Anleitung zur Online- Bestandserhebung 2015 des WLSB

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1 Anleitung zur Online- Bestandserhebung 2015 des WLSB Stand:

2 Inhaltsverzeichnis I. Online-Bestandserhebungsverfahren II. Schritt für Schritt zur Bestandsmeldung III. Das Erfassen einer Bestandsmeldung... 4 Schritt 1 Jahrgangsauswahl... 5 Schritt 2 A-Meldung... 8 Schritt 3 Fachverbandsauswahl Schritt 4 B-Meldung Schritt 5 Allgemeine Vereinsdaten Schritt 6 Bestandsmeldung versenden Schritt 7 Ausdrucken IV. Übersicht: Anbieter Vereinsverwaltungsprogramme V. FAQ a) Fehlermeldungen und Fehlerbehebung in Schritt 2 (A-Meldung) (1) Pro Jahrgang muss mindestens eine Person gemeldet werden (2) Es sind nur numerische Eingaben zulässig b) Fehlermeldungen und Fehlerbehebung in Schritt 4 (B-Meldung) (1) Die Anzahl der männlichen Mitglieder in einem Jahrgang darf nicht kleiner sein als der Wert in Abschnitt A (2) Die Anzahl der weiblichen Mitglieder in einem Jahrgang darf nicht kleiner sein als der Wert in Abschnitt A (3) Die Anzahl der männlichen Mitglieder eines Fachverbandes darf nicht größer sein als der Wert in Abschnitt A (4) Die Anzahl der weiblichen Mitglieder eines Fachverbandes darf nicht größer sein als der Wert in Abschnitt A c) Fehlermeldungen und Fehlerbehebung in Schritt 5 (Allgemeine Vereinsdaten) (1) Die Gemeinnützigkeit Ihres Vereins muss gegeben sein (2) Bitte die VR-Nummer ändern, diese darf nur Ziffern oder den Bindestrich enthalten d) Wie kann eine gespeicherte, aber noch nicht versandte Bestandsmeldung wieder geöffnet und weiterbearbeitet werden? VI. Rückfragen/Hilfe

3 I. Online-Bestandserhebungsverfahren 2015 Die Erfassung der Bestandserhebungsdaten ist ab dem über das Internet-Portal möglich. Die Bestandsmeldung 2015 muss, wie bereits zum Bestandserhebungsjahr 2014, nach Jahrgängen erfasst und bis spätestens online über das Internet-Portal meinwlsb übermittelt werden. Dies erfordert eine rechtzeitige vereinsinterne Vorbereitung zur Übermittlung der Daten. Auf folgende Dinge sollten Sie achten: a) Überprüfung der Mitgliederdaten im Verein Sind bei allen Mitgliedern Jahrgang, Geschlecht und Fachverbandszugehörigkeit(en) hinterlegt? Sind die passiven Mitglieder den Abteilungen im Verein zugeordnet? b) Welche Exportmöglichkeiten bietet mein Vereinsverwaltungsprogramm? Bekomme ich eine Zusammenstellung der Mitglieder nach Jahrgängen für die A-Meldung und eine Zusammenstellung nach Fachverbänden (B-Meldung)? Erzeugt das Programm eine Austauschdatei (für die jahrgangsweise Bestandserhebung in Baden-Württemberg), die über das Internet-Portal meinwlsb eingelesen werden kann? Wie kann die Mitgliedermeldung erfolgen? a) Manuelle Eingabe auf dem Internet-Portal meinwlsb ( Wie bereits zum Bestandserhebungsjahr 2014 kann jeder Verein seine Mitglieder jahrgangsweise, getrennt nach männlich und weiblich, über die Benutzeroberfläche des Internet-Portals meinwlsb manuell eingeben. b) Hochladen einer Austauschdatei Erhalten bleibt natürlich auch die Möglichkeit, über ein Vereinsverwaltungsprogramm mit geeigneter Schnittstelle (für die jahrgangsweise Bestandserhebung in Baden-Württemberg), die Bestandsdaten des Vereins über eine Austauschdatei in das Internet-Portal meinwlsb einzulesen. c) Neu zum Bestandserhebungsverfahren 2015 eingeführt wird die Möglichkeit, die im Vorjahr gemeldeten Mitgliederzahlen als Grundlage für die aktuelle Bestandsmeldung zu übernehmen. Eine ausführliche Anleitung, die Sie Schritt für Schritt bei der Abgabe Ihrer Bestandsmeldung unterstützt, finden Sie auf den nachfolgenden Seiten. Darüber hinaus kann die Anleitung auch über den Menüpunkt Hilfe auf dem Portal meinwlsb sowie über die WLSB- Homepage ( Rubrik Service - WLSB-Serviceportale - meinwlsb ) abgerufen werden. Bitte unterstützen Sie uns bei dieser für unseren gesamten Verband wichtigen Aufgabe auch im Jahr 2015 und übermitteln Sie uns die Bestandsmeldung Ihres Vereins online über das Internet-Portal meinwlsb ( bis spätestens

