Aufwand und Nutzen der Einführung eines Electronic Resource Management Systems an der UB Kassel. Dr. Tobias Pohlmann, Gernot Kriesten

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1 Aufwand und Nutzen der Einführung eines Electronic Resource Management Systems an der UB Kassel Dr. Tobias Pohlmann, Gernot Kriesten

2 Historie 03/2013 Vortrag der UB Mannheim zum ERMS von SemperTool auf dem 102. Bibliothekartag 01-02/2014 Sichtung verschiedener (kostenloser) ERMS 03/2014 Besuch an der UB Mannheim: Demonstration des ERMS 06/2014 Besuch von SemperTool an der UB Kassel: Präsentation des ERMS 07/2014 Vertragsabschluss 08/2014 Nutzungsbeginn des ERMS an der UB Kassel Dr. Tobias Pohlmann, Gernot Kriesten, UB Kassel, 104. Bibliothekartag

3 ERMS-Aufbau / Eingabemöglichkeiten Produkt Lizenz Name Provider Beschreibung Admin-Zugangsdaten Status Lizenzzeitraum Zahlungsdatum Rechnungsnr. Lieferant Bestellnummer Nutzungsbedingungen Lizenzvertrag Budget Prozentanteil Kostenanteil Titel Verlag ISSN/ISBN Statistik SUSHI Setup COUNTER Upload Verwaltung Budgets Provider SUSHI-Zugänge Produkttypen ntypen Lizenztypen Lieferanten Dr. Tobias Pohlmann, Gernot Kriesten, UB Kassel, 104. Bibliothekartag

4 Produktübersicht Dr. Tobias Pohlmann, Gernot Kriesten, UB Kassel, 104. Bibliothekartag

5 nübersicht Dr. Tobias Pohlmann, Gernot Kriesten, UB Kassel, 104. Bibliothekartag

6 Lizenzübersicht Dr. Tobias Pohlmann, Gernot Kriesten, UB Kassel, 104. Bibliothekartag

7 Gruppierung von Produkten Hauptprodukt Kernprodukt Kernprodukt Produkt Lizenz Produkt Lizenz Produkt Lizenz Gruppierung Dr. Tobias Pohlmann, Gernot Kriesten, UB Kassel, 104. Bibliothekartag

8 Erfassung E-Journals / Datenbanken parallele Erfassung neuer E-Journals bzw. Pakete und Datenbanken im PICA-ACQ und ERMS Eintragung bestehender Produkte nach und nach im laufenden Betrieb zunächst nur Erfassung auf Produktebene (n später) Erfassung der Lizenzzeiträume 2014 und 2015 Dr. Tobias Pohlmann, Gernot Kriesten, UB Kassel, 104. Bibliothekartag

9 Erfassung E-Journals / Datenbanken Produkt Lizenz Name Provider Beschreibung Admin-Zugangsdaten Status Lizenzzeitraum Zahlungsdatum Rechnungsnr. Lieferant Bestellnummer (Nutzungsbedingungen) (Lizenzvertrag) Budget Prozentanteil Kostenanteil Beschreibung (Freitext): Akzessionsnummer Erwerbungstyp Kostenart Status active in negotiation cancelled Rechnungsnummer: ACQ-Bestellnummer Lieferant nur ACQ-Lieferantenkürzel Lokallizenz Konsortiallizenz Allianzlizenz + Kürzel Verhandlungsführer Dr. Tobias Pohlmann, Gernot Kriesten, UB Kassel, 104. Bibliothekartag

10 Aufwand E-Journals / Datenbanken lokale Lizenzen (fast) abgeschlossen (~250 Produkte) konsortiale und Allianzlizenzen in Bearbeitung Springer abgeschlossen (84 Produkte) Wiley abgeschlossen (83 Produkte) Elsevier in Bearbeitung (92 Produkte) diverse ausstehend in ACQ insgesamt ~900 (relevante?) Rechnungen Grunddatenerfassung voraussichtlich 07/2015 abgeschlossen ~15 min / Produkt, 2 Kolleginnen Dr. Tobias Pohlmann, Gernot Kriesten, UB Kassel, 104. Bibliothekartag

