BENUTZERHANDBUCH KN LOGIN» LUFTFRACHTVISIBILITÄT

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1 KN Login» Shipment BENUTZERHANDBUCH KN LOGIN» LUFTFRACHTVISIBILITÄT VERSION 3.8 / JULI 2012

2 Inhaltsverzeichnis 1. Visibilität Luftfracht» Suche Navigation ohne Geschäftsbereich Navigation mit Geschäftsbereich Definieren der Datumskriterien für die Suche (1. Filter) Definieren eines Referenzsuchwertes (2. Filter) Definieren von Abgangs- und Empfangsorten Verwenden des Filters "Bearbeitungsstufe" Filtern nach Abweichungen oder bestätigten Ereignissen Anzeigeoptionen Luftfracht» Suchergebnisse Ansicht "Sendungsübersicht" Ansicht "Sendungsdetails" KN- und Hauptreferenzinformationen Details zum Sendungsverlauf Versandinformationen Sendungsdetails Adressen Gebühren Handling-Anweisungen Kundenreferenzdetails Dokumente Monitoring-Ergebnisse...15 Seite 2 von 15 Copyright Kühne + Nagel

3 Datenschutzhinweise Urheberrechtlich geschütztes und vertrauliches Material Dieses Dokument sowie alle hierin enthaltenen Informationen sind Eigentum der Kühne + Nagel Gruppe, bestehend aus deren Konzerngesellschaften und Niederlassungen. Kein Teil dieses Dokuments darf ohne ausdrückliche schriftliche Genehmigung der Kühne + Nagel Gruppe auf jedwede Art vervielfältigt oder an Dritte übertragen werden. Zulässig sind lediglich solche Vervielfältigungen, die intern vom Empfänger dieses Dokuments zum Zweck der Auswertung der enthaltenen Informationen erstellt werden. Dieses Dokument sowie sämtliche Vervielfältigungen hiervon sind streng vertraulich zu behandeln. Seite 3 von 15 Copyright Kühne + Nagel

4 1. Visibilität Mit KN Login Visibilität können Sie Sendungen nach bestimmten Kriterien, wie z. B. Referenznummer, Datum oder Standort durchsuchen und diese anzeigen. Die Suchfelder sind keine Pflichtfelder. Verwenden Sie eine oder alle Filteroptionen, um eine einfache oder eine komplexe Suche durchzuführen. Ihre Benutzerrechte und Zugangsberechtigung für die Funktion wurden in Absprache mit Ihrem Management eingerichtet. Zum Erweitern Ihrer Benutzerrechte kontaktieren Sie Ihren Kühne + Nagel Kundenbetreuer. Weitere Informationen finden Sie im Handbuch "Willkommen bei KN Login" im Abschnitt "Support". Daten aus den Übersichten können in MS Excel -Tabellen extrahiert werden. Detaillierte Erklärungen finden Sie in den entsprechenden Kapiteln Luftfracht» Suche Navigation ohne Geschäftsbereich Öffnen Sie das Menü <Ansicht>, um in die Ansicht "Luftfrachtvisibilität" zu gelangen. Wählen Sie <Sendung> und anschließend <Luftfracht> aus. Die Ansicht "Sendungssuche - Luftfracht" wird geöffnet. Seite 4 von 15 Copyright Kühne + Nagel

5 Navigation mit Geschäftsbereich Mit dem Geschäftsbereich-Filter können Sie Ihre Suchergebnisse nach relevanten Informationen eines bestimmten Beteiligten einschränken, z. B. nach Geschäftsfeld oder Handelspartner. Öffnen Sie das Menü <Ansicht>, um in die Ansicht "Luftfrachtvisibilität" zu gelangen. Wählen Sie <Sendung> und anschließend <Luftfracht> aus. Die Ansicht "Sendungssuche - Luftfracht" wird geöffnet. Verwenden des Filters "Geschäftsbereich" Wählen Sie zum Verwenden dieses Filters (sofern Sie Zugriffsrechte auf unterschiedliche Beteiligte besitzen) zunächst die Gruppe, in der Sie den Beteiligten führen (1. Dropdown-Liste) und anschließend den Namen des Beteiligten (2. Dropdown-Liste). Seite 5 von 15 Copyright Kühne + Nagel

