Internationale Fernleihe mit OCLC World Share ILL Dr. Kerstin Helmkamp 7. Schweizer OCLC Informationstag

Transkript

1 Internationale Fernleihe mit OCLC World Share ILL Dr. Kerstin Helmkamp

2 Inhalt Fernleihe mit World Share ILL Fernleihe mit dem GBV und subito Entwicklung der Fernleihe insgesamt Projektplanung der Fernleihe SWOT-Analyse World Share ILL Prozessanalyse World Share ILL, GBV, subito Definition der Projektziele Definition der Arbeitspakete Arbeitspakete 1-4 Evaluation Neue nutzerorientierte Services 2015 Mehr Informationen finden Sie hier!

3 Fernleihe mit World Share ILL Teilnahme am OCL-Verbund seit 2000 Vorwiegend gebende Fernleihe, da eigener Bedarf durch nationale Fernleihe gedeckt (gebend ca. 98%, nehmend ca. 2%) Fernleihanfragen insbes. aus Amerika, aber auch aus anderen Ländern Fernleihanfragen im Ø steigend Fernleihanfragen können nicht angenommen werden, wenn sie auf elektronische Ressourcen gehen (deutsches Urheberrecht) wenn sie auf Bestände von Institutsbibliotheken gehen, die nicht zur SUB Göttingen gehören (zweischichtiges Göttinger Bibliothekssystem, Lieferzeiten) Bisher manuelle Bearbeitung von Fernleihanfragen, da deutschlandweit keine Einbindung von World Share ILL in lokales Bestellverwaltungs- und -liefersystem Daneben geringere Anzahl internationaler Fernleihanfragen gemäß IFLA Guidelines mit Vouchern (jährlich Ø 1250)

4 Fernleihe mit dem GBV und subito GBV und subito Fernleihanfragen im Ø sinkend Bis 2005 manuelle Bearbeitung von Fernleihanfragen Seit 2005 Bearbeitung mit Bestellverwaltungs- und liefersoftware MyBib edoc Seither deutliche Reduzierung der Aufwände GBV subito

5 Entwicklung der Fernleihe insgesamt

6 Projektplanung der Fernleihe Ausgerichtet an den strategischen Zielen der SUB Göttingen (extern, intern) Strategische Ziele bezogen auf die Fernleihe: Wissenschaftliche Literaturversorgung an der Universität effizient sichern und insbesondere digitale Angebote ausbauen (extern) Personal- und Mitteleinsatz strategisch und kostenbewusst steuern (intern) Geschäfts- und Projektorganisation optimieren (intern) Berücksichtigung der Rahmenbedingungen der Fernleihe, insbes. Kennzahlen zur Entwicklung der Auftragszahlen (im Verhältnis zum Personal)

7 SWOT Analyse World Share ILL: Strengths Internationale Sichtbarkeit und Nutzung der Bestände der SUB Göttingen Steigende Bestellzahlen, gutes Verhältnis von Aufwand und Ertrag Integriertes Abrechnungsverfahren Geringe Aufwände bei Rechnungsbearbeitung

8 SWOT Analyse World Share ILL: Weaknesses Bei Kopiebestellungen keine elektronische Lieferung an Endkundin/en per Mail oder Webdownload möglich (deutsches Urheberrecht) Bei Kopiebestellungen eingeschränkte Lieferservices bzgl. Zeit und Qualität sowie höhere Lieferkosten aufgrund von Post- oder Faxversand Keine Einbindung von World Share ILL in ein lokales Bestellverwaltungsund Liefersystem (an der SUB Göttingen: MyBib edoc) Hohe Aufwände aufgrund manueller Tätigkeiten bei der Bestellbearbeitung und -auslieferung

9 SWOT Analyse World Share ILL: Opportunities (Noch) bessere Nutzung der Bestände der SUB Göttingen Neue Kundinnen/en gewinnen Angleichung der Geschäftsprozesses bei World Share ILL an die Fernleihe im GBV und bei subito (Noch) Flexiblerer Personaleinsatz Ressourcen für neue nutzerorientierte Services Neue Perspektiven für Mitarbeiter/innen

