ELKO - QUICK SART HIS QIS FSV-MBS. ELEKTRONISCHER KOSTENSTELLENKONTENZUGANG April, Dresden, Dezernat 1 - Sachgebiet 1.1

Transkript

1 Dezernat 1 - Sachgebiet 1.1 HIS QIS FSV-MBS ELKO - QUICK SART ELEKTRONISCHER KOSTENSTELLENKONTENZUGANG April, Dresden, 2010 Adresse Telefon: TU Dresden Dezernat 1 Fax: Sachgebiet haushalt@tu-dresden.de TU Dresden Dresden

2 START/LOGIN Öffnen Sie Ihren Browser und besuchen Sie: Wir empfehlen die Nutzung von Internet Explorer 8, Mozilla Firefox oder Opera ZIH Login Tragen Sie in die vorgesehen Texteingabefelder (1) den Benutzernamen und das Kennwort Ihres ZIH Logins ein und drücken Sie anschließend auf Anmelden. Sofern Sie die richtige Kombination aus Nutzernamen und Kennwort eingeben haben und für ElKo freigeschaltet sind, sollte der Willkommensbildschirm der nächsten Seite erscheinen. Falls Sie sich nicht am System anmelden können, kann dies mehrere Ursachen haben: 1.) Sie haben die falsche Kombination aus Nutzernamen und Kennwort eingeben 2.) Ihr Nutzerkonto wurde noch nicht für ElKo freigeschaltet. 2

3 Ob Ihr Nutzerkonto aktiv ist und Sie die richtige Kombination aus Nutzernamen und Kennwort oder Ihr Nutzerkonto noch nicht für ElKo freigeschaltet wurde, können Sie wie folgt nachprüfen: Besuchen Sie und loggen Sie sich im Webmailer der TU Dresden mit dem Ihnen bekannten Nutzernamen und Kennwort ein. Sollte dies auch fehlschlagen, so wenden Sie sich bitte an die Benutzerberatung des ZIHs: bzw Sofern Sie sich im Webmailer der TU Dresden korrekt anmelden konnten, wenden Sie sich bitten an den für Ihren Bereich/Fakultät zuständigen Haushaltsverantwortlichen oder direkt an das Dezernat 1 SG Tel , haushalt@tu-dresden.de für eine Freischaltung von ElKo. 3

4 WILLKOMMENSBILDSCHIRM 1 Wählen Sie nun per Mausklick eine der folgenden Funktionen (1) Kontostand zeigt den aktuellen Kontostand für Haushaltskonten an. Ansicht beinhaltet: Aktuelles Soll, Einnahmen, Ausgaben und offene Forderungen/Festgelegt von Ausgabe und Einnahmen Titeln inkl. Summen. Einzelbuchungen zeigt alle im ausgewählten Zeitraum getätigten Buchungen inkl. Kapitel, Titel, Untertitel, Zahlungspartner, Rechnung, Buchungsdatum, HUEL-Nummer, Buchungskennzeichen, U-Nummer, Kosten- und Erlösart und Betrag. Weiterhin können Summen über Titelgruppen, Kosten- und Erlösart und Ausgabearten (entspricht Kontostand für Drittmittelkonten) angezeigt werden. Kontoauszug zeigt Kontostand und Einzelbuchungen auf einer Seite. 4

5 Finanzsicht Projekte zeigt detaillierte Informationen zu Projekten 5

6 AUSWAHL DER KOSTENSTELLE FÜR KONTOSTANDSANZEIGE HAUSHALTSKONTEN 1 2 Wählen Sie nun Ihre Kostenstelle aus von der Sie den Kontostand angezeigt bekommen wollen. Sie können hierfür die Kostenstellen Nummer entweder direkt im Textfeld (1) eingeben oder im darunterliegenden Drop-Down Menü (1) auswählen. Klicken Sie nun auf Ermitteln (2). Hinweis: Sie können nur für Ihr Nutzerkonto freigeschaltete Kostenstellen auswählen. Sollten Sie für eine Kostenstelle verantwortlich sein, welche noch nicht für Sie freigeschaltet ist, so wenden Sie sich bitte an den für Ihren Bereich/Fakultät zuständigen Haushaltsverantwortlichen oder direkt an das Dezernat 1 SG Tel , haushalt@tu-dresden.de für eine Freischaltung von ElKo. 6