4 II. Schritt für Schritt zur Bestandsmeldung 2015 Wie schon im Jahr 2014 wird die Online-Bestandserhebung 2015 in einer Schritt-für-Schritt- Erfassung auf dem Internet-Portal meinwlsb durchzuführen sein. Die von Ihnen zu erfassende Bestandsmeldung ist in sieben einzelne Schritte aufgeteilt. Dies soll die Erfassung sowie Übersichtlichkeit erleichtern: Schritt 1 Jahrgangsauswahl Schritt 2 A-Meldung Schritt 3 Fachverbandsauswahl Schritt 4 B-Meldung Schritt 5 Allgemeine Vereinsdaten Schritt 6 Bestandsmeldung versenden Schritt 7 Ausdrucken Diese Anleitung führt Sie auf den nachfolgenden Seiten Schritt für Schritt durch die einzelnen Bearbeitungsschritte und enthält im FAQ-Bereich weitere Informationen zur Erfassung der Bestandsmeldung. III. Das Erfassen einer Bestandsmeldung Bevor Sie die Bestandszahlen Ihres Vereins erfassen können, müssen Sie zunächst die Grundlage für eine neue Bestandsmeldung erstellen. Dazu fahren Sie auf der Startseite des Internet-Portals meinwlsb mit der Maus auf den Menüpunkt Bestandserhebung und klicken aus dem aufklappenden Untermenü auf den Menüpunkt Neue Bestandsmeldung. Abbildung 1: Erstellen einer neuen Bestandsmeldung 1 2 Sie haben nun die Grundlage für eine neue Bestandsmeldung erstellt und befinden sich schon in der Schritt-für-Schritt-Erfassung der Online-Bestandserhebung Folgen Sie jetzt den Anweisungen der Anleitung auf den nächsten Seiten. 4

5 Schritt 1 Jahrgangsauswahl Der erste Schritt der Bestandsmeldung ist die Jahrgangsauswahl. Hier sind alle Jahrgänge Ihrer Mitglieder auszuwählen, die in Ihrem Verein geführt sind. Bitte wählen Sie auch nur die Jahrgänge aus, die in Ihrem Verein tatsächlich geführt werden. Jahrgänge, die nicht geführt werden, sind nicht zu markieren. Wie kann die Jahrgangsauswahl erfolgen? Es stehen Ihnen hierzu die nachfolgenden drei alternativen Möglichkeiten zur Verfügung: a) Manuelle Eingabe b) Hochladen einer Austauschdatei c) Übernahme der Mitgliederzahlen aus dem Vorjahr a) Manuelle Eingabe auf dem Internet-Portal meinwlsb ( Wie bereits zum Bestandserhebungsjahr 2014 kann jeder Verein seine Mitglieder jahrgangsweise, getrennt nach männlich und weiblich, über die Benutzeroberfläche des Internet-Portals meinwlsb manuell eingeben. Abbildung 2: Schritt 1 von 7 Schritten Manuelle Eingabe von Jahrgängen (2) (1) (3) (1) Um die Jahrgänge, die in Ihrem Verein geführt sind, auszuwählen stehen Ihnen mehrere Alternativen zur Auswahl. Sie können über die Funktionen Alles markieren bzw. Alle entfernen entweder alle Jahrgänge (1905 bis 2014) markieren lassen oder die Häkchen aller Jahrgänge entfernen. Welche Alternative die bessere ist, hängt auch von der Anzahl der Jahrgänge in Ihrem Verein ab. Sind in Ihrem Verein nur wenige Jahrgänge vorhanden, empfiehlt sich zuerst alle zu entfernen ( Alle entfernen ) und dann die entsprechenden Jahrgänge durch Anklicken auszuwählen. Sind in Ihrem Verein viele Jahrgänge vorhanden, lassen Sie alle Jahrgänge markiert und entfernen nur die Jahrgänge, die nicht in Ihrem Verein geführt werden. (2) Sie können auch einzelne Spalten von Jahrgängen mit einem Klick auswählen bzw. entfernen. Dazu finden Sie über jeder Jahrgangsspalte ein Auswahlfeld. Ist der Haken in diesem Feld gesetzt, werden alle Jahrgänge in dieser Spalte markiert. Wird der Haken entfernt, werden auch alle Jahrgänge in dieser Spalte entfernt. 5

6 (3) Die Felder Weiter und Zurück führen Sie zum nächsten bzw. vorherigen Schritt der Bestandsmeldung. Durch das Wechseln zu einem anderen Schritt der Bestandsmeldung werden die von Ihnen getätigten Eingaben bzw. die erfassten Daten automatisch gespeichert. Sie können über den Button Speichern die Bestandsmeldung aber auch jederzeit selbst zwischenspeichern. Über den Button Schließen können Sie die Bestandsmeldung verlassen und dabei aus drei Auswahlmöglichkeiten wählen: Speichern und schließen : Die Bestandsmeldung und die von Ihnen bisher erfassten Daten werden gespeichert und die Bestandsmeldung geschlossen. Schließen ohne Speichern : Die Bestandsmeldung wird geschlossen und die von Ihnen in diesem Erfassungsschritt erfassten Daten werden nicht gespeichert. Bearbeiten fortsetzen : Die Bestandsmeldung wird nicht geschlossen und kann von Ihnen weiter bearbeitet werden. Bitte beachten Sie, dass wenn Sie die Bestandsmeldung speichern und/oder schließen, die Bestandsmeldung noch nicht an den WLSB übermittelt wurde! Erst mit Abschluss des Schritts 6 ( Bestandsmeldung versenden ) wird die Bestandsmeldung an den WLSB übermittelt! Bitte folgen Sie nun durch Klicken auf Weiter den nachfolgend beschriebenen Schritten 2-7 und nehmen die Erfassung der erforderlichen Mitgliederdaten vor. b) Hochladen einer Austauschdatei Erhalten bleibt natürlich auch die Möglichkeit, über ein Vereinsverwaltungsprogramm mit geeigneter Schnittstelle (für die jahrgangsweise Bestandserhebung in Baden-Württemberg), die Bestandsdaten des Vereins über eine Austauschdatei in das Internet-Portal meinwlsb einzulesen. Sofern Sie die Mitgliederverwaltung Ihres Vereins über ein Vereinsverwaltungsprogramm durchführen, welches über eine geeignete Schnittstelle zu unserem Internet-Portal meinwlsb verfügt, können Sie über Ihr Vereinsverwaltungsprogramm eine Exportdatei, die die Bestandserhebungsdaten Ihres Vereins enthält, erzeugen und auf Ihrem PC abspeichern. Diese Exportdatei lässt sich anschließend über die Menüpunkte Durchsuchen und Bestandsdaten einlesen in Schritt 1 der Bestandsmeldung hochladen. Abbildung 3: Schritt 1 von 7 Schritten Hochladen einer Vereinsverwaltungsprogramm-Datei 6

