TITEL. Outputmanagement

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2 Totgesagte leben länger Der Spruch ist bekannt und bewahrheitet sich hin und wieder. Doch gilt er auch für den Druckermarkt? Bedeutet die Digitalisierung, die der Papierausgabe zunehmend zusetzen wird, das Ende einer Branche? Oder werden neue Lösungen, Dienstleistungen und nicht zuletzt strategische Partnerschaften den Anbietern ein dauerhaftes Bestehen sichern? Den Trend, weniger zu drucken oder zumindest weniger drucken zu wollen, gibt es nicht erst seit heute. Bereits seit geraumer Zeit werden Empfänger von s mit einem Hinweis am Schluss jeder Nachricht aufgefordert, diese nur wenn absolut notwendig zu Papier zu bringen. Und viele Unternehmen versuchen schon seit Jahren, ihre Mitarbeiter dazu zu animieren, mit dem Ausdrucken von Dokumenten bedachtsam umzugehen, nach der Devise so viel wie nötig, so wenig wie möglich. Anfangs war dies vor allem dem Umweltgedanken geschuldet und dem Wunsch, mit Ressourcen sparsam umzugehen. Inzwischen geschieht es zunehmend mit Blick auf das Ziel, Prozesse hauptsächlich elektronisch abzuwickeln und somit die digitale Transformation voranzutreiben. WER GIBT AUF? Insgesamt wird also weniger gedruckt und es ist gewiss nicht die neue DSGVO, die an dieser Tatsache etwas ändern wird im Gegenteil. So rückt das vollständig papierlose Büro, auch wenn es zunächst weiterhin eine Utopie bleibt, in greifbare Nähe, und für einen bereits seit Jahren angeschlagenen Markt 5/2018 FACTSMAG 39

3 Outputmanagement TITEL PROZESSE AUF DEM PRÜFSTAND: Vor allem gehört aufgrund der Dokumentenflut, die jedem Unternehmen wirtschaftsweit zu schaffen macht, nun auch vorrangig zum Thema Drucken die Verbesserung dokumentenintensiver Prozesse gefragt sind schnellere, reibungslosere Abläufe sowie Produktivitätssteigerungen. stellt sich dringend die Frage, wie seine Zukunft aussehen soll und wie die neuen Herausforderungen zu meistern sind. Einige fragen sich gar nichts mehr und geben auf. So hat beispielsweise der Samsung- Konzern das Handtuch geworfen und seine Druckersparte an HP verkauft. Inzwischen soll die Integration abgeschlossen sein und die Channel-Organisation zwecks Wachstums des A3-Bereichs demnächst erweitert weden. Somit geht die Konsolidierung im Outputmanagement-Markt weiter und niemand weiß wirklich, wie das Ende vom Lied aussehen wird. Doch nicht alle kapitulieren. Manche scheinen sogar erst recht in Fahrt zu kommen. Die Strategien mögen dabei unterschiedlich sein, doch viele zeigen Bereitschaft zur Veränderung. Nicht zuletzt Themen, die eher zum eigentlichen IT-Bereich denn zur Druckerperipherie gehören, wie etwa Mobile Computing, Cloud oder Near Field Communication (NFC), bewegen die Branche und geben den Anlass zur Schaffung neuer Dienstleistungen und neuer Konzepte, die sogar eine vollständige Übernahme ganzer Geschäftsfelder vorsehen. Um da mithalten zu können, schließen die meisten strategische Partnerschaften mit Softwareunternehmen. Auch die intensive Unterstützung der Vertriebspartner gehört zu den Maßnahmen, ohne die ein dauerhafter Erfolg nicht denkbar ist. Vor allem gehört aufgrund der Dokumentenflut, die jedem Unternehmen wirtschaftsweit zu schaffen macht, nun auch vorrangig DAS VOLLSTÄNDIG PAPIERLOSE BÜRO: Auch wenn es zunächst weiterhin eine Utopie bleibt, rückt es zumindest in greifbare Nähe. zum Thema Drucken die Verbesserung dokumentenintensiver Prozesse gefragt sind schnellere, reibungslosere Abläufe sowie Produktivitätssteigerungen. Vor diesem Hintergrund sind Dokumentenmanagementsysteme (DMS) und Enterprise NEUE KONZEPTE 40 FACTSMAG 5/2018

4 TITEL Outputmanagement ZUKUNFTSÄNGSTE? Für einen bereits seit Jahren angeschlagenen Markt stellt sich dringend die Frage, wie die neuen Herausforderungen zu meistern sind. Content Management (ECM) für den Markt ein Hauptthema. Die Art und Weise, wie Nutzer Informationen suchen, Dokumente und Content erstellen, verteilen, bearbeiten und archivieren, verändert sich grundlegend, fanden die Verfasser der Studie Print und Docu- KONSOLIDIERUNG: Übernahmen und Zusammenkünfte wird es im Druckermarkt vermutlich noch geben. ment Management in Deutschland 2016 des Anbieters von Marktinformationen, Beratungsdienstleistungen und Veranstaltungen auf dem Gebiet der Informationstechnologie und der Telekommunikation International Data Corporation (IDC) heraus. Informationen und Daten sind im digitalen Zeitalter die Währung der Zukunft. Mittels Print- und Document Management kann die Digitalisierung vorangetrieben werden. Dabei lasse sich mit Printmanagement zunächst die passende Infrastruktur zum Drucken und Scannen betreiben. Anhand von Dokumentenmanagement erfolgen dann die Digitalisierung papierbasierter Prozesse und die Verbesserung von Teilbereichen, bevor Content in ganz unterschiedlichen Formaten und Datenquellen weitgehend verarbeitet wird. Dadurch könne man schließlich Geschäftsprozesse ganzheitlich optimieren. RIESIGES POTENZIAL Und gerade das trifft den Nerv der Zeit. Denn in vielen Betrieben wächst aufgrund der massiven Änderungen in der Arbeitswelt vor allem der zunehmenden Mobilität und des Verbreitens flexibler und gemeinschaftlicher Arbeit der Wunsch nach einfach zu steuernden Prozessen. Damit liegt für Hersteller und Anbieter im Druckermarkt ein riesiges Potenzial brach, das es zu erschließen gilt. Allerdings müssen sie dafür die richtige Einstellung an den Tag legen. Denn neben den erforderlichen Fachkompetenzen wird die Verinnerlichung des Servicegedankens zu einer unabdingbaren 42 FACTSMAG 5/2018

