAG RINTELN Gesamtherstellung: MERKUR VERLAG RINTELN Hutkap GmbH & Co. KG, Rinteln info@merkur-verlag.de lehrer-service@merkur-verlag.de Internet: ISBN

2 Vorwort zur 1. Auflage Das Lernbuch Büromanagement 1 ist der erste Teil einer dreibändigen Buchreihe für den neuen Ausbildungsberuf Kaufmann/Kauffrau für Büromanagement. Das Lernbuch konzentriert sich auf die Lernfelder des ersten Ausbildungsjahres: LF 1: Die eigene Rolle im Betrieb mitgestalten und den Betrieb präsentieren LF 2: Büroprozesse gestalten und Arbeitsvorgänge organisieren LF 3: Aufträge bearbeiten LF 4: Sachgüter und Dienstleistungen beschaffen und Verträge schließen Die Lernfelder 5 bis 8 (2. Ausbildungsjahr) werden durch das Merkurbuch 0672, die Lernfelder 9 bis 13 (3. Ausbildungsjahr) durch das Merkurbuch 0673 abgedeckt. Für die Arbeit mit dem Buch möchten wir auf Folgendes hinweisen: Im Vordergrund steht das Ziel, die Auszubildenden zu befähigen, auf der Grundlage fachlichen Wissens und Könnens Aufgaben und Probleme zielorientiert, sachgerecht, methodengeleitet und selbstständig zu lösen und das Ergebnis zu beurteilen. Das Buch eignet sich ideal als Informationspool für die Erarbeitung von Lernsituationen, zur systematischen Wiederholung und zur eigenverantwortlichen Nachbearbeitung. Durch das integrierte Kompetenztraining werden neben der Fachkompetenz auch die Selbst- und die Sozialkompetenzen eingeübt. Der Einsatz von Programmen zur Textverarbeitung und zur Tabellenkalkulation sowie der Erwerb von Fremdsprachenkompetenz ist integraler Bestandteil der Lernfelder. Im Buch wird diese Integration im Rahmen des Kompetenztrainings berücksichtigt, gekennzeichnet durch die folgenden Symbole: Zur systematischen Erarbeitung der Grundlagen von WORD, EXCEL und Englisch stehen drei weitere lernfeldorientierte Lernbücher bereit: Erfolgreiches Büromanagement mit WORD 2010 Merkurbuch 0790 oder Erfolgreiches Büromanagement mit WORD 2013 Merkurbuch 0810 Erfolgreiches Büromanagement mit EXCEL 2010 Merkurbuch 0791 oder Erfolgreiches Büromanagement mit EXCEL 2013 Merkurbuch 0811 Business Class Merkurbuch 0855 Jedes dieser Lernbücher umfasst die EDV- bzw. fremdsprachenbezogenen Kompetenzen für alle drei Ausbildungsjahre.

3 Zentrales Ziel von Berufsschule ist es, die Entwicklung umfassender Handlungskompetenz zu fördern. Das vorliegende Lernbuch wird deshalb durch das Arbeitsheft Lernsituationen Büromanagement 1 (Merkurbuch 1671) ergänzt. Lernbuch und Arbeitsheft sind aufeinander abgestimmt. Im Lernbuch wird im Inhaltsverzeichnis und am Seitenrand durch das nebenstehende Symbol gekennzeichnet, bei welchen Unterrichtsthemen auf geeignete Lernsituationen aus dem Arbeitsheft zurückgegriffen werden kann. Es ist daher ideal, wenn Lernbuch und Arbeitsheft gemeinsam im Unterricht eingesetzt werden. Durch die Verzahnung der Unterrichtsmaterialien werden der Erwerb themenübergreifender Kompetenzen und die Ausarbeitung der didaktischen Jahresplanung einerseits vereinfacht; durch die relative Selbstständigkeit der einzelnen Materialien wird andererseits der pädagogische und schulorganisatorische Freiraum gewährleistet, der für die erfolgreiche Umsetzung des neuen Rahmenlehrplans unseres Erachtens notwendig ist. Um die Büroprozesse in Lernfeld 2 didaktisch verständlich und sachlogisch folgerichtig darstellen zu können, werden die dem Lernfeld 3 zugeordneten bürowirtschaftlichen Lerninhalte (büroübliche Applikationen, Kommunikationssysteme) bereits in Lernfeld 2 behandelt. Die Grundlagen des Kaufvertragsrechts werden zu Beginn von Lernfeld 3 dargestellt, da sie unbedingte Voraussetzung dafür sind, Kundenaufträge rechtssicher zu bearbeiten. Ausgehend von diesen rechtlichen Grundlagen werden die Teilprozesse der Auftragsbearbeitung von der Kundenanfrage bis hin zur Kontrolle des Zahlungseingangs vorgestellt. Wir wünschen Ihnen einen guten Lehr- und Lernerfolg! Die Verfasser Vorwort zur 2. Auflage Für die zweite Auflage wurde das Buch komplett durchgesehen und gegebenenfalls redaktionell verbessert. Der mittlerweile von der AkA herausgegebene Prüfungskatalog für die IHK- Abschlussprüfung hält für einige Themenbereiche Spezifizierungen bereit (z. B. zu den Möglichkeiten des Warenversands, zu den internen und externen Bezugsquellen und zur ABC-Analyse). Die Neubearbeitung wurde dazu genutzt, diese Inhalte angemessen zu vertiefen. Die Verfasser

