Inhaltsverzeichnis. Hohenstein Laboratories GmbH & Co. KG Function and Care Schloss Hohenstein D Bönnigheim

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1 ANLEITUNG FUNCTION AND CARE KUNDENPORTAL INKL. PRÜFUNG ECHTHEIT VON PDF-DOKUMENTEN (OPTIMIERT FÜR INTERNET EXPLORER 7 UND ACROBAT READER) Inhaltsverzeichnis 1. Anmeldung im Kundenportal 2 2. Verwendung des Kundenportals Passwortänderung Allgemeine Informationen Auswahl-/Einschränkungsmöglichkeiten der Dokumente Dokumentenübersicht Anzeige einer Datei / eines Dokuments zur weiteren Verwendung Unterschrift in einem Dokument Ausdruck eines Dokuments Abspeichern eines Dokuments versand eines Dokuments Gültige Unterschrift in Dokumenten erzeugen durch die Überprüfung der Echtheit von PDF- Dokumenten (Elektronische Signatur) einmaliger Vorgang 3.1 So bekommen Sie die Signatur angezeigt So prüfen Sie die Signatur So stufen Sie das Zertifikat als vertrauenswürdig ein So erkennen Sie die Gültigkeit der Signatur Abmeldung Kundenportal Sonstiges Sie haben noch weitere Fragen Schloss Hohenstein, Seite 1 von 16

2 1 ANMELDUNG IM KUNDENPORTAL Aufruf über die Website der Gütegemeinschaft sachgemäße Wäschepflege e.v. Starten Sie über Start/Programme den Internet-Explorer bzw. Ihren Webbrowser. Geben Sie in der Adressleiste des Browsers die Internet-Adresse ein. Es erscheint folgende Maske, bitte klicken Sie auf MY LOGIN Kundenportal. Der Zugang zum Kundenportal ist nur mit einem persönlichen Passwort und nicht mit dem allgemeinen Passwort bei Services for Members möglich! Seite 2 von 16

3 In der danach geöffneten Maske klicken Sie bitte auf Zugang Kundenportal. ODER Sollten Sie noch einen Zugang benötigen oder ist für einen bereits vorhandenen Zugang eine Änderung bzw. Löschung notwendig, können Sie auf dieser Seite das hierzu notwendige Beantragungsformular downloaden. Seite 3 von 16

4 Sie erhalten jetzt die nachfolgend angezeigte Anmeldemaske: Bei Benutzername, die Ihnen zugeordnete -Adresse und das Ihnen zugeordnete Passwort eingeben. Auf die Schaltfläche Anmelden klicken. Sollten Sie noch einen Zugang benötigen, verwenden Sie bitte das Downloadformular wie vorne beschrieben. Seite 4 von 16

5 2 VERWENDUNG DES KUNDENPORTALS 2.1 Passwortänderung Aus Sicherheitsgründen sollten Sie baldmöglichst Ihr zugeteiltes Passwort ändern. Bitte wie folgt vorgehen: - Klicken Sie auf die Schaltfläche Kennwort ändern. - Ein neues Dialogfenster öffnet sich: - Im Feld Aktuelles Kennwort geben Sie Ihr bisheriges Passwort ein. - Im Feld Neues Kennwort geben Sie Ihr eigenes neues Passwort ein und bestätigen dieses durch erneute Eingabe im Feld Neues Kennwort bestätigen (um Fehleingaben auszuschließen). Tipp: Ein alphanumerisches Passwort mit Klein-/Großschreibung bietet die größte Sicherheit. - Durch Klick auf die Schaltfläche Speichern bestätigen. Seite 5 von 16

