InnoConference. Übersicht über Funktionen und Kosten. Stand: Januar 2012

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1 InnoConference Übersicht über Funktionen und Kosten Stand: Januar 2012 InnoTix AG Eibenstrasse 11 CH-8045 Zürich Ihr Ansprechpartner: Christian Herter,

2 Übersicht Konferenzsystem InnoConference Das Konferenzsystem ist eine Webapplikation, welches die effiziente Organisation von Konferenzen und Anlässen unterstützt. Dabei werden von der Online-Anmeldung bis zur Besucher-Auswertung verschiedenste Funktionalitäten angeboten. Das Konferenzsystem richtet sich an Veranstalter mit 50 bis Teilnehmern. Vorteile - Ein Online-Portal für Alle: Besucher, Aussteller, Referenten, Veranstalter und Beiräte - Multi-Event-Fähigkeit: beliebig viele Events von unterschiedlicher Komplexität möglich - Mehrsprachigkeit: Sprache(n) je Event definierbar, Verwendung in Dialogen und im E- Mailverkehr - Selbständigkeit: Einrichten der Events und vieler Formulare (Anmeldungen, Bestellungen) durch Veranstalter möglich (minimale Abhängigkeiten vom Entwickler) - Integration: Nahtloser Einbau in Website des Veranstalters, Abgleich mit CRM-System, Online- Payment - Flexibler Ausbau: Fall Sie eine neue Anforderungen oder Problemstellungen für Ihren Kongress/Event an das System haben, so können wir neue Funktionen entwickeln und ins System integrieren. Beispiele für Praxiseinsatz Konferenz mit Besuchern, 120 Ausstellern, 50 Referenten in Zürich, Schweiz Konferenz mit Besucher, 50 Ausstellern, 20 Referenten in Wiesbaden, Deutschland Konferenz mit Besuchern inkl. Ticketing-Lösung und Verkehrskonzept in Bern, Schweiz Konferenz mit 150 Besuchern, 20 Ausstellern in Genf, Schweiz Module Basismodul Das Basismodul besteht aus den Komponenten Teilnehmer-, Aussteller- und Referentenverwaltung und enthält nachstehende Funktionen. Das System ist Event-basiert, d.h. für jeden Anlass wird durch den Veranstalter im Backend ein neuer Event (optional Kopie aller Einstellungen und Formulare ab bestehendem Event) erstellt. Teilnehmer Für die Teilnehmerverwaltung stehen folgende Grundfunktionen zur Auswahl: - Prozess für Besucheranmeldung - Editor Anmeldeformulare für Teilnehmer - Frühbucherpreise (Frühbucherpreis und Normalpreis je Bestellitem einstellbar) - Stellvertreteranmeldungen - Gutscheine (Voucher) für Teilnehmer mit Zuweisungsfunktion an Aussteller Gutscheincodes: fest definierbare Begriffe oder Zufallscodes - Optional: Community-Funktionen, mit welcher Teilnehmer sich untereinander kontaktieren können. InnoConference, InnoTix AG M 2/5

3 Aussteller Für die Ausstellerverwaltung stehen folgende Grundfunktionen zur Auswahl: - Prozess für Ausstelleranmeldung und für nachträgliche Bestellungen (z.b. für Netzwerk, Werbematerial) - Editor Anmeldeformulare für Aussteller - Editor Bestell- und Informationsformulare für Aussteller - Bestellungsverwaltung mit automatischem Informations an externe Partner (abhängig von Bestelltyp) - Frühbucherpreise (Frühbucherpreis und Normalpreis je Bestellitem einstellbar) - Stellvertreteranmeldungen - Standmanagement (Optional auch Hinterlegung von Hallenplänen möglich) - Ausstellerverzeichnis (zur automatischen Publikation von Ausstellerverzeichnis auf Website) Referenten Für die Referentenverwaltung stehen folgende Grundfunktionen zur Auswahl: - Prozess für Referatsbewerbungen (Call for Paper) - Editor Anmeldeformular für Referentenbewerbung - Optional: Raumverwaltung - Optional: Referatsbewertungen über sogenannte Beiratsfunktion - Optional: Referate können in Teilnehmeranmeldungen verwendet werden und für Einbau in Konferenzprogramm verwendet werden. Für die Verwendung dieser Funktionalität sind Kundenindividuelle Abklärungen und allenfalls Anpassungen nötig. Modul Branchenverzeichnis Ähnlich zum Ausstellerverzeichnis gibt es auch die Möglichkeit ein Event-unabhängiges Verzeichnis (im Aufbau ähnlich zum Ausstellerverzeichnis) zur Publikation auf einer Website für Benutzer des Konferenzsystems einzurichten. Modul Kreditkartenzahlung Ermöglichung von Kreditkartenzahlung (über kundenindividuelle Anbieter) bei Anmeldeabschluss. Die Einrichtungsaufwände für die gewählten Zahlungsabwicklungen können stark varieren. Modul Fakturierung Die Bestätigungs s von Anmeldungen können um Rechnungen ergänzt werden. Die Fakturierung bietet dabei folgende Grundfunktionen: - Versand als PDF-Rechnung Optional können darauf auch Kunden-individuelle Rechnungsangaben (z.b. ESR-Nummer) angedruckt werden. - Möglichkeit Versand der Rechnungen erneut auszulösen Optional: Versand mit Kennzeichnung Kopie, Erinnerung, 1. Mahnung etc. - Manuelles Nachführen des Zahlungsstandes im System. Optional sind auch kundenindividuelle Schnittstellen zur automatischen Verbuchung möglich. Modul Umfrage Für Umfragen empfehlen wir die Verwendung von InnoSurvey, welches als eigenständiges Tool verwendet werden kann. InnoSurvey kann zusätzlich für beliebige Umfragen verwendet werden, welche nicht im Zusammenhang mit InnoConference stehen. Für die Umfrageverwaltung stehen folgende Grundfunktionen zur Auswahl: - Editor für Umfrageformulare InnoConference, InnoTix AG M 3/5