6 Definieren der Datumskriterien für die Suche (1. Filter) Mithilfe der Datumskriterien können Sie Ihre Suchergebnisse filtern. Wählen Sie zunächst ein Filterkriterium aus der Dropdown-Liste aus, und legen Sie anschließend ein bestimmtes Datum oder einen Zeitraum fest. Sie können das gewünschte Datumsformat unter <Meine Einstellungen> festlegen. Es stehen Ihnen folgende Auswahlmöglichkeiten zur Verfügung: Versanddatum: Abflugdatum vom Abgangsflughafen. Bei Auswahl dieses Filterkriteriums werden in den Suchergebnissen alle Sendungen aufgelistet, die ein tatsächliches oder voraussichtliches Abflugdatum besitzen, das dem von Ihnen angegebenen Suchwert entspricht. Ankunftsdatum: Das Ankunftsdatum am Empfangsflughafen. Bei Auswahl dieses Filterkriteriums werden in den Suchergebnissen alle Sendungen aufgelistet, die ein tatsächliches oder voraussichtliches Ankunftsdatum besitzen, das dem von Ihnen angegebenen Suchwert entspricht. Letzter Prozess: Datum des letzten Ereignisses im Sendungsverlauf (Meilenstein) Definieren eines Referenzsuchwertes (2. Filter) KN Login bietet Ihnen flexible Suchoptionen, mit denen Sie nach Referenzen suchen können. Sie können für die Suche Ihre eigenen Referenzen verwenden (entsprechend Ihrer Vereinbarung mit Kühne + Nagel) oder eine der Standardsendungsreferenzen, wie H/AWB-Nummer und KN-Referenznummer. Mit diesem Filter können Sie auch nach Versender oder Empfänger suchen. Sie kennen den genauen Referenzwert nicht? Kein Problem! Geben Sie einfach die ersten Zeichen der Referenz ein. Das Ergebnis zeigt alle Sendungen, die mit Ihrem eingegebenen Suchwert (beginnt mit) übereinstimmen. Mit den ausgewählten Filterkriterien (KN-Referenznummer, H/AWB-Nr., MAWB-Nr, KN-Kommunikationsreferenz und den speziellen Kundenreferenztypen) können Sie in KN Login mit der Option in Liste nach mehreren Referenzen suchen. Für diese Suche sind vollständige Referenzwerte (durch Komma getrennt) einzugeben. Sie können maximal nach 10 Suchwerten gleichzeitig suchen. Seite 6 von 15 Copyright Kühne + Nagel

7 Definieren von Abgangs- und Empfangsorten Mit diesem Filter können Sie einen Abgangs- oder Empfangsflughafen bzw. ein Abflug- oder Ankunftsland bzw. das Land des Versenders oder Empfängers für Ihre Suchkriterien festlegen. Sie können entweder einen Abgangs- oder Ankunftsort wählen oder beide kombinieren, um eine Route zu definieren. Sie können den IATA-Code des Flughafens (z. B. JFK), den Ländercode (z. B. CN) oder die entsprechenden Namen (z. B. New York oder China) bzw. den Ländercode oder das Land des Versenders oder Empfängers eingeben. Um eine möglichst hohe Trefferquote zu erzielen, empfehlen wir Ihnen, den entsprechenden Ort aus der Nachschlagetabelle, die Sie über das Symbol aufrufen können, auszuwählen Verwenden des Filters "Bearbeitungsstufe" KN Login verbindet automatisch jeden Meilenstein im Sendungsverlauf mit einer voreingestellten Bearbeitungsstufe (z. B."Gebucht", "Versendet/Auf dem Transportweg" usw.). Mit den verschiedenen Operatoren (ist gleich, ist nicht gleich, liegt vor, nach, ist gleich oder vor, ist gleich oder nach) können Sie nach Sendungen suchen, die sich in einer oder nicht in einer bestimmten Bearbeitungsstufe befinden und/oder vor bzw. nach einer bestimmten Bearbeitungsstufe liegen. Verwenden Sie diesen Filter in Kombination mit Orts- und Datumsfiltern, um eine Vorschau eingehender Sendungen zu erstellen Filtern nach Abweichungen oder bestätigten Ereignissen KN Login bietet ein Monitoring-Modul, das Abweichungen wie beispielsweise verspätete Abgänge oder verspätete Ankünfte oder besondere Ereignisse wie Abgangsbestätigungen, Dokumentenverfügbarkeit usw. überprüft. Seite 7 von 15 Copyright Kühne + Nagel

