LS 2014 Drucksache 23 Vorlage der Kirchenleitung an die Landessynode Neues Kirchliches Finanzwesen Umsetzung ab dem 01.01.2016
BESCHLUSSANTRAG Die nach Beendigung des Einführungsprojektes zum Neuen Kirchlichen Finanzwesen ab dem 1. Januar 2016 verbleibenden Aufgaben werden wie folgt geregelt: 1. Betrieb des einheitlichen Datenverarbeitungssystems für die Buchhaltung a) Die Administration und Pflege des einheitlichen Datenverarbeitungssystems erfolgt zentral auf landeskirchlicher Ebene. Die Kirchenleitung wird gebeten, auf Basis des IT-Gesetzes die entsprechenden Regelungen für den Betrieb des einheitlichen Datenverarbeitungssystems zu schaffen. Der Landessynode 2015 ist über die Regelungen sowie über den detaillierten Aufwand zu berichten. Die entsprechenden Personalstellen sind der Landessynode 2016 im Rahmen des Haushalts vorzulegen. Die Kosten werden aus der gesetzlichen gesamtkirchlichen Umlage beglichen. Die landeskirchliche Ebene beteiligt sich entsprechend dem in 12 Abs. 1 Finanzausgleichsgesetz (FAG) genannten Vom-Hundert-Satz (derzeit 10,1 %). b) Die gemeinsamen Verwaltungen in den Kirchenkreisen benennen einen Hauptansprechpartner bzw. eine Hauptansprechpartnerin (Koordinator/ Koordinatorin) für die Anwenderinnen und Anwender des Kirchenkreises. 2. Inhaltliche Ausgestaltung des Neuen Kirchlichen Finanzwesens Neben der Rechtsetzung zu den Inhalten des Neuen Kirchlichen Finanzwesens erfolgt die Weiterentwicklung und Pflege der über die Einführung hinaus weiter benötigten Konzepte und Leitfäden auf landeskirchlicher Ebene. Die Kosten werden aus der landeskirchlichen Umlage beglichen. 3. IT- und kaufmännische Schulungen a) Die Kirchenleitung wird gebeten, die Schulungen zum Neuen Kirchlichen Finanzwesen und zur MACH-Software für die beruflich Mitarbeitenden in das Konzept zur Reform der Verwaltungsaus- und -fortbildung zu integrieren. b) Die Schulungen für Ehrenamtliche werden durch die Verwaltungen der Kirchenkreise durchgeführt. Dabei werden sie durch die landeskirchliche Ebene unterstützt. Die jeweiligen Ebenen sind für die Organisation verantwortlich. Für die Schulungen können Teilnehmerbeiträge erhoben werden. 2
B BEGRÜNDUNG Der Auftrag der Landessynode 2011 durch Beschluss 29 lautet: 5. Der Landessynode ist jährlich zu berichten. Im Zusammenhang mit dem Bericht ist der Landessynode 2014 ein Vorschlag für die Erledigung der nach Ablauf des Projektes weiterhin bestehenden Aufgaben vorzulegen. Grundlage der Überlegungen sind die Erkenntnisse aus dem Projektstrukturplan, das Verwaltungsstrukturgesetz, die Überlegungen zur Informationstechnologie, das Konzept zur Reform der Verwaltungsaus- und fortbildung sowie die Handreichung Kirchliche Personalplanung Der Lenkungsausschuss hat sich in mehreren Sitzungen mit der Vorlage beschäftigt. Er sieht in drei Bereichen Aufgaben, die nach Projektende ab dem 1.1.2016 bestehen bleiben: zu 1. Betrieb des einheitlichen Datenverarbeitungssystems für die Buchhaltung a) Zentrale Administration Die Administration des einheitlichen Datenverarbeitungssystems gemäß 2 des Kirchengesetzes zur Regelung der Einführung des Neuen Kirchlichen Finanzwesens in der Evangelischen Kirche im Rheinland erfolgt zentral auf landeskirchlicher Ebene. Anstelle dieser Rechtsgrundlage tritt das Kirchengesetz über den Einsatz von