Automatisierung von Fernleihvorgängen mit MyBib edoc 3.0 am Beispiel der SUB Göttingen

Transkript

1 Automatisierung von Fernleihvorgängen mit MyBib edoc 3.0 am Beispiel der SUB Göttingen Reinhard Harms 20. GBV Verbundkonferenz Rostock,

2 Übersicht Projekte der Fernleihe der SUB Göttingen 2015 und 2016 Verbuchung der aktiven Fernleihe mit MyBib edoc 3.0 Ausgangssituation Workflow für die Verbuchung von Medien in Rahmen der aktiven Fernleihe in MyBib edoc 3.0 E-Journals in der Fernleihe Ausgangssituation Workflow für Bestellungen auf E-Journals in MyBib edoc 3.0 Weitere Planungen

3 Strategische Projekte der Fernleihe an der SUB Göttingen Die Projektplanung der Fernleihe erfolgt in der Regel im Rahmen der jährlichen Gesamtprojektplanung der SUB Göttingen Ausrichtung an den strategischen Zielen der SUB Göttingen: E1 Wissenschaftliche Literaturversorgung an der Universität effizient sichern und insbesondere digitale Angebote ausbauen I2 Personal- und Mitteleinsatz strategisch und kostenbewusst steuern.

4 Planungen für Projekte der Fernleihe Verbuchung der aktiven und passiven Fernleihe in MyBib edoc Vorbereitungen ab Herbst 2015 Aufnahme des produktiven Betriebs voraussichtlich 36. KW E-Journals in der Fernleihe (incl. Upgrade auf MyBib edoc 3.0 ) Vorbereitungen ab Herbst 2015 Abgeschlossen im April 2016

5 Aktive Fernleihe der SUB Göttingen: Ausgangssituation Bestellungen auf Bücher im Rahmen der gebenden Fernleihe muss bisher stets in zwei Systemen verbucht bzw. quittiert werden: Verbuchung der bestellten Medien in PICA OUS, Quittierung der Bestellungen in PICA CBS (über MyBib edoc bei Anwendern) Verbuchungsvorgänge in 2015 Hoher Bearbeitungsaufwand und Fehleranfälligkeit, da in 2 Systemen gearbeitet werden muss

6 Andere Möglichkeiten der Verbuchung, eventuell mit MyBib? Wenn möglich, diese Ziele: Serviceoptimierung bei Verbuchung rückgabepflichtiger Medien im Rahmen der aktiven Fernleihe Personalentlastung (Analyse der Arbeitsschritte während der Projektplanung ergab: Personalentlastung im Umfang von 12,5 WST bzw. ca. 0,25 VZÄ zu erwarten) Geringere Fehleranfälligkeit bei Verbuchung und Quittierung unter einer Oberfläche Im Herbst 2015 Gespräche mit ImageWare Components GmbH Machbarkeitsprüfung positiv Erstellung eines Anforderungsprofils und Auftragsvergabe

7 Automatisierung: technische Anforderungen MyBib edoc 3.0 PlugX-Connektor für die Kommunikation MyBib edoc lokales Verbuchungssystem (in Göttingen PICA LBS4) Schnittstelle im lokalen Verbuchungssystem muss vorhanden sein (bei PICA SIP2-Schnittstelle, im Laufe 2017 Wechsel zu GOSSIP)

8 Nutzerdaten In den Fernleihbestellungen übermittelte Nutzerdaten (die weder SIP2 noch das OUS zuordnen könnten) müssen mit der Nutzernummer im OUS verknüpft werden Für eine automatisierte Prüfung des Nutzerkontos ist Integration einer Konversionstabelle (Registriernummer Nutzernummer) in MyBib edoc notwendig Die Konversionstabelle wird monatlich durch ein automatisiertes Verfahren aktualisiert

9 SIP2 Schnittstelle (SIP = Standard Interchange Protocol) SIP2 unterstützt die Ausleihe, Rückgabe und Verlängerung von Medien Verbuchung über Verbuchungsnummern und/oder Signaturen Anzeige des Benutzerkontos MyBib edoc wird quasi wie ein Selbstverbucher behandelt Zu einem späteren Zeitpunkt wird SIP2 von GOSSIP abgelöst

10 Anforderungen an Kommunikation MyBib - LBS - CBS Automatisierte Prüfung mit Hilfe eines PlugX über die SIP2-Schnittstelle, ob ein Nutzerkonto vorhanden und die Nutzungsberechtigung gültig ist Verbuchung der Medien über die SIP2-Schnittstelle im lokalen Bibliothekssystem aus dem Auftrag in MyBib edoc heraus Änderungen der Ausleihfristen müssen in MyBib edoc möglich sein Mit Verbuchung erfolgt Quittierung im Fernleihsystem Statusänderungen in MyBib edoc automatisch

11 Workflow Auftrag aus der Auftragsliste in MyBib edoc aufrufen Über das ICON Auftrag ausliefern wird ein Bildschirm geöffnet in dem über eine integrierte Konkordanz bereits die Nutzernummer des Entleihers (z. B. die einer Bibliothek oder eines subito-kunden eingetragen ist

12 Verbuchung und Quittierung Der Bearbeiter muss unter Objekt nur noch den Barcode des Buches einlesen und über Ausliefern den Verbuchungsvorgang im OUS, die Quittierung im Fernleihsystem sowie die Statusänderung in MyBib edoc auslösen.