7 Wenn das Hochladen bzw. Einlesen der Datei erfolgreich war, sind sowohl die einzelnen Jahrgänge, die ausgewählten Sportarten/Fachverbände als auch die Mitgliederzahlen selbst im System vorhanden. Hinweis: Bitte erkundigen Sie sich beim Hersteller Ihres Vereinsverwaltungsprogramms, ob eine solche Funktion bzw. Schnittstelle für das Online-Bestandserhebungsverfahren des WLSB besteht. Eine Übersicht über Anbieter von Vereinsverwaltungsprogrammen, die bereits eine Schnittstelle anbieten, finden Sie auf Seite 16. Bitte folgen Sie nun durch Klicken auf Weiter den nachfolgend beschriebenen Schritten 2-7 und kontrollieren noch einmal die Richtigkeit der eingespielten Informationen. c) Übernahme der Mitgliederzahlen aus dem Vorjahr Neu zum Bestandserhebungsverfahren 2015 eingeführt wird die Möglichkeit, die im Vorjahr gemeldeten Mitgliederzahlen als Grundlage für die aktuelle Bestandsmeldung zu übernehmen. Wenn die Übernahme der Mitgliederzahlen aus dem Vorjahr erfolgreich war, sind sowohl die einzelnen Jahrgänge, die ausgewählten Sportarten/Fachverbände als auch die Mitgliederzahlen aus dem Vorjahr selbst im System vorhanden. Dadurch ist es Ihnen nun in den folgenden Schritten möglich, Änderungen an den Mitgliederzahlen zum vorzunehmen. Abbildung 4: Schritt 1 von 7 Schritten Übernahme der Bestandsdaten aus dem Vorjahr Bitte folgen Sie nun durch Klicken auf Weiter den nachfolgend beschriebenen Schritten 2-7 und nehmen die erforderlichen Änderungen an den Mitgliederzahlen vor. 7

8 Schritt 2 A-Meldung Im zweiten Schritt der Bestandsmeldung ist nun die A-Meldung des Vereins zu erfassen. Bitte geben Sie hier die Gesamtmitgliederzahl Ihres Vereins entsprechend den im Schritt zuvor ausgewählten Jahrgängen und nach Geschlechtern getrennt ein. Es sind dabei sowohl aktive als auch passive Mitglieder des Vereins zu erfassen. Die von Ihnen ausgewählten Jahrgänge sind in der linken Spalte zu finden. In der zweiten Spalte von links ( A-Meldung M ) sind die männlichen Mitglieder des Vereins entsprechend ihrem Jahrgang zu erfassen. In der dritten Spalte von links ( A-Meldung W ) sind die weiblichen Mitglieder des Vereins entsprechend ihrem Jahrgang zu erfassen. Haben Sie alle aktiven und passiven Mitgliedern getrennt nach Jahrgang und Geschlecht erfasst, klicken Sie entweder in der gelben Leiste auf Weiter oder auf das Weiter am linken unteren Rand des Bildschirmfensters. Sollten Sie nicht zu Schritt 3 der Bestandsmeldung gelangen, prüfen Sie bitte, ob Sie eine Fehler- bzw. Hinweismeldung erhalten haben und folgen Sie den Anweisungen in den FAQs auf Seite 18 f. Die Bedeutung einzelner Felder und Funktionen finden Sie auf der nächsten Seite. Abbildung 5: Schritt 2 von 7 Schritten - A-Meldung (3) (1) (2) (3) 8

9 Die einzelnen Felder und Funktionen in Schritt 2 haben folgende Bedeutung: (1) Die Zeile Total gibt Ihnen Auskunft darüber, wie viele Vereinsmitglieder insgesamt von Ihnen (bisher) in der A-Meldung erfasst worden sind. (2) Die Zeile Insgesamt gibt Ihnen Auskunft darüber, wie viele männliche bzw. weibliche Vereinsmitglieder von Ihnen (bisher) in der A-Meldung erfasst worden sind. (3) Die Felder Weiter und Zurück führen Sie zum nächsten bzw. vorherigen Schritt der Bestandsmeldung. Durch das Wechseln zu einem anderen Schritt der Bestandsmeldung werden die von Ihnen getätigten Eingaben bzw. die erfassten Daten automatisch gespeichert. Sie können über den Button Speichern die Bestandsmeldung aber auch jederzeit selbst zwischenspeichern. Über den Button Schließen können Sie die Bestandsmeldung verlassen und dabei aus drei Auswahlmöglichkeiten wählen: Speichern und schließen : Die Bestandsmeldung und die von Ihnen bisher erfassten Daten werden gespeichert und die Bestandsmeldung geschlossen. Schließen ohne Speichern : Die Bestandsmeldung wird geschlossen und die von Ihnen in diesem Erfassungsschritt erfassten Daten werden nicht gespeichert. Bearbeiten fortsetzen : Die Bestandsmeldung wird nicht geschlossen und kann von Ihnen weiter bearbeitet werden. Bitte beachten Sie, dass wenn Sie die Bestandsmeldung speichern und/oder schließen, die Bestandsmeldung noch nicht an den WLSB übermittelt wurde! Erst mit Abschluss des Schritts 6 ( Bestandsmeldung versenden ) wird die Bestandsmeldung an den WLSB übermittelt! 9