6 Sie erhalten einen Bestätigungshinweis bzw. falls das neu eingegebene Passwort nicht mit dem unter "Kennwort bestätigen" eingegebenen übereinstimmt. Bitte wiederholen Sie dann die Eingaben. - Durch Klick auf die Schaltfläche Schließen beenden Sie das Dialogfenster. 2.2 Allgemeine Informationen Das Kundenportal steht zurzeit in deutscher und englischer Sprache zur Verfügung. Standardmäßig wird die deutsche Sprachversion angezeigt. Durch Klick auf DEUTSCH erscheint die Auswahl zur englischen Version. Seite 6 von 16

7 2.3 Auswahl-/Einschränkungsmöglichkeiten der Dokumente Hinweis: Weitere Auswahl-/Einschränkungsmöglichkeiten werden erst sichtbar, wenn Sie auf den Doppelpfeil rechts neben der Auswahlbox Typ klicken. Nach einem Klick auf: wird die Ansicht zu: Feld Kundennummer HST Hier können Sie Ihre Zweigniederlassungen/Tochtergesellschaften usw. über die bei Hohenstein Laboratories geführte Kundennummer auswählen, sofern Ihnen der Zugang zu weiteren Zweigniederlassungen von einer zeichnungsberechtigten Person schriftlich genehmigt, in Hohenstein gemeldet und eingerichtet wurde. ODER Feld Firma1 Hier können Sie Ihre Zweigniederlassungen/Tochtergesellschaften usw. über den Firmennamen auswählen (bitte Platzhalter * verwenden, wenn Sie nicht die vollständige Firmenbezeichnung eingeben möchten), sofern Ihnen der Zugang zu weiteren Zweigniederlassungen von einer zeichnungsberechtigten Person schriftlich genehmigt, in Hohenstein gemeldet und eingerichtet wurde. Sollten Sie noch einen Zugang benötigen, verwenden Sie bitte das Downloadformular wie vorne beschrieben. Seite 7 von 16

8 Feld Typ Dieses Feld steht standardmäßig auf - -> Alle, das heißt, dass in der Aufstellung sämtliche für die ausgewählte Firma vorhandenen Dokumente angezeigt werden. Sie können hier nach Dokumenttyp, wie folgt, eingrenzen: - --> Alle - WGK Untersuchungsbericht - Rechnung - Gutschrift - Zertifikat - Waschgang-Begleitliste - Schriftverkehr Jahresurkunde Hygienezeugnis Hygienezeugnis Zertifikat RABC Zertifikat RABC - Urkunde Fördermitglieder Hygienezeugnis Feld Dokumenten Nr. Durch Eingabe der Untersuchungsnummer (die letzten 4 Zahlen reichen aus) kann direkt ein Untersuchungsbericht ausgewählt werden. Suchfunktion auslösen Die Suche aufgrund der eingetragenen Auswahlkriterien erfolgt über die Schaltfläche Suchen durchführen (ENTER) oder ganz einfach durch Betätigen der Enter Taste an Ihrer Tastatur. Hinweis: Sucht man über weitere Suchkriterien nach einem bestimmten Dokument, muss man die Suche zurücksetzen (Schaltfläche Lupe mit rotem Kreuz), damit nachfolgend wieder alle Dokumente angezeigt werden können. 2.4 Dokumentenübersicht In der Dokumentenliste (siehe nachstehende Abbildung) werden als grobe Übersicht folgende Felder zu den Dokumenten angezeigt: - Kunden-Nr. (beim Forschungsinstitut Hohenstein) - Firma 1 - Ort - Dokumenten-Nr. - Typ - Dokument (Link zur Datei) - Ergebnis (nur bei Untersuchungsbericht Bestanden oder Nicht bestanden ) - RAL-Art - Angelegt am (=Datum des Berichtes/Dokumentes) Seite 8 von 16

9 Sortieren der Einträge nach Datum Durch einen Klick auf die Spaltenüberschrift Angelegt am können Sie den Inhalt der Tabelle nach Datum sortiert auf- bzw. absteigend anzeigen lassen. 2.5 Anzeigen einer Datei / eines Dokuments zur weiteren Verwendung Durch einen Klick auf das Linksymbol (siehe Abbildung) in der Spalte Dokument können Sie sich ein einzelnes Dokument anzeigen lassen. Seite 9 von 16

