Landeshauptstadt München it@m Leistungsbeschreibung zum offenen Verfahren Rahmenvertrag PC-Zubehör 2016 Stand: 15.09.15 Version: 1.9 2015-09-15_Leistungsbeschreibung_RV-PC-Zubhoer_2016_1.9 Landeshauptstadt München, it@m, Geschäftsbereich Zentrale Dienste, Servicebereich Vergabe Die Weitergabe an Dritte ohne schriftliche Genehmigung des Auftraggebers ist ausdrücklich untersagt
Seite 2 von 15 Inhaltsverzeichnis 1. Gegenstand der Ausschreibung...3 1.1. Überblick...3 1.2. Organisatorische Rahmenbedingungen...3 1.2.1. Organisation von it@m und dem dezentralen Informations-, Kommunikations- und Anforderungsmanagement (nachfolgend dika genannt)...3 1.2.2. Linienorganisation von it@m...5 1.2.3. Zusammenarbeit...5 1.3. Technische Rahmenbedingungen...6 1.3.1. IT- Infrastruktur und IT- Security...6 1.4. Rechtliche Rahmenbedingungen...6 2. Anforderungen...6 2.1. Gegenstand des Vergabeverfahrens...6 2.2. Innovationsklausel...7 2.3. Technologiegleitklausel...7 2.4. Garantie...7 2.5. Technische Vorgaben...8 2.5.1. Allgemeine Anforderungen...8 2.5.2. Ergonomische Richtlinien...9 2.5.3. Energieeffizienz...9 2.5.4. Kompatibilität der Produkte mit den städtischen IT- Arbeitsplätzen (Clients)...9 2.6. Mengengerüst...10 2.7. Betreuung der LHM...10 2.8. Servicefähigkeit...11 2.8.1. Bestellungen...11 2.8.2. Lieferleistung...11 2.8.3. Reporting...13 2.9. Preisbildung...14 2.10. Preisvorbehalt...14 2.11. Rechnungsstellung...14 2.12. Ermittlung des Jahresumsatzes...15 2.13. Vertragsstrafen...15 3. Anlagen zur Leistungsbeschreibung...15 - Kriterienkatalog zur Leistungsbeschreibung...15
Seite 3 von 15 1. Gegenstand der Ausschreibung 1.1. Überblick Ausschreibungsgegenstand, unter Berücksichtigung der dezentralen Beschaffungsstruktur der Landeshauptstadt München (im folgenden als LHM abgekürzt) und der Schnelllebigkeit im IT- Bereich, ist die Beschaffung von PC- Zubehör für ihre Referate, Eigenbetriebe und einen Teil ihrer Beteiligungsgesellschaften. Der bisherige Rahmenvertrag PC- Zubehör läuft zum 11.04.2016 aus und soll durch diesen neuen Rahmenvertrag PC- Zubehör 2016 voraussichtlich ab 12.04.2016 abgelöst werden. Der Vertrag hat eine Laufzeit von 48 Monaten. Bei den im Abschnitt 2.4. im Dokument Bewerbungsbedingungen und Eignungsanforderungen angegebenen Mengen handelt es sich um voraussichtliche Bedarfe innerhalb der Vertragslaufzeit von 4 Jahren. Die angegebenen Mengen dienen lediglich als Kalkulationsgrundlage für den Bieter. Die Abrufe können abweichend der Mengenangaben erfolgen. Es besteht seitens des Auftraggebers keine Verpflichtung zur Ausschöpfung der genannten Mengen. Hinweis Die im folgenden aufgeführten Rahmenbedingungen werden in dieser Leistungsbeschreibung nicht in Kann- und/oder Pflichtanforderungen (bzw. Mindestanforderungen) klassifiziert. Die Klassifizierung erfolgt ausschließlich im Kriterienkatalog (siehe Anlage Kriterienkatalog) als Ausschluss- oder Bewertungskriterium bzw. Ausschluss- und Bewertungskriterium. Als Ausschlusskriterium klassifizierte Anforderungen sind als Pflicht-/Mindestanforderungen zu verstehen. 