10 Schritt 3 Fachverbandsauswahl Im dritten Schritt der Bestandsmeldung sind nun die Sportfachverbände bzw. Sportarten auszuwählen, die in Ihrem Verein betrieben werden. Dazu klicken Sie einfach links vor dem entsprechenden Fachverband bzw. der entsprechenden Sportart das Kästchen an. Eine Mehrfachauswahl ist möglich. Das bedeutet: Sollte Ihr Verein mehrere Sportarten anbieten, sind alle diese Sportarten auszuwählen. Haben Sie alle Sportarten, die Ihr Verein anbietet, ausgewählt, klicken Sie entweder in der gelben Leiste auf Weiter oder auf das Weiter am linken unteren Rand des Bildschirmfensters. Abbildung 6: Schritt 3 von 7 Schritten - Fachverbandsauswahl (1) (1) Die einzelnen Felder und Funktionen in Schritt 3 haben folgende Bedeutung: (1) Die Felder Weiter und Zurück führen Sie zum nächsten bzw. vorherigen Schritt der Bestandsmeldung. Durch das Wechseln zu einem anderen Schritt der Bestandsmeldung werden die von Ihnen getätigten Eingaben bzw. die erfassten Daten automatisch gespeichert. Sie können über den Button Speichern die Bestandsmeldung aber auch jederzeit selbst zwischenspeichern. Über den Button Schließen können Sie die Bestandsmeldung verlassen und dabei aus drei Auswahlmöglichkeiten wählen: Speichern und schließen : Die Bestandsmeldung und die von Ihnen bisher erfassten Daten werden gespeichert und die Bestandsmeldung geschlossen. Schließen ohne Speichern : Die Bestandsmeldung wird geschlossen und die von Ihnen in diesem Erfassungsschritt erfassten Daten werden nicht gespeichert. Bearbeiten fortsetzen : Die Bestandsmeldung wird nicht geschlossen und kann von Ihnen weiter bearbeitet werden. Bitte beachten Sie, dass wenn Sie die Bestandsmeldung speichern und/oder schließen, die Bestandsmeldung noch nicht an den WLSB übermittelt wurde! Erst mit Abschluss des Schritts 6 ( Bestandsmeldung versenden ) wird die Bestandsmeldung an den WLSB übermittelt! 10

11 Schritt 4 B-Meldung Im vierten Schritt der Bestandsmeldung ist die B-Meldung des Vereins zu erfassen. Sie geben nun die Mitgliederzahlen Ihres Vereins entsprechend den Jahrgängen und nach Geschlecht getrennt für die zuvor ausgewählten Sportarten bzw. Fachverbände ein. In der B- Meldung sind ebenfalls sowohl aktive als auch passive Mitglieder zu erfassen. Dabei kann die Summe der B-Meldung durchaus höher sein als die Summe der A-Meldung, wenn beispielsweise ein Mitglied mehrere Sportarten in Ihrem Verein betreibt. Die Summe der B-Meldung und einzelner Jahrgänge kann aber niemals niedriger sein als die entsprechende Summe in der A-Meldung. Wenn Sie in Schritt 3 ( Fachverbandsauswahl ) nur eine Sportart bzw. einen Fachverband ausgewählt haben, werden die von Ihnen erfassten Zahlen aus der A-Meldung automatisch in die B-Meldung übernommen und müssen von Ihnen nicht noch einmal erfasst werden. Wenn Sie die B-Meldung vollständig erfasst haben, klicken Sie entweder in der gelben Leiste auf Weiter oder auf das Weiter am linken unteren Rand des Bildschirmfensters. Sollten Sie nicht zu Schritt 5 gelangen, prüfen Sie bitte, ob Sie eine Fehler- bzw. Hinweismeldung erhalten haben und folgen Sie den Anweisungen in den FAQs auf Seite 20 f. Die Bedeutung einzelner Felder und Funktionen finden Sie auf der nächsten Seite. Abbildung 7: Schritt 4 von 7 Schritten - B-Meldung (1) (5) (2) (3) (4) (5) 11

