Verwaltungsübergreifende Vernetzung und Prozessmanagement: die Rolle der IT-Dienstleister
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- Josef Koch
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1 Verwaltungsübergreifende Vernetzung und Prozessmanagement: die Rolle der IT-Dienstleister KDN - Dachverband kommunaler IT-Dienstleister in Nordrhein-Westfalen Prof. Dr. Andreas Engel Münster, 08.Juni 2011
2 KDN Dachverband kommunaler IT- Dienstleister in NRW Die Mitglieder: Stadt Bielefeld Bundesstadt Bonn Stadt Hagen Stadt Köln Stadt Mülheim an der Ruhr Stadt Münster Stadt Ratingen Stadt Remscheid Stadt Wuppertal Stadt Solingen Kreis Mettmann Landschaftsverband Rheinland civitec Zweckverband Kommunale Informationsverarbeitung GKD Paderborn ITK Rheinland kdvz Rhein-Erft-Rur
3 KDN Dachverband kommunaler IT- Dienstleister in NRW ca. 8 Millionen Einwohner in NRW* Umsatz/Budget der Mitglieder: 230 Mio. Personal der Mitglieder: ca MA Betreute PC-Arbeitsplätze: ca * ohne Verbandsgebiet des Landschaftsverbands Rheinland
4 Die Lage der Kommunen spitzt sich zu Kontinuierliche Ressourcenverknappung Steigende Komplexität der Problemlagen und Aufgaben Wachsender (Krisen-) Interventionsbedarf Demographischer Wandel Neue Kommunikations-, Arbeits- und Lebensmodelle Stärkere Beteiligungsanforderungen und Mitwirkungsbereitschaft Zunehmender Wettbewerbsdruck Nicht nur Prozesse stehen auf dem Prüfstand, sondern die gesamte Kommunikations- und Arbeitskultur! Sind Verwaltungen darauf vorbereitet?
5 Lösungsansätze Optimierung bestehender Geschäftsprozesse (GPO): nur ein erster Ansatz. Grundlegender Wandel notwendig:» Prozessinnovation» Produktinnovationen» Verhaltensinnovation Neue organisatorische Arrangements Management von Veränderungsprozessen Fähigkeit zur Zusammenarbeit nur im Verbund mit einer starken IT Folie 5
6 Potential der IT: Geschäftsprozess-Innovation (GPI) Umbau von Prozessen und Strukturen nach den Prinzipien: Kommunikative und operative Vernetzung der Beteiligten Standardisierung und Automatisierung von Arbeitsschritten Modularisierung von Aufgaben Trennung zwischen Leistungsbereitstellung vor Ort (Front-Office) und konzentrierter Leistungsproduktion im Hintergrund (Backoffice) Ressourcenkonzentration in Shared-Service-Centern Aufbau von prozessorientierten Leistungsnetzwerken nur im Verbund mit einer starken IT Folie 6
7 Hohe Erwartungen an IT-Dienstleister Anforderungen an IT wachsen Einbindung der Bürger/Unternehmen als Ko-Produzenten open Zugang von überall mobile Hohe Betriebsstandards, Sicherheit 7/24 mehr Leistungen mit weniger Geld do more with less Durchdringung der Arbeitsprozesse always online Vernetzung der Leistungsprozesse über Organisationsgrenzen seamless Professioneller Full-Service-Betrieb aus einer Hand Wegbereiter und Vorreiter für neue Organisationsmodelle Leistungsnetzwerke und Shared Service Center Folie 7
8 Eine neue Organisationsarchitektur für den Umbau der Verwaltung Back-Offices Front-Office KfZ- Zulassung (G2N) eparticipation (G2C) ebürgerservice Brief-Dienste Online-Dienste Bürgerämter Mobile Dienste Call-Center/D 115 Personenstand Vollstreckung Personal (G2B) eunternehmensservice Behörden- Behörden-Dienste Kommunen, Land Bund, EU (G2G) IT-Betrieb
9 Shared Service Center Vorteile aus Bürgersicht: mehr Service One-stop-shop: keine Rücksicht auf Zuständigkeiten Freie Wahl des Zugangs Integration der Back-Office-Dienste im Front-Office Vorteile aus Verwaltungssicht: Effizienz und Qualität Spezialisierung in Vertrieb (Kundenmanagement) und Produktion (Leistungserstellung) Modularisierung von Verwaltungsprozessen (SOA) Auslagerung von Back-Office-Prozessen in Shared Service Center Warum gibt es so wenige?