Informations- und Kommunikationstechnik (IT-Gesetz), das der Landessynode 2014 ebenfalls zur Entscheidung vorliegt. Die Administration umfasst - orientiert am vorgelegten Projektstrukturplan des NKF-Projektes - a) die Sicherstellung des Betriebs in Koordination mit den Hosting- und Softwarepartnern. Dies sind derzeit die Firmen Citkomm GmbH und MACH AG. b) das Pflegen von Schnittstellen, c) das Releasemanagement, d) Einrichtungsarbeiten im IT-System, e) die Benutzer- und Berechtigungsverwaltung, f) die allgemeine Systempflege inkl. der Dokumentation, g) die Anwenderunterstützung mittels Hotline, h) die Information der Anwender, i) die Schulung des Teams und der Koordinatoren der Kirchenkreise, j) das Änderungsmanagement. 3
Die für das letzte Umstellungsprojektjahr 2015 geschätzten Aufwände ergeben einen Bedarf von ca 6 Personalstellen. Der endgültige Umfang sowie die Kosten werden innerhalb des IT-Rahmenkonzeptes und nach detaillierter Stellenbeschreibung und -bewertung der Synode 2015 vorgelegt (s. Anlage). Da sowohl die landeskirchliche Ebene als auch die Gemeinden und Kirchenkreise die MACH-Software und die Unterstützungsstrukturen nutzen, werden die Kosten anteilig der jeweils gültigen Vom-Hundert-Sätze der gesetzlichen gesamtkirchlichen bzw. der landeskirchlichen Umlage verteilt. b) Koordination auf Kirchenkreisebene Auf kreiskirchlicher Ebene ist in der gemeinsamen Verwaltung ein Hauptansprechpartner bzw. eine Hauptansprechpartnerin als Koordinator bzw. Koordinatorin vorgesehen. Die Koordinatoren sind die ersten Anlaufstellen bei Anfragen und Problemen der haupt- und ehrenamtlichen Anwenderinnen und Anwender in den Kirchenkreisen. Auf der landeskirchlichen Ebene übernimmt die Aufgaben die bereits installierte Fachliche Leitstelle. Die Koordinatoren werden durch die Landeskirche regelmäßig informiert und geschult. Der Aufwand für die Arbeit des Koordinators bzw. der Koordinatorin wird nach Art und Anzahl der Mandanten sowie Zahl der Anwenderinnen und Anwender in den Kirchenkreisen schwanken. 2. Inhaltliche Ausgestaltung des Neuen Kirchlichen Finanzwesens Grundlage des Neuen Kirchlichen Finanzwesens ist die Ordnung über das Kirchliche Finanzwesen (KF-VO). Als Verordnung fällt sie in die Regelungskompetenz der Kirchenleitung. Neben dieser rechtlichen Grundlage sind im Rahmen des Projektes Konzepte und Leitfäden erstellt worden, in denen nähere Erläuterungen, Beispiele und Muster veröffentlicht sind. Diese Dokumente sind bei Änderungen anzupassen bzw. bei Anforderung auszuweiten, sofern sie über die Einführung hinaus von Bedeutung sind. Diese Dokumentenpflege ist landeskirchliche Aufgabe. 3. IT- und kaufmännische Schulungen a) Beruflich Mitarbeitende Neben den bei der NKF-Einführung durchgeführten Schulungen besteht ein Bedarf an Aus- und Fortbildung z.b. bei Neueinstellungen oder nach Presbyteriumswahlen. Für die Aus- und Fortbildung der Verwaltungsmitarbeitenden wird derzeit durch die Landeskirche (Dezernat I.2) ein Konzept erarbeitet, das den 4