4 7 Inhaltsverzeichnis Lernfeld 1: Die eigene Rolle im Betrieb mitgestalten und den Betrieb präsentieren LS 1, 2, 3, 4 LS 5 LS 6 LS 7 LS 8 LS 9 LS 10 1 Duales Ausbildungssystem Rechtliche Regelungen für die betriebliche und schulische Ausbildung Ausbildender, Ausbilder, Auszubildender Berufsbildungsgesetz, Ausbildungsordnung und Ausbildungsplan Berufsausbildungsvertrag Jugend- und Auszubildendenvertretung Jugendarbeitsschutz Möglichkeiten der betrieblichen Fort- und Weiterbildung Informationen über den Betrieb Begriff Betrieb Betriebstypen Gliederung der Betriebe nach Wirtschaftsbereichen Gliederung der Betriebe nach der Gewinnverwendung Gliederung der Betriebe nach der erstellten Leistung Betriebliche Leistungsfaktoren Stellung des Betriebs in der arbeitsteiligen Wirtschaft und innerhalb des erweiterten Wirtschaftskreislaufs Stellung des Betriebs in der arbeitsteiligen Wirtschaft am Beispiel des Industriebetriebs Stellung des Betriebs innerhalb des erweiterten Wirtschaftskreislaufs Unternehmensleitbild und Unternehmensziele Unternehmensleitbild Unternehmensziele Organisation eines Unternehmens am Beispiel eines Industriebetriebs Überblick über die aufgabenorientierte Organisation Organigramm (Organisationsplan) Arbeits- und Geschäftsprozesse am Beispiel des Industriebetriebs Übertragung von Befugnissen und Verantwortung auf Mitarbeiter Leitungssysteme (Weisungssysteme) Betriebliche Vollmachten Gesetzlich geregelte Vollmachten Grundlagen der Präsentation Ziel Vorbereitung Grundlegende Präsentationsregeln Bewertung Lernfeld 2: Büroprozesse gestalten und Arbeitsvorgänge organisieren LS 1 1 Arbeitsraum und Arbeitsplatz gestalten Rechtliche Rahmenbedingungen erkunden Arbeitsraum... 61

5 8 LS 2, 3 LS 4 LS 5 LS 6 LS 7 LS 8, 9 LS 10 LS Ergonomische und ökologische Anforderungen Raumklima Licht im Arbeitsraum Farbgestaltung im Arbeitsraum Akustik im Arbeitsraum Arten von Arbeitsräumen (Einzel-, Gruppen-, Großraumbüro) Arbeitsplatz Anforderungen an einen Bildschirmarbeitsplatz Ergonomie des Bildschirmarbeitsplatzes Arbeitsumgebung und Größe des Arbeitsplatzes Arbeitsmittel Beschaffung von Arbeitsmitteln für einen Bildschirmarbeitsplatz Organisation an einem Bildschirmarbeitsplatz Arbeitsraum und Arbeitsplatz beurteilen Kriterien der Beurteilung festlegen Organisatorische Hilfsmittel nutzen: Checklisten Mängel kommunizieren Bürowirtschaftliche Abläufe organisieren und Termine überwachen Arbeitsplatz einrichten Arbeitsabläufe steuern Arbeitsabläufe planen Zeitmanagement Arbeitsprozesse effizient strukturieren Methoden des Zeitmanagements Selbstmanagement Störungen von Arbeitsabläufen wahrnehmen und beheben Termine planen und überwachen Planen und kommunizieren Terminarten Hilfsmittel zur Terminplanung und -überwachung Sitzungen und Besprechungen vorbereiten, durchführen und nachbereiten Sitzungen und Besprechungen vorbereiten Organisatorische Aufgaben Medien des Sitzungsraums Kommunikation in Meetings Teamarbeit Aufgaben des Moderators Kommunikationsstörungen Protokolle führen Begriff und Gründe für die Protokollführung Protokollarten und Gestaltungsformen Technik der Protokollführung Schreiben und Verteilen des Protokolls Ergebnissicherung und Terminüberwachung Digitale Netze für Konferenzen nutzen Telefonkonferenz Videokonferenz/Webkonferenz Informations- und Kommunikationswege nutzen Hardware, Software und Netzwerke

