Praxisvortrag II: Umgang mit im BMVg

Transkript

1 Bundesarchiv Behördenberatung - Elektronische Akten Informationsforum Massenhaft und heiß geliebt Der Umgang mit dienstlichen s Praxisvortrag II: Umgang mit im BMVg, Bereich A 2 Alte Heerstraße 149, Koblenz, Telefon: , Mail: ITAmtBwA2@Bundeswehr.de

2 Gliederung 2 Einleitung Technisches Organisatorisches Vorgaben aus der Praxis für die Praxis Ausblick DokM BMVg

3 Einleitung

4 Einordnung: was ist das? 4 Wikipedia: (kurz Mail, von englisch electronic mail: elektronische Post oder elektronischer Brief ), manchmal als E-Post oder E-Brief bezeichnet, selten auch als Blitzbrief, ist eine auf elektronischem Weg in Computernetzwerken übertragene, briefartige Nachricht.

5 - technische Sicht 5 Absender Adressat(en) Betreff Body Anhang / Anhänge

6 - organisatorische Sicht 6 Absender Adressat(en) Betreff Body Schriftgut,...? Aktenrelevanz? (Langzeit-) Aufbewahrung? Anhang / Anhänge

7 Die Teile der sind... 7 Archivgut Unterlagen Schriftgut Schriftstücke Dokumente Vorgänge Akten Pläne Dateien ( Files ) Records Content

8 ... jedoch auch... 8 Akten Schriftstücke Karten Pläne Träger von Daten-, Bild-, Film-, Ton- und sonstigen Aufzeichnungen,

9 ... jedoch auch... 9 Unterlagen im Sinne dieses Bundesarchivgesetz 2 (8) sind Akten Schriftstücke Karten Pläne Träger von Daten-, Bild-, Film-, Ton- und sonstigen Aufzeichnungen, die bei den in Absatz 1 genannten Stellen des Bundes... erwachsen...

10 Vorgaben

11 Vorgaben 11 Für die interne schriftliche Kommunikation zwischen den Organisationseinheiten und insbesondere zur Leitung des Ministeriums an beiden Dienstsitzen ist grundsätzlich das - Verfahren anzuwenden.

12 Vorgaben 12 dient für Mitteilungen mit einem kurzen - Text, zum Dateitransfer mit Anhängen (ggf. unter Voranstellung einer kurzen Mitteilung) und als Transportmedium für zu bearbeitende Dokumente auf der Arbeitsebene und für Vorlagen an die Leitung; dabei ist das zu bearbeitende Objekt anzuhängen.

13 Vorgaben 13 Dienstliche s sind ausschließlich an organisatorische Briefkästen zu richten. Beispiel: Adressierung

14 Adressierung 14 organisatorische Briefkästen auf Referatsebene: z.b. BMVg ABC 1 Lotus Notes (intern): BMVg ABC 1/BMVg/BUND/DE Internet (extern): bmvgabc1@bmvg.bund.de für den offiziellen Schriftverkehr (z.b. Mitzeichnungen). persönliche Briefkästen: z.b. Eva Musterfrau Lotus Notes (intern): Eva Musterfrau/BMVg/BUND/DE Internet (extern): evamusterfrau@bmvg.bund.de für persönliche Dinge und sonstigen Schriftverkehr

15 Vorgaben 15 Bei der Erstellung, Bearbeitung und Weiterleitung elektronischer Dokumente sind die Vorgaben der GGO 1, der ergänzenden GO im Hause 2 und Einzelweisungen insbesondere zu Form und Dienstweg, einzuhalten. 1 Gemeinsame Geschäftsordnung der Bundesministerien 2 Ergänzende Geschäftsordnung des Bundesministeriums der Verteidigung (GO-BMVg)

16 Vorgaben 16 Entwürfe sind mit vorzugsweise an alle Mitzeichnenden zeitgleich zu versenden (sternförmige Mitzeichnung).

17 Vorgaben 17 Organisation: Geschäftsgangvermerke, Änderungen und sonstige Hinweise können im elektronischen Dokument (Anhang) bzw. im Text einer ( Body ) angebracht werden.

18 elektronisches Archiv 18 Ein rechtssicheres elektronisches Archiv zur Verwaltung Speicherung Recherche von elektronischen Dokumenten steht vorläufig nicht zur Verfügung...

19 elektronisches Archiv daher sind aktenrelevante elektronische Dokumente auszudrucken, gegebenenfalls mit Vermerken zu versehen und zu den Akten zu geben. jedoch

20 elektronische Ablage 20 Weisung Staatsekretär BMVg (August 2007): Bis zur Einführung eines vorschriftengerechten elektr. DMS kann mit Billigung durch den/die Leiter(-in)/Chef(-in) der (Haupt-)Abteilungen/Stäbe vom Gebot des Ausdruckens und papiermäßigen Veraktens von Schriftgut abgewichen werden, wenn dies zu unvertretbaren Verzögerungen in der laufenden Arbeit führen würde...

21 elektronische Ablage 21 Hierbei sind folgende Grundlagenregelungen für die Schriftgutverwaltung zu beachten (Auszug): Erstellung einer vollständigen Papierakte muss bei Bedarf möglich sein sachbezogenes Dateiverzeichnissystem einheitliche Ablagestrukturen (mind. auf Referatsebene) Vermeidung von Mehrfachablagen Dokumente in s als Anhang (nicht im Body ) Betreff mit inhaltlicher Aussagekraft (Az, Stichworte) ordnungsgemäßes Angebot des Schriftgutes an das Bundesarchiv Abt. Militärarchiv (BA-MA) darf nicht behindert werden

22 Praxis 22 Das technische System eröffnet Möglichkeiten Die Organisation gibt Handlungsanweisungen Der Mensch wendet an:

23 Ausblick - DokM BMVg -

24 Ausblick 24 Dokumentenmanagement und elektronische (Langzeit-)Aufbewahrung im IT-gestützten Geschäftsgang der Bundeswehr / des BMVg (DokMBw, DokM BMVg)

25 Ausblick 25 Phasendokument: Dokumentenmanagement im BMVg (DokM BMVg) fasst die aktuell angewandte Behandlung und Verwaltung von Dokumenten per Ablage in Filesystemen, (für die Verteilung) und Papierakten (als rechtlich verbindlich angewiesene vorschriftenkonforme Ablageform auch von elektronischen Dokumenten) in einem System zusammen.

26 Ausblick 26 Die Aufbewahrung/Ablage elektronischer Dokumente in Papierform wird damit (größtenteils) verzichtbar.

27 IT-AmtBw