1.2. Organisatorische Rahmenbedingungen 1.2.1. Organisation von it@m und dem dezentralen Informations-, Kommunikationsund Anforderungsmanagement (nachfolgend dika genannt) Die Stadtverwaltung München ist die drittgrößte Stadtverwaltung in Deutschland und beschäftigt in den zwölf Referaten und sechs Eigenbetrieben unmittelbar über 33.000 Mitarbeiter. Daneben gibt es noch folgende Beteiligungsgesellschaften. Zu den Beteiligungsgesellschaften zählen aktuell: afk Aus- und Fortbildungs GmbH für elektronische Medien aquabench GmbH Deutsches Theater München Betriebs-GmbH Deutsches Theater Grund- und Hausbesitz-GmbH evobis GmbH Freimanner Werkstatt GmbH Flughafen München GmbH Gasteig München GmbH GEWOFAG Gemeinnützige Wohnungsfürsorge AG GWG Gemeinnützige Wohnstätten- und Siedlungsgesellschaft mbh Internationale Münchner Filmwoche GmbH
Seite 4 von 15 Kommunale Unfallversicherung Bayern (früher Unfallkasse München) Marianne-Strauß-Klinik Behandlungszentrum Kempfenhausen für Multiple Sklerose Kranke GmbH Messe München GmbH Münchner Gewerbehof- und Technologiezentrumsgesellschaft mbh Münchener Tierpark Hellabrunn AG MÜNCHENSTIFT GmbH Münchner Arbeit ggmbh Münchener Gesellschaft für Stadterneuerung mbh Münchner Gewerbehof Giesing Grundstücksgesellschaft mbh & Co. KG Münchner Kammerspiele Münchner Verkehrsgesellschaft mbh Münchner Volkshochschule GmbH Münchner Volkstheater GmbH Olympiapark München GmbH P+R Park & Ride GmbH Pasinger Fabrik GmbH Portal München Betriebs- GmbH & Co. Solarinitiative München GmbH & Co. KG Städtisches Klinikum München GmbH Stadtwerke München GmbH SWM Shop Verbund Strukturwandel GmbH Wohnforum München gemeinnützige GmbH Der voraussichtliche Bedarf dieser Beteiligungsgesellschaften ist in den vorstehend unter 1.1 genannten Mengenangaben enthalten und beträgt maximal 3 % des Bedarfs der städtischen Referate und Eigenbetriebe. Zentrale IT- Leistungen werden vom städtischen Eigenbetrieb für Informations- und Telekommunikationstechnik der Stadt München it@m wahrgenommen. Insgesamt gibt es 15 dikas (dezentrales Informations-, Kommunikations- und Anforderungsmanagement), in der Regel eines pro Referat bzw. Eigenbetrieb. Jedes Referat und jeder Eigenbetrieb der LHM hat eigene Aufgabenbereiche und Geschäftsprozesse und damit höchst unterschiedliche Anforderungen an die städtische IT. Die dezentralen IT- Einheiten dika sorgen dabei vor Ort in den Referaten und Eigenbetrieben der LHM für einen reibungslosen Ablauf aller IT- Aufgaben. Die dikas sind das Gesicht zum Fachbereich, dem IT- Kunden und IT- Anwender, und bilden als Single Point of Contact die Schnittstelle der IT zu den Fachbereichen. Der IT- Dienstleister it@m verfügt über einen zentralen Servicedesk. Darüber hinaus gibt es noch sechs weitere dezentrale Servicedesks.
Seite 5 von 15 1.2.2. Linienorganisation von it@m Zum Eigenbetrieb it@m der Landeshauptstadt München gehören die drei operativen Geschäftsbereiche Anwendungen, Werkzeuge & Infrastruktur sowie Betrieb. Der Geschäftsbereich Werkzeuge & Infrastruktur umfasst u. a. den Servicebereich "Städtische Arbeitsplätze" mit den Teams LiMux Arbeitsplatz, Prozesse und Standards, Windows und Sonder- Arbeitsplatz sowie Standardisierung und Test. Die Ausschreibung wird vom Servicebereich "Städtische Arbeitsplätze" und hier dem Team Standardisierung fachlich gesteuert. 1.2.3. Zusammenarbeit Der zentrale IT- Dienstleister it@m ist der zentrale Ansprechpartner (= Single Point of Contact) für den Auftragnehmer für den zu schließenden Rahmenvertrag mit der Landeshauptstadt München.
