Erläuterungen zur Dienstvereinbarung über die Flexibilisierung der Arbeitszeit bei der Stadtverwaltung Coburg

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1 STADT COBURG Erläutergn. zur DV ü. d. Flexibilisierung d. Arbeitszeit Seite 1 Erläuterungen zur Dienstvereinbarung über die Flexibilisierung der Arbeitszeit bei der Stadtverwaltung Coburg Für wen gilt die Dienstvereinbarung? Geltungsbereich Für alle Bediensteten der Stadtverwaltung Coburg, sofern nicht eine individuelle Arbeitszeitregelung Anwendung findet und keine Ausnahme i. S. v. Nrn. 9 oder 10. vorliegt. Ausnahmeregelungen gelten derzeit für: - die Fernsprechzentrale - die Feuerwehr - die Hausmeister und die Reinigungskräfte - die Verkehrsüberwachung (Aussendienst) - das Grünflächenamt - das Aquaria - den Schlacht- und Viehhof - alle städtischen Heime und Einrichtungen - das Büro Oberbürgermeister - sonstige (vom Oberbürgermeister / Referenten nach Notwendigkeit im Einzelfall zu befreien) Wenn dienstliche Belange es erfordern oder ermöglichen, können Amtsleiter einzelne MitarbeiterInnnen vorübergehend von den Regelungen der Dienstvereinbarung über die Arbeitszeitflexibilisierung ausschließen oder diese ihnen zugestehen. Bei einem Ausschluss von mehr als zwei Wochen ist die vorherige Zustimmung des Hauptamtes erforderlich, wenn die betroffenen MitarbeiterInnen nicht einverstanden sind. In welchem Zeitrahmen kann die Arbeitszeit geleistet werden? Arbeitszeitrahmen Der Arbeitszeitrahmen wird sowohl für Vollzeit- als auch Teilzeitkräfte auf montags bis donnerstags für die Zeit von 6.00 Uhr bis Uhr bzw. freitags bis Uhr festgesetzt. Dies bedeutet jedoch nicht, dass dieser mit der Anwesenheitspflicht gleichzusetzen ist. Vielmehr soll der weite Arbeitszeitrahmen dazu beitragen, dass Sie auch im Rahmen der Kundenorientierung Termine außerhalb Ihrer Servicezeiten vereinbaren oder spontan auf größeren Arbeitsanfall reagieren können. Wie lange darf höchstens pro Tag gearbeitet werden? Nach den gesetzlichen Bestimmungen darf grundsätzlich die Tageshöchstarbeitszeit von 10 Stunden (Beamtinnen/Beamte ausnahmsweise 12 Stunden) nicht überschritten werden.

2 STADT COBURG Erläutergn. zur DV ü. d. Flexibilisierung d. Arbeitszeit Seite 2 Für wen gelten Sonderregelungen? Jugendliche Schwangere Jugendliche unter 18 Jahren dürfen auf Grund des Jugendarbeitsschutzgesetzes arbeitstäglich nicht mehr als 8 Stunden beschäftigt werden. Für die Arbeitszeit an Berufsschul- bzw. Lehrgangstagen gelten die 8 und 9 des Jugendarbeitsschutzgesetzes. Für Mitarbeiterinnen, für die das Mutterschutzgesetz gilt, gelten folgende Sonderregelungen: Eine tägliche Arbeitszeit von 8 Stunden und 30 Minuten darf nicht überschritten werden; außerdem darf die Arbeitszeit innerhalb von 2 Wochen 90 Stunden nicht überschreiten. Schwerbehinderte Für Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter auf die das Schwerbehindertenrecht anzuwenden ist, gibt es keine allgemein gültigen Regelungen. Deren besondere Belange werden im Einzelfall berücksichtigt. Was sind Servicezeiten und Serviceversprechen? Servicezeiten, Der Arbeitzeitrahmen bildet die äußere Grenze, innerhalb der das Team (Ar- - versprechen beitsgruppe bzw. engeres Arbeitsumfeld) gemeinsam arbeiten kann. Als einheitliche Servicezeit für die gesamte Verwaltung gilt: Montag bis Donnerstag von Uhr, Freitag von