Mitarbeiterbefragung in der Praxis

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1 Mitarbeiterbefragung in der Praxis Teil I: So planen Sie Ihre Mitarbeiterbefragung In unserer Reihe Mitarbeiterbefragung in der Praxis erhalten Sie wertvolle Anregungen, die Sie direkt in Ihrem Unternehmen umsetzen können. Im ersten Teil geben wir Ihnen Tipps zur Planung Ihrer Mitarbeiterbefragung. Denn die sorgfältige Planung ist ein wesentlicher Erfolgsfaktor: wer sie vernachlässigt geht unkalkulierbare Risiken ein.?! So werden in der Planungsphase die wichtigsten Ecksteine Ihrer Mitarbeiterbefragung abgestimmt, z.b. das Commitment zur Mitarbeiterbefragung die Ziele der Mitarbeiterbefragung die Rahmenbedingungen mit Terminen, Verantwortlichkeiten, Teilnehmerstruktur, Fragebogenmedien oder Regeln zum Schutz der Teilnehmer der Feedbackprozess inkl. Kommunikationsschritte und Reporting der Follow-up Prozess der zeitliche Ablaufplan die Kosten und die Kriterien zur Anbieterauswahl 01

2 Akteure und Interessen Sie werden schnell feststellen, dass die Interessen im Kontext Ihrer Mitarbeiterbefragung je nach Personengruppe sehr unterschiedlich sind. Folgende Akteure und Interessen sollten Sie daher bei der Planung Ihrer Mitarbeiterbefragung berücksichtigen: INTERESSENSGRUPPE Oberste Leitung (Vorstand bzw. Geschäftsführung) Personalabteilung Personalvertretung (Personal- oder Betriebsrat) Vertreter der Führungsebenen Datenschutzbeauftragter Betriebliches Gesundheitsmanagement INTERESSEN, Z.B. Entscheidungsgrundlagen erhalten Alle für die Durchführung notwendigen Rahmenbedingungen schaffen Wahrung der Mitarbeiterinteressen, z.b. Anonymität, Sanktionsfreiheit, Verbesserungen Wahrung der Interessen der Führungsebenen, z.b. Sanktionsfreiheit, Informationsfluss Gewährleistung von gesetzlichen oder normativen Regeln zum Datenschutz Integration von Gesundheitsthemen in die Mitarbeiterbefragung 02 Commitment zur Mitarbeiterbefragung Stimmen Sie zunächst die Zielsetzung und danach die weitere Vorgehensweise mit allen relevanten Interessensgruppen ab. Wenn alle dahinter stehen, wird die Akzeptanz Ihrer Mitarbeiterbefragung sowohl bei den Projektbeteiligten wie auch bei den teilnehmenden Mitarbeitern profitieren. die Differenzierung nach den Organisationseinheiten (z.b. soll die Auswertung auf Niederlassungs-, Abteilungs- oder Teamebene erfolgen?) Wie wird mit den Ergebnissen umgegangen? (Werden diese kommuniziert, Werden Maßnahmen abgeleitet etc.) Nachfolgend beispielhaft einige Themen die Sie, neben der Zielsetzung, unbedingt sorgfältig abstimmen sollten: die Regeln zum Schutz der Beteiligten (Anonymität, Sanktionsfreiheit) die betroffenen Teilnehmergruppen (sollen z.b. auch Auszubildende, Praktikanten, Werkstudenten, Leiharbeitnehmer befragt werden?) Sie können die wichtigsten Vereinbarungen zu Ihrer Mitarbeiterbefragung auch in einer Betriebs- oder Dienstvereinbarung festhalten. Im Anhang finden Sie ein exemplarisches Muster für eine entsprechende Vereinbarung.

3 03 Ziele der Mitarbeiterbefragung festlegen Die Zielsetzung hat Einfluss auf nahezu alle Schritte und Elemente einer Mitarbeiterbefragung: z.b. auf die Regelungen zur Wahrung der Anonymität, den geeigneten Fragenkatalog, die Ergebnisberichte, die Follow-up-Prozesse und auf jeden einzelnen Kommunikationsschritt. äußert muss sich vielmehr fragen Warum interessiert uns die Meinung unserer Mitarbeiter? Warum gerade jetzt?. Oft kann die Motivation zur Durchführung einer Mitarbeiterbefragung an konkrete Indikatoren geknüpft werden: z.b. Kennzahlen zur Fluktuation, zum Krankenstand oder zur Kundenzufriedenheit. Zudem sind Ziele der Mitarbeiterbefragung, die mit allen relevanten Interessensgruppen vereinbarten wurden eine großartige Hilfe im gesamten Abstimmungsprozess. Auf die Zielsetzung kann sich jederzeit berufen werden, wenn zwischen den vielen Projektbeteiligten diskutiert wird. Fragen Sie sich: Unterstützt das so unsere gemeinsam vereinbarte Zielsetzung?. Wichtig ist, dass die Ziele belastbar sind. Wer Wir möchten die Mitarbeiterzufriedenheit messen als Ziel Eine klar formulierte Zielsetzung könnte somit beispielsweise wir folgt aussehen: Unsere Fluktuation ist im Vergleich zum Vorjahr um 6% gestiegen. Wir wollen dazu die betroffenen Organisationseinheiten und mögliche Ursachen identifizieren und auf dieser Basis geeignete Maßnahmen zur Verbesserung der Situation ableiten und umsetzen. GEMEINSAME ZIELSETZUNG Ziele der Interessensgruppen Motivationen der Befragung max. Belastbarkeit prüfen klare Ziel-Formulierung