7 KONTOSTANDSANZEIGE HAUSHALTSKONTEN A B Sie können die ausgewählte Ansicht entweder als PDF Datei (A) zum Ausdrucken anzeigen lassen oder als CSV Datei (A) zur Weiterverarbeitung in z.b. Microsoft Excel exportieren. 7

8 AUSWAHL DER KOSTENSTELLE FÜR EINZELBUCHUNGEN 1 A B 2 Wählen Sie nun Ihre Kostenstelle aus von der Sie Einzelbuchungen angezeigt bekommen wollen. Sie können hierfür die Kostenstellen Nummer entweder direkt im Textfeld (1) eingeben oder im darunterliegenden Drop-Down Menü (1) auswählen. Klicken Sie nun auf Ermitteln (2). Hinweis: Sie können nur für Ihr Nutzerkonto freigeschaltete Kostenstellen auswählen. Sollten Sie für eine Kostenstelle verantwortlich sein, welche noch nicht für Sie freigeschaltet ist, so wenden Sie sich bitte an den für Ihren Bereich/Fakultät zuständigen Haushaltsverantwortlichen oder direkt an das Dezernat 1 SG Tel , haushalt@tu-dresden.de für eine Freischaltung von ElKo. 8

9 Standardmäßig werden alle Einzelbuchungen des gesamten Jahres angezeigt. Sie können dies jedoch durch eine Datumsauswahl in den entsprechenden Drop-Down Menüs (A) eingrenzen. Zusätzlich zur Übersicht über die Einzelbuchungen, können diese auf Wunsch auch nach folgenden Kriterien: Kapitel, Titel und Untertitel Kostenart Ausgabeart (Hinweis: Darstellung entspricht dem Kontostand für Drittmittelkonten) gruppiert werden und die Summen dieser Gruppen angezeigt werden. Wählen Sie hierfür einfach die gewünschte Darstellungsart durch ein Kreuz auf den Checkboxen (B) aus. 9

10 ÜBERSICHT DER EINZELBUCHUNGEN A B Sie können die ausgewählte Ansicht entweder als PDF Datei (A) zum Ausdrucken anzeigen lassen oder als CSV Datei (A) zur Weiterverarbeitung in z.b. Microsoft Excel exportieren. 10

11 EINZELBUCHUNGEN MIT GRUPPIERUNG NACH KAPITEL, TITEL, UNTERTITEL A B Sie können die ausgewählte Ansicht entweder als PDF Datei (A) zum Ausdrucken anzeigen lassen oder als CSV Datei (A) zur Weiterverarbeitung in z.b. Microsoft Excel exportieren. 11

12 EINZELBUCHUNGEN MIT GRUPPIERUNG NACH AUSGABEARTEN A B Sie können die ausgewählte Ansicht entweder als PDF Datei (A) zum Ausdrucken anzeigen lassen oder als CSV Datei (A) zur Weiterverarbeitung in z.b. Microsoft Excel exportieren. 12

13 WO FINDE ICH WAS? UMSTIEG VON PAPIER- KONTOAUSZUG ZU ELKO KONTOSTAND HAUSHALTSKONTEN Willkommensbildschirm -> Kontostand 13