12 Die einzelnen Felder und Funktionen in Schritt 4 haben folgende Bedeutung: (1) In der B-Meldung werden immer maximal sechs Sportarten bzw. Fachverbände auf einer Seite angezeigt. Wenn Sie in Schritt 3 ( Fachverbandsauswahl ) mehr als sechs Sportarten bzw. Fachverbände ausgewählt haben, können Sie über die Schaltflächen Nächste Fachverbände bzw. vorherige Fachverbände die Fachverbände aufrufen, die nicht auf der aktuellen Seite angezeigt werden. (2) In der Spalte einer Sportart bzw. eines Fachverbands kann über den Auswahlpfeil die bisher ausgewählte Sportart geändert werden. Wird auf den Auswahlpfeil geklickt, öffnet sich eine Liste mit Sportarten bzw. Fachverbänden aus denen dann die richtige Sportart bzw. der richtige Fachverband zu wählen ist. Alternativ hierzu können Sie auch über die Funktion Zurück in der gelben Leiste oder am linken unteren Rand des Bildschirmfenster zu Schritt 3 ( Fachverbandsauswahl ) zurückwechseln und die ausgewählten Sportarten bzw. Fachverbände ändern. Durch das Anklicken von Zurück werden die bisher erfassten Daten automatisch gespeichert. (3) Die Zeile Total gibt Ihnen Auskunft darüber, wie viele Vereinsmitglieder insgesamt von Ihnen (bisher) in der B-Meldung erfasst worden sind. Die Summe kann durchaus höher sein als die Summe der A-Meldung, wenn beispielsweise ein Mitglied mehrere Sportarten in Ihrem Verein betreibt. Die Summe der B-Meldung kann aber niemals niedriger als die Summe der A-Meldung sein. (4) Die Zeile Insgesamt gibt Ihnen Auskunft darüber, wie viele männliche bzw. weibliche Vereinsmitglieder von Ihnen (bisher) in der B-Meldung erfasst worden sind. Die Summe der männlichen und/oder weiblichen Mitglieder in der B-Meldung kann durchaus höher sein als die entsprechende Summe in der A-Meldung, aber niemals niedriger. (5) Die Felder Weiter und Zurück führen Sie zum nächsten bzw. vorherigen Schritt der Bestandsmeldung. Durch das Wechseln zu einem anderen Schritt der Bestandsmeldung werden die von Ihnen getätigten Eingaben bzw. die erfassten Daten automatisch gespeichert. Sie können über den Button Speichern die Bestandsmeldung aber auch jederzeit selbst zwischenspeichern. Über den Button Schließen können Sie die Bestandsmeldung verlassen und dabei aus drei Auswahlmöglichkeiten wählen: Speichern und schließen : Die Bestandsmeldung und die von Ihnen bisher erfassten Daten werden gespeichert und die Bestandsmeldung geschlossen. Schließen ohne Speichern : Die Bestandsmeldung wird geschlossen und die von Ihnen in diesem Erfassungsschritt erfassten Daten werden nicht gespeichert. Bearbeiten fortsetzen : Die Bestandsmeldung wird nicht geschlossen und kann von Ihnen weiter bearbeitet werden. Bitte beachten Sie, dass wenn Sie die Bestandsmeldung speichern und/oder schließen, die Bestandsmeldung noch nicht an den WLSB übermittelt wurde! Erst mit Abschluss des Schritts 6 ( Bestandsmeldung versenden ) wird die Bestandsmeldung an den WLSB übermittelt! 12

13 Schritt 5 Allgemeine Vereinsdaten Im fünften Schritt der Bestandsmeldung sind die allgemeinen Vereinsdaten zu erfassen. Bestätigen Sie deshalb bitte, dass Ihr Verein aktuell von Seiten des Finanzamtes als gemeinnützig anerkannt ist und tragen Sie nach Möglichkeit in das Feld Freistellungsdatum das Datum des aktuellen bzw. letzten Freistellungsbescheids vom Finanzamt ein. Das Feld Freistellungsdatum ist kein Pflichtfeld und deshalb für eine erfolgreiche Abgabe der Bestandsmeldung nicht zwingend erforderlich. Die Felder Eingetragen, Name Registergericht sowie Vereinsregisternummer sind unter Umständen bereits mit den für den Verein im System hinterlegten Daten vorbelegt. Falls nicht, möchten wir Sie bitten, die fehlenden Angaben nachzutragen. Dies gilt vor allem für die neue Vereinsregisternummer, die Ihrem Verein nach der Zentralisierung der Vereinsregister in Baden-Württemberg zugeteilt wurde bzw. noch wird. Beachten Sie aber bitte, dass es sich bei der Vereinsregisternummer um die Vereinsregisternummer Ihres Vereins beim zuständigen Amtsgericht handelt. Es handelt sich nicht um die Steuer- oder WLSB- Mitgliedsnummer des Vereins und die Nummer darf keine Sonderzeichen oder Buchstaben enthalten. Ist die Gemeinnützigkeit des Vereins bestätigt und sind die weiteren Vereinsdaten, soweit möglich, erfasst, klicken Sie entweder in der gelben Leiste auf Weiter oder auf das Weiter am linken unteren Rand des Bildschirmfensters. Sollten Sie nicht zu Schritt 6 der Bestandsmeldung gelangen, prüfen Sie bitte, ob Sie eine Fehler- bzw. Hinweismeldung erhalten haben und folgen Sie den Anweisungen in den FAQs auf Seite 22. Abbildung 8: Schritt 5 von 7 Schritten - Allgemeine Vereinsdaten Bitte beachten Sie, dass wenn Sie die Bestandsmeldung speichern und/oder schließen, die Bestandsmeldung noch nicht an den WLSB übermittelt wurde! Erst mit Abschluss des Schritts 6 ( Bestandsmeldung versenden ) wird die Bestandsmeldung an den WLSB übermittelt! 13

