Schulverwaltung ERP. Anleitung fu r die Noteneingabe

Transkript

1 Schulverwaltung ERP Anleitung fu r die Noteneingabe Diese Handanweisung zeigt Ihnen Schritt für Schritt, wie Sie in der Schulverwaltung ERP (erp.fernuni.ch) studentische Leistungen eingeben und freigeben können. Bei Fragen, Unklarheiten oder Problemen zögern Sie bitte nicht, Ihre/n Studienkoordinator/in zu kontaktieren. Er/sie wird Ihnen gerne weiterhelfen. Version Datum Ersteller Bemerkungen

2 Schritt 1: Vorlage der Leistungskontrolle erstellen In jeder Moduldurchführung kann eine Vorlage der Leistungskontrolle erstellt werden, welche den nachfolgenden Prozess der Noteneingabe erleichtert. In der Vorlage wird der Name der Leistungskontrolle (also z.b. Schriftliche Prüfung, mündliche Prüfung, Referat, Schriftliche Arbeit etc.), das Prüfungsdatum, falls vorhanden die maximal mögliche Punktzahl sowie die Gewichtung der Leistungskontrolle(n) eingetragen. Durch das Erstellen einer solchen Vorlage müssen die Angaben bei der anschliessenden Eintragung der individuellen Noten nicht einzeln eingegeben werden. Hinweis: Setzt sich die studentische Modulnote aus mehreren Teilnoten zusammen, so ist für jede Teilnote eine Vorlage zu erstellen Die Vorlagen von Leistungskontrollen sind in der Schulverwaltung ERP im Menupunkt Vorlagen Leistungskontrollen zu erstellen Pfad: >Schulverwaltung >Studiengang >Vorlagen Leistungskontrollen 1.2. Klicken Sie auf die Schaltfläche Anlegen, um eine neue Vorlage zu erstellen Es erscheint ein neuer leerer Datensatz.

3 Geben Sie nun die entsprechenden Angaben in die einzelnen Felder ein: Aktiv: Lassen Sie den Haken in der Checkbox gesetzt. Nur so kann der betreffende Eintrag später ausgewählt werden. Leistungskontrolle: Geben Sie hier den Namen der Leistungskontrolle ein, also z.b. Schriftliche Prüfung, mündliche Prüfung, Referat, Schriftliche Arbeit etc. Moduldurchführung: Wählen Sie mittels Klick auf den kleinen Pfeil rechts im Feld die aktuelle Moduldurchführung aus, in der die Leistungskontrolle erbracht wird. Anmerkung: Sollte sich die gewünschte Moduldurchführung nicht unter der Vorauswahl befinden, so können Sie diese unter all Ihren bisherigen Moduldurchführungen suchen, indem Sie auf das Ordnersymbol rechts und anschliessend auf die Option Suchen klicken. Es öffnet sich ein neues Fenster, in welchem alle Ihre bisherigen Moduldurchführungen erscheinen. Wählen Sie die aktuell benötigte Moduldurchführung aus. Datum: Geben Sie hier das Prüfungsdatum ein. Maximale Punktzahl: Geben Sie hier sofern vorhanden die maximal erreichbare Punktzahl der Leistungskontrolle ein. Dies ist nicht bei allen Formen von Leistungskontrollen möglich. Entsprechend ist das Feld leer zu lassen, falls keine Maximalpunktzahl vorhanden ist (wie z.b. bei mündlichen Prüfungen). Gewichtung: Geben Sie hier die Gewichtung der Leistungskontrolle im Hinblick auf die Gesamtmodulnote ein. Hinweise zur Gewichtung von Leistungskontrollen: a In der überwiegenden Mehrzahl der Module wird die studentische Modulnote mit einer einzigen Leistung (einer schriftlichen Prüfung) evaluiert. In einem solchen Fall existiert für die entsprechende Moduldurchführung nur eine einzige Leistungskontrolle. Diese ist mit dem Faktor 1.00 zu gewichten. b Gemäss Studienreglement ist es möglich, die schriftliche Abschlussprüfung ganz oder teilweise durch andere Formen von Leistungskontrollen zu ersetzen. Die Modulgesamtnote kann so auch aufgrund verschiedener Leistungen zustande kommen. Für jede dieser Leistungen ist jeweils eine

