Joachim Becker, Norbert Schroeder, Dirk Michael Schulze, Ulrich Spinola SAP Records Management

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1 Joachim Becker, Norbert Schroeder, Dirk Michael Schulze, Ulrich Spinola SAP Records Management Galileo Press

2 Inhalt Vorwort 11 Einleitung 13 1 SAP Records Management - eine Einführung Digitale Dokumente, digitale Akten und digitale Vorgänge Einsatzpotenziale von SAP Records Management Dokument- und Akten Verwaltung Von Trends und Hype-Begriffen Records Management Produkte und Lösungen von SAP Vorteile einer elektronischen Dokumentenverwaltung Verwaltet SAP R/3 Dokumente? Die Dokumentenmanagement-Infrastruktur des SAP Web Application Servers Mehr als nur Dokumentenmanagement Grundprinzipien von SAP Records Management Vollständige, aufbereitete Sicht auf den Ceschäftsprozess Serviceorientierte Architektur und offene Integrationsplattform Wiederverwendung bestehender Dienste Vermeidung redundanter Datenhaltung Automatisierung und Arbeiten im Team Operative und administrative Nutzung SAP Records Management als Produkt SAP-Geschäftsprozesstechnologie im Rückblick Standards mit dem Business Object Repository Funktionsprinzip von Business Workflow ArchiveLink zur Integration von Dokumenten Knowledge Provider und Dokumentinfosätze Das Internet und mysap.com Geschäftsprozesstechnologie im Wandel Die Zukunft: Enterprise Services Architecture 53 2 Funktionen Zugriff auf allgemeine Informationsobjekte Traditionelle und elektronische Akten 55 Inhalt 5

3 2.1.2 Das Aktenmodell Business-Objekte Elektronische Dokumente Einbindung von Webseiten Einbindung von Reports Einbindung von SAP-Transaktionen Einbindung von HR-Infotypen Einbindung von SAP Business Workflow Einbindung von Workitems Prozesssteuerung SAP Business Workflow Laufweg Umlaufmappe Case Management Statusmanagement (Interaktive) Formulare Eingangs- und Ausgangsverarbeitung Ausblick: Guided Procedures Verwaltung von elektronischen Dokumenten Knowledge Provider Content Management Knowledge Management Records Organizer Service Provider Service Provider Framework Framework Registry Weitere Funktionen Einheitliche Darstellung von Metadaten Protokollierung Akten- und Dokumentzeichengenerator Schlagwortkatalog Benutzeroberflächen Personalisierung von Informationen ßerechtigungskonzept Sperrkonzept 111 Architektur Einleitung Isolation von Anwendungskomponenten Vollständige Isolation Gegenüberstellung Service Provider Framework Komponentensicht im Überblick Integrationsmodell Weitere Framework Services und Features Inhalt

4 3.4 Klassen und Interfaces Klassenhierarchie Service-Provider-Klassenrollen Vorgehen im Projekt Einleitung Modellierung einer Aktenlösung Definition von Akten Redundanz versus Referenz Attribute von Akten Aktenmodell Hierarchische Gliederung des Akteninhalts Mögliche Inhaltsobjekte der Akte (Modellknoten) Konkrete Inhaltsobjekte (Instanzknoten) Sichtbarkeit von Aktenknoten Kardinalität von Gliederungs-und Instanzknoten Knotenattribute Änderung von Aktenmodellen Integration von Anwendungen Integration über einen spezifischen Service Provider Integration als BOR-Objekt Integration über Transaktionsaufruf Integration über Reportaufruf Integration von Anwendungsobjekten als Dokument Integration als URL Schneller zugriff auf Akten Suche über Anwendungsdaten Integration von Anwendungsobjekt und Akte Navigation zwischen Akten Einbindung von Dokumenten Anlegen und Fortschreiben von Akten Automatisches Anlegen von Akten Automatisches Ändern von Akten Mischform bei der Verwendung von Workflows Prozessunterstützung durch Workflow Akten und Fälle Aufbau Fall/Akte Visualisierung Fall/Akte Konfiguration Fall/Akte Berechtigungskonzept 186 Inhalt 7

5 5 Konfiguration Erste Schritte Konfiguration der Service Provider Klassifikationsparameter Allgemeine Einstellungen Generierungsregeln Schlagwortkatalog Content-Modelle Indizierung Konfiguration eines Content-Repositories Statusmanagement Aktivierung der Webanzeige via Business Server Pages Akte Akten drucken Aktenmodelle Dokumente Office-Dokumente Archivierte Dokumente Business-Objekte Business Object Repository HR-Infotypen Reports URL Transaktionen Case Management Fälle Fallsuche Fallnotizen Fallakten Customizing für das Case Management Workflow Workflows Workitems Laufweg Umlaufmappe Rollen und Berechtigungen Rollenpflege Berechtigungen Protokollierung Hardware Sizing Inhalt

6 6 Erweiterungen Entwicklung eines neuen Service Providers Überblick Publikation der SP-Parameter in der Systemklasse Kommunikation mit dem Repository in der Connection-Klasse Implementierung einer Frontend-Klasse für die Suche und Anzeige von Flügen Registrieren des Service Providers Implementierung eines Inplace Service Providers Einbindung visualisierter Objekte über HTML Anpassung von Standard-Service-Providern Property Unification Verwendung der Customizing-Tabellen zur Anwendungsintegration Automatisches Anlegen und Ändern von Akten BAPIs für Akten Arbeiten mit BAPIs für Akten API für Akten Arbeiten mit dem Akten-API Sperrproblematik Anwendungen mit SAP Records Management koppeln Zugriff auf Akten und andere RM-Elemente Einbindung von Akten über generische Objektdienste Aufrufen einer Aktivität Suche mit anderen Suchkriterien Dynamische Service Provider Erweiterungsmöglichkeiten im Case Management BAPIs für Fälle Case-API Business-Add-Ins für Fälle Kundenspezifische Attribute Kundenspezifische Benutzerfunktionen BAPIs für Dokumente Suche nach ArchiveLink-Dokumenten verändern Anwendungsmöglichkeiten und Einsatzszenarien Finanzwesen Mahnverfahren und Inkasso Streitfälle (Dispute Management) Rechnungseingangsbuch Kundenprojekte im Bereich Finanzwesen 342 Inhalt 9

7 7.2 Personalwesen Personalakten Personalprozesse Kundenbeziehungsmanagement Kundenakten CRM Case Management Reklamationssystem Lieferantenbeziehungsmanagement Branchenspezifische Lösungen Engineering und Produktion im Maschinenbau Chemie, Pharma und Lebensmittel Versorgungsindustrie Banken Versicherungen SAP Records Management for Public Sector Gesundheitswesen Ausblick Offene Geschäftsprozessplattform und Informationsobjekte im Wandel Weitere Entwicklung von SAP Records Management 384 A Quellen und weiterführende Literatur 385 A.1 Literatur 385 A.2 Analysen, Artikel und weitere Publikationen 385 A.3 Kundenschulungen 386 A.4 Weitere Informationen 386 B Die Autoren 387 Index 389