8 Sobald KN Login eine Abweichung anzeigt oder ein Ereignis bestätigt, wird diese Abweichung oder dieses Ereignis zu der Dropdown-Liste "Monitoring-Ergebnisse" hinzugefügt. Sie können diesen Filter nutzen, um nach Sendungen, die unter das jeweilige Abweichungs- oder Bestätigungskriterium fallen, zu suchen. Klicken Sie hierzu auf das Symbol, und wählen Sie das gewünschte Kriterium für Monitoring-Ergebnisse aus der Liste aus. Ausführliche Erklärungen finden Sie im Abschnitt "Monitoring-Modul" Anzeigeoptionen Legen Sie über diese Option die Anzahl der Zeilen pro Seite fest, die in der Liste der Suchergebnisse angezeigt werden sollen. Bei einer geringen Bandbreite Ihrer Internet-Verbindung sollten Sie hier eine niedrige Anzahl wählen. Abhängig von Ihren Benutzerrechten können Sie verschiedene Optionen für die Anzeige der Suchergebnisse auswählen. Standardmäßig werden die Ergebnisse in der Ansicht der Suchergebnisse angezeigt. Die Dashboard-Bereiche "In-Transit-Übersicht" und "Vorschau" bieten einen umfassenden Überblick über Ereignisse, Sendungen und Container. Details über diese Anzeigeoptionen finden Sie im Handbuch im Kapitel "Dashboard". Die Anzahl der Datensätze, die in den Dashboard-Bereichen und in der Übersicht aufgeführt sind, variieren mit Ihren Filtereinstellungen entsprechend der Anzeigelogik der Dashboard- Bereiche. Wenn die Suchergebnisse in einem der Dashboard-Bereiche angezeigt werden sollen, legen Sie mindestens einen Suchfilter fest, z. B. zum Filtern nach Datum, Hafen oder Land. Falls Ihre Suche mehr als 2000 Ergebnisse in der Übersicht liefert, werden diese nicht in den Dashboard-Bereichen angezeigt. Stattdessen erscheint eine Fehlermeldung, die angibt, dass zu viele Datensätze für die Dashboard-Anzeige gefunden wurden. Seite 8 von 15 Copyright Kühne + Nagel

9 1.2. Luftfracht» Suchergebnisse Ansicht "Sendungsübersicht" Findet KN Login mehrere Sendungen, die Ihren Suchkriterien entsprechen, wird die Ansicht "Sendungsübersicht" geöffnet. Diese Übersicht beinhaltet Sendungsreferenzen, Datumsangaben und weitere Informationen. Klicken Sie auf das Symbol, um die jeweiligen Sendungsdetails anzuzeigen. Die ersten beiden Spalten der Übersichtsliste beinhalten immer Werte, die Ihrer Auswahl des 1. und 2. Filters der Suchansicht entsprechen. Sie können in Ihren persönlichen Einstellungen unter "Meine Einstellungen" festlegen, welche weiteren Spalten in die Tabelle aufgenommen werden sollen. Klicken Sie auf den Spaltenkopf, um die Sendungsdaten innerhalb der Tabelle zu sortieren. Der Hintergrund des Spaltenkopfes, nach dem sortiert wurde, ist dunkel unterlegt. Die Pfeile geben die Sortierrichtung (aufsteigend/absteigend) an. Laden Sie Ihre Suchergebnisse aus der Übersichtsansicht in einer MS Excel -Tabelle herunter, indem Sie auf das Symbol klicken. Seite 9 von 15 Copyright Kühne + Nagel

