FINANZEN. Belegarbeitsliste

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1 FINANZEN Belegarbeitsliste

2 1. Ein Überblick Der Import in die Belegarbeitsliste Der Belegimport Der Import in das Rechnungseingangsbuch Der Import als Anhang einer Vorbereitung des Import-Stapels Funktionen der Belegarbeitsliste Übersicht Die Verarbeitung Kontierungsassistent Beispiel einer Regel Erstellen einer neuen Regel Belegarbeitslisten-Einstellungen Copyright Scopevisio AG. All rights reserved. Seite 2 von 13

3 1. Ein Überblick Die Belegarbeitsliste ist das Arbeitsmittel, um Dokumente, die in Scopevisio hochgeladen (importiert) wurden zu verarbeiten (z.b. um zu buchen). Die Verarbeitung der Liste unterstützend, können Regeln im Regelassistenten definiert werden, wodurch die Dokumente der Belegarbeitsliste bereits vorverarbeitet und die Verbuchung erleichtert werden. Die Belegarbeitsliste ist zur Verarbeitung von PDF-Dokumenten vorkonfiguriert. Weitere Datentypen können in den Belegarbeitslisten-Einstellungen hinzugefügt werden. Die in die Belegarbeitsliste importierten Dokumente werden mit Datum, Status des Belegs, der Belegherkunft und der Belegart sowie weiteren Informationen zur Bearbeitung aufgeführt. Nach Verarbeitung der Belege werden ebenfalls die Kontierung sowie die vergebene Belegnummer aufgeführt. Copyright Scopevisio AG. All rights reserved. Seite 3 von 13

4 2. Der Import in die Belegarbeitsliste Es werden die folgenden Importmöglichkeiten unterstützt: 2.1. Import über Belegimport 2.2. Import als Anhang einer Import einzelner Dokumente im Rechnungseingangsbuch 2.1 Der Belegimport [Menü Buchhaltung Belegimport] Mit dem Belegimport können mehrere buchungsrelevante Dokumente (z.b. Eingangs- und Ausgangsrechnungen) in Scopevisio geladen werden. Die importierten Dokumente werden zur weiteren Verarbeitung in der Belegarbeitsliste zur Verfügung gestellt. Um Dokumente zu importieren, ist der Mehrfachbelegerfassung eine neue Stapelverarbeitung hinzuzufügen. Dem neu erstellten Importstapel kann eine individuelle Bezeichnung gegeben werden. Es kann festgelegt werden, welche Art von Belegen (Eingangsrechnungen, Ausgangsrechnungen oder sonstige Belege) in diesem Stapel importiert werden sollen. Hinweis: Die einem Dokument zugeordnete Belegart kann nachträglich in der Belegarbeitsliste für jedes Dokument geändert werden. Dokumente, die in einem Stapel mit der Belegart Eingangsrechnung importiert wurden, werden neben der Belegarbeitsliste auch dem Rechnungseingangsbuch zugefügt. Copyright Scopevisio AG. All rights reserved. Seite 4 von 13

5 Dem Importstapel kann eine Notiz zugefügt werden. Dieser Kommentar wird in jedes Notizfeld der im Stapel hochgeladenen Dokumente kopiert. Nachdem die Dokumente hochgeladen wurden, durchlaufen sie nach einem Klick auf den Button Speichern und Job starten eine OCR-Texterkennung. Die Belege stehen nun in der Belegarbeitsliste zur Verfügung. 2.2 Der Import in das Rechnungseingangsbuch In das Rechnungseingangsbuch können nur einzelne Belege importiert werden. Die in das Rechnungseingangsbuch importierten Belege werden der Belegarbeitsliste mit der Belegart Eingangsrechnung zugefügt. 2.3 Der Import als Anhang einer Werden in die Betreffzeile einer an Ihre persönliche Scopevisio -Adresse gesendeten die Begriffe [Eingangsrechnung] oder [ER], [Ausgangsrechnung] oder [AR], [sonstiger Beleg] oder [Beleg] eingetragen, werden die als Anhang dieser gesendeten Dokumente mit der erkannten Belegart in die Belegarbeitsliste importiert. Die maximale Größe einer kann 30 MB betragen. Teilen Sie Ihre Belege auf mehrere s auf, wenn diese Grenze überschritten wird. 3. Vorbereitung des Import-Stapels Sie können Ihre Belege einzeln in die Anwendung importieren oder Sie importieren alle Belege in einer einzigen Datei. Dies empfehlen wir Ihnen insbesondere dann, wenn Sie Ihre Belege mit einem Scanner mit automatischem Einzug scannen. Copyright Scopevisio AG. All rights reserved. Seite 5 von 13