4 eigene Vorlage zu erstellen und die Gewichtungen anzupassen. Relevant ist, dass die Gewichtungen aller Leistungskontrollen einer Moduldurchführung addiert genau 1.00 ergeben. Beispiel1: Ein Dozent möchte die schriftliche Abschlussprüfung durch ein Referat und eine schriftliche Hausarbeit ergänzt haben, die Prüfungsleistung mit 50% und die beiden anderen Leistungen mit je 25% an die Modulgesamtnote anzurechnen. In diesem Fall müssten drei Vorlagen erstellt werden und diese mit 0.50 (Schriftliche Prüfung), 0.25 (Referat) und 0.25 (Schriftliche Hausarbeit) gewichtet werden. Beispiel2: Ein Dozent möchte die schriftliche Abschlussprüfung durch ein Referat ergänzt haben, die Prüfungsleistung mit zwei Drittel und das Referat mit einem Drittel an die Modulgesamtnote anrechnen. In diesem Fall müssen zwei Vorlagen erstellt werden. Da die Summe der Gewichtungen immer exakt 1.00 ergeben muss, sich die rationalen Bruchzahlen 1/3 resp. 2/3 jedoch nicht in endlicher Form als Dezimalzahlen darstellen lassen (die Summe würde nie 1.00 ergeben, sondern ), müssen hier die beiden Gewichtungen entsprechend angepasst werden: 0.67 (Schriftliche Prüfung) und 0.33 (Referat) Nach Eingabe aller Felder muss die Vorlage gespeichert werden. Klicken Sie auf die Schaltfläche Speichern Falls Sie mehrere studentischen Leistungen erheben, legen Sie für jede Leistungskontrolle eine eigene Vorlage an (vgl. Sie hierzu die Hinweise zur Gewichtung von Leistungskontrollen in Punkt 1.3).

5 Schritt 2: Eingabe der individuellen studentischen Leistungen Die folgenden Schritte zeigen Ihnen, wie Sie die individuellen Leistungen Ihrer Studierenden in die Schulverwaltung ERP eintragen Die studentischen Leistungen werden in den bestehenden Modulbelegungen der Studierenden eingetragen. Pfad: >Schulverwaltung >Studium >Modulbelegungen Wenn Sie den Menüpunkt Modulbelegungen öffnen, sehen Sie die Listenansicht mit allen (oder zumindest den 80 ersten) studentischen Modulbelegungen, d.h. allen Studenten, welche bei Ihnen je ein Modul belegt haben Nun geht es darum, nur die Modulbelegungen all jener Studierenden auszuwählen, für welche Sie nun die Noten eintragen wollen (also nur für das aktuelle Semester und falls Sie in mehreren Modulen dozieren nur für das vorliegende Modul). Grenzen Sie die Auswahl der angezeigten Datensätze mittels entsprechender Eingaben der Suchfelder entsprechend ein. Suchfeld Modul: Geben Sie den Namen des aktuellen Moduls ein. Hinweis: Das Suchfeld Modul ist nur auszufüllen, wenn Sie im aktuellen Semester in mehreren Modulen unterrichten. Suchfeld Semester: Geben Sie den Namen des aktuellen Semesters ein. Tipp: Geben Sie den Semesternamen in Kurzform ein, also z.b. FS13 anstatt Frühjahrssemester 2013 (möglich sind die Kurzbezeichnungen FS, HS, SS und WS, jeweils den beiden Endziffern der Jahreszahl vorangestellt, also z.b. HS13). Filter Modulstatus: Klicken Sie oben auf der Seite auf die drei Modulstatus-Filter: - Zulassung Prüfung 1 (ZUL. P1) - Anmeldung Prüfung 2 (ANM. P2) - Anmeldung Prüfung 3 (ANM. P3) Dies reduziert die Auswahl der Datensätze auf diejenigen Studenten, die auch wirklich zur Prüfung zugelassen sind.