6 9 LS 12 LS 13 LS Hardware Hardwaregrundlagen Personal-Computer-Systeme Drucker und Multifunktionsgeräte Notebooks, Tablet-PCs und Smartphones Software Betriebssysteme Anwendungsprogramme Netzwerke Begriff Netzwerk Client-Server-Architektur Intranet Extranet Internet Cloud Computing Festnetz- und Mobilfunkverbindungen Kommunikationswege nutzen Mündlich oder schriftlich kommunizieren? Schriftliche Kommunikation Texte wirksam formulieren Normen in der Textverarbeitung Dateiformate anwenden Formulare gestalten Digitale Briefpost (E-Postbrief, D ) Telefax Aktennotizen (Memos) und interne Mitteilungen Geschäftsbriefe Textverarbeitung rationalisieren Textbausteine nutzen Textausgabe Umweltbewusst drucken Diktiergeräte verwenden Post bearbeiten Posteingang eingehende Post bearbeiten Postausgang ausgehende Post abfertigen Postdienstleistungen Dokumente und Schriftstücke aufbewahren Gründe für die Aufbewahrung von Schriftstücken Aufbewahrungsfristen Formen der Aufbewahrung Räumliche Aufbewahrung Ordnungssysteme der Registratur Speichermedien verwenden Digitale Speichermedien Grundlagen Dokumentenmanagement und Mikroverfilmung technische Archivierungsformen Rechtliche Grundlagen Technische Archivierungsmedien Datensicherheit und Datenpflege Begriffsbestimmungen und Begründung für Sicherheitsmaßnahmen Schutz vor unberechtigtem Zugriff, Datenverfälschung und Datenverlust Sicherung durch organisatorische Maßnahmen Sicherung durch Software und Maßnahmen der Dateiverwaltung

7 10 LS 15, Sicherung durch Hardwaretechnik und Back-up-Speichermedien Schutz personenbezogener Daten (Datenschutz) Datenpflege Belastung am Arbeitsplatz und Arbeitssicherheit Begriffe Belastung, Beanspruchung und Stress Ursachen für Belastungen und gesundheitliche Folgen Ursachen für Belastungen (Stressfaktoren, Stressoren) Anzeichen und mögliche Folgen von Stress Maßnahmen zur Gesundheitsförderung am Arbeitsplatz Arbeits- und Gesundheitsschutz Zuständigkeiten und Programme Arbeitsschutzvorschriften Maßnahmen auf Führungsebene Eigene Strategien zur Förderung des Gesundheitsschutzes am Arbeitsplatz Lernfeld 3: Aufträge bearbeiten LS 1 LS 2, 3 LS 4 1 Sich einen Überblick über den Geschäftsprozess der Auftragsbearbeitung verschaffen Begriff und Merkmale von Geschäftsprozessen Geschäftsprozess der Auftragsbearbeitung Rechtliche Rahmenbedingungen erkunden Rechts- und Geschäftsfähigkeit Rechtsfähigkeit Geschäftsfähigkeit Zustandekommen und Arten von Rechtsgeschäften Willenserklärung als wesentlicher Bestandteil eines Rechtsgeschäfts Begriff und Arten von Rechtsgeschäften Besitz und Eigentum Besitz und dessen Übertragung Eigentum und dessen Übertragung Abwicklung eines Kundenauftrags Kundenanfrage bearbeiten Kundenorientiertes und rechtsverbindliches Angebot verfassen Begriff Angebot Bindung an das Angebot Inhalt des Angebots Art, Güte, Beschaffenheit und Menge der Produkte Preis der Produkte Lieferungsbedingungen Zahlungsbedingungen Leistungsort und Gerichtsstand Kundenauftrag (Bestellung) prüfen Begriff Kundenauftrag und die rechtliche Bindung an einen Auftrag Realisierbarkeit eines Auftrags prüfen Auftragsbestätigung Kaufvertrag abschließen und erfüllen Begriff und Abschluss eines Kaufvertrags Rechte und Pflichten aus dem Kaufvertrag