Uhr. Ausnahmen sind möglich, müssen aber schriftlich beim Hauptamt beantragt werden. Servicezeit ist die durchgängige Erreichbarkeit der Ämter. Dazu gehört vor allem die Vereinbarung von Serviceversprechen, also jener Leistungen, deren Erbringung das Team während der gesamten Servicezeit in gegenseitiger Absprache garantiert. Dies schließt evtl. differenzierte Besetzungsstärken des Teams ein. Die Einhaltung der Besetzungsstärke, der Serviceversprechen und der Servicezeit sind Sache der jeweiligen Teams. Als Anhaltspunkt für die Formulierung eines Serviceversprechen kann das beigefügte Muster dienen. Im Rahmen der Kundenorientierung sind darüber hinaus individuelle Terminvereinbarungen innerhalb des Arbeitszeitrahmens möglich und erwünscht. Gilt für alle Teams die gleiche Servicezeit und das gleiche Serviceversprechen? Für alle Teams gilt die gleiche Servicezeit. Die Serviceversprechen sind möglichst entsprechend der jeweiligen Kundenbedürfnisse festzulegen und ggf. laufend zu aktualisieren, wobei zu Kunden auch die internen Kunden (andere Teams) gehören.

3 STADT COBURG Erläutergn. zur DV ü. d. Flexibilisierung d. Arbeitszeit Seite 3 Welche Eckpunkte sind bei der Gestaltung der Serviceversprechen zu beachten? Die Serviceversprechen und die jeweilige Besetzungsstärke der Teams werden von der Führungskraft gemeinsam mit den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern, auf deren Wunsch unter Beteiligung der Projektgruppe Neues Arbeitszeitmodell, vereinbart und sind jeweils schriftlich festzulegen. Bei der Festlegung hat die jeweilige Führungskraft insbesondere Sorge dafür zu tragen, dass das Ziel der Kundenorientierung im Vordergrund steht. Dem Team kommt auch die Aufgabe zu, eine regelmäßige Überprüfung und ggf. Neuvereinbarung der kundengerecht differenzierten Serviceversprechen und Besetzungsstärken vorzunehmen. Was gehört noch zur Vereinbarung der Servicezeit? Zu den Servicezeiten gehören auch die Serviceversprechen und die Besetzungsstärke. Das Serviceversprechen drückt aus, welche Leistungen das Team während der Servicezeit für seine Kunden sofort (ggf. Standardleistungen) erbringt. Ein Beispiel könnte sein: Schnellstmögliche, qualifizierte Erledigung von sämtlichen (internen und externen) Kundenanfragen. In Bereichen mit hohem Anteil an Standardleistungen (die ja sofort zu erbringen sind) sollte auch eine Besetzungsstärke festgelegt werden. Sie drückt aus, wie viele Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zur Einhaltung des Serviceversprechens zu welcher Zeit benötigt werden. Wer ist für die Abdeckung der Servicezeit verantwortlich? Die Einhaltung der gemeinsam entwickelten Servicezeit, der Besetzungsstärke und des Serviceversprechens sind Sache des jeweiligen Teams. Was ist bei Terminwünschen außerhalb der Servicezeit? Kundenzeiten Den Bürgerinnen und Bürgern soll während des gesamten Arbeitszeitrahmens die Möglichkeit von Terminvereinbarungen eingeräumt werden. Ansonsten sollen die Kundinnen und Kunden durchgehend während der Servicezeiten bedient werden. Muss die Führungskraft immer die einzelnen Arbeitszeiten vorgeben? Nein, im Gegenteil. Die Führungskraft sollte nur dann eingreifen, wenn die Einhaltung der vereinbarten Standards gefährdet ist oder innerhalb des Teams ein Konflikt besteht. Dann ist es ihre Aufgabe, sich beratend und ggf. auch entscheidend einzuschalten.