10 Barrieren der Zusammenarbeit Selbstverständnis der kommunale Selbstverwaltung Kommunalverfassungsrecht Wirtschaftliches Betätigungsverbot (z.b. 107 GO NW) Beschränkte Wahl der Rechtsform (GkG NRW) EU-Vergaberecht Inhouse-Eigenschaften Hoheitliche Aufgaben Steuerrecht
11 Beispiel: Beihilfebearbeitung Status quo Kommune Beihilfestelle Beihilfeberechtigter stellt Antrag: schriftlich Antragsprüfung und Genehmigung (verteiltes Arbeiten nicht möglich) Druck Bescheid Versand per Brief oder interne Post Beihilfeberechtigter reicht Widerspruch ein: schriftlich Beihilfekasse der Stadt Köln Folie 11
12 Behördenübergreifender Prozess mit zentraler Scannstelle Beihilfeberechtigter: Antrag schriftlich Beihilfeberechtigter: Widerspruch schriftlich Antrag / Widerspruch wird eingescannt Zentrale Scanstelle Datenprüfung und Korrektur Software Antragsprüfung GOÄ, GOZ, DRG und AMNOG Antragsprüfung und Genehmigung (verteiltes Arbeiten möglich) Beihilfestelle n Beihilfestelle 1 Druck Bescheid Versand per Brief oder interne Post Beihilfeberechtigter: Antrag elektronisch Beihilfeberechtigter: Widerspruch elektronisch Papier-Antrag / -Widerspruch wird 3 Monate aufbewahrt Zentrales Beihilfeportal mit eid Versand per Versand per E-Brief
13 Barriere: Selbstverständnis der Kommunalen Selbstverwaltung Grundgesetzgarantie (Art. 28 Abs. 2) Eigenverantwortliche Aufgabenerledigung als Regelfall (Organisationshoheit; Kooperationshoheit, einschließlich Verzicht) Organisationsformen: Kommunalunternehmen (3 in NRW); Zweckverbände (350; öffentlich-rechtliche Vereinbarung (ca. 1000) bei 396 kommunalen Gebietskörperschaften Art der Aufgabenübertragung: mandatierend: Aufgaben für andere durchführen = vergaberelevant delegierend: echte Aufgabenübertragung; eigenverantwortliche Aufgabenwahrnehmung durch den, der die Aufgabe übernimmt Keine Übertragung von Pflichtaufgaben zur Erfüllung nach Weisung (z.b. Ordnungs-, Melde-, Bauordnungsrecht) Folie 13
14 Barriere: Kommunalrecht Wer übernimmt die Aufgabe? Bestehende öffentlich-rechtliche IT- Dienstleister (horizontale Zusammenarbeit) oder das Land (vertikale)? Wirtschaftliches Betätigungsverbot ( 107 GO) Keine Beteiligung an einer Ausschreibung Kein Aufgabenwahrnehmung ohne öffentlich-rechtlicher Vertrag oder Institutionalisierung (z.b. Zweckverband) Beschränkte Wahl der Rechtsform (GKG NRW) Bisher: keine private Rechtsform Nach OVG NRW vom und Änderung des 108 Abs. 1 Satz 1 Nr. 2 GO NRW vom : in Anstaltsform und in Privatrechtsform Referat / Abteilung (Ansicht / Kopf- und Fußzeile) Folie 14
15 Barriere: Vergaberecht Ist eine Aufgabenübertragung dem Vergaberecht unterworfen? Grundsätzlich alle interkommunalen Kooperationen! Ausnahme 1: (Teckal-Urteil) Inhouse-Eigenschaft (Beherrschung wie über eine eigene Organisation), d.h. Institutionalisierung passt nicht auf öffentlichrechtliche Verträge im Wesentlichen für die Träger (Wesentlichkeitskriterium) keine Beteiligung Privater Ausnahme 2 (Hamburg-Urteil Stadtreinigung): gemeinsame Wahrnehmung einer hoheitlichen Aufgabe; ausschließliche Beteiligung von öffentlichen Stellen; Gegenseitige Verpflichtung (Schicksalsgemeinschaft), langfristig Nicht gewinnorientiert; keine Diskriminierung Privater Folie 15
16 Barriere: Steuerrecht Sind die erbrachten Leistungen umsatzsteuerpflichtig? Prinzipiell umsatzsteuerpflichtig: alle Leistungen, die von einem Betrieb gewerblicher Art erbracht werden die marktgängig sind, wenn privatwirtschaftliche Unternehmen die Aufgaben in gleicher Weise wahrnehmen können Nicht umsatzsteuerpflichtig: hoheitliche Aufgaben, Beistandsleistungen zu hoheitlichen Aufgaben Kritik des Bundesrechnungshofs: insbesondere bei IT-Betrieben Wettbewerbsverzerrungen durch Umsatzsteuerbefreiung Folie 16
17 Barriere: Datenschutzrecht/Fachgesetze Kann die eid zur Identifikation der Beihilfeberechtigten genutzt werden? Im Prinzip ja, wenn Antrag bei der Genehmigungstelle für Berechtigungszertifikate beim Bundesverwaltungsamt Zwei Anwendungsfälle: Bürgerportal / Gastkennung Interkommunale Kooperation: Datenverarbeitung im Auftrag Datenschutzrechtlich verantwortlich: Kommune als Eigentümer der Daten Jede Kommune braucht ein Zertifikat (Kosten: 2900 p.a. für zwei Zertifikate) ca kommunale Einrichtungen in Deutschland Folie 17
18 Rahmenbedingungen für interkommunale Kooperationen verbessern Vergaberecht: Rechtssichere Möglichkeit zur vergabefreien Zusammenarbeit der Verwaltungen Steuerrecht: Steuerfreiheit der interkommunalen Kooperation, sofern keine wirtschaftliche Betätigung Organisationsrecht: Freie Wahl der Rechtsform Datenschutzrecht: im öffentlichen Bereich bei Aufgabenübertragung keine Datenverarbeitung im Auftrag Kommunales Selbstverständnis: Selbstverwaltung nicht als Recht, eigene Angelegenheiten mit eigenen Mitteln regeln zu können, sondern als Pflicht, eigene und übertragene Aufgaben so effizient, effektiv und bürgernah wie möglich zu erbringen
19 Prozessorientierte Leistungsnetzwerke? Nur wenn kommunale IT-Dienstleister in die Lage versetzt werden, ihre Rolle als Wegbereiter, Vorreiter und infrastrukturelles Rückgrat der vernetzten, kooperativen Verwaltung wahrzunehmen!
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