6 Mithilfe der von Scopevisio zur Verfügung gestellten Deckblätter können Sie die einzelnen Belege voneinander abgrenzen. Der OCR Scan erkennt die Deckblätter, teilt die Datei wieder in die einzelnen Belege auf und in der Belegarbeitsliste wird die Belegart vermerkt. Die Deckblätter können Sie aus der Anwendung herunterladen. 1. Tippen Sie den Befehl Einstellungen in das Scopen Feld und wählen Sie aus den Vorschlägen Einstellungen Rechnungseingangsbuch aus. 2. Aktvieren Sie die Funktion Erkennung vordefinierter Deckblätter. 3. Laden Sie sich über den nebenstehenden Link die Deckblätter herunter und drucken Sie von jedem jeweils mehrere Exemplare aus. 4. Sie können nun all Ihre Belege zu einem Stapel zusammenlegen, achten Sie aber darauf, dass Sie vor jeden neuen Beleg ein Deckblatt mit der entsprechenden Bezeichnung legen. Bspw. das Deckblatt mit der Aufschrift Deckblatt für Eingangsrechnungen vor die einzuscannende Eingangsrechnung. Besteht eine Rechnung aus mehreren Seiten, legen Sie die Blätter hintereinander und trennen Sie die Rechnung nach der letzten Seite durch ein entsprechendes Deckblatt von dem nächsten Beleg. Hinweis: Bitte achten Sie darauf, dass die Deckblätter im Hochformat eingescannt werden. Möchten Sie ohne den Einsatz der Deckblätter arbeiten, können Sie einfach unbeschriftete Blätter zwischen die einzelnen Belege legen. Wählen Sie in den Einstellungen Rechnungseingangsbuch aus, ob die automatische Trennung nach einer Leerseite oder nach zwei Leerseiten (Empfohlen für Faxe mit Duplex-Scan-Funktion) stattfinden soll. Copyright Scopevisio AG. All rights reserved. Seite 6 von 13

7 4. Funktionen der Belegarbeitsliste [Menü- Buchhaltung - Buchen - Belegarbeitsliste] 4.1 Übersicht In der Belegarbeitsliste werden alle unbearbeiteten Dokumente angezeigt. Zusätzlich können verarbeitete (gebuchte) oder ausgeblendete Dokumente eingeblendet werden. Die Belegarbeitsliste kann nach der Belegart vorgefiltert werden. In der Spalte Belegart kann ein Beleg nachträglich als Eingangsrechnung, Ausgangsrechnung oder als sonstiger Beleg gekennzeichnet werden. Mit einem Klick der rechten Maustaste auf die Spaltenüberschriften können weitere Spalten eingeblendet oder vorhandene Spalten ausgeblendet werden. Hier kann unter anderem die Spalte Notiz aktiviert werden. In dieser Spalte befindet sich der Kommentar, der eventuell in der Mehrfachbelegerfassung einem Importstapel beigefügt worden war. Andere, individuelle Kommentare können jederzeit im Eingabefenster der Notiz hinterlegt werden. Diese Notizen können beim Kontierungsassistenten als Bedingung und Aktion berücksichtigt werden. Unterhalb der Arbeitsliste können die Einstellungen der Belegarbeitsliste aufgerufen und die Regeln des Kontierungsassistenten bearbeitet und neue hinzugefügt werden. Zudem wird wahlweise das Buchungsjournal eingeblendet. Mithilfe der Einstellmöglichkeiten der PDF- Belegansicht kann der Anwender festlegen, wie am Arbeitsplatz die Darstellung der zu verarbeitenden Dokumente erfolgen soll. Copyright Scopevisio AG. All rights reserved. Seite 7 von 13

8 Die Dokumentenvorschau kann auch abgeschaltet werden. 4.2 Die Verarbeitung Die Darstellung kann im Splitscreen (Dokument und Buchungsmaske auf einem Bildschirm) erfolgen. Werden mehrere Monitore genutzt, kann die Ansicht auf zwei Monitore verteilt werden. Die Buchungsmaske öffnet sich auf Monitor Eins, das Dokument auf Monitor Zwei. Hinweis: Auf Monitor Eins befindet sich auch die Taskleiste. Wie unterhalb der Belegarbeitsliste bei PDF-Belegansicht eingestellt, öffnet sich bei Doppelklick in eine Belegzeile (oder auf den Button Buchen) zur Belegbearbeitung die Scopevisio-Buchungsmaske und das Dokument. Mit Öffnen der Buchungsmaske werden vom Kontierungsassistenten die Kontierungsregeln, die der Belegarbeitsliste hinterlegt sind, angewendet. Angaben, die aufgrund der Texterkennung und aufgrund der Kontierungsregeln bereits erkannt worden, sind in der Buchungsmaske bereits vorbefüllt. Die Belegangaben und Kontierung sind nun zu ergänzen. Beleg- und Buchungstexte können aus dem PDF-Dokument kopiert (Bereich mit gedrückter linker Maustaste markieren und [String] oder rechte Maustaste und Kopieren) und in das entsprechende Eingabefeld der Buchungsmaske eingefügt ([String] oder rechte Maustaste und Einfügen) werden. Direkt aus der Buchungsmaske heraus können neue Kontierungsregeln erstellt oder bereits vorhandene Regeln bearbeitet werden. Soll ein vorhandener Beleg nicht verarbeitet werden, kann zwischen den Belegen vor oder zurück gesprungen werden. Als nächster oder vorheriger Beleg werden nur solche Belege angezeigt, die den Belegstatus Neu haben und nicht ausgeblendet sind. Sind alle Angaben erfolgt, um einen Beleg buchen zu können, kann mit dem Button Buchen und Nächster der nächste Beleg mit dem Copyright Scopevisio AG. All rights reserved. Seite 8 von 13

