Kalender Termin, Ereignis, Besprechung

Transkript

1 1 KALENDER 1.1 Termin, Ereignis, Besprechung In der Kalender-Ansicht können Sie neue Termine, Ereignisse und Besprechungen eintragen. Wenn Sie wollen, erinnert Sie Outlook optisch oder akustisch (Vorwarnzeit) an einen wichtigen Termin. Termin: Ein Termin ist ein Zeitraum innerhalb eines Tages, der einmalig oder als Serie (sich wiederholend, Termin-Serie) vorkommt. Termine haben eine Anfangs- und Endzeit und belegen daher eine Zeitspanne im Kalender. Typische Beispiele: Sitzung, Arzttermin, Verabredung, Kurs-Serie Ereignis: Ein Ereignis ist ein nicht definierbarer Zeitraum über ein oder mehrere Tage, der einmalig oder wiederum als Serie vorkommt. Ereignisse haben keine Anfangs- und Endzeit (daher nicht definierbar) und belegen daher auch keine Zeitspanne im Kalender. Typische Beispiele: Geburtstag, Ausstellung, jeder zweite Dienstag im Monat etc. Besprechung: Eine Besprechung ist ein Termin, zu dem Sie andere Personen einladen und Ressourcen (Sitzungszimmer, Zeit) einplanen müssen. Mit einem Exchange-Server können Sie Online-Besprechungen führen. Eine vorherige Umfrage (per ) über Verfügbarkeit (Einträge in andern Teilnehmer-Kalendern) bietet die Möglichkeit, einfach einen Termin zu finden, der allen passt, ohne lästiges Rumtelefonieren. Hinweis zu Terminen: Mit Outlook können Sie sich auch bei einem Microsoft-Server anmelden. Sämtliche angemeldeten Personen (denen Sie das Recht einräumen, Ihren Terminplan einzusehen) können nun Terminvorschläge in Ihren Kalender legen. Sobald Sie für einen Termin Teilnehmer einladen, öffnet sich das entsprechende Fenster, das Sie durch das Anmelde-Prozedere führt (es ist hier nicht näher beschrieben). Hinweis zu Besprechungen: Mit Microsoft Net Meeting lassen sich Online-Besprechungen im privaten Rahmen durchführen Ansicht des Kalenders Die Ansichten für den Kalender sind vielfältig und reichen von der Tages-, Wochen- und Arbeitswochen- bis zur Monatsansicht. Feld zum Suchen und Filtern von Kalender-Daten (z. B. Geburtstage) aktueller Tag: rot eingerahmt OUTLOOK

2 Um die Ansicht Ihres Kalenders anzupassen, gehen Sie wiederum in die Outlook-Optionen (REGISTER DATEI). Hier steuern Sie die Anzeige Ihres Kalenders. Anzeige der Zeit (von bis) Zeit-Intervall Anzeige der Feiertage (z. B. Schweiz) In der Navigationsleiste des Outlook-Fensters in der Kalenderansicht können Sie unabhängig von der gewählten Anzeige (z. B. Tagesansicht) mit der Maus einzelne/mehrere Tage markieren, die dann im Anzeigebereich erscheinen. Abbildung vorherige Seite: Arbeitswochenansicht: 5 Tage Anzeigebereich: Tagesansicht mit zwei Tagen Termine/Ereignisse eingeben Auf der Abbildung sehen Sie die vielen Möglichkeiten, Termine und Ereignisse einzugeben (angezeigt ist die Tagesansicht). Ereignisserie mit Erinnerungsfunktion (falls Zeit definiert), ganztägig Einmaliger Termin mit Eigenschaft Privat (wird nur in Ihrem Kalender angezeigt, nicht für Terminanfragen sichtbar) Serienelement (Anzahl Wiederholungen: Termin von bis) 2 OUTLOOK 2010