10 Ansicht "Sendungsdetails" In der Ansicht "Sendungsdetails" werden Datenelemente in mehrere Bereiche gruppiert. Sie können einen Bereich ein- oder ausblenden, indem Sie auf das Symbol bzw. neben der Überschrift des Bereiches klicken KN- und Hauptreferenzinformationen In diesem Bereich werden alle Sendungsreferenzen aufgelistet, die von Kühne + Nagel Abgangs- und Empfangsstationen zugewiesen wurden. Er enthält außerdem eine zusätzliche Referenz. Ihr Unternehmen kann festlegen, dass diese als Hauptreferenz angezeigt wird Details zum Sendungsverlauf In diesem Bereich werden tatsächliche Ereignisdaten im Sendungsverlauf aufgelistet. Die Tabelle ist nach der logischen Reihenfolge der Ereignisse sortiert. Alle Datumsangaben und Zeiten sind in den jeweiligen Ortszeiten angegeben. Sollten zusätzliche Informationen auf dem System eines 3. Beteiligten verfügbar sein, befindet sich in der Spalte "Anmerkungen" ein Hyperlink. Klicken Sie auf den Hyperlink, um eine Verbindung zum System des 3. Beteiligten in einem neuen Fenster herzustellen. Seite 10 von 15 Copyright Kühne + Nagel

11 Für jede Luftfrachtsendung wird eine Route Map erstellt. Hier werden alle geplanten Transportmeilensteine für die jeweilige Sendung aufgeführt. Klicken Sie auf das Anzeigesymbol, um die Details der Route Map anzuzeigen. Die Tabelle ist gemäß der Cargo Richtlinien nach der logischen Reihenfolge der Ereignisse sortiert. Alle Datumsangaben und Zeiten sind in den jeweiligen Ortszeiten angegeben. Wurde die Route Map (Transportplan) geändert, wird ein 2- bzw. 4-stelliger Abweichungscode angezeigt. Bewegen Sie den Mauszeiger über den Code, um eine Erklärung anzuzeigen. Informationen über die letzte Route Map-Aktualisierung werden in einer zusätzlichen Spalte angezeigt Versandinformationen In diesem Bereich werden der geplante Transportweg (mit Transit-Flughäfen) und die voraussichtliche Ankunftszeit am Empfangsflughafen angezeigt. Ebenso werden H/AWB-Nummern und, falls vorhanden, das für die Sendung benötigte Luftfrachtprodukt angezeigt. Außerdem werden auch die zutreffenden Incoterms und ob über Kühne + Nagel eine Transportversicherung abgeschlossen wurde angezeigt. 1 Kontaktieren Sie Ihre lokale Kühne + Nagel Niederlassung für Luftfracht, um Informationen über das Konzept und die Verfahren von Cargo 2000 zu erhalten. Seite 11 von 15 Copyright Kühne + Nagel

12 Sendungsdetails Die Sendungsdetails entsprechen den Angaben des Haus-/Luftfrachtbriefes. Nutzen Sie diesen Bereich, um zu überprüfen, ob die Inhalte der Sendung mit den Angaben auf den Versanddokumenten übereinstimmen Adressen Die Adressen in diesem Bereich bezeichnen die Beteiligten der Sendung (H/AWB). KN Login zeigt die Abgangs- und Zielstationen von Kühne + Nagel, Versender und Empfänger. Nutzen Sie die erste Zeile (oder den ersten Buchstaben) der Adresse des Versenders oder des Empfängers, um nach Sendungen zu suchen, die für einen der Beteiligten relevant sind. Geben Sie den Wert aus der ersten Zeile in den 2. Filter in der Ansicht "Suche" ein Gebühren In diesem Abschnitt können Sie die im H/AWB angegebenen Gebühren ansehen. Diese Option hängt von Ihren Benutzerrechten ab Seite 12 von 15 Copyright Kühne + Nagel