9 dazugehörigen Dokument zur Verarbeitung geöffnet werden. Mit dem Button Beleg ausblenden werden Belege aus der Belegarbeitsliste dauerhaft ausgeblendet. Diese Dokumente sind nicht gelöscht und können bei Bedarf in der Belegarbeitsliste wieder eingeblendet werden. Unwiderruflich entfernt (gelöscht) werden Dokumente mit dem Button Entfernen. Es können nur Dokumente entfernt werden, die den Belegstatus Neu haben. 5. Kontierungsassistent Bei der Verarbeitung der Belege den Anwender unterstützend wurde der Belegarbeitsliste ein konfigurierbarer Kontierungsassistent beigefügt. [Menü Buchhaltung Belegarbeitsliste Automatische Regeln bearbeiten] Vier Standardregeln sind bereits vorhanden. Lieferanten werden anhand der beim Kreditor hinterlegten USt-ID des Kreditors erkannt. Kunden werden anhand der beim Debitor hinterlegten Kundennummer erkannt. Die vorhandenen Regeln können verändert und zur weiteren Bearbeitung dupliziert werden. Es können neue Regeln angelegt werden. Eine Regel wird angewendet, wenn bestimmte Bedingungen auf das Dokument zutreffen und diese erkannt werden. Sind die Bedingungen erfüllt, sind verschiedene Aktionen möglich. Beispiele möglicher Aktionen: Copyright Scopevisio AG. All rights reserved. Seite 9 von 13

10 Beispiel für eine Regel: Definierte Regeln können aktiviert und deaktiviert werden. Die Reihenfolge der Regelanwendung kann festgelegt werden. Wurden die zu einer Regel hinterlegten Bedingungen bei einem Beleg erkannt und die zugehörigen Aktionen durchgeführt, werden bei diesem Beleg keine weiteren Regeln angewendet. Es empfiehlt sich die Reihenfolge der hinterlegten Regeln dem entsprechend festzulegen. Je niedriger die Priorität eine Regel ist, desto grober sollte eine Regel gehalten sein. Umso detaillierter und spezieller eine Regel ist, desto höher sollte eine Regel priorisiert sein. 5.1 Beispiel einer Regel Erstellen einer neuen Regel In die Belegarbeitsliste der T&S Consult GmbH wurde eine Rechnung der Klosmer Werbeagentur über die Mehrfachbelegerfassung (Upload) oder den Mailagent (E- Mail-Versand) geladen. Bisher waren T&S und Klosmer noch keine Geschäftspartner, künftig aber sind regelmäßig Rechnungen der Werbeagentur zu erwarten. Aus diesem Grund soll eine Regel in der Belegarbeitsliste künftige Rechnungen der Klosmer Werbeagentur erkennen und verbuchen. Copyright Scopevisio AG. All rights reserved. Seite 10 von 13

11 In der Belegarbeitsliste wird die Rechnung ausgesucht und mit einem Doppelklick geöffnet. Hinweis: Ein Doppelklick auf die PDF-Datei öffnet das PDF. Im Splitscreen von PDF-Darstellung und Buchungsmaske werden die zur Buchung benötigten Angaben erfasst. Anschließend wird die Funktion Kontierungsregel erstellen gewählt. Der Regel wird eine eindeutige Bezeichnung gegeben. In den Details der zu erstellenden Regel werden die gewünschten Voraussetzungen (Bedingungen), die zum Ausführen der Regel notwendig sind, sowie die daraus resultierenden Aktionen ergänzt. Bedingungen: Eine Bedingung kann ein beliebiger Zahlen- oder Textbestandteil des Belegs sein. Dieser Bestandteil muss auf jedem weiteren Beleg, der durch diese Regel erkannt werden soll, ebenfalls vorhanden sein. Aktionen: Als Folge der definierten Bedingungen werden die an dieser Stelle definierten Aktionen durchgeführt. Copyright Scopevisio AG. All rights reserved. Seite 11 von 13

12 Künftig werden bei jedem folgenden Beleg, bei dem die in der Beispielregel definierten Bedingungen erkannt werden, die in dieser Regel festgelegten Aktionen durchgeführt. 6. Belegarbeitslisten-Einstellungen [Menü Global Stammdaten Finanzen verwalten Belegarbeitsliste einrichten] Die Belegarbeitsliste ist zur Verarbeitung von PDF-Dokumenten vorkonfiguriert. Um weitere Datentypen oder Dokumentquellen mit der Belegarbeitsliste verwenden zu können, sind die Einstellungen der Belegarbeitsliste zu ändern. Copyright Scopevisio AG. All rights reserved. Seite 12 von 13

13 Es ist zu beachten, dass die OCR-Texterkennung nur PDF-Dokumente verarbeitet. In die Belegarbeitsliste sind über den Import per Mehrfachbelegerfassung nur PDF-Dokumente importierbar. Copyright Scopevisio AG. All rights reserved. Seite 13 von 13