14 Schritt 6 Bestandsmeldung versenden Im sechsten Schritt der Bestandsmeldung müssen nun Angaben zur Person, die die Bestandsmeldung des Vereins erfasst hat, gemacht werden, sodass wir bei Rückfragen direkt mit der Person Kontakt aufnehmen können. Dazu werden der Name, die Telefonnummer sowie die -Adresse der Person benötigt. Bemerkungen bzw. Mitteilungen für den WLSB, die sich konkret auf die Bestandsmeldung des Vereins beziehen können optional in das Feld Bemerkung eingetragen werden. Bitte beachten Sie aber, dass wir Bemerkungen bzw. Mitteilungen, die nicht in einem direkten Zusammenhang mit der Bestandsmeldung des Vereins stehen, über diesen Weg nicht bearbeiten können. Sollten Sie uns anderweitige Bemerkungen, Mitteilungen oder Informationen zukommen lassen wollen, verwenden Sie hierzu bitte die weiteren Funktionen auf dem Internet-Portal meinwlsb oder senden uns diese per (info@wlsb.de) oder Fax (0711 / ) zu. Für das Versenden bzw. für die Übermittlung der von Ihnen erfassten Bestandsmeldung ist es noch erforderlich, dass Sie sowohl den Abschluss des Verfahrens als auch die Richtigkeit der gemachten Angaben und das Vorhandensein einer aktuellen Gemeinnützigkeitsbescheinigung mit Ja bestätigen. Anschließend klicken Sie auf Versenden, damit die von Ihnen erfasste Bestandsmeldung an den WLSB übermittelt wird. Sollten Sie noch einmal zu einzelnen Schritten der Bestandsmeldung zurückwechseln wollen, klicken Sie auf Zurück. Abbildung 9: Schritt 6 von 7 Schritten - Bestandsmeldung versenden 14

15 Schritt 7 Ausdrucken Im letzten Schritt der Bestandsmeldung und nach dem erfolgreichen Versenden der Bestandsmeldung haben Sie nun die Möglichkeit, die von Ihnen übermittelten Mitgliederzahlen als Bestandserhebungsbogen im PDF-Format abzuspeichern oder auszudrucken und in Ihrem Verein zu archivieren. Klicken Sie dazu entweder auf den Link Bestandsmeldung herunterladen und ausdrucken oder auf das PDF-Symbol rechts daneben. Des Weiteren wurde durch das Versenden der Bestandsmeldung eine Transaktionsnummer erzeugt, die als eine Art Poststempel fungiert und belegt, dass die Bestandsmeldung erfolgreich an den WLSB übermittelt worden ist. Haben Sie die Bestandsmeldung auf Ihrem PC gespeichert und/oder ausgedruckt, können Sie die Bestandsmeldung über Schließen in der gelben Leiste oder am linken unteren Rand des Bildschirmfensters verlassen. Die Bestandsmeldung für das Bestandserhebungsjahr 2015 ist damit für Ihren Verein erfolgreich abgeschlossen. Herzlichen Glückwünsch und vielen Dank! Abbildung 10: Schritt 7 von 7 Schritten - Ausdrucken 15

16 IV. Übersicht: Anbieter Vereinsverwaltungsprogramme Folgende Anbieter von Vereinsverwaltungsprogrammen unterstützen die jahrgangsweise Bestandserhebung in Baden-Württemberg (Stand: ): Tabelle 1: Vereinsverwaltungsprogramme Firma Verwaltungsprogram m Webadresse pro-winner GmbH pro-winner Axaris Software & Systeme GmbH Bernd Hohenester Datenbankanwendunge n verax Mitgliederverwaltung BHC CONPLAN GmbH CVP Vereinsverwaltung DFB-Medien GmbH & Co. KG EDV-Service Helmut Ehrlich Gabler GmbH DFBnet Verein Mitgliederverwaltung Verein/Verband RV Solution bzw. elektronisches Reitbuch gb@gabler-gmbh.com GENO-Software-Service GENO-Verein GLS Software & Systeme Goalio UG Vereinsmeister goalio- Vereinsorganisation GRITH AG VereinOnline Haufe-Lexware GmbH & Co. KG HJN Soft Lexware Vereinsverwaltung VereinsVerwaltungWin e hjn-soft@t-online.de IBB Solution MGVO Vereinonline InterConnect GmbH IntelliVerein 16

17 Linear Software-GmbH MTH Software GmbH & Co.KG Württembergischer Schützenverband 1850 e.v. Linear Memberware SQL Vereins-Manager NEON NetXP NetXP Verein Nutri-science SP-ORT.net ORBIT GmbH Karlsruhe ELVIS ORGAREVI Gesellschaft für EDV- Anwendung m.b.h. Schäfer VAB Gesellschaft für EDV- Lösungen mbh ememberline PC-VAB prosys GmbH promember RBC it-services MV Manager SEWOBE GmbH VereinsMANAGER SPG - Software Peter Große VEREINSLOGISTIK GmbH SPG Verein Vereinslogistik.com Vereins-Software.de Vereins-Explorer VV Vereinsverwaltung Dr. Hartmut Braun VV Vereinsverwaltung Bitte vergewissern Sie sich, dass Ihre Software immer auf dem aktuellen Stand ist und alle Updates installiert wurden. Weitergehende Informationen über die einzelnen Programme und den erforderlichen Versionsstand können über die jeweilige Homepage der Herstellerfirmen in Erfahrung gebracht werden. Sollte Ihr Vereinsverwaltungsprogramm in dieser Übersicht nicht aufgeführt sein, erkundigen Sie sich bitte bei Ihrem Anbieter, ob Ihr Vereinsverwaltungsprogramm die WLSB- oder DOSB-Schnittstelle unterstützt und mit der Online-Bestandserhebung des WLSB kompatibel ist. 17