10 Werkzeugleiste 2.6 Unterschrift in einem Dokument Um eine endgültige Unterschrift in einem Dokument zu erzeugen, ist die Überprüfung der Echtheit von PDF- Dokumenten (elektronische Signatur) notwendig. Dazu muss das Dokument als PDF abgespeichert und wie in Punkt 3. beschrieben vorgegangen werden. 2.7 Ausdruck eines Dokuments Im geöffneten Fenster auf die Schaltfläche Drucken der Werkzeugleiste (siehe obige Abbildung rot umrandet) klicken und wie gewohnt drucken. (Falls die Schaltfläche bzw. die Werkzeugleiste nicht sichtbar ist, bitte den Infokasten nach Punkt 2.9 beachten) Hinweis: Der Untersuchungsbericht beinhaltet eine Leerseite, um Ihnen die Möglichkeit zu geben, das Gutachten beidseitig (Duplexmodus) zu drucken. Falls Sie einen einseitigen Druck bevorzugen, ist es aus technischen Gründen leider nicht möglich, die Leerseite zu unterdrücken. Seite 10 von 16

11 2.8 Abspeichern eines Dokuments Im geöffneten Fenster auf die Schaltfläche Speichern der Werkzeugleiste (siehe obige Abbildung rot umrandet) klicken und das Dokument in dem von Ihnen danach ausgewählten Speicherort abspeichern. (Falls die Schaltfläche bzw. die Werkzeugleiste nicht sichtbar ist, bitte den Infokasten nach Punkt 2.9 beachten) Hinweis: Bitte ändern Sie ggfs. den Dateinamen während des Speichervorganges in einen aussagekräftigeren Dateinamen ab (z.b. als Dateiname die Nummer des Untersuchungsberichtes auswählen) versand eines Dokuments Im geöffneten Fenster auf die Schaltfläche -Nachricht der Werkzeugleiste (siehe obige Abbildung rot umrandet) klicken um das Dokument an die gewünschte Empfängeradresse zu mailen. (Falls die Schaltfläche bzw. die Werkzeugleiste nicht sichtbar ist, bitte den nachstehenden Infokasten beachten) Hinweis: Nachstehendes Fenster könnte je nach Version unterschiedlich angezeigt werden, klicken Sie bitte auf die Schaltfläche Kopie senden. Info: Sollte eine der unter 2.5 bis 2.9 beschriebenen Schaltflächen bei Ihnen nicht sichtbar sein, so wählen Sie bitte das Menü Werkzeuge und Werkzeugleiste anpassen an oder Sie klicken mit der rechten Maustaste einen leeren Bereich innerhalb der Werkzeugleiste und wählen Weitere Werkzeuge... aus. Scrollen Sie bis zum Bereich Datei-Werkzeugleiste und setzen bei den Parametern Drucken, Speichern und einen Haken, dann mit OK bestätigen. Sollte die Werkzeugleiste überhaupt nicht sichtbar sein, können Sie diese mit der Tastenkombination Alt/F8 einblenden. 3 GÜLTIGE UNTERSCHRIFT IN DOKUMENTEN ERZEUGEN DURCH DIE ÜBERPRÜFUNG DER ECHTHEIT VON PDF-DOKUMENTEN (ELEKTRONISCHE SIGNATUR) EINMALIGER VORGANG Wichtige Information: Diese Anleitung bezieht sich auf den Adobe Acrobat in Version 7 bzw. den Adobe Reader. Bei anderen Adobe Versionen können die Schritte ggfs. von dieser Dokumentation abweichen. Hilfe erhalten Sie auch unter: Den Adobe Reader können Sie sich kostenlos unter herunterladen. Seite 11 von 16