4 STADT COBURG Erläutergn. zur DV ü. d. Flexibilisierung d. Arbeitszeit Seite 4 Was ist denn mit den bisherigen Kernarbeitszeiten? Kernarbeitszeiten fallen weg! Dafür wird die Servicezeit als teamweise abzudeckender Zeitrahmen definiert, in dem der betreffende Bereich qualifiziert ansprechbar zu erreichen ist. Die Organisation wird in die Eigenverantwortung der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des Teams gegeben. Hierdurch entsteht für die einzelnen Beteiligten ein hohes Maß an Selbstbestimmung hinsichtlich der Lage der Arbeitzeit. Was ist Arbeitszeit? Arbeitszeit Arbeitszeit soll zukünftig nur noch die Zeit sein, die die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter für die Erfüllung ihrer Arbeitsaufgaben einsetzen müssen. Das heißt, im Sinne der vereinbarten manuellen Zeiterfassung werden weiterhin wie bisher die sog. von- und bis-zeiten (Betreten und Verlassen des Dienstgebäudes mit Ausnahme von Dienstgängen) festgehalten. Sämtliche längere Arbeitsunterbrechungen müssen aber zukünftig jeweils durch die Mitarbeiterin bzw. den Mitarbeiter erfasst werden. Was ist bei Abwesenheitszeiten (Urlaub, Krankheit, Dienstreisen) zu beachten? Abwesenheitszeiten Arbeitszeitunterbrechung Für o.a. Abwesenheitstage ist jeweils die in Punkt 2 der Dienstvereinbarung festgelegte Regelarbeitszeit einzutragen. Bei ganz- oder mehrtägigen Dienstreisen ist für jeden Reisetag die für ihn geltende Regelarbeitszeit einzutragen. Hiervon abweichend ist die Zeit der dienstlichen Inanspruchnahme am Geschäftsort in Ausnahmefällen auch während der Dienstreise, wenn dabei tatsächliche Arbeit geleistet werden muss als Arbeitszeit zu berücksichtigen, wenn sie die tägliche Sollstundenzahl übersteigt. Unter Berücksichtigung der Vereinbarung zur Servicezeit und der Aufgabenerledigung kann die Arbeitszeit beliebig oft und beliebig lange unterbrochen werden. Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter müssen künftig sehr genau zwischen Arbeitszeit und Abwesenheitszeit unterscheiden. Durch die sehr variablen Arbeitszeiten unter Wegfall der Kernarbeitszeit verlieren zwangsläufig einige Tatbestände für Arbeitszeitbefreiung an Bedeutung. Dies sind Arztgänge und private Termine: Arztbesuche/private Termine Arztbesuche sowie sonstige ärztlich verordnete Untersuchungen oder Behandlungen sind außerhalb der Arbeitszeit wahrzunehmen. Zum Beispiel der Mitarbeiter Rudi Ruhr muss um 9.00 Uhr zur Blutabnahme und kann seinen Dienst erst um Uhr antreten. Zukünftig wird die ausgefallene Zeit nicht als Arbeitszeit berücksichtigt.