Seite 6 von 15 1.3. Technische Rahmenbedingungen 1.3.1. IT- Infrastruktur und IT- Security Die Landeshauptstadt München stellt hohe Ansprüche an die Wirtschaftlichkeit, Sicherheit und Erweiterbarkeit ihrer IT- Landschaft. Diese Ansprüche werden sichergestellt durch: hohen Datenschutz und hohe Datensicherheit weitgehende Standardisierung der IT- Infrastruktur Bei der Beschaffung oder Entwicklung wird deshalb hinsichtlich der technischen Rahmenbedingungen darauf geachtet, dass idealerweise die Standard-IT-Infrastruktur der LHM ohne Anpassungen ablauffähig und betreibbar und nach Möglichkeit unabhängig vom Betriebssystem des Arbeitsplatzrechners (Clients) ist. diese den Anforderungen der LHM an Datenschutz und Datensicherheit genügen. 1.4. Rechtliche Rahmenbedingungen Die gesetzlichen Vorgaben zum Datenschutz (BDSG und BayDSG) sind einzuhalten. Als Vertragsbestandteile gelten in nachstehender Reihenfolge: - Angebot des Auftragnehmers - Konkretisierungen (falls zutreffend) - Vergabeunterlagen der Ausschreibung des Auftraggebers mit allen Anlagen - Ergänzende Vertragsbedingungen für den Kauf bzw. die Instandhaltung von EDV- Anlagen und Geräten (EVB-IT) des Bundesinnenministeriums in der aktuellen Fassung - Zusätzliche Vertragsbedingungen der Landeshauptstadt München zur Verdingungsordnung für Leistungen - ausgenommen Bauleistungen (ZV-VOL) - Allgemeine Vertragsbedingungen für die Ausführung von Leistungen (VOL/B) 2. Anforderungen 2.1. Gegenstand des Vergabeverfahrens Gegenstand dieses Vergabeverfahrens ist ein zu schließender Rahmenvertrag zur Beschaffung von PC- Zubehör mit einer Laufzeit von vier Jahren, voraussichtlicher Vertragsbeginn am 12.04.2016. Die in der Leistungsbeschreibung genannten Produkte und Mengengerüste sind als Referenzwerte zu verstehen (vgl. Abschnitt 1.1. dieses Dokuments, Abschnitt 2.4. im Dokument Bewerbungsbedingungen und Eignungsanforderungen und Abschnitt II.2.1) der EU- Auftragsbekanntmachung).
Seite 7 von 15 2.2. Innovationsklausel Der Auftraggeber kann im Sinne dieser Innovationsklausel jederzeit eine technische Anpassung der angebotenen Produkte verlangen. Dies gilt insbesondere in Fällen, in denen neue Technologien auf dem Markt verfügbar sind. Die Innovationsklausel gilt auch in den Fällen, in denen angebotene Produkte aus unvorhersehbaren Gründen zum Lieferzeitpunkt vom Hersteller nicht mehr hergestellt und auch sonst nicht mehr bezogen werden können. Der Auftragnehmer hat dies auf Anfrage des Auftraggebers nachzuweisen. Der Auftraggeber hat in allen Fällen das alleinige Bestimmungsrecht festzulegen, welche der angebotenen Ersatzartikel geliefert werden. Die Ersatzartikel müssen mindestens den Leistungsmerkmalen (siehe Anlage Kriterienkatalog) des angebotenen Vorgängerproduktes entsprechen. 2.3. Technologiegleitklausel Gemäß 1 Abs. 3 und 4 der Betriebssatzung ist it@m als Auftraggeber verpflichtet, alle Dienststellen, Referate und Eigenbetriebe mit den notwendigen Geräten auszustatten. Von daher muss der Auftragnehmer flexibel sein um besondere Anforderungen wie, z. B. höhere Speicherkapazitäten andere Funktionen bei Adaptern, z. B. HDMI andere Konfigurationen bei Hubs und Switchen alternatives Zubehör für PCs schnell und umfänglich auch über den vereinbarten Vertragsgegenstand hinaus bereitstellen zu können, falls Referate bedient werden müssen, die aufgrund ihres Aufgabenzuschnittes besondere Anforderungen an PC- Zubehör haben. 2.4. Garantie Die Garantie für die angebotenen Produkte beträgt mindestens 12 Monate. Davon unbeschadet bleiben darüber hinausgehende Gewährleistungen und Garantien (z. B. des Herstellers). Der Garantiezeitraum berechnet sich aus Vereinfachungsgründen grundsätzlich ab dem Tage der Lieferung. Für die Garantie gelten die Bestimmungen der EVB-IT Kauf. Für die Erbringung der Leistungen im Garantiefall sind folgende Punkte zu erfüllen: Der Auftragnehmer garantiert folgende Servicezeiten: Montag bis Freitag von 07:00 Uhr bis 17:00 Uhr exklusiv gesetzlicher Feiertage in Bayern. Der Auftragnehmer stellt mindestens einen Ansprechpartner mit einer Vertretung zur Verfügung, so dass die Erreichbarkeit während der Servicezeiten gewährleistet ist. Die Kommunikation erfolgt über Kundenportal, Telefon, E- Mail oder Fax.