8 11 LS 5 LS 6, Erfüllung des Kaufvertrags Erfüllung des Kaufvertrags durch den Verkäufer Lieferung der Kaufsache Eigentumsübertragung an den Käufer Erfüllung des Kaufvertrags durch den Käufer Allgemeine Geschäftsbedingungen Zielsetzungen und Begriff der allgemeinen Geschäftsbedingungen AGB und Verbraucherschutz AGB im Geschäftsverkehr mit Unternehmen Versand der Ware organisieren Ware versenden Frachtführer und Spediteur als Möglichkeiten für den Warenversand Frachtführer [ d HGB] Spediteur [ HGB] Überwachung des Zahlungseingangs Rechenarten zur Lösung kaufmännischer Sachverhalte Dreisatz Dreisatz mit geradem Verhältnis Dreisatz mit ungeradem Verhältnis Prozentrechnung Einführung in die Prozentrechnung Prozentrechnung vom Hundert Berechnung des Prozentwertes Berechnung des Grundwertes Berechnung des Prozentsatzes Prozentrechnung im Hundert (verminderter Grundwert) Prozentrechnung auf Hundert (vermehrter Grundwert) Lernfeld 4: Sachgüter und Dienstleistungen beschaffen und Verträge schließen LS 1 LS 2 LS 3 LS 4 LS 5 1 Sich einen Überblick über den Beschaffungsprozess verschaffen Wirtschaftliche Bedeutung der Beschaffung Abfolge des Beschaffungsprozesses Beschaffungsplanung kennen und anwenden Sich über Aufgaben der Beschaffungsplanung und Verwaltung von Beständen informieren Aufgaben der Beschaffungsplanung Programm planen Bestände verwalten Bedarf an Beschaffungsobjekten ermitteln Begriff Beschaffungsobjekte Bedarfsermittlung Regelungen zur Bedarfsermittlung Prinzipien bei der Bestimmung des quantitativen Bedarfs Prinzipien bei der Bestimmung des qualitativen Bedarfs Sich für Eigenfertigung (interne Bezugsquelle) oder Fremdbeschaffung (externe Bezugsquelle) entscheiden Produktwert berücksichtigen: ABC-Analyse Just-in-time-Konzeption beurteilen Optimale Bestellmenge bestimmen (Mengenplanung)

9 12 LS 6 LS 7 LS 8 LS 9 LS 10, 11 LS 12 LS 13 LS 14 LS 15, Zeitpunkt der Bestellung bestimmen (Zeitplanung) Diagramme als Mittel der Veranschaulichung anwenden Bezugsquellen ermitteln Beschaffungsrichtlinie Begriff Beschaffungsmarktforschung Informationen über Lieferer beschaffen Informationsquellen nutzen Informationswege (Kommunikationswege) recherchieren Lieferantenauswahl treffen Anfrage an Lieferanten erstellen Angebote vergleichen und bewerten Entscheidung zwischen Einfaktorenvergleich und Nutzwertanalyse Einfaktorenvergleich mit Bezugskalkulation Nutzwertanalyse (Mehrfaktorenvergleich) Nachhaltiges Wirtschaften bei der Beschaffung beachten Ökologische Ausrichtung der Beschaffung Soziale Ausrichtung der Beschaffung am Beispiel des Fairen Handels Beschaffungsprozesse abwickeln Bestellung abgeben Begriff und rechtliche Bindung an die Bestellung Bestellung von Waren über eine Warenplattform im Internet Abschluss von Verträgen durchführen Zustandekommen von Verträgen Wichtige Vertragsarten Nichtigkeit und Anfechtbarkeit von Verträgen prüfen Nichtigkeit von Verträgen Anfechtbarkeit von Verträgen Wareneingang und Lagerhaltung Warenabnahme und Warenprüfung durchführen Sachgerechte Einlagerung vornehmen Begriff und Aufgaben des Lagers Lagerarten Allgemeine Lagergrundsätze Arbeiten im Lager Einlagerung der Ware (Lagerplatzzuordnung) Warenpflege Optimierung der Lagerprozesse Soziale und ökologische Mitverantwortung im Zusammenhang mit der Lagerhaltung bewusst machen Ökologische Kriterien für die Verpackung Tragen von Schutzkleidung Vorgehen bei Vertragsstörungen planen Leistungsstörungen Mangelhafte Lieferung (Schlechtleistung) Begriff mangelhafte Lieferung Mängelarten Fristen für die Mängelrüge Rechte des Käufers (Gewährleistungsrechte) Übernahme von Garantieleistungen und Kulanz Verjährungsfristen von Mängelansprüchen

10 13 LS 17 LS Lieferungsverzug (Nicht-Rechtzeitig-Lieferung) Begriff Lieferungsverzug Rechte des Käufers beim Lieferungsverzug Zahlungsabwicklung überwachen Rechnung prüfen Rechnungsausgleich veranlassen Bargeldlose Zahlung Girokonto SEPA-Zahlungen SEPA-Überweisungen SEPA-Basis-Lastschriftverfahren (SEPA Core Direct Debit Scheme) Zahlungen mit der Girocard Begriff Girocard und Girocard-Zahlung Electronic Cash (Pay-now-Karte) Elektronisches Lastschriftverfahren (ELV) Zahlung mit Kreditkarte (Pay-later-Karte) Onlinebanking Bevorzugte Zahlungsformen beim E-Commerce Vorteile von Bankdienstleistungen Vergleich der Zahlungsverfahren Stichwortverzeichnis Bilderverzeichnis