13 Automatisierte Verbuchung und Quittierung läuft in Hintergrund in LBS und CBS

14 Ergebnis Zusammen mit den Projektpartnern ImageWare Components GmbH und VZG (hier vor allem Dank an die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des LBS- Service und der Systembetreuung) konnte das Projekt Bearbeitung von Buchbestellungen im Rahmen der gebenden Fernleihe: Verbuchung in MyBib edoc nach erfolgreichen Tests im August 2016 erfolgreich abgeschlossen werden. Die Entwicklungs- und Testphase haben gezeigt, dass es möglich ist einen sehr komplexen Datenaustausch zwischen MyBib edoc und einem lokalen Bibliothekssystem (hier das PICA OUS) darzustellen. Die SUB Göttingen hat mit dem zur Verfügung stehenden Werkzeug nun die Möglichkeit, die Verbuchungen von Medien im Rahmen der geben (aktiven) Fernleihe schneller und weniger Fehleranfällig ausführen zu können, und so die Mitarbeiter in der Fernleihstelle entlastet werden.

15 Weitere Informationen Schnittstelle

16 E-Journals in der Fernleihe: Ausgangssituation Ausgangssituation In 2015 ca Bestellungen im Rahmen der aktiven Fernleihe, davon ca Artikelbestellungen Bestellvolumen in der passiven Fernleihe 2015: ca Bestellungen, davon ca Artikelbestellungen Voraussichtlich steigender Bedarf im Bereich der nehmenden Fernleihe (Zeitschriftenabbestellungen, Umstellung von SSG auf FID) Die Lizenzverträge für die konsortial erworbenen E-Journals erlauben in der Regel die Nutzung für die die Fernleihe innerhalb Deutschlands Service läuft seit erfolgreich im BVB (2014) und SWB (2015) Seit Anfang 2015 Pilotprojekt im GBV (SUB Göttingen seit Juli 2015 aktiv)

17 E-Journals in der Fernleihe: Welche Schwierigkeiten gibt es noch? In den Bibliotheken sind ggf. Leitlinien für die Erfassung, Pflege und die Interpretation der Fernleihindikatoren festzulegen, z. B. Problemfall 1: Kein Lizenzvertrag vorhanden Problemfall 2: Fernleihe im Vertrag nicht geregelt Problemfall 3: Print first and scan, then electronic delivery OK / Ariel or equivalent weitere Problemfälle?? Bei Nachverhandlungen von Lizenzen die Fernleihe nicht vergessen Ausführliche Liste von Lizenztexten im GBV-Wiki:

18 Workflow - Ziele Fernleihbestellungen sollen immer zuerst auf die elektronische Ausgabe zielen Bestelleingang in eigener Domäne Möglichst kein Ausdruck der Bestellung mehr, da Lizenzinformationen in MyBib edoc angezeigt werden und EZB-Link in MyBib edoc anklickbar ist Recherche nach Aufsatz (PDF) in EZB Hochladen des PDF vom Verlagsserver in MyBib edoc (sofern urheberrechtlich zulässig) Umwandlung Verlags-PDF in graphische Datei und Auslieferung an bestellende Bibliothek nach Vorgabe der Lizenzinformationen Wenn zulässig automatische Auslieferung aus MyBib edoc über Verteilserver des GBV an die angeschlossenen Verteilserver Andernfalls: Ausdruck und Lieferung per Post

19 Aktueller Stand Beispiel für Bestellschein SUB Göttingen liefert seit Juli 2015 Artikel aus E-Journals Bis Mitte März 2016 mit MyBib edoc 2.8 Seitdem mit MyBib edoc 3.0

20 Auftragseingang in eigener Domäne in MyBib edoc

21 Handling in MyBib edoc 3.0

22 Handling in MyBib edoc 3.0 Auftragsvorschau aufrufen Und Datei importieren

23 Was haben unsere Nutzer und wir als Bibliothek davon? Aktive Fernleihe: Schnellere Bearbeitung durch Hochladen des PDFs in der Fernleihe, dadurch Steigerung der Lieferqualität und zeitliche Beschleunigung Scannen entfällt Ca % der Kopie-Bestellungen in der SUB könnten so bedient werden Entlastung der Magazinmitarbeiter: - Keine Zeitverluste durch Weitergabe der Bestellungen an das Magazin - Ausheben und Rückstellen der Bücher im Magazin entfällt Passive Fernleihe: Adäquate Literaturversorgung für die Universität durch erweitertes Angebot Zeitliche Beschleunigung Bessere Lieferqualität Allerdings: Altaufnahmen (Pakete, Einzellizenzen) müssen nachgearbeitet werden Bei der Katalogisierung in der EZB müssen 2 zusätzliche Kategorien bearbeitet werden

24 Weitere Informationen zu E-Journals Leihverkehr

25 Vielen Dank! Reinhard Harms