Seite 8 von 15 Der Auftragnehmer hat die Einhaltung der jeweiligen Reaktionszeiten sicherzustellen. Die Reaktionszeit ist eingehalten, wenn durch den Auftragnehmer binnen einem Arbeitstag innerhalb der Servicezeiten nach Eingang der Störungsmeldung eine qualifizierte Rückantwort an den Auftraggeber übermittelt wird. Die Garantie beinhaltet alle Kosten für den Austausch, als auch Rücksendung und Lieferung nach Reparatur oder Austausch. Dem Auftragnehmer steht es frei auch durch einen Vorab- Austauschservice eines gleichwertigen Artikels die Garantieleistung zu erbringen. In diesem Fall muss allerdings der Anwender ausdrücklich der Lieferung eines geeigneten Ersatz- bzw. Neuproduktes vor dem Austausch zustimmen. Während der Garantie gelten hinsichtlich Vertragsstrafen (Verzug bzw. Leistungsstörungen) generell die EVB-IT Kauf analog. Für die Abwicklung von Garantiefällen durch den Auftragnehmer gilt: Der Auftragnehmer verpflichtet sich im Garantiefall bei Produkten der Kriteriengruppen KG 7, KG 8, KG 9, den Kriterien A10.1 und A10.2, sowie bei einem Artikelpreis ab 150 EUR ohne Umsatzsteuer, spätestens nach drei erfolglosen Reparaturversuchen, die defekten Produkte kostenneutral auszutauschen. Das Gleiche gilt, wenn einzelne der genannten Produkte bei häufigen Störungen (als Richtwert gelten drei Störungen in einem Monat, bzw. je zwei monatliche Störungen über einen Zeitraum von drei Monaten), die nicht vom Anwender verursacht wurden. Alle anderen Produkte sind im Garantiefall kostenfrei auszutauschen. Den Nachweis hierfür hat der Auftragnehmer zu führen. Im Rahmen des laufenden Vertrages sind die defekten Produkte innerhalb von zwei Wochen nach Aufforderung durch den Auftraggeber kostenlos gegen neue Produkte (1. Zulassung) auszutauschen, vgl. Abschnitt A4.4 im Dokument Kriterienkatalog. 2.5. Technische Vorgaben 2.5.1. Allgemeine Anforderungen Ziel ist es, den Dienst- bzw. Bedarfsstellen der Landeshauptstadt München ein übersichtliches und effizient zu nutzendes Wareninformations- und Einkaufssystem für PC-Zubehör zur Verfügung zu stellen. Geplant ist, dass die Bedarfsstellen in einem Online-Shop die gewünschten Produkte in einem Warenkorb sammeln können und nach Beendigung des Selektionsprozesses ein entsprechendes Angebot erhalten (vgl. üblicher Bestellvorgang bei Internetkauf mit dem Unterschied, dass keine Bestellung, sondern ein Angebot generiert und ausgegeben wird). In dem Wareninformations- und Einkaufssystem sollten mindestens die aktuellen Referenzprodukte mit den jeweils gültigen Preisen von den Bedarfsstellen eigenständig eingesehen werden können, z. B. durch einen allgemein zugänglichen Online-Shop. Gemäß den im Kriteri-
