Informationsblatt: Standortverwaltung

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1 Informationsblatt: Standortverwaltung Vor dem Hintergrund der zunehmenden Anzahl von überörtlichen Sozietäten ermöglicht Advoware Ihnen in den Grundeinstellungen, die Anlage mehrerer Standorte. Wenn Sie über mehrere Standorte verfügen, melden Sie sich beim Login an dem Ort an, wo Sie sich aktuell befinden. Wenn Sie nur einen Standort angelegt haben, ist diese Option beim Login nicht sichtbar. Die Standortverwaltung in Advoware bietet aber nicht nur für die überörtlichen Sozietäten viele Möglichkeiten. Auch die Kanzlei mit nur einem Standort profitiert von den einzelnen Einstellungsmöglichkeiten. Um die Standortverwaltung zu öffnen, gehen Sie bitte auf Grundeinstellungen Kanzleiorganisation Standortverwaltung. Es öffnet sich folgendes Fenster: Sollten Sie schon einen Standort angelegt haben, so steht hier der Name Ihres Standortes. Über den Button Neu können Sie dann einen weiteren Standort anlegen. Sofern Sie noch keinen Standort angelegt haben, steht in diesem Fenster standardmäßig der Standort Wetter. Dieser kann nicht gelöscht sondern lediglich geändert werden. Um diesen zu ändern, klicken Sie den Standort per Doppelklick an. Sie haben dann folgende Einstellungsmöglichkeiten: Informationsblatt: Standortverwaltung Seite 1 von 6

2 Adresse Standort Tragen Sie hier den Standort der Kanzlei /die Zweigstelle ein. Kürzel Sollten Sie an mehreren Standorten arbeiten und diesen in Advoware notiert haben, so vergeben Sie bitte jedem Standort ein Kürzel, welches Sie hier eintragen. Kanzlei* Tragen Sie hier den Namen Ihrer Kanzlei ein. Anrede* Wählen Sie hier bitte die zu Ihrer Kanzlei passenden Anrede aus. Eine manuelle Eingabe ist nicht möglich. Straße* Tragen Sie hier die Straße (mit Hausnummer) ein, in welcher sich Ihre Kanzlei befindet. PLZ* Tragen Sie hier die PLZ Ihres Ortes ein. Ort* Tragen Sie hier den Namen Ihres Ortes ein. Telefon* Tragen Sie hier die zentrale Telefonnummer Ihrer Kanzlei ein. Telefax* Tragen Sie hier die zentrale Telefaxnummer Ihrer Kanzlei ein. Tragen Sie hier die zentrale adresse Ihrer Kanzlei ein. *Die eingegebenen Daten können mit Platzhaltern in Mustertexten ausgefüllt werden. Um die Eingaben zu speichern, klicken Sie bitte auf Übernehmen. Finanzamt Informationsblatt: Standortverwaltung Seite 2 von 6

3 Tragen Sie hier die Daten Ihres zuständigen Finanzamtes, Ihre Steuernummer und Ihre Ust-Idnr. ein. Die werden für die Umsatzsteuervoranmeldung und für die Rechnungen mit Rechnungsnummer benötigt. Sollten Sie mit mehreren Standorten arbeiten, so überträgt Advoware bei der Übermittlung der Daten an das Finanzamt (Voranmeldung, ELSTER) immer die Daten aus dem aktuellen Standort, also aus dem, in welchem Sie sich in Advoware angemeldet haben. Um die Eingaben zu speichern, klicken Sie auf Übernehmen. Optionen Schnittstelle zur Telefonanlage: Sollten Sie die Telefonie (kostenpflichtiges Zusatztool von Advoware) erworben haben, so können Sie unter Schnittstelle zur Telefonanlage wählen, ob die Schnittstelle aktiviert werden soll. Aktivieren Sie die Schnittstelle nur bei funktionsfähiger Verbindung zu Ihrer TAPI-fähigen Telefonanlage. Andernfalls läuft Advoware auf Ihrem Rechner sehr instabil. Amtsholung: Wählen Sie aus, ob die Verbindung zu den anderen Standorten über die Schnittstelle der Telefonanlage (erfordert eine TAPI-Schnittstelle) oder über ein Amt per Telefon hergestellt werden soll. variable Nebenstellen: Aktivieren Sie diese Einstellung, wenn Mitarbeiter an mehreren Rechnern arbeiten und die Nebenstelle des Arbeitsplatzes automatisch dem angemeldeten Advoware Benutzer als "Durchwahl" zugeordnet werden soll (z.b. für das Telefonprotokoll). Telefoniefenster für interne Gespräche nicht öffnen: Diese Option verhindert, dass bei internen Telefonaten das Telefoniefenster erscheint. Viele Kanzleien möchten nur externe Gespräche erfassen und protokollieren. Informationsblatt: Standortverwaltung Seite 3 von 6