4 - Mehrseitige Umfragen - Import Teilnehmer/Aussteller ab Konferenzsystem über File-Schnittstelle - Offene Umfragen möglich (allgemeiner Teilnahmelink statt persönlicher Teilnahmelinks) - Einladungsversand per , Erinnerungsfunktion für Teilnehmer - Einrichtung Layout im Kundendesign - Umfrage-Auswertung als PDF und Excel Kosten Die Kosten für eine Kundeninstallation setzten sich aus folgenden Preisen zusammen: Modul (Lizenz einmalig ODER jährlich) + SLA/Hosting (jährlich) + Inbetriebnahme (abhängig von Bedürfnissen) + Individuelle Anpassungen (Optional, individuelle Funktionalität nach Aufwand) = Totalkosten Module Die Preise sind unabhängig von der Anzahl Teilnehmer und Events. Modul Lizenzpreis (einmalig) Lizenzpreis (jährlich) Basispaket bestehend aus Teilnehmer Aussteller Call for Paper (Referenten) Branchenverzeichnis (Event unabhängig) CHF CHF CHF CHF Kreditkartenzahlung CHF CHF 500 Fakturierung CHF CHF Umfragen (InnoSurvey) - Abo ab CHF Weitere Funktionen können über individuelle Anpassungen ermöglicht werden. SLA/Hosting Für das Hosting und die Bereitstellung einer Servicedesk-Infrastruktur wird eine jährliche Gebühr erhoben, deren Höhe abhängig von den Kundenbedürfnissen ist. Beispielanforderungen: Betrieb auf Servern von InnoTix inkl. Backup und Wartungsupdates Servicedesk zu Bürozeiten MO-FR Max. 4 Events/Jahr mit maximal Teilnehmern (max Teilnehmer pro Event) Verrechnung Support nach Aufwand Jährliche Kosten für dieses Beispiel: CHF InnoConference, InnoTix AG M 4/5

5 Inbetriebnahme Für die erstmalige Installation ist mit Initialaufwand zur Einrichtung der Anmeldeseiten und Zugänge zu rechnen. Je nach Kundenbedürfnissen kann der Aufwand dafür varieren. Richtpreis für Setup: CHF Darin enthalten sind: Einrichtung Instanz Erstellung Basisanmeldeseiten im Kundendesign Anpassung Layout auf Farbschema Kunde und Hinterlegung mit Kundenlogo Abgabe Kurzhandbuch 1 Vorabworkshop (1/2) zur Klärung der Kundenbedürfnisse 1 Workshop (1/2 Tag) nach Einrichtung zur Übergabe Individuelle Anpassungen Kunden-individuelle Anpassungen an der Funktionalität einzelner Module wie auch die Ergänzung um weitere Module sind möglich. Sehr gerne klären wir Ihre Bedürfnisse in einer gemeinsamen Besprechung und offerieren Ihnen die Entwicklungen im Rahmen eines Projektes nach Aufwand. Beispiele für individuelle Anpassungen: - Anbindung an CRM-Systeme (z.b. SugarCRM, Microsoft Dynamics) - Schnittstellen zu Buchhaltungssystemen - Mobile App (iphone, Android) mit Anbindung an System - Sponsorenlauf-Modul Hinweis: Alle Preisangaben verstehen sich exklusiv MwSt. InnoConference, InnoTix AG M 5/5