18 V. FAQ a) Fehlermeldungen und Fehlerbehebung in Schritt 2 (A-Meldung) (1) Pro Jahrgang muss mindestens eine Person gemeldet werden. Sie müssen pro Jahrgang mindestens eine Person melden. Falls für einen Jahrgang keine Mitglieder erfasst worden sind, erhalten Sie diese Fehlermeldung und der Jahrgang, für den keine Mitgliederzahlen erfasst worden sind, wird rot umrandet. Abbildung 11: Fehler in Schritt 2 - "Pro Jahrgang muss mindestens eine Person gemeldet werden." Korrigieren Sie diesen Fehler, indem Sie für den entsprechenden Jahrgang Mitgliederzahlen erfassen. Sind für einen Jahrgang keine Mitglieder zu melden, so ist der Jahrgang in Schritt 1 ( Jahrgangsauswahl ) zu entfernen (siehe Seite 5 f.). Klicken Sie dazu in der gelben Leiste oder am linken unteren Rand des Bildschirmfensters auf Zurück, um zu Schritt 1 zu gelangen. Entfernen Sie das Häkchen beim entsprechenden Jahrgang und klicken Sie anschließend auf Weiter, um wieder zu Schritt 2 ( A-Meldung ) zu gelangen. Ist der Fehler korrigiert worden, klicken Sie auf Weiter. Es findet daraufhin wieder eine Plausibilitätsprüfung statt. Sind alle Daten korrekt eingegeben worden, gelangen Sie zu Schritt 3 ( Fachverbandsauswahl ). Falls Sie nicht zu Schritt 3 gelangen, achten Sie bitte auf mögliche Fehler- und Hinweismeldungen und folgen Sie den Anweisungen in den FAQs (Seite 18 f.). 18

19 (2) Es sind nur numerische Eingaben zulässig. Es dürfen bei der Erfassung der Mitgliederzahlen nur numerische Eingaben gemacht werden. Buchstaben, Sonderzeichen o.ä. dürfen nicht verwendet werden. Das fehlerhafte Feld erkennen Sie daran, dass es rot umrandet wird. Abbildung 12: Fehler in Schritt 2 - "Es sind nur numerische Eingaben zulässig." Korrigieren Sie bitte diesen Fehler, indem Sie im fehlerhaften Feld eine numerische Eingabe vornehmen. Anschließend klicken Sie auf Weiter. Es findet nun wieder eine Plausibilitätsprüfung der gemachten Eingaben statt. Sind alle Daten korrekt eingegeben worden, gelangen Sie zu Schritt 3 ( Fachverbandsauswahl ). Falls Sie nicht zu Schritt 3 gelangen, achten Sie bitte auf mögliche Fehler- und Hinweismeldungen und folgen Sie den Anweisungen in den FAQs (Seite 18 f.). 19

20 b) Fehlermeldungen und Fehlerbehebung in Schritt 4 (B-Meldung) (1) Die Anzahl der männlichen Mitglieder in einem Jahrgang darf nicht kleiner sein als der Wert in Abschnitt A. Wenn Sie diesen Fehler erhalten haben, dann ist die Summe der männlichen Mitglieder eines Jahrgangs in der B-Meldung niedriger als der entsprechende Wert in der A-Meldung. Die Summe in der B-Meldung muss aber mindestens so hoch sein wie der Wert in der A- Meldung, da in den Abteilungen Ihres Vereins (B-Meldung) insgesamt nicht weniger Mitglieder vorhanden sein können als im Gesamtverein (A-Meldung). Die fehlerhafte Summe in der B-Meldung wird rot umrandet. Bitte korrigieren Sie die Zahlen für den entsprechenden Jahrgang und das Geschlecht in der B-Meldung, sodass die Summe der männlichen Mitglieder eines Jahrgangs in der B-Meldung mindestens dem Wert der männlichen Mitglieder desselben Jahrgangs in der A-Meldung entspricht. Ist der Fehler korrigiert, klicken Sie auf Weiter. Es findet nun wieder eine Plausibilitätsprüfung der gemachten Eingaben statt. Sind alle Daten korrekt eingegeben worden, gelangen Sie zu Schritt 5 ( Allgemeine Vereinsdaten ). Falls Sie nicht zu Schritt 5 gelangen, achten Sie bitte auf mögliche Fehler- und Hinweismeldungen und folgen Sie den Anweisungen in den FAQs (Seite 20 f.). Abbildung 13: Fehler in Schritt 4 - "Die Anzahl der männlichen Mitglieder in einem Jahrgang darf nicht kleiner sein als der Wert in Abschnitt A." (2) Die Anzahl der weiblichen Mitglieder in einem Jahrgang darf nicht kleiner sein als der Wert in Abschnitt A. Die Summe der weiblichen Mitglieder eines Jahrgangs in der B-Meldung muss mindestens so hoch sein wie der entsprechende Wert in der A-Meldung. Um den Fehler zu korrigieren, verfahren Sie bitte so wie oben beschrieben ( Fehler: Die Anzahl der männlichen Mitglieder in einem Jahrgang darf nicht kleiner sein als der Wert in Abschnitt A. ) und korrigieren Sie Zahlen des entsprechenden Jahrgangs und Geschlechts. 20

