Kompetenzen- Netzwerk

Transkript

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2 IT und Organisation Wissen aus Österreich Kompetenzen- Netzwerk Top-Kunden in vielen Branchen 100 Jahre Projekterfahrung Linz Wien Salzburg 2

3 Headquarter Österreich 1999 Deutschland 2000 Ungarn 2001 Serbien 2003 Rumänien 2007 Slowakei 2007 Ukraine 2010 Albanien 2014 Schweiz 2015 EU Revenue >25% internationale IT-Experten e e. 3

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5 Eingang Verteilung, Kopien Weiterleitung Zugriff Sicherheit im Umgang Medienbruch Ausgang 5

6 -Eingang an unterschiedlichen Eingangspunkten Ablage der s Zugriff auf digitale Dokumente Ausdrucken - Medienbruch Ausgangskanäle Fax, , 6

7 Bearbeitung ERP, CRM, PDM, BI, CAD Papier Eingang Ausgang Papier Rundlauf im Unternehmen Digitale Dokumente Digitale Dokumente Dokumente Archiv, DMS 7

8 Unternehmensinformation gebündelt und bedarfsgerecht für jeden Mitarbeiter (je nach Berechtigung) entlang der Prozesse zur Verfügung stellen. Aktuelle Dokumente in freigegebener Version zur Verfügung stellen Aus den Unternehmensprozessen Verknüpfungen zu relevanten Informationen herstellen (ERP, Office, CRM, PDM, BI ) Zusammenarbeit zwischen Mitarbeitern und Bereichen in standardisierten Umgebungen und definierten Prozessen Mobilität und Offline Verfügbarkeit der Informationen und Dokumente Zeitgemäße Sicherheitsarchitekturen Sicher aufbewahrt entlang der relevanten Lebensdauer 8

9 Mobilität Mitarbeiter DMS (extern) Austausch Kunden Lieferanten DMS (intern) DMS (heute) Business Partner ERP File-Share Drittsysteme Lokale Festplatte CRM Informationen (Intern) PDM Typische Informationslandschaft 9

10 Digitaler Posteingang (Eingangsbelegerfassung, Lieferscheine, ) Digitale Beschaffung und Lieferantendokumentation Auftrags-/Projektakte (Kundenakte, Bauakte, ) Personal- und Bewerbungsakte Vertrags- und Rechtsakte Qualitätsmanagement-Prüfverfahren Produktbezogene Informationen (Marketing / Vertrieb) Berichtswesen (Controlling) Output Management (Erstellung, Druck und Versand von Kundendokumenten) Dynamische und/oder individualisierte Dokumentenerstellung 10

11 Projektaktenablage des größten Geschäftsbereichs der STIWA Intelligentes Berechtigungssystem Dynamische Struktur Trefferlisten beliebig sortierbar Metadatensuche nach Projekt, Kunden, Zeitbereich, Namen, 11

12 Alle zu einem Produkt relevanten Dokumente werden dem Bediener angezeigt Übersichtliche Struktur Vollständigkeit Metadatensuche nach Produkt QM-Dokumentation Maschinen und Anlagendokumentation 12

13 Einsatz im oberen und mittleren Management Versionierung Traceability (Wer hat was, wann geändert?) Einfache Suche Dokumentnummer und Status Komplexe Berechtigungsstrukturen 13

14 Thematik Einsparungspotenzial an % täglicher Arbeitszeit Beschreibung Dokumentsuche % Tägliches Suchen von Informationen und Dokumenten pro Mitarbeiter Dokumentation und Verwaltung von Informationen 10-25% Dokumentation wird natürlich nicht komplett entfallen, aber das Verwalten von Informationen wird deutlich effizienter Ablage und Weiterleitung 10-15% Dokumente ablegen oder weiterleiten beschäftigt sehr viele papierlastige Unternehmen Quellen: Gartner, IDC, AIIM, Neudenker 14

15 Quantitative Aspekte Effektives Nutzen von Personalressourcen Zeiteinsparung bei Routinetätigkeiten und Prozessen Materialeinsparung (Papier, Drucker/Kopierer, Kästen, ) Qualitative Aspekte Mehr Sicherheit bei der täglichen Arbeit durch Vollständigkeit der Informationen Bessere Auskunftsfähigkeit und Beratungsqualität der Kunden Nachvollziehbarkeit der Prozesse und einfachere Optimierungsmöglichkeit 15

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17 Kosten einer DMS-Lösung Einmalige Kosten (CAPEX) Userlizenzen, Serverlizenzen, Lizenzen für Drittsoftware Infrastruktur (Server, Storage, Netzwerk, Datenleitungen, ) Dienstleistungen (intern/extern) für die Konzeption und Umsetzung Geschätzte Kosten einer DMS-Lösung (500 User) im Vollausbau Gesamt Software/Hardware ca ,- Anpassung und Beratung ca ,- Projektmanagement ca ,- geschätzte Kosten ca ,- Fortlaufende Kosten (OPEX) p. a. Wartung ca. 18% auf Basis Software Interner Betrieb, Support und Weiterentwicklung 17

18 1. Projektinitialisierung Kickoff-Workshop mit dem Kernteam 9. Inbetriebnahme der ECM-Teil-Lösung 2. Anforderungserhebung - Definitionsworkshops 8. Iteration 2 bis n (Teilprojekte 2 bis n) 3. Strategiekonzept DMS 7. Iteration 1 (Teilprojekt 1) 4. Festlegung und Evaluierung der Software- Werkzeuge 6. Planung der Umsetzungs- Iterationen 5. Initialisierung Projektumsetzung 18

19 2015 Neudenker Qualysoft Teilprojekt 2 Teilprojekt 1 Wartung Pilotprojekt: Konzeption und Pilot Produktauswahl Kickoff Workshops Erstellung Lastenheft Beraterentscheidung April/2015 Mai/2015 Juni/2015 Juli/2015 August/2015 September/2015 Oktober/2015 November/

20 Das beste aus beiden Welten Neudenker: Neutrales Beratungsunternehmen im Umfeld DMS und ECM Umfassende Kenntnis der Lösungsmöglichkeiten im DMS Bereich Technisch anspruchsvolle Lösungskonzeption Top-Projektmanagement im Umfeld DMS- Konzeption und Einführung Qualysoft: Starker Umsetzungspartner für DMS DMS (z.b. Dokumentenerstellung, Workflows, Output Management, ) ECM (z.b. SharePoint, Portallösungen, Mobility, ) zusätzliche Entwicklungen (z.b. Customer Experience, CRM, ERP, BI, ) Application Management Projektteam Neudenker DI (FH) Christian Dlapka, M.A. Seniorberater Neudenker Michael Hadrian Seniorberater Neudenker Projektteam Qualysoft Stefan Resl, PMP Senior Consultant Qualysoft Daniel Peppert Key Account Manager 20

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22 Christian Dlapka, GF Neudenker GmbH 22

23 Geschäftsführer und Senior Berater Neudenker GmbH Kärntner Ring 5-7 A-1010 Wien T M +43 (0) christian.dlapka@neudenker.at Key Account Manager Qualysoft GmbH Leonard-Bernstein-Straße 10 A-1220 Wien M +43 (0) daniel.peppert@qualysoft.at 23