10 SWOT Analyse World Share ILL: Threats Sinkende Bestellzahlen, schlechteres Verhältnis von Aufwand und Ertrag Kein return on invest

11 Prozessanalyse World Share ILL, GBV, subito 2012/2013 World Share ILL GBV subito Nein Nein Nein Verfügbarkeitsprüfung Signaturenbereitstellung Nein Ja Ja

12 Prozessanalyse World Share ILL, GBV, subito 2012/2013 World Share ILL GBV subito Nein Nein Nein Verfügbarkeitsprüfung Signaturenbereitstellung Nein Ja Ja

13 Prozessanalyse World Share ILL, GBV, subito zukünftig World Share ILL GBV subito Ja Ja Nein Verfügbarkeitsprüfung Signaturenbereitstellung Ja Ja Ja

14 Definition der Projektziele Optimierung der Auslieferung von Kopiebestellungen Neue Kundinnen/en gewinnen Reduzierung manueller Aufwände bei der Bestellverwaltung und lieferung durch weitgehende Automatisierung der einzelnen Arbeitsschritte Stärkere Standardisierung aller Geschäftsprozesse der Fernleihe (Noch) Effizienterer Personaleinsatz Ressourcen für neue nutzerorientierte Services

15 Definition der Arbeitspakete Auslieferung bei Kopiebestellungen mittels elektronischen Lesesaals (el) Einbindung von World Share ILL in das lokale Bestellverwaltungs- und Liefersystem MyBib edoc der SUB Göttingen Automatische Verfügbarkeitsprüfung bei Fernleihbestellungen in World Share und des GBV Automatische Signaturenbereitstellung bei Fernleihbestellungen in World Share ILL Marketing

16 Arbeitspakete 1 und 2 Auslieferung von Kopiebestellungen mit MyBib el, Einbindung von World Share ILL in MyBib edoc Projektpartner: GBV, Imageware, SUB Göttingen (Harms/Helmkamp) Projektlaufzeit: Q 2013 Arbeitsschritte: Spezifikation der Anforderungen und Auftragserteilung Juli 2013 Programmierung August / September 2013 Testbetrieb Oktober / November 2013 Produktivbetrieb Dezember 2013 Marketing ab 4. Q 2013

17 Arbeitspaket 3 Automatisierte Verfügbarkeitsprüfung Projektpartner: GBV, SUB Göttingen Projektlaufzeit: Q 2014 Arbeitsschritte: Vorbereitung durch GBV 2. Q 2014 Testbetrieb 3. Q 2014 Produktivbetrieb Oktober 2014

18 Arbeitspaket 4 Signaturenbereitstellung in MyBib edoc Projektpartner: GBV, Imageware, SUB Göttingen (Harms) Projektlaufzeit: Q 2014 Arbeitsschritte: Spezifikation der Anforderungen und Auftragserteilung Juli / 1. September 2014 Programmierung September 2014 Testbetrieb Oktober / November 2014 Produktivbetrieb Dezember 2014

19 Evaluation Optimierung bei der Auslieferung von Kopiebestellungen Reduzierung händischer Aufwände bei der Bestellverwaltung und lieferung durch weitgehende Automatisierung der einzelnen Arbeitsschritte Stärkere Standardisierung aller Geschäftsprozesse der Fernleihe (Noch) Effizienterer Personaleinsatz Ressourcen für neue nutzerorientierte Services Neue Kundinnen/en gewinnen: laufende Aufgabe Die Projekte waren insgesamt ein großer Erfolg aufgrund des professionellen Zusammenspiels aller Partner!

20 Neue nutzerorientierte Services 2015 Bessere Verfügbarkeit von Institutsbeständen für World Share ILL Campuslieferdienst (Produktivbetrieb 1. April 2015) ejournals in der Fernleihe

21 Mehr Informationen finden Sie hier: Reinhard Harms, Kerstin Helmkamp: Die internationale Fernleihe von OCLC World Share ILL und ihre Einbindung in MyBib edoc an der SUB Göttingen, in: b.i.t. Online, 17 (2014), Nr. 3

22 Danke!