14 KONTOSTAND DRITTMITTELKONTEN Willkommensbildschirm -> Einzelbuchungen mit Summen pro Ausgabeart 14

15 EINZELBUCHUNGEN VON HAUSHALTS ODER DRITTMITTELKONTEN Willkommensbildschirm -> Einzelbuchungen 15

16 NUTZEREINRICHTUNG DURCH BEREICH/FAKULTÄTS- HAUSHALTSVERANTWORTLICHE Sofern Sie ein Haushaltsverantwortlicher für einen durch Dezernat 1 Ihnen zugewiesenen Bereich/Fakultät sind, haben Sie im ElKo die Möglichkeit neue Nutzerkonten anzulegen. Die Nutzerkontenverwaltung und Rechtevergabe im ElKo System basiert auf Kostenstellennummernpräfixen und den folgenden drei Relationen: verwaltet gehört zu Rechte für Kostenstelle Als Haushaltsverantwortlicher verwalten Sie einen bestimmten Bereich der Universität. Der Bereich selbst ist eindeutig durch den Kostenstellennummernpräfix spezifiziert. Beispiel: Sie können Haushaltsverantwortlicher einer ganzen Fakultät z.b. Fakultät Architektur (Kostenstellennummernpräfix: 15) oder nur eines untergeordneten Institutes sein (z.b ). Sie können aber auch Haushaltsverantwortlicher mehrerer Fakultäten oder Institute sein. Jeder Nutzer im ElKo System gehört zu einem bestimmten Bereich der Universität, wobei die Zugehörigkeit wiederum nicht auf eine Einrichtungen/Fakultäten/Institute/Lehrstühle beschränkt sein muss. Haushaltsverantwortliche sind ebenfalls einem bestimmten Bereich der Universität zugehörig/zugeordnet und können nur Nutzerkonten einsehen und bearbeiten, welche ferner demselben Bereich zugeordnet sind. Jedem Nutzer können durch einen Haushaltsverantwortlichen Sichtberechtigungen für bestimmte Kostenstellen eingeräumt oder entzogen werden (Rechte für Kostenstelle). Haushaltsverantwortliche können Sichtberechtigungen anderen Nutzern nur einräumen oder entziehen, sofern (a) sie denselben Bereich angehören und (b) der entsprechende Verwaltungsrechte innehält. 16

17 NUTZER ANLEGEN Melden Sie sich wie gewohnt am ElKo an. 1 Wählen Sie nun per Mausklick FSV-System-Management (1) 17

18 2 Und anschließend per Mausklick Benutzerverwaltung (2) 18

19 A 1 2 Sie können nun nach bereits vorhandenen Nutzerkonten suchen oder, sofern noch nicht vorhanden, ein neues Nutzerkonto anlegen. SUCHE NACH EINEM BEREITS VORHANDENEN NUTZERKONTO Zur Suche nach bereits vorhandenen Nutzerkonten, geben Sie in einen der vorgegebenen Eingabefelder entweder den Nutzernamen (Login / ZIH-Login), Nachnamen oder Vornamen ein (A) und wählen Sie anschließend per Mausklick Suche starten (1). ANLEGEN EINES NEUEN NUTZERKONTOS Wählen Sie per Mausklick Neuer Sachbearbeiter (2). 19

20 1 2 Tragen Sie nun in den vorgegebenen Eingabefelderern sowohl Nutzernamen (Login / ZIH- Login), Nachnamen und Vornamen ein (1) und wählen Sie anschließend per Mausklick Speichern (2). 20

21 1 Wählen Sie nun per Mausklick Recht für Kostenstellen (1). 21

22 3 1 2 Wählen Sie nun im Kostenstellenbaum (1) die Kostenstellen, für welche der Nutzer eine Sichtberechtigung erhalten soll. Analog können Sie durch Entfernen des Kreuzes dem Nutzer Rechte wieder entziehen, wählen Sie Speichern (2) und anschließend Gehört zu (3) um mit der Zuweisung des (Tätigkeits-)Bereiches fortzufahren. Anmerkung: Sie können nur Sichtberechtigungen für Kostenstellen zuweisen bzw. entziehen für welche Sie in der Relation verwaltet durch Dezernat 1 eingetragen worden sind. 22

23 1 2 Wählen Sie nun im Kostenstellenbaum (1) die Kostenstellen/Bereiche, die dem Tätigkeitsbereich/der Anstellung des Nutzers entsprechen und wählen Sie anschließend Speichern (2). Anmerkung: Sie können Nutzer nur (Tätigkeits-)Bereiche zuweisen, welchen Ihnen selbst zuvor durch Dezernat 1 (Relation Gehört zu) zugewiesen worden sind. 23