13 Handling-Anweisungen Falls vorhanden, werden in diesem Bereich Handling-Anweisungen angezeigt Kundenreferenzdetails In diesem Bereich werden Referenzen der Beteiligten angezeigt. Diese Liste ist auf die Referenzarten beschränkt, auf die Kühne + Nagel und Ihr Unternehmen sich zuvor geeinigt haben. Sollten zusätzliche Informationen auf dem System eines 3. Beteiligten verfügbar sein, erscheint die Referenz als Hyperlink. Klicken Sie auf den Hyperlink, um eine Verbindung zum System des 3. Beteiligten in einem neuen Fenster herzustellen. Wenn Sie die nötigen Benutzerrechte bezüglich der Kundenreferenzen besitzen, befindet sich neben der Bereichsüberschrift "Kundenreferenzdetails" das Symbol (Zusätzlicher Referenzeintrag). Klicken Sie auf das Symbol, um das Fenster Zusätzlicher Referenzeintrag" zu öffnen. Wählen Sie die Referenzbezeichnung (bereits vordefiniert), und geben Sie den Referenzwert (z. B. Auftragsnummer) ein. Klicken Sie dann auf <Speichern>. Über die Schaltfläche <Übernehmen> können Sie diese Referenz hinzufügen. Seite 13 von 15 Copyright Kühne + Nagel

14 Dokumente Alle Dokumente, die vom Abfertigungssystem von Kühne + Nagel erstellt werden, können über diesen Bereich als PDF-Datei heruntergeladen werden. Dokumente, die nicht von Kühne + Nagel stammen (z. B. Packlisten, Handelsrechnungen), werden ebenfalls in diesem Bereich angezeigt. Jedoch nur die Dokumente, über die Kühne + Nagel und Ihr Unternehmen sich im Vorfeld verständigt haben. Abhängig von Ihren Benutzerrechten werden alle oder nur ausgewählte Dokumente angezeigt und können als PDF-Datei heruntergeladen werden. Klicken Sie auf das Symbol neben dem entsprechenden Dokument, um eine PDF-Datei herunterzuladen und anzuzeigen. Wenn Sie mehrere Dokumente gleichzeitig herunterladen möchten, aktivieren Sie die Kontrollkästchen neben den entsprechenden Dokumenten und klicken Sie auf das Symbol. Die Dokumente werden in eine "ZIP"-Datei zusammengeführt. Sie können die Dokumente auch als an Ihre eigene -Adresse oder an andere Personen versenden. Klicken Sie hierzu einfach auf das Symbol ( senden). Das Fenster " -Verteiler" wird geöffnet. Sie haben die Möglichkeit, zusätzliche -Empfänger einzugeben, und bei Bedarf den Betreff und den -Text zu ändern. Wenn Sie die erforderlichen Änderungen vorgenommen haben, klicken Sie auf <Senden und Zurück>. Seite 14 von 15 Copyright Kühne + Nagel

15 Abhängig von Ihren Benutzerrechten können Sie in KN Login mit der Funktion "Hochladen von Dokumenten" Dokumente hochladen. Details zu dieser Funktion finden Sie im Benutzerhandbuch in den Kapiteln "Hochladen von Dokumenten" und "Buchung" Monitoring-Ergebnisse KN Login bietet ein Monitoring-Modul, das Abweichungen wie beispielsweise verspätete Abgänge oder verspätete Ankünfte oder besondere Ereignisse wie Abgangsbestätigungen, Dokumentenverfügbarkeit usw. überprüft. Abweichungen oder Bestätigungen von Ereignissen, die von KN Login erfasst wurden, werden abhängig von Ihren Benutzerrechten in diesem Bereich angezeigt. Die verschiedenen Eskalationsstufen werden durch farbige Warnsymbole dargestellt. Das Symbol repräsentiert die niedrigste, die mittlere und die höchste Stufe. Ausführliche Erklärungen finden Sie im Abschnitt "Monitoring". Monitoring-Definitionen werden von KN Login-Spezialisten erstellt und sind den jeweiligen Kundenbedürfnissen angepasst. Seite 15 von 15 Copyright Kühne + Nagel