4 04 Zeitplanung Zur Planung Ihrer Mitarbeiterbefragung gehört auch eine sorgfältige Timeline. Nur so können Sie sicher sein, dass der kommunizierte Starttermin eingehalten wird, dass genügend Zeit bleibt um eine hohe Qualität der Erhebung zu gewährleisten und dass Ihre Mitarbeiterbefragung nicht zufällig in die Haupturlaubszeit fällt. AUFTRAGGEBER DIENSTLEISTER Kick-off Workshop / Planung Abstimmung des Planungsdokuments & Korrekturschleife Abstimmung des Fragenkatalogs / Modells (intern/extern) Kommunikation der Mitarbeiterbefragung an die Mitarbeiter (z.b. Betriebsversammlung) Entwurf zum Online- und Papier-Fragebogen Test und Abnahme der Fragebögen Korrekturschleife Erteilung der Auftragsdatenverarbeitung Bereitstellung der Teilnehmerdaten Lieferung der Papierfragebögen und Rücksendekuverts Verteilung der Papierfragebögen im Betrieb -Versand der Einladungen zur Online-Befragung Versand des Reminders zur Papier-Befragung (z.b. via Gehaltsmitteilung) Mail-Versand des Reminders zur Online-Befragung Ende der Feldzeit Bereitstellung und Präsentation der Ergebnisberichte Kommunikation der Ergebnisse an die Mitarbeiter Exemplarische Timeline für eine Hybrid-Mitarbeiterbefragung

5 Fazit Nehmen Sie sich Zeit für eine sorgfältige Planung Beziehen Sie alle relevanten Interessensgruppen mit ein Definieren Sie belastbare Ziele Halten Sie die wichtigsten Vereinbarungen schriftlich fest Achten Sie auf eine detaillierte Zeitplanung Sie benötigen Hilfe bei Ihrer Mitarbeiterbefragung? Inworks GmbH Hörvelsinger Weg Ulm - Germany Tel Fax info@inworks.de

6 Anhang 1: Beispiel zur Betriebsvereinbarung Wichtiger Hinweis zur Verwendung dieses Beispiels: Die im Folgenden beschriebene Mustervorlage zur Betriebs- bzw. Dienstvereinbarung hat lediglich exemplarischen Charakter. Sie erhebt keinen Anspruch auf Vollständigkeit und Allgemeingültigkeit. Sie ist stets auf das jeweils betreffende Projekt exakt anzupassen. BETRIEBSVEREINBARUNG über die regelmäßige Durchführung eine Mitarbeiterbefragung in der Muster AG Zwischen der Muster AG, vertreten durch den Vorstand und dem Betriebsrat der Muster AG wird folgende Betriebsvereinbarung getroffen: PRÄAMBEL Die Muster AG möchte zur Verbesserung des Betriebsklimas zyklisch eine Mitarbeiterbefragung durchführen. In diesem Rahmen erfolgt jährlich eine Betriebsklimaanalyse. Dabei werden folgende Feedbackgeber berücksichtigt: Stammmitarbeiter Leiharbeitnehmer Auszubildende 03. Feedbackgeber bleiben grundsätzlich anonym. Entsprechende Vorkehrungen müssen getroffen werden. Feedback mit weniger als fünf Teilnehmern wird in keinem Bericht dargestellt, sodass auf das Feedback einzelner Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen nicht zurückgeschlossen werden kann. 04. Alle Versuche, das Feedback von Mitarbeitern mit deren Identität in Verbindung zu bringen, sind nicht Sinn des Projekts und damit seitens des Vorstands und des Betriebsrats ausdrücklich untersagt. 05. Führungskräfte mit Verantwortung für eine Organisationseinheit (z.b. Leiter einer Abteilung) können ggf. mit den diese Organisationseinheit betreffenden Ergebnissen in Verbindung gebracht werden. 06. Vom externen Anbieter wird ein kumulierter Gesamtbericht (ein Stimmungsbild zum Betriebsklima) erstellt. Dieser wird im Intranet veröffentlicht. Dies gilt ausdrücklich nicht für die Ergebnisberichte einzelner Organisationseinheiten, diese werden ausschließlich den betreffenden Organisationseinheiten und den darüber liegenden Führungsebenen zur Verfügung gestellt. 07. Alle Daten werden ausschließlich auf Servern des externen Anbieters mit Serverstandort in Deutschland verarbeitet. Die Muster AG hat keinerlei Zugriff auf diese Daten. Nicht berücksichtigt werden dabei: Praktikanten Werkstudenten VEREINBARUNGEN 01. Die Teilnahme ist freiwillig. 02. Aufgrund der Mitarbeiterbefragung erfolgen keinerlei Sanktionen. Die Ergebnisse können beispielsweise Grundlage sein für Maßnahmen zur Verbesserung des Betriebsklimas, der Kommunikation oder der Personalentwicklung. Durch die Teilnahme entstehen keinerlei persönliche Nachteile. SCHLUSSBESTIMMUNGEN, INKRAFTTRETEN Die Betriebsvereinbarung wird auf unbestimmte Zeit geschlossen. Änderungen dieser Betriebsvereinbarung sind einvernehmlich stets möglich. Sollte eine Bestimmung dieser Betriebsvereinbarung ganz oder teilweise rechtsunwirksam sein oder werden, wird hierdurch die Gültigkeit der übrigen Bestimmungen nicht berührt. Die Betriebsvereinbarung tritt zum.. in Kraft. Inworks GmbH Hörvelsinger Weg Ulm - Germany Tel Fax info@inworks.de