5 STADT COBURG Erläutergn. zur DV ü. d. Flexibilisierung d. Arbeitszeit Seite 5 Wie oft muss die Arbeitszeit mindestens unterbrochen werden? Ruhepausen Die täglichen Ruhepausen sind entsprechend der gesetzlichen Bestimmungen einzuhalten. Sie betragen bei 6 bis 9 Stunden ununterbrochener täglicher Arbeitszeit mindestens 30 Minuten. Bei einer ununterbrochenen Arbeitszeit von mehr als 9 Stunden müssen die Pausenzeiten insgesamt 45 Minuten betragen. Ruhepausen können in Abschnitte von je mindestens 15 Minuten aufgeteilt werden. Kann die Arbeit auch teilweise zu Hause verrichtet werden? Zuhausearbeit Mit der Zuhausearbeit sollen bestimmte Arbeiten, wie z. B. eine Projektarbeit oder evtl. konzeptionelle Tätigkeiten abgedeckt werden. Was ist für Teilzeitkräfte bei Abwesenheitszeiten (Urlaub, Krankheit, Dienstreisen) zu beachten? Abwesenheitszeiten Für o. a. Abwesenheitszeiten bei Teilzeitkräften ist die jeweils individuell für Teilzeitkräfte festgelegte Regelarbeitszeit einzutragen. Bei ganz- oder mehrtägigen Dienstreisen ist die Reisezeit als Arbeitszeit anzurechnen, wenn die tägliche Regelarbeitszeit durch die Dienstreise überschritten wird, jedoch im Höchstfalle die Regelarbeitszeit einer Vollzeitkraft. Wie wird die verbrauchte Arbeitszeit festgehalten? Die Arbeitszeit wird mit Ausnahme der Amtsleiter für alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter unter Abzug der Pausen und sonstigen für die Festlegung der Arbeitzeit relevanten Arbeitszeitunterbrechungen in Form eines Zeitkontos durch die manuelle Zeiterfassung festgehalten. Dabei bleiben Zeitanteile von weniger als 5 Minuten unberücksichtigt. Wie funktioniert das Zeitkonto? Zeitkonten Bei dem neuen flexiblen Arbeitszeitmodell werden die Zeitkonten nach dem Ampelprinzip geführt. Dieses Modell bezieht sich auf die drei Ampelphasen in die es unterteilt ist. AMPELKONTO / Nur vorübergehend zulässig; Disposition der Arbeitszeit durch die Führungskraft Gemeinsame Disposition der Arbeitszeit durch Mitarbeiter/in und Führungskraft Eigenverantwortliche Disposition der Arbeitszeit durch den / die Mitarbeiter/in Gemeinsame Disposition der Arbeitszeit durch Mitarbeiter/in und Führungskraft Nur vorübergehend zulässig; Disposition der Arbeitszeit durch die Führungskraft

6 STADT COBURG Erläutergn. zur DV ü. d. Flexibilisierung d. Arbeitszeit Seite 6 Dem Prinzip nach funktioniert das sog. Ampelkonto so, dass bei immer weiterem Entfernen der Mitarbeiterin bzw. des Mitarbeiters von der Grünphase Rücksteuerungsmaßnahmen durch sie bzw. ihn selbst und immer stärker durch die Führungskraft zu erfolgen haben, um das Zeitkonto über kurz oder lang wieder in die Grünphase zurückzuführen. Gibt es eine Kappungsgrenze? Kappungsgrenze Die Zeitkonten haben keine Kappungsgrenzen, sondern setzen nur noch mit Hilfe der Führungskraft auf Gegensteuerung. Durch diese Regelung wird man der dezentralen Ressourcenverantwortung gerecht und die einzelnen Arbeitszeitkonten können gemessen am aktuellen Arbeitsanfall zwischen der Führungskraft und ihren Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern abgestimmt werden. Das Zeitkonto läuft zudem durch und wird zu keinem Zeitpunkt abgerechnet. Allerdings ist durch den/die Mitarbeiterin und die Führungskraft dafür Sorge zu tragen, dass beim Ausscheiden aus dem Dienst das Zeitkonto auf Null steht. Wer ist Führungskraft? Führungskraft Personen, denen andere Mitarbeiterinnen oder Mitarbeiter unterstellt sind. Welche Regelungen gelten für Amtsleiter? Für Amtsleiter gilt die