3 Über die Schaltfläche NEU können Sie einen neuen Termin mit allen Optionen und Bedingungen eingeben. Dasselbe erreichen Sie auch über die rechte Maustaste/Kontextmenü: Neuer Termin. Übrigens: Die Position der Maus spielt nur eine untergeordnete Rolle; Sie können im Terminfenster die Daten sowie die Uhrzeiten genau eingeben, Outlook stellt den Termin dann korrekt in den Kalender oder Sie können ihn anschliessend verschieben. Ein Kreuzchen bei Ganztägig bedeutet, dass es sich um ein Ereignis handelt. Ohne Kreuzchen handelt es sich um einen Termin. sieht dann im Kalender so aus (Tagesansicht) Wenn Sie bei «Erinnerung» Termine, Ereignisse etc. individuell anpassen Wenn Sie auf dem REGISTER KALENDERTOOLS/Termine (oder bereits beim Eingeben des Termins auf dem REGISTER TERMIN/Optionen) eingeben, ob Sie an den Termin erinnert werden sollen, erscheint rechts neben dem Termin eine kleine Glocke. Gleichzeitig können Sie wählen, wie Sie die Zeitspanne bei Terminen angezeigt haben wollen. Dabei gibt es folgende Möglichkeiten: Frei: Der Termin wird mit einem weissen Balken markiert und zeigt, dass Sie zu diesem Zeitpunkt verfügbar sind, Sie wollten lediglich an diesen Termin erinnert werden (im Sinn von; «da findet dann die Sitzung von... statt» oder «nachher kann ich die Entscheide erwarten»). Mit Vorbehalt: Der Termin wird mit einem blau schraffierten Balken markiert und zeigt, dass Sie zu diesem Zeitpunkt eventuell zur Verfügung stehen. Beschäftigt: Der Termin wird mit einem dunkelblauen Rahmen markiert und zeigt, dass Sie zu dieser Zeit nicht verfügbar sind. Abwesend: Der Termin wird mit einem violetten Rahmen markiert und zeigt, dass Sie zu dieser Zeit ausser Haus/Büro sind. OUTLOOK

4 Zudem können Sie mit Farben eine so genannte Beschriftung wählen, die etwas über die Art des Termins/Ereignisses aussagt. Den Text ändern Sie über Alle Kategorien, dann eine Farbe markieren und umbenennen. (Allerdings müssen Sie sich dazu die Farben merken oder einen Spick an den Bildschirm heften!) Und schliesslich können Sie auch die Wichtigkeit eines Termins angeben. Erledigte Termine können Sie natürlich auch löschen. Dazu finden Sie im Formular Termine oder auf der Symbolleiste von Outlook den Button «Löschen» (ein rotes Kreuz). Aufgabe** (1) Terminanfrage Informieren Sie sich in der Hilfe von Outlook über eine Terminanfrage. Versuchen Sie eine Terminanfrage zu erstellen, zu versenden und zu beantworten. Termin-/Ereignisserien eingeben Wenn Sie Kurse belegen, die über mehrere Wochen dauern, können Sie natürlich einen Termin kopieren und immer wieder einfügen. Weit einfacher geht es aber mit dem Festlegen einer Terminserie. Öffnen Sie dazu den Termin. Über die Schaltfläche: SERIENTYP werden Sie zur Dialogbox weitergeleitet: Termin Zeitpunkt, Dauer des Termins Serienmuster Häufigkeit, Intervall Seriendauer Start/Ende, Anzahl Wiederholungen Hinweis: Wenn Sie beim Serienmuster jährlich eingeben, handelt es sich um eine Ereignisserie (z. B. Geburtstage). Falls es zu Terminkollisionen bzw. eng aufeinander liegende Termine kommt, macht Sie Outlook darauf aufmerksam: Lesebereich Um den genauen Inhalt des Termins (worum geht es genau) zu sehen, öffnen Sie einen Termin (Doppelklick auf Element). Sie werden dann gefragt, ob Sie den aktuellen Termin oder die Terminserie öffnen wollen. Sie können sich dabei den Lesebereich einschalten, den Sie sich auch in der Kalenderansicht anzeigen lassen können; REGISTER ANSICHT/Layout/Lesebereich (Abbildung: Lesebereich rechts). 4 OUTLOOK 2010