5 TITEL Outputmanagement ERWEITERTE GESCHÄFTS- FELDER: Themen, die eher zum eigentlichen IT-Bereich denn zur Druckerperipherie gehören, wie etwa Mobile Computing, Cloud oder Near Field Communication (NFC), bewegen die Branche und geben den Anlass zur Schaffung neuer Dienstleistungen und neuer Konzepte. Voraussetzung für ein erfolgreiches Dasein im Markt. Von ihrem Anbieter erwarten die Kunden heute, dass er sie umfassend berät und nicht nur für ihre Druck-, sondern für ihre gesamte Dokumentenumgebung und darüber hinaus für die Verbesserung und die Verwaltung kompletter Arbeitsprozesse die Verantwortung trägt, weshalb übrigens höchste Aufmerksamkeit bei der Auswahl des Dienstleisters geboten ist. Die Gründe für diese Gefährdung sind vielfältig und reichen von menschlichen etwa wenn Ausdrucke liegen bleiben und organisatorischen Fehlern wie uneingeschränkten Zugriffsrechten oder unzureichender Kompetenz der IT-Administratoren über technisches Versagen bis hin zu vorsätzlichen Handlungen wie beispielsweise dem Abhören von Druckdaten im Netzwerk oder dem Auslesen von Festplatten. Weil die Systeme inzwischen über eigene Betriebssysteme verfügen und ähnliche Kom- FATALE DEFIZITE: Laut Experten wird IT-Sicherheit, vor allem im Umfeld der Outputsysteme, häufig nicht ernst genug genommen oder es fehlen die Ressourcen zur Umsetzung. BITTE ERNST NEHMEN Diese Empfehlung gilt darüber hinaus für einen weiteren überaus wichtigen Bereich: die Sicherheit. Denn Outputsysteme sind heute stets in Netzwerke eingebunden. Mit ihnen wird kopiert, gedruckt und gefaxt. Unternehmenskritische Informationen werden gesendet, an interne sowie auch an externe Adressaten. Dass dies höchst gefährlich ist, darüber sind sich viele Firmen nicht im Klaren. Untersuchungen zeigen, dass IT-Sicherheit, vor allem im Umfeld der Outputsysteme, häufig nicht ernst genug genommen wird oder schlicht die Ressourcen zur Umsetzung fehlen, berichten die Verfasser des Bundesverbands Informationswirtschaft, Telekommunikation und neue Medien e. V. (BITKOM) in ihrem vor einiger Zeit erschienenen Leitfaden Managed Print Services. 44 FACTSMAG 5/2018

6 WER FLIEGT RAUS? Brenzlig wird es für diejenigen, die nicht in der Lage sind, mit ganzheitlichen Angeboten und umfangreichen Dienstleistungen aufzuwarten oder sich durch Kooperationen mit Anbietern aus anderen Sektoren strategische Vorteile zu sichern, und für solche letztendlich, die ausschließlich an die Technologie glauben. ponenten wie Server besitzen, erfordert ihre Überwachung spezifische und umfassende Kenntnisse. Hier sind Fachleute gefragt, weiß der BITKOM und erörtert, wie Dienstleister ihre Kunden unterstützen sollten, um zum Beispiel bei der Umsetzung der IT-Sicherheitsnorm ISO im Bereich Druck- und Kopierumgebung alle Anforderungen zu erfüllen. Wesentliche Maßnahmen dazu seien der Schutz der Systeme, etwa vor Konfigurationsänderung und Manipulation, der Schutz der digitalen Daten und schließlich der Schutz der gedruckten Dokumente, zum Beispiel durch das Verhindern ihrer unberechtigten Weitergabe oder Kopie. Wie man sieht, bleibt es alles andere als langweilig in einem Markt, der jetzt den größten Wandel seit seiner Entstehung vollziehen muss, und man darf gespannt sein, wie die Anbieterlandschaft aussehen wird, wenn die Konsolidierung abgeschlossen ist. Wird der Markt noch schrumpfen, werden sich die Reihen weiter lichten? Übernahmen und Zusammenkünfte wird es vermutlich noch geben und die Gerätepreise werden vor dem Hintergrund des wütenden Wettbewerbs, der die Branche bereits seit Jahren prägt, höchstwahrscheinlich weiterhin fallen. Vielleicht werden sogar einige Akteure verschwinden, in erster Linie solche, die nicht imstande sind, mit ganzheitlichen Angeboten und umfangreichen Lösungen und Services aufzuwarten oder sich durch Kooperationen mit Anbietern aus anderen Sektoren strategische Vorteile zu sichern und solche letztendlich, die ausschließlich an die Technologie glauben. Doch der Markt, der wird nicht sterben. Es ist doch so: Totgesagte leben länger Graziella Mimic g RICHTIGE EINSTELLUNG: Neben den erforderlichen Fachkompetenzen wird die Verinnerlichung des Servicegedankens zu einer unabdingbaren Voraussetzung für ein erfolgreiches Dasein im Markt. DAS ENDE VOM LIED? 5/2018 FACTSMAG 45