11 Erfassung E-Books parallele Erfassung neuer E-Books bzw. Pakete im PICA-ACQ und ERMS Eintragung bestehender Produkte im laufenden Betrieb (nach insgesamt 2 Monaten bereits abgeschlossen) Erfassung auf Produkt- und nebene Erfassung der Lizenzzeiträume 2012/13 bis 2015 Dr. Tobias Pohlmann, Gernot Kriesten, UB Kassel, 104. Bibliothekartag

12 Erfassung E-Books Produkt Lizenz Name Provider Beschreibung Admin-Zugangsdaten Status Lizenzzeitraum Zahlungsdatum Rechnungsnr. Lieferant Bestellnummer (Nutzungsbedingungen) (Lizenzvertrag) Budget Prozentanteil Kostenanteil Beschreibung (Freitext): Lizenzindikator Produktsigel Status active in negotiation rejected Rechnungsnummer: ACQ-Bestellnummer Lieferant nur ACQ- Lieferantenkürzel Lokallizenz Titel Verlag (ISBN) Import von Titellisten Dr. Tobias Pohlmann, Gernot Kriesten, UB Kassel, 104. Bibliothekartag

13 Aufwand E-Books E-Book-Pakete (~150 Produkte) 1 Produkt für Einzelbestellungen (248 Titel) 2 Produkte für PDA-Bestellungen (1514 Titel) 1 Produkt stornierte oder nicht lieferbare E-Books (146 Titel) ~1 h / Einzel-/PDA-Bestellungen bzw. stornierte E-Books ~15 min / E-Book-Paket, 1 Kollegin Dr. Tobias Pohlmann, Gernot Kriesten, UB Kassel, 104. Bibliothekartag

14 Tätigkeit Gesamtaufwand Systemeinarbeitung und Tests Dokumentation im Wiki (Handbuch und Erfassungsanleitungen) Bestandseingabe E-Journals / Datenbanken 15 min/produkt x 900 Produkte Bestandseingabe E-Books 15 min/produkt x 150 Produkte 4 x 1 h für Einzelbestellungen bzw. PDA Eingabe Nutzungsbedingungen und Lizenzverträge 30 min (Vertrag scannen, sichten, eintragen) Anzahl Lizenzverträge (~130?) Übertragung auf relevante Produkte (?) SUSHI-Accounts eingeben bisher für 46 Anbieter geprüft (~12 h) Zeitaufwand 40 h 40 h 225 h 42 h 65 h + x 12 h + x 423 h + x (11 Wochen) Dr. Tobias Pohlmann, Gernot Kriesten, UB Kassel, 104. Bibliothekartag

15 Nutzen diverse Reports bereits verfügbar Budgetausgaben Übersichten nach Produkttyp, Lizenztyp, Anbieter, Lieferant, Nutzungsstatistiken, Kosten pro Download weitere Auswertungsmöglichkeiten für Berichtswesen wünschenswert Preissteigerungen Kombinierte Abfragen, diverse Excel-Listen können entfallen gekaufte E-Book-Paket- und Titellisten, Administrationszugänge, Dr. Tobias Pohlmann, Gernot Kriesten, UB Kassel, 104. Bibliothekartag

16 Nutzungsstatistiken Dr. Tobias Pohlmann, Gernot Kriesten, UB Kassel, 104. Bibliothekartag

17 Erstes Fazit momentaner Schwerpunkt: Massendateneingabe kontinuierliche Nutzung für Auswertungen erst im nächsten Schritt sehr guter Support durch SemperTool bei Weiterentwicklung des Systems hohe Zufriedenheit an der UB Kassel Dr. Tobias Pohlmann, Gernot Kriesten, UB Kassel, 104. Bibliothekartag

18 Kontakt Dr. Tobias Pohlmann Gernot Kriesten Vielen Dank für die Aufmerksamkeit Dr. Tobias Pohlmann, Gernot Kriesten, UB Kassel, 104. Bibliothekartag