Seite 9 von 15 enkatalog genannten Referenzprodukten können auch Warengruppen aufgestellt werden und diese in dem Online-Shop generell in einer kundenspezifischen Ansicht des Online-Shops oder Kundenportal verfügbar gemacht werden. 2.5.2. Ergonomische Richtlinien Die angebotenen Produkte müssen den zum Zeitpunkt der Angebotsabgabe gültigen Gesetzen, Verordnungen und Richtlinien, insbesondere den europäischen Normen (EN), DIN- Normen, Unfallverhütungs- und Arbeitsschutzvorschriften sowie den allgemein anerkannten sicherheitstechnischen und arbeitsmedizinischen Regeln entsprechen. Die Sicherheitsregeln für Büroarbeitsplätze in der zum Zeitpunkt der Angebotsabgabe gültigen Fassung sind zu erfüllen. Stellt sich nach Prüfung, z. B. durch Sicherheitsfachkräfte heraus, dass die Produkte nicht den geltenden Vorschriften und anerkannten Regeln entsprechen, verpflichtet sich der Auftragnehmer, die Mängel unverzüglich zu beseitigen bzw. die Artikel auszutauschen. 2.5.3. Energieeffizienz Der Auftraggeber sieht diese Beschaffungsmaßnahme als Möglichkeit an, weitere Optionen zu erhalten, sich aktiv am Umweltschutz zu beteiligen. Sofern die angebotenen Produkte Energie verbrauchen, wird auch hier auf die Einhaltung geltender Richtlinien und Standards geachtet. Beispielhaft sollen hier, soweit auf die Produkte zutreffend, der blaue Engel, TCO und Energy Star genannt werden. 2.5.4. Kompatibilität der Produkte mit den städtischen IT- Arbeitsplätzen (Clients) Die städtischen IT- Arbeitsplätze (Clients) werden überwiegend mit dem Betriebssystem Linux mit dem Namen LiMux betrieben. Dabei werden immer 2 Long Term Support Releases unterstützt. Der Auftragnehmer stellt sicher, dass die Produkte (auch evtl. Nachfolgeartikel) mit den nachfolgend aufgeführten Komponenten des städtischen LiMux- Arbeitsplatzes (LiMux- Client) kompatibel sind: LiMux Basisclient Release 4.1 Zielsystem: Kubuntu 10.04 Benutzeroberfläche: K Desktop Environment 3.5.x LiMux Basisclient Release 5.0 Zielsystem: Kubuntu 12.04 Derzeit wird Kernel 3.13 verwendet. Benutzeroberfläche: K Desktop Environment 4.12.x Der Auftragnehmer sichert des weiteren zu, dass während der Laufzeit des Vertrages alle angebotenen Artikel die neuen bzw. nachfolgende(n) Long Term Support Versionen der Linux- Distribution Ubuntu unterstützen.