12 Hinweis: Unter einer elektronischen Signatur versteht man mit elektronischen Informationen verknüpfte Daten, mit denen man den Unterzeichner bzw. Signaturersteller identifizieren und die Integrität der signierten elektronischen Informationen prüfen kann. 3.1 So bekommen Sie die Signatur angezeigt 1. Klicken Sie bitte in dem geöffneten PDF- Dokument oben links auf die Registerkarte Unterschriften bzw. auf das Symbol Unterschriften (Die Anzeige Register oder Symbole ist abhängig von der Ihnen vorliegenden Version) 2. Nachdem Sie auf die Registerkarte Unterschriften geklickt haben, wird ein weiteres Fenster geöffnet. In diesem werden Ihnen die Informationen zu den Empfängerunterschriften (Signaturen) angezeigt. Je nachdem, ob die Gültigkeit der Signierung an Ihrem Rechner bereits hinzugefügt/geprüft wurde oder nicht, wird Ihnen jetzt entweder oder Unterschrift ist gültig Gültigkeit der Unterschrift ist unbekannt angezeigt. oder Seite 12 von 16

13 3.2 So prüfen Sie die Signatur 1. Um die Signatur zu prüfen, positionieren Sie bitte die Maus über den Text "Unterschrieben von..." links oben im Fenster. Öffnen Sie anschließend das Kontextmenü, indem Sie auf die rechte Maustaste klicken, und wählen Sie hier den Punkt Unterschrift prüfen aus. 2. Nachdem sich das Dialogfenster Unterschriftvalidierungsstatus geöffnet hat, klicken Sie auf die Schaltfläche Unterschriftseigenschaften. 3. Es wird nun ein weiteres Dialogfenster mit verschiedenen Registerkarten sowie der Übersicht der Gültigkeitszusammenfassung geöffnet. Durch einen Klick auf den Button Zertifikat anzeigen öffnen Sie das Dialogfenster mit den Zertifikatdetails. Seite 13 von 16

14 3.3 So stufen Sie das Zertifikat als vertrauenswürdig ein 1. Um das Zertifikat des Absenders als vertrauenswürdig einzustufen, klicken Sie auf die Registerkarte Vertrauenswürdigkeit und fügen das Zertifikat zu den vertrauenswürdigen Identitäten hinzu. 2. Die jetzt erscheinende Adobe- Sicherheitsabfrage bestätigen Sie bitte mit dem OK-Button. Um im Anschluss die Kontakteinstellungen zu importieren, klicken Sie erneut auf den OK-Button. Schließen Sie danach die elektronische Rechnung sowie den Adobe Reader. 3. Dieses Fenster mit OK schließen. Seite 14 von 16

15 3.4 So erkennen Sie die Gültigkeit der Signatur 1. Nachdem Sie das Dokument erneut geöffnet haben, wird Ihnen angezeigt, dass die Unterschrift gültig ist. Sie erkennen dies an der Kennzeichnung durch einen grünen Haken 4 ABMELDUNG VOM KUNDENPORTAL Für eine sichere Abmeldung vom Kundenportal klicken Sie bitte auf die dafür vorgesehene Abmelde- Schaltfläche im Bereich rechts (siehe rote Markierung). Seite 15 von 16

16 5 SONSTIGES Diese Anleitung können Sie auch im Kundenportal über die unten gekennzeichnete Schaltfläche aufrufen. 6 SIE HABEN NOCH WEITERE FRAGEN? Für weitere Fragen und Anregungen wenden Sie sich bitte an: Petra Klein Hohenstein Laboratories Tel.: / p.klein@hohenstein.de Sollten Sie noch einen Zugang benötigen oder falls Sie die Löschung eines vorhandenen Zugangs wünschen, wenden Sie sich bitte an: Martina Scheffler-Delzemich Hohenstein Laboratories Tel.: / m.scheffler@hohenstein.de Seite 16 von 16