5 Eingeblendete Aufgabenliste Selbstverständlich können Sie nebst der Leseansicht auch die Aufgabenliste in der Kalender- Ansicht einblenden nur brauchen Sie dann gelegentlich einen Wide-Screen-Bildschirm oder eine bessere Lesebrille, um alles noch lesen zu können. eigentlicher Kalender (Tagesansicht) Leseansicht (Info zum markierten Termin) Tagesübersicht der Termine in dieser Woche Aufgabenübersicht Aufgaben nach Fälligkeit (hier Mail mit Nachverfolgung) Termin-Erinnerungen Wenn Sie ständig am PC sitzen, dann eignet sich diese Funktion: Sie können sich von Outlook an Termine und Aufgaben erinnern lassen. Dazu wählen Sie beim Erstellen eines Termins die Option «Erinnerung» auf der Symbolleiste. Stellen Sie hier die Minuten/Stunden ein. Outlook wird Sie genau (Abbildung: ) 6 Stunden vor dem Termin erinnern, dass Sie einen Termin haben (akustisches Signal und Dialogfenster). OUTLOOK

6 Aufgabe (2) Termine, Ereignisse, Besprechungen Tragen Sie folgenden Termin in den Kalender ein: Sitzung mit dem Lehrlingschef am 15. Dezember um Uhr im Personalbüro zusammen mit allen Lehrlingen. Lassen Sie sich von Outlook 30 Minuten vor dem Termin erinnern. Ihre Firma hat im Januar «Tag der offenen Tür» und zwar am 15. Januar zwischen Uhr sowie am 16. Januar zwischen Uhr. Tragen Sie diesen Anlass in Outlook ein. Am «Tag der offenen Tür», 15. Januar, hat der Chef mit den wichtigsten Kunden einen Termin von je einer halben Stunde vereinbart. Erfassen Sie diese Termine, planen Sie jeweils 15 Minuten Pause (Pufferzeit) ein. Jede Woche montags zwischen Uhr findet die Redaktionssitzung statt. Tragen Sie diese Terminserie ein. Die nächsten zwölf Wochen haben Sie jeweils von Uhr Physiotherapie bei Tragen Sie diese Terminserie ein. Fügen Sie Ihre nächsten Ferien als Ereignis ein. Beachten Sie den Unterschied: 1 Ereignis (14 Tage Ferien) oder Ereignisserie aus 14 Elementen. Fügen Sie Ihr Geburtstagsdatum als Ereignisserie ein. Jeweils am Dienstag der folgenden drei Wochen kommt der Gärtner von bis ca Uhr. Tragen Sie diese Termine ein. Sie müssen aber der Arbeit des Gärtners nicht zusehen, d. h. diese Zeit ist für Sie frei. Erstellen Sie einen Termin für den nächsten Kurstag: Pause von Uhr. Lassen Sie sich 10 Minuten vorher daran erinnern. Nun müssen Sie halt eine Woche warten, dann sollten Sie während des Kurses daran erinnert werden Kalender drucken Damit Sie Daten (Termine, Ereignisse) nicht mühsam in Ihre Agenda übertragen müssen, können Sie einzelne Tage, Wochen, Monate auch ausdrucken. Es stehen Ihnen bezüglich der Formate wieder einige Wahlmöglichkeiten zur Verfügung. Testen Sie die verschiedenen Druckformate mit Seite einrichten und Formate definieren! Grösse des zu bedruckenden Papiers, Art der Verwendung, Schriftarten, Kopf- und Fusszeilen Monatskalender, Jahreskalender, Welche Zeitspanne Sie drucken wollen Wenn Fremde Einblick haben in Ihren Kalender, Aufgabe (3) Ordner Kalender Ändern Sie das Aussehen von Ihrem Kalender in Tagesansicht, Wochenansicht und Monatsübersicht und wechseln Sie anschliessend wieder zu Outlook Heute. Informieren Sie sich über die verschiedenen Druckmöglichkeiten und drucken Sie die nächsten zwei Wochen aus. 6 OUTLOOK 2010