Seite 10 von 15 Gleichzeitig stellt der Auftragnehmer sicher, dass die Produkte mit den nachfolgend aufgeführten Betriebssystemen des Windows- Arbeitsplatzes (Windows- Clients) arbeiten können: Microsoft Windows 7 Enterprise (zur Zeit für 32- und 64-Bit-Systeme) Microsoft Windows 8 Der Auftragnehmer sichert weiterhin zu, dass während der Laufzeit des Vertrages alle angebotenen Produkte die neuen bzw. nachfolgende(n) Versionen von Microsoft Windows (z. B. Windows 10 und folgende) unterstützen. Bei Bedarf kann im Rahmen dieser Ausschreibung ein aktueller LiMux Basisclient als VMware- Image über folgenden Link als Download bezogen werden: http://ftp.muenchen.de/limux/. Der dazugehörige Benutzername und das Passwort zur Freischaltung werden auf Anfrage durch die Vergabestelle weitergegeben. Dieses kann sowohl auf Windows (64 Bit) wie Linux (64 Bit) mit Hilfe des im Internet erhältlichen VMware-Players oder der VM-VirtualBox gestartet werden. Für hardwarenahe Tests kann obiges Image nur bedingt genutzt werden, da durch die Virtualisierungstechnik von VMware die Hardware abstrahiert wird. 2.6. Mengengerüst Das Mengengerüst der Referenzprodukte entnehmen Sie bitte dem Dokument <Erklärung Verbindliches Angebot >. Die Auswertung der bisher erfolgten Abrufe des laufenden Vertrages ergab einen durchschnittlichen Jahresbestellwert von ca. 80 T EUR. Diese Mengenangaben beziehungsweise Umsätze berücksichtigen aktuelle Planungen, die sich auf die Laufzeit des Rahmenvertrags von vier Jahren (48 Monate) verteilen. Diese Angaben können über- oder unterschritten werden und stellen keine Obergrenze bzw. Mindestabnahmemenge dar. Bitte beachten Sie, dass sich aus diesem geschätzten Bedarf kein Anspruch auf eine tatsächliche Abnahmemenge begründet. 2.7. Betreuung der LHM Für die Erbringung der Serviceleistungen sind folgende Punkte zu erfüllen: Der Auftragnehmer garantiert folgende Servicezeiten: Montag bis Freitag von 07:00 Uhr bis 17:00 Uhr exklusiv gesetzlicher Feiertage in Bayern. Der Auftragnehmer stellt mindestens einen Ansprechpartner mit einer Vertretung zur Verfügung, so dass die Erreichbarkeit während der Servicezeiten gewährleistet ist. Die Kommunikation erfolgt über Kundenportal, Telefon, E- Mail oder Fax. Der Auftragnehmer hat die Einhaltung der jeweiligen Reaktionszeiten sicherzustellen.
Seite 11 von 15 Die Reaktionszeit ist eingehalten, wenn durch den Auftragnehmer binnen einem Arbeitstag innerhalb der Servicezeiten nach Eingang der Störungsmeldung eine qualifizierte Rückantwort an den Auftraggeber übermittelt wird. 2.8. Servicefähigkeit Sämtliche gelieferten Produkte sind zur Verwendung in der Bundesrepublik Deutschland zugelassen. Aus Gründen einer akzeptablen Nutzungsdauer der angebotenen Produkte ist bis Vertragsende ausschließlich Neuware (Originalherstellerware) zu liefern. 2.8.1. Bestellungen Über ein Beschaffungs- und Bestellsystem der Landeshauptstadt München werden die Produkte direkt per E- Mail bzw. Telefax dezentral durch die Bedarfsstellen der Landeshauptstadt München oder das Serviceteam Beschaffungswesen von it@m beim Auftragnehmer zusammen mit dem Angebot bestellt bzw. abgerufen. Ein Angebot als Beschaffungsgrundlage wird entweder über das Online- bzw. Kundenportal oder eine individuelle Anfrage beim Auftragnehmer erstellt. Die einzelnen Lieferadressen werden dem Auftragnehmer zusammen mit der Bestellung mitgeteilt. Darin sind enthalten: der Name und die Rechnungsanschrift des Referates, Eigenbetriebes bzw. der Beteiligungsgesellschaft die Organisationseinheit innerhalb des Referates, Eigenbetriebes bzw. der Beteiligungsgesellschaft die Adresse mit - soweit zu dem Zeitpunkt bekannt - Stockwerk und Standort Ansprechpartnerin bzw. Ansprechpartner mit Telefonnummer. Für Artikel mit einem Wert ab 150,00 EUR ohne Umsatzsteuer erfolgt die Bestellung und Abwicklung durch das Serviceteam Beschaffungswesen von it@m. In diesen Fällen ruft das Serviceteam beim Auftragnehmer die Artikel ab und teilt die Lieferanschrift mit. An diese Lieferanschrift werden die abgerufenen Artikel geliefert. Bei diesen Vorgängen ist die Liefer- und Rechnungsanschrift nicht identisch. 2.8.2. Lieferleistung Der Auftragnehmer verpflichtet sich, dass zu Vertragsbeginn die Lieferfähigkeit gewährleistet ist, die angebotenen Artikel vollständig und funktionsgerecht in ausreichender Menge zur Verfügung stehen. Dabei wird erwartet, dass spätestens 2 Wochen nach Bestelleingang beim Auftragnehmer die Lieferung bei der Bedarfsstelle eingeht. Teillieferungen finden nur mit Einverständnis des Auftraggebers statt. Eine rechtzeitige Lieferabsprache (eine Woche vorab) kann mit der Bestellung gefordert werden.