2. Verwaltungslehrgang modularisiert. Die Teilnahme an den Modulen steht auch anderen Mitarbeitenden zu Fortbildungszwecken offen. Teil dieser Module soll auch die Schulung in der Software MACH werden. Die Organisation erfolgt durch das Landeskirchenamt. Insbesondere die IT- Schulungen sollen kostenpflichtig angeboten werden können. Als Grundlage für die künftigen Module dient das Schulungskonzept der NKF-Einführung. Die Aktualisierung und Anpassung des Konzeptes erfolgt durch die landeskirchliche Ebene. b) Ehrenamtlich Mitarbeitende Die Schulung der Ehrenamtlichen erfolgt durch die gemeinsamen Verwaltungen. Laut Personalplanungskonzept (Beschluss 32 LS 2012 Pkt. 5, Handreichung Kirchliche Personalplanung S. 47f.) ist deren multiplikatorischen Funktion zu stärken: In Zukunft werden größere Verwaltungsämter die erforderliche Verwaltungsarbeit konzentriert erledigen (mit erwiesenermaßen rascheren Erledigungszeiträumen als vorher), und auf diese Weise Presbyterium und Pfarramt entlasten. Die Verwaltungsstrukturreform sieht Gemeindebüros vor Ort vor, für den direkten Kontakt zu den Gemeindegliedern und für Sekretariatsaufgaben. Der multiplikatorische Auftrag der Verwaltungskräfte in den zentralen Ämtern beinhaltet, dass diese Ihre Gemeindebüros vor Ort besuchen und die Sekretärinnen, aber auch Ehrenamtliche wie Finanz-, Bau- und Personalkirchmeister oder meisterinnen beraten und unterstützen. Das ist neu im Berufsbild der Verwaltungsmitarbeiterin oder des Verwaltungsmitarbeiters, wird aber wahrscheinlich erheblich zur Berufszufriedenheit beitragen: Vor Ort erfahren sie von den realen Problemen und können frühzeitig helfen. Sie erleben den Informationsbedarf und können passgenaue Schulungen anbieten. Auch der Kontakt zwischen Gemeinde und Kirchenkreis verbessert und wahrscheinlich reibungsloser verlaufen. Diese befähigende Funktion muss in die Stellenbeschreibungen, Dienstanweisungen und Arbeitsverträge aufgenommen werden. Die Unterstützung der Multiplikatoren durch die Landeskirche erfolgt z.b. durch entsprechende Schulungsunterlagen und durch Weiterführung der Angebote auf der Kirchmeistertagung oder in Presbyterien. Der Aufwand für die Schulung von Ehrenamtlichen in den Kirchenkreisen ist abhängig von der Art der Anbindung der Ehrenamtlichen und der Anzahl der Mandanten. Vorschlag der Kirchenleitung: Überweisung an den Finanzausschuss (VI) - federführend - und den Innerkirchlichen Ausschuss (IV) 5
NKF - Projekt EKiR - Projektplan 2013-2015 (nur spätere Linientätigkeiten) PSP Code Bereich Kurzbez. Name Starttermin Endtermin Spätere Linien aufgabe Aufwand 2013 Aufwand 2014 Aufwand 2015 Gesamtaufwand 2013-2015 Projekt NKF EKiR 2013-2015 1.601,50 1.388,00 1.261,00 4.250,50 1 PM Bereich Gesamtprojektleitung 01.01.2013 31.12.2015 106,00 95,00 33,00 234,00 1.2.1 PM Vo PM Personalrekrutierung, Mitarbeitendengespräche, 01.01.2013 B 31.12.2015 ja 45,00 45,00 20,00 110,00 1.3.1 PM Vo PM Beschaffung von Dienstleistungen, Sachmitteln 01.01.2013 31.12.2015 ja 17,00 17,00 8,00 42,00 1.6.2. PM Vo PM Erstellen Schulungsrechnungen 01.01.2013 31.12.2015 ja 44,00 33,00 5,00 82,00 2 Ö Bereich Öffentlichkeitsarbeit 01.01.2013 31.12.2015 40,00 40,00 8,00 88,00 2.1.1 Ö Vo Ö Planung, Beauftragung und Abnahme von Öffentlichk 01.01.2013 31.12.2015 ja 6,00 6,00 2,00 14,00 2.1.2 Ö Vo Ö Umsetzen Ö-Maßnahmen 01.01.2013 31.12.2015 ja 34,00 34,00 6,00 74,00 3 ÄM Bereich Änderungsmanagement 01.01.2013 31.12.2015 35,00 41,00 31,00 107,00 3.1.1 ÄM Vo ÄM Prozess und Kommunikation 01.01.2013 31.12.2015 ja 0,00 0,00 0,00 0,00 3.1.2 ÄM Vo ÄM Aufnahme, Strukturierung von Änderungsanträgen 01.01.2013 u 31.12.2015 