21 (3) Die Anzahl der männlichen Mitglieder eines Fachverbandes darf nicht größer sein als der Wert in Abschnitt A. Die Zahl der männlichen Mitglieder eines Jahrgangs in einer einzelnen Sportart / einem einzelnen Fachverband kann nicht höher sein als die Zahl der männlichen Mitglieder des Jahrgangs in der A-Meldung, denn in einer Abteilung können in einem Jahrgang nicht mehr Mitglieder sein als im Gesamtverein. Die fehlerhafte Zahl in der B-Meldung wird rot umrandet. Bitte korrigieren Sie die Zahlen für den entsprechenden Jahrgang und das Geschlecht in der B-Meldung, sodass die Mitgliederzahl eines Jahrgangs in einer einzelnen Sportart/Fachverband nicht höher ist als in der A-Meldung. Ist der Fehler korrigiert, klicken Sie auf Weiter. Es findet nun wieder eine Plausibilitätsprüfung der gemachten Eingaben statt. Sind alle Daten korrekt eingegeben worden, gelangen Sie zu Schritt 5 ( Allgemeine Vereinsdaten ). Falls Sie nicht zu Schritt 5 gelangen, achten Sie bitte auf mögliche Fehler- und Hinweismeldungen und folgen Sie den Anweisungen in den FAQs (Seite 20 f.). Abbildung 14: Fehler in Schritt 4 - "Die Anzahl der weiblichen Mitglieder eines Fachverbandes darf nicht größer sein als der Wert in Abschnitt A." (4) Die Anzahl der weiblichen Mitglieder eines Fachverbandes darf nicht größer sein als der Wert in Abschnitt A. Die Zahl der weiblichen Mitglieder eines Jahrgangs in einer einzelnen Sportart / einem einzelnen Fachverband kann nicht höher sein als die Zahl der weiblichen Mitglieder des Jahrgangs in der A-Meldung. Um den Fehler zu korrigieren, verfahren Sie bitte so wie oben beschrieben ( Fehler: Die Anzahl der männlichen Mitglieder eines Fachverbandes darf nicht größer sein als der Wert in Abschnitt A. ) und korrigieren Sie Zahlen des entsprechenden Jahrgangs und Geschlechts. 21

22 c) Fehlermeldungen und Fehlerbehebung in Schritt 5 (Allgemeine Vereinsdaten) (1) Die Gemeinnützigkeit Ihres Vereins muss gegeben sein. Um die Bestandsmeldung erfolgreich abgeben zu können, muss die Gemeinnützigkeit des Vereins aktiv bestätigt werden. Deshalb ist das Feld Gemeinnützig mit Ja zu bestätigen. Haben Sie den Fehler korrigiert und sind auch die anderen allgemeinen Vereinsdaten, soweit möglich, erfasst, klicken Sie entweder in der gelben Leiste auf Weiter oder auf das Weiter am linken unteren Rand des Bildschirmfensters. Abbildung 15: Fehler in Schritt 5 - "Die Gemeinnützigkeit Ihres Vereins muss gegeben sein." (2) Bitte die VR-Nummer ändern, diese darf nur Ziffern oder den Bindestrich enthalten. Die Vereinsregisternummer darf nur Ziffern oder einen Bindestrich enthalten. Buchstaben oder andere Sonderzeichen sind nicht zulässig. Beachten Sie auch, dass es sich bei der Vereinsregisternummer um die Vereinsregisternummer Ihres Vereins beim zuständigen Amtsgericht handelt. Es handelt sich nicht um die Steuer- oder WLSB-Mitgliedsnummer des Vereins. Abbildung 16: Fehler in Schritt 5 - "Bitte die VR-Nummer ändern, diese darf nur Ziffern oder den Bindestrich enthalten." 22

23 d) Wie kann eine gespeicherte, aber noch nicht versandte Bestandsmeldung wieder geöffnet und weiterbearbeitet werden? Sollten Sie eine Bestandsmeldung gespeichert, aber noch nicht versandt haben, und möchten Sie diese nun weiterbearbeiten, dann gehen Sie bitte wie folgt vor: Fahren Sie mit der Maus auf den Menüpunkt Bestandserhebung und klicken Sie auf den Untermenüpunkt Unfertige Bestandsmeldungen. Abbildung 17: Aufrufen einer gespeicherten und noch nicht versandten Bestandsmeldung 1 2 Es öffnet sich direkt die gespeicherte Bestandsmeldung und Sie gelangen in Schritt 1 der Bestandsmeldung. Folgen Sie nun den Anweisungen und Schritten wie in dieser Anleitung ab Seite 5 f beschrieben. 23

24 VI. Rückfragen/Hilfe Diese Anleitung finden Sie nach erfolgreicher Anmeldung zum Download auf der Startseite des Portals meinwlsb unter dem Menüpunkt Hilfe und auf der WLSB-Homepage ( unter der Rubrik Service - WLSB-Serviceportale - meinwlsb. Abbildung 18: Anleitungen auf dem Portal meinwlsb Für alle weiteren Fragen haben wir über unseren Geschäftsbereich Vereins- und Verbandsservice zu den Geschäftszeiten des WLSB einen Support für unsere Vereine zur Verfügung gestellt. Tel.: 0711/ Mo Fr Uhr bis Uhr online@wlsb.de Mo Do Uhr bis Uhr Zugangsdaten Die bisherigen Zugangsdaten (Benutzername und Kennwort) Ihres Vereins sind selbstverständlich weiterhin gültig. Sollten Sie über diese Zugangsdaten nicht mehr verfügen, empfehlen wir Ihnen, sich rechtzeitig mit dem Administrator Ihres Vereins für das Internet-Portal meinwlsb in Verbindung zu setzen. Abschließend haben wir noch folgende Bitte an Sie: Im Rahmen des Bestandserhebungsverfahrens 2015 möchten wir Sie bitten, auch die Vereins- und Funktionärsdaten Ihres Vereins unter dem Menüpunkt Vereinsdatenpflege auf dem Internet-Portal meinwlsb ( zu überprüfen und gegebenenfalls zu aktualisieren. Herzlichen Dank für Ihre Mitarbeit! Ihr Württembergischer Landessportbund e.v. 24