Seite 12 von 15 Lieferverzögerungen müssen vom Auftragnehmer unverzüglich unter Angabe des Grundes und des nächstmöglichen Liefertermins der Dienststelle gemeldet werden. Die Lieferadressen sind auf Grund der dezentralen Struktur der Landeshauptstadt München (zwölf verschiedene Referate sowie diverse Eigenbetriebe und Beteiligungsgesellschaften) über das gesamte Stadtgebiet verteilt. Einige wenige Lieferadressen befinden sich auch im näheren Umland. Der Lieferzeitpunkt und Lieferort (Zimmernummer und Stockwerk) muss im Zweifelsfall von der ausführenden Firma mit dem Empfänger (Lieferadresse) abgeklärt werden. Diese Leistung muss im Angebotspreis enthalten sein. Für Artikel mit einem Wert ab 150,00 EUR ohne Umsatzsteuer übermittelt der Auftragnehmer mindestens fünf Arbeitstage vor Lieferung der Artikel per E-Mail eine Inventarliste, welche folgende Geräteinformationen, so vorhanden, beinhaltet: Bestellnummer Art des Gerätes Typenbezeichnung Seriennummer Lieferdatum Lieferadresse mit Ansprechpartnerin bzw. Ansprechpartner des Referates, Eigenbetriebes bzw. der Beteiligungsgesellschaft Die geforderte Liste ist je Lieferung beim Auftraggeber in elektronischer Form (in einem bearbeitbaren Dateiformat) einzureichen. Nach der Zuschlagserteilung können auf Basis dieser Vorgaben der konkrete Inhalt und das Format der Listen abgestimmt werden. Für die Verpackung sind umweltverträgliche und die stoffliche Verwertung nicht belastende Materialien zu verwenden (z. B. Kartonagen). Kommt der Auftragnehmer mit der Lieferung der Produkte in Verzug, so gelten die Bestimmungen der Ziffern 3.1 bis 3.3 EVB-IT Kauf. Die Höhe der Verzugsstrafe (= pauschalierter Schadensersatz) beträgt 0,4 % des Einzelpreises pro Tag und maximal 8 % des Gesamtpreises gemäß Vertrag. Grundsätzlich wird bei Verspätungen ein Verschulden des Auftragnehmers angenommen. Der Auftragnehmer hat allerdings die Möglichkeit, nachzuweisen, dass er die Verspätungen nicht zu vertreten hat. 2.8.3. Reporting Der Auftragnehmer hat für den Auftraggeber quartalsweise schriftliche Berichte mit folgenden Inhalten anzufertigen und dem Auftraggeber jeweils zum Monatsende zu übermitteln: Aufzählung und Kurzerläuterung aller wesentlichen Fehler, die sich im zurück-
Seite 13 von 15 liegenden Berichtszeitraum ergeben haben (verzögerte Lieferungen, Lieferengpässe, Mängel, Reklamationen), Berichte und Statistiken über Einhaltung der Service- und Reaktionszeiten, Gelieferte Produkte im Berichtszeitraum (Aufstellung je Referat: Anzahl, Artikel, Preis, Umsätze). Die Übergabe dieser Berichte hat als Datei im Format Open Document Spreadsheet ODS zu erfolgen. Die Berichte bilden die Basis für die während der Vertragslaufzeit halbjährlich stattfindenden Abstimmungsbesprechungen zwischen dem Auftraggeber und dem Auftragnehmer, wobei die genaue Terminierung zwischen dem Auftraggeber und dem Auftragnehmer abzustimmen ist. 2.9. Preisbildung Anpassungen erfolgen in gemeinsamer Absprache zwischen dem Auftraggeber und dem Auftragnehmer. Die Preise und Preiskonditionen müssen jederzeit nachvollziehbar sein. Ziel ist es dabei, während der Vertragslaufzeit eine transparente Preisgestaltung sicherzustellen, die sowohl die allgemeine Marktsituation als auch die Kalkulationsgrundlage des Angebotes abbildet. Die rechtlichen Vorgaben des Vergaberechts