6 Nachdem Sie die Suchkriterien gesetzt haben, klicken Sie auf die Schaltfläche Suche. Es werden nun alle relevanten Modulbelegungen Ihres gewünschten Moduls angezeigt, in welchen Sie die Leistungen eintragen müssen Wählen Sie nun den ersten Datensatz für die Eingabe aus. Klicken Sie hierzu auf das Bleistiftsymbol in der Zeile links Dadurch öffnet sich der entsprechende Datensatz in der Formularansicht. Klicken Sie auf den Tab Leistungskontrollen Wenn Sie zuvor Schritt 1 (Erstellen einer Vorlage einer Leistungskontrolle) durchgeführt haben, so können Sie nun die allgemeinen Angaben wie Name, Datum, max. Punktzahl und Gewichtung aller für die Moduldurchführung vorhandenen Leistungskontrollen importieren. Klicken Sie hierzu auf die Schaltfläche Prüfungsvorlagen importieren.

7 Durch diesen Schritt werden alle vorbereiteten allgemeinen Daten importiert, eine Zeile pro vorhandener Leistungskontrolle Nun sind die individuellen Daten (falls vorhanden: erreichte Punktzahl; erzielte Note) einzugeben. Klicken Sie hierzu auf das Bleistiftsymbol links in der Datenzeile, um diese editierbar zu machen Jetzt können die Eingaben ergänzt werden. Schliessen Sie die Eingabe mit der Enter-Taste ab. Dadurch wird der Editiermodus der Datenzeile beendet.

8 2.8. Sind alle Eingaben korrekt und vollständig, so klicken Sie oben auf der Seite auf Speichern & Bearbeiten. Durch diesen Schritt werden die Felder Modulnote x. Versuch sowie Bolognanote x. Versuch automatisch berechnet Schliessen Sie den Datensatz ab, indem Sie auf die Schaltfläche,Bestätigen unten auf der Seite klicken. Dadurch wird der Modulstatus des Studenten neu gesetzt. Bei einer genügenden Modulnote springt der Status auf Modul erfolgreich abgeschlossen und die ECTS-Punkte werden gutgeschrieben. Bei einer ungenügenden Modulnote springt der Status je nach Ausgangsstatus auf Prüfung 1 (resp. 2 oder 3) nicht bestanden Zum nächsten Datensatz gelangen Sie, indem Sie oben rechts auf der Seite auf den einfachen Rechtspfeil klicken Wiederholen Sie die oben aufgeführten Schritte für alle vorhandenen studentischen Modulbelegungen.

9 Hinweise: Vorgehen bei Inkonsistenzen zwischen ausgefüllten Prüfungen (Papier) und Prüfungsanmeldungen in der Schulverwaltung ERP a b Eine Prüfungsanmeldung ist vorhanden, aber die Prüfung wurde nicht geschrieben. Gemäss Studienreglement Art. 19 Abs. 1 erhält die Note 1.0, wer unentschuldigt nicht zur Prüfung erscheint, die Prüfung abbricht oder keine bewertbare Prüfungsleistung erbringt. Somit Modulnote 1.0 setzen. Die Prüfung wurde geschrieben, obwohl keine Prüfungsanmeldung vorhanden ist. In diesem Fall bitte Ihre/n Studienkoordinator/in informieren.

10 Schritt 3: Freigabe der eingetragenen Leistungskontrollen Als allerletzter Schritt sind die eingetragenen Noten noch freigeben. Dies muss aber nicht für jeden Studenten einzeln erfolgen, sondern kann für alle Eingaben gesamthaft gemacht werden. Durch Ihre Freigabe erhält Ihr/e Studienkoordinator/in eine entsprechende Meldung und kann Ihre Eingaben nochmals auf Plausibilität und Vollständigkeit überprüfen und danach die Noten endgültig für die Studierenden freigeben Die Freigabe der Leistungskontrollen erfolgt im Menupunkt Moduldurchführungen. Pfad: >Schulverwaltung >Studiengang >Moduldurchführungen 3.2. Wählen Sie aus der Liste Ihrer Moduldurchführungen diejenige aus, für welche die Freigabe erfolgen soll. Öffnen Sie den betreffenden Datensatz mittels Mausklick Die Notenfreigabe befindet sich unten auf der Seite. Klicken Sie auf die Schaltfläche Freigabe 1 (Modulteam), um die Freigabe zu vollziehen. Damit ist die Eingabe der Leistungskontrollen abgeschlossen. Herzlichen Dank für Ihre Mithilfe.