Komplexität in ERP-Projekten erfolgreich beherrschen! P.Trippi

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1 p.trippi-services Komplexität in ERP-Projekten erfolgreich beherrschen! P.Trippi Peider Trippi Postfach 56 CH 7315 Vättis +41 (0) Die Evaluation und Implementierung von ERP-Systemen (Enterprise Resource Planning = Business Software) ist in erster Linie ein Lernprozess. Die Steigerung des organisatorischen Reifegrades eines Unternehmens steht hierbei im Zentrum. Die Komplexität solcher Vorhaben über verschiedene Unternehmensbereiche erfordert einen hohen Leistungswillen aller Betroffenen.

2 Nutzenaspekte ERP-System Leistungsfähigkeit eines ERP-Systems Grenzen neue Technologie Grenzen letzte Generation Nutzenpotenzial Neues ERP-System Ausgereiftes ERP-System Neben der oft technologischen Fokussierung steht vor allem der Nutzenaspekt im Vordergrund. Die Nutzenkategorien können wie folgt aufgeteilt werden: _Markteffizienz _Prozesseffizienz _Ressourceneffizienz _Motivationseffizienz Die ersten drei Faktoren werden massgebend durch die gewählte Software und die Prozessdefinitionen bestimmt. Die Motivation kann nur über die Faktoren Verständnis, Verinnerlichung und Leistungsbereitschaft der Betroffenen erreicht werden.

3 Akzeptanzbildung als Projektbasis Welche Punkte bestimmen die Motivation? Das Projektmanagement ist von zentraler Bedeutung für die Akzeptanzbildung bei den betroffenen Mitarbeitenden. Die Balance zwischen weichen Faktoren (Mensch) und harten Faktoren (Technologie) bestimmt die Ausgewogenheit des Vorgehens. Die Akzeptanzbildung, Führung und Umsetzung obliegen einem Kernteam, dessen Mitglieder die Prozessbereiche eigenständig durch den Projektprozess führen, unterstützt durch die Fachkompetenz der IT-Mitarbeitenden und in der Implementierung durch das Betreuungsteam des Systemlieferanten.

4 Projektphasen und Meilensteine Masterplan Prozessgestaltung Lastenheft Evaluation & Vertrag Implementierung Erfolgskontrolle STEP 1: Masterplan Die Marktbedürfnisse bestimmen die Unternehmensstrategie, die ihrerseits die Geschäftsvorfälle und die Prozessgestaltung bestimmt. Dies, wie auch die Ausgangslage und Projekt-Zielsetzungen sind Inhalt eines Masterplans. Damit sind die Rahmenbedingungen, die Projektlandschaft sowie die Systemschnittstellen und -abgrenzungen bestimmt. STEP 2: Prozessgestaltung Die nächste Phase beinhaltet die Prozessgestaltung: Eine kurze Aufnahme der IST- Prozesse, deren Stärken und Schwächen, die Ableitung des Handlungsbedarfs (zur Erreichung der Ziele) und die Festlegung der Musskriterien sind ein erster Schritt. Das Hauptaugenmerk gilt jedoch den SOLL-Prozessen.

5 Projektphasen und Meilensteine Masterplan Prozessgestaltung Lastenheft Evaluation & Vertrag Implementierung Erfolgskontrolle STEP 3: Lastenheft Die Qualität des Lastenhefts bestimmt weitgehend den Einführungs- und Umsetzungserfolg wie auch das Interesse und die Motivation des Systemlieferanten. Die Kunst liegt hierbei darin, überzogene Wunschlisten zu vermeiden und die wirklich bestimmenden Funktionen klar zu dokumentieren. STEP 4: Evaluation/Vertragsgestaltung Die vierte Phase ist der Lieferantenevaluation gewidmet. Der Angebotspräsentation wird ein standardisierter Testworkshop des Anbieters vorgeschaltet, um seine Teamfähigkeit, die Eignung als Partner für die Zukunft und seine Fähigkeit des Zuhörens abzuprüfen. Neben der Preisfindung, basierend auf beispielsweise einer 10-jährigen Lifecycle-Betrachtung, ist die Vertragsgestaltung von zentraler Bedeutung.

6 Projektphasen und Meilensteine Masterplan Prozessgestaltung Lastenheft Evaluation & Vertrag Implementierung Erfolgskontrolle STEP 5: Implementierung Ein stufenweises, über Meilensteine geführtes Vorgehen ist empfehlenswert. Unter anderem kann bei Nichterfüllung eines ersten Meilensteins (z.b. Erarbeitung von Detailkonzepten kritischer Prozesse) ein Rücktrittsrecht mit minimaler Kostenfolge vereinbart werden. Um das go-life vorzubereiten, sind die Stammdaten im bisherigen System àjour zu bringen und entsprechende Systemtests des neuen ERP-Systems sind mittels Drehbücher vorzubereiten. STEP 6: Nachbetreuung Nach einer erfolgreichen Umstellung sind eine Nachbetreuung der Systemuser und ein Erfolgscontrolling ein wichtiger qualitativer Aspekt zu einer erfolgreichen Transformation. Die angepasste Dokumentation bildet die Erfüllung der Leistungen des Lieferanten.

7 Vom Start zum Ziel Unterstützung durch P.Trippi Mit System erfolgreich zum Ziel Ich unterstützte Sie systemneutral, basierend auf mehreren durchgeführten ERP-Projekten. Oberstes Ziel ist und bleibt eine termingerechte Umstellung nach dem Motto zero defects. Die Kunden wie auch die Mitarbeitenden werden dies zu schätzen wissen. Dienstleistungsangebote im ERP-Bereich - Einsatzoptimierungen bestehender Systeme - Entwicklung ERP-/IT-Strategie - ERP-Systemevaluationen - ERP-Gesamtprojektabwicklungen bis und mit Implementierung