sind zu beachten. Die durch diese hinsichtlich der Leistungsänderung gesetzten Grenzen sind verbindlich. Der Preis muss in Euro (EUR) ausgewiesen sein. Mit dem Angebotspreis sind alle Leistungen abgegolten, die zur Erfüllung des Vertrages erforderlich sind (z. B. Beratung, Lieferung, Garantie, Gewährleistung). Für den Fall, dass der angebotene Artikel durch den Hersteller abgekündigt oder nicht mehr lieferbar ist, wird die Vergabestelle zusammen mit dem Auftragnehmer ein entsprechendes Nachfolgemodell mit den selben oder höheren Leistungsmerkmalen bestimmen. Bestandteil des Angebotes ist eine für die Vertragslaufzeit zu vereinbarende jährliche Gutschrift in prozentualer Höhe abhängig vom erreichten Jahresumsatz. Die Höhe der Gutschrift ist in Stufen von folgenden Umsätzen pro Jahr zu gewähren: ab 60.001 bis 90.000 EUR ab 90.001 bis 120.000 EUR ab 120.001 bis 150.000 EUR ab 150.001 EUR und ist bis zum Ende des 1. Quartals des jeweiligen Folgejahres der Auftraggeberin zu erteilen.
Seite 14 von 15 2.10. Preisvorbehalt Es wird ausschließlich ein Preisvorbehalt für die Umsatzsteuer vereinbart. 2.11. Rechnungsstellung Die Rechnungsstellung erfolgt immer an die auslösende Bedarfsstelle jeweils in zweifacher Ausfertigung in Papierform. Die genaue postalische Adresse wird bei der Bestellung angegeben. Die Rechnungen müssen mindestens folgende Bestandteile aufweisen: Rahmenvertragsnummer des Auftraggebers Bestellnummer des Auftraggebers den vollständigen Namen und die vollständige Anschrift des leistenden Unternehmens und des Rechnungsempfängers die dem leistenden Unternehmer vom Finanzamt erteilte Steuernummer oder die ihm vom Bundeszentralamt für Steuern erteilte Umsatzsteuer- Identifikationsnummer das Ausstellungsdatum eine fortlaufende Nummer mit einer oder mehreren Zahlenreihen, die zur Identifizierung der Rechnung vom Rechnungsaussteller eindeutig vergeben wird (Rechnungsnummer) die Menge und die Art (handelsübliche Bezeichnung) der gelieferten Gegenstände, sowie Seriennummern (soweit vorhanden) den Zeitpunkt der Lieferung und die Lieferadresse der Artikel das nach Steuersätzen und einzelnen Steuerbefreiungen aufgeschlüsselte Entgelt für die Lieferung ( 10 UStG) sowie jede im Voraus vereinbarte Minderung des Entgelts, sofern sie nicht bereits im Entgelt berücksichtigt ist den anzuwendenden Steuersatz, sowie den auf das Entgelt entfallenden Steuerbetrag oder im Fall einer Steuerbefreiung einen Hinweis darauf, dass für die Lieferung eine Steuerbefreiung gilt. Die Prüfbarkeit der Rechnungen muss hinsichtlich der einzelnen gelieferten Artikel gewährleistet sein. Maßgebend für den Zahlungszeitpunkt ist der Zugang des Überweisungsauftrages beim Zahlungsinstitut des Auftraggebers. Das jeweilige Zahlungsziel beträgt 30 Tage. 2.12. Ermittlung des Jahresumsatzes Für die Ermittlung des Jahresumsatzes und damit auch die Höhe der Gutschrift sind immer alle Umsätze der Bedarfsstellen der Landeshauptstadt München zu berücksichtigen. Dies ist dem Auftragnehmer in Form eines Jahresabschlusses mitzuteilen.
Seite 15 von 15 2.13. Vertragsstrafen Es gelten hinsichtlich Vertragsstrafen die EVB- IT Kauf. Anfallende Vertragsstrafen werden auf eventuell mögliche Schadenersatzforderungen angerechnet. 3. Anlagen zur Leistungsbeschreibung - Kriterienkatalog zur Leistungsbeschreibung