Vertrauensarbeitszeit. Dies bedeutet, dass die Amtsleiter ihren Zeitausgleich völlig eigenverantwortlich ohne Zeiterfassung und Zeitkontenführung organisieren können. Die anderen Regelungen (z. B. Servicezeiten) gelten für die Amtsleiter als Mitglied des Teams analog. Wie halten Amtsleiter ihre Arbeitszeiten fest? Arbeitszeitformular Sie können zur eigenen Orientierung Aufzeichnungen machen, die aber nicht betrieblich eingesehen werden. Amtsleiter können die Vertrauensarbeitszeit für die stellvertretenden Amtsleiter in ihrem Verantwortungsbereich einführen. Ist Zeitausgleich weiterhin möglich? Zeitausgleich Der Ausgleich des Zeitkontos sollte in Anspruch genommen werden, sobald dies die Aufgabenerledigung möglich macht. Ein möglicher Zeitausgleich ist nicht nur auf Zeitguthaben beschränkt, sondern es ist auch die Freizeit zu Lasten des Zeitkontos bei negativem Zeitsaldo möglich. Gibt es für den Zeitausgleich Beschränkungen? Es sind keine Höchstgrenzen für die Inanspruchnahme von Zeitausgleich im Rahmen der neuen Dienstvereinbarung reglementiert. Die weitaus flexible Arbeitszeitgestaltung gibt den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern die Möglichkeit, ihre individuellen Wünsche im Rahmen dienstlicher Belange weitestgehend zu verwirklichen. Ganze Ausgleichstage sind mit der Führungskraft abzustimmen. Sie können nur dann verweigert werden, wenn dadurch die Einhaltung des Serviceversprechens nicht möglich ist oder andere dienstliche Belange Vorrang haben.

7 STADT COBURG Erläutergn. zur DV ü. d. Flexibilisierung d. Arbeitszeit Seite 7 Was müssen die Azubis beachten? Sonderregelung Azubis Die Auszubildenden sollten ebenfalls darauf achten, dass am Ende des Ausbildungsabschnittes das Arbeitszeitkonto nach Möglichkeit ausgeglichen ist. Können auch Mehrarbeitsstunden anfallen? Mehrarbeit/ Mehrarbeit und Überstunden sollen im Rahmen einer flexiblen Arbeitszeit- Überstunden regelung eine absolute Ausnahme darstellen. Im Sinne der Dienstvereinbarung ist / sind sie nur dann gegeben, wenn bei Erfüllung der förmlichen Voraussetzungen (vorherige Anordnung, Genehmigung) die Überstunden grundsätzlich außerhalb des festgelegten Arbeitszeitrahmens anfallen. Welche Regelungen gelten für Dienstbefreiungen? Dienstbefreiung Dienstbefreiungen auf die ein gesetzlicher oder tariflicher Anspruch besteht, gelten als Arbeitszeit. Das gilt auch für sonstige generelle Dienstbefreiungen, die von Fall zu Fall durch Antragstellung und Genehmigung durch das Hauptamt geregelt werden. Und mehr ist nicht geregelt? gegenseitiges Vertrauen Vertrauen Die Projektgruppe hat ganz bewusst auf mehr Regelungen verzichtet und den einzelnen Mitarbeiterinnen bzw. den einzelnen Mitarbeitern einen großen Gestaltungsspielraum eingeräumt. Schließlich soll mit dem jetzt beschrittenen Weg die notwendige Teamfähigkeit sowie Vertrauenskultur bei der Stadtverwaltung Coburg gestärkt werden. Was passiert bei Verstößen? Jeder Missbrauch einer so offenen Arbeitszeitregelung stellt eine Pflichtverletzung dar, die nach beamtenrechtlichen oder arbeitsrechtlichen Vorschriften streng geahndet wird. Ansprechpartner! Für Fragen zur neuen Arbeitszeitregelung stehen Ihnen insbesondere die nachfolgenden Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Personalverwaltung zur Verfügung: Herr Fritz Heublein Tel.: 1110 Frau Carola Knoll Tel.: 1114 Herr Hermann Müller Tel.: 1112 Darüber hinaus können Sie sich an die Gleichstellungsbeauftragte (Tel.: 1070) sowie an die Personalratsmitglieder (Tel.:1180) wenden.