4 Internes Nachrichtensystem: Sollten Sie mit dem internen Nachrichtensystem arbeiten wollen, so können Sie unter internes Nachrichtensystem das Nachrichtensystem aktivieren und festlegen, ob nur Mitarbeiter des eigenen Standorts beachtet werden sollen oder die Mitarbeiter aller Standorte. Weiter haben Sie hier die Möglichkeit einzustellen, ob die Lesebestätigungen, welche bei der internen Kommunikation anfallen können, in der Aktengeschichte gespeichert werden sollen. Kanzleicontrolling Das Kanzleicontrolling ermöglicht die automatische lückenlose Protokollierung sämtlicher Tätigkeiten in Advoware. Optional erfolgt dies nur für Akten, die auf der 2. Seite der Aktenverwaltung im Listenfeld "abrechnen nach" als Zeithonorarakten gekennzeichnet wurden. In der Regel wird in solchen Akten keine Rechnung nach RVG/VV abgerechnet (dies ist natürlich möglich). Für die Protokollierung und das automatische Öffnen des Zeithonorar-Dialogs nach Aktenwechsel können Sie jeweils ein Mindestintervall angeben. Wenn Sie zu Kontrollzwecken für Ihre Akten ein Budget vorgeben möchten, können Sie eine Bewertung entweder nach internen Verrechnungssätzen oder nach den tatsächlich erfassten Honoraren aus dem Zeithonorar - bewertet nach den normalen Stundensätzen - vornehmen. Kostenstelle Sie können hier jedem Standort eine eigene Kostenstelle für die Finanzbuchhaltung zuweisen. Warnung bei Mehrfachanmeldung Wenn Sie hier ein Häkchen setzen, erfolgt eine Warnung beim Programmstart, wenn der Mitarbeiter bereits an diesem oder an einem anderen Rechner im Netzwerk angemeldet ist (nützlich, wenn Sie über weniger Lizenzen als Arbeitsplätze verfügen). Um die Eingaben zu speichern, klicken Sie auf Übernehmen. Speicherorte für Dokumente Informationsblatt: Standortverwaltung Seite 4 von 6

5 Um die Zugriffszeiten bei mehreren Standorten zu minimieren, sollten Sie für jeden Standort separate Ordner für Word-Dokumente, s, Sprachdateien sowie den Importordner für die Aktengeschichte festlegen. Hier können Sie definieren, wo Advoware etwas automatisch hin speichern soll. Wählen Sie bei Art aus für welche Art Sie den Speicherort festlegen wollen. Entscheiden Sie, ob alle Mitarbeiter im selben Ordner speichern, für jeden Mitarbeiter ein eigener Ordner angelegt werden soll, oder ob für jede Akte ein eigener Ordner angelegt werden soll. Geben Sie bei neuer Speicherort den Ordner an, in welchen die Schreiben abgespeichert werden soll. Größere Kanzleien sollten für jedes Jahr einen neuen übergeordneten Ordner anlegen, um große Datenmengen innerhalb eines Ordners zu vermeiden. Ab einer bestimmten Anzahl von Dateien kommt es sonst zu signifikant längeren Zugriffszeiten beim Öffnen und Speichern. Um die Eingaben zu speichern, klicken Sie bitte auf Übernehmen. Speicherort für Dokumentenvorlagen Um die Zugriffzeiten für mehrere Standorte zu minimieren, sollten Sie für jeden Standort separate Ordner für die von Advoware mitgelieferten Dokumentenvorlagen, Formulare, Anträge und Anschreiben definieren. Sie können dies für folgende Vorlagearten definieren: Die Vorlage Maßnahmen enthält die Anträge und Mustertexte für die Zwangsvollstreckung und das Mahnverfahren. Die Vorlage Rechnungen enthält die Vorlagen für Musterkostenrechnungen Die Vorlage Anschreiben enthält alle.dat-dateien, die nicht unter die Maßnahmen fallen (z. B. Kenntnisnahmezettel, Empfangsbekenntnis, EMA etc.) und alle Dateien, die über den Punkt Grundeinstellungen Schriftverkehr Textverarbeitung Schreiben an Aktenbeteiligte selbst erstellt werden. Informationsblatt: Standortverwaltung Seite 5 von 6

6 Um die Eingaben zu speichern, klicken Sie auf Übernehmen. Onlineakte Wenn Sie das Zusatzmodul Onlineakte erworben haben, legen Sie hier fest, ob Advoware ständig im Hintergrund die Verfügbarkeit des Freigabemoduls überwachen soll (empfohlen). Sie erhalten eine Meldung, wenn das Freigabemodul nicht verfügbar ist. Die IP- und die Port-Adresse müssen Sie nur dann ausfüllen, wenn das Freigabemodul auf einem anderen Rechner als die SQLBase-Datenbank läuft. Um die Eingaben zu speichern, klicken Sie auf Übernehmen. Kontrollieren Sie noch einmal Ihre Einstellungen und schließen Sie die Grundeinstellungen über Ok. Bei weiteren Rückfragen können Sie sich aber auch gerne mit dem Advoware Anwendersupport unter der Telefonnummer in Verbindung setzen. Weitere Hilfestellungen zu diesem Thema finden Sie auch im Benutzerhandbuch, in der Onlinehilfe sowie in der Onlineakademie. Informationsblatt: Standortverwaltung Seite 6 von 6