ja 0,00 0,00 0,00 0,00 3.1.3 ÄM Vo ÄM fachliche Bearbeitung der Änderungsanträge 01.01.2013 31.12.2015 ja 35,00 41,00 31,00 107,00 4 Dok Bereich Dokumentation 01.01.2013 31.12.2015 80,00 80,00 38,00 198,00 4.1.1 Dok Vo Dok Planung & Steuerung, Fachliche Koordination 01.01.2013 31.12.2015 ja 24,00 24,00 2,00 50,00 4.2.1 Dok Vo Dok Weiterentwicklung Dokumente, Schulungsunterlagen für aktuelle & künftige Umsteller (projektbezogen) 01.01.2013 31.12.2015 ja 22,00 22,00 2,00 46,00 09.10.2013 4.3.1 Dok Vo Dok Anpassung der Systemdokumente, Updateinformatio 01.01.2013 31.12.2015 ja 28,00 28,00 28,00 84,00 4.4.2 Dok Vo Dok Organisation und Verwaltung Dokumentenpool 01.01.2013 31.12.2015 ja 6,00 6,00 6,00 18,00 5 IT Bereich IT 01.01.2013 31.12.2015 836,00 597,00 352,00 1785,00 5.1.2 IT Vo IT Erfahrungsaustausch andere Landeskirchen 01.11.2015 (incl. 31.12.2015 ja 10,00 8,00 8,00 26,00 5.2.2 IT Vo IT Pflege von Schnittstelle MT940 01.01.2013 28.02.2015 ja 8,00 8,00 8,00 24,00 5.2.4 IT Vo IT Pflege Personalkostenschnittstelle 01.01.2013 28.02.2015 ja 8,00 8,00 8,00 24,00 5.2.6 IT Vo IT Pflege Allgemeine Forderungsschnittstelle 01.10.2015 31.12.2015 ja 8,00 8,00 8,00 24,00 5.3.1 IT Vo IT Koordination und Test (Frühjahresrelease) 01.01.2013 30.09.2015 ja 15,00 12,00 12,00 39,00 5.3.2 IT Vo IT Koordination und Test (Herbstrelease) 01.01.2013 30.09.2015 ja 15,00 10,00 10,00 35,00 5.3.3 IT Vo IT Releasewechsel Standards definieren, dokumentier 01.01.2013 30.09.2015 ja 3,00 1,00 1,00 5,00 5.3.4 IT Vo IT Planung, Steuerung und Kontrolle Patches 01.01.2013 MACH 31.12.2015 ja 11,00 15,00 15,00 41,00 5.3.5 IT Vo IT Releasemanagement Übergabe in die Linie01.10.2015 31.12.2015 ja 0,00 0,00 1,00 1,00 5.4.1 IT Vo IT Verrechner erfassen 01.01.2013 31.12.2015 ja 20,00 20,00 2,00 42,00 5.4.2 IT Vo IT Einrichten Hausbanken 01.01.2013 31.12.2015 ja 20,00 20,00 20,00 60,00 5.4.3 IT Vo IT Favoriten KLR-Objekte und Konten laden 01.01.2013 31.05.2014 ja 5,00 5,00 0,00 10,00 5.4.4 IT Vo IT Mandanten einrichten (incl. Mandanten im laufenden Betrieb aufbauen/ändern) 01.01.2013 31.12.2015 ja 33,00 14,00 5,00 52,00 5.4.6 IT Vo IT funktionale Tests und QS von (Neu)einrichtungsvo 01.01.2013 31.12.2015 ja 20,00 20,00 10,00 50,00 5.5.1 IT Vo IT Berechtigungsstrukturen/MACH User einrichten 01.01.2013 & p 31.12.2015 ja 221,00 221,00 60,00 502,00 5.5.2 IT Vo IT Benutzer im PM-Tool einrichten & pflegen 01.01.2013 31.12.2015 ja 5,00 5,00 1,00 11,00 5.5.3 IT Vo IT Benutzer im Web-Vorsystem einrichten & pflegen 01.01.2013 31.12.2015 ja 21,00 21,00 2,00 44,00 5.5.4 IT Vo IT Benutzer im WTS einrichten & pflegen 01.01.2013 31.12.2015 ja 20,00 20,00 2,00 42,00 5.6.1 IT Vo IT Technische Einstellungen MACH-System pflegen 01.01.2013 31.12.2015 ja 22,00 22,00 22,00 66,00 5.6.2 IT Vo IT Dokumentenvorlagen in MACH erstellen und 01.01.2013 pflegen 31.12.2015 ja 10,00 0,00 0,00 10,00 5.6.3 IT Vo IT Programmläufe in MACH steuern, warten und 01.01.2013 pflege 31.12.2015 ja 36,00 36,00 45,00 117,00 5.6.4 IT Vo IT Referenzmandant warten und pflegen 01.01.2013 31.12.2015 ja 12,00 12,00 12,00 36,00 5.7.1 IT Vo IT Planung und Steuerung der Wartungsfenster 01.01.2013 in Zu 31.12.2015 ja 6,00 6,00 6,00 18,00 5.7.2 IT Vo IT Steuerung und Kontrolle des Providers (incl. 01.01.2013 Ve 31.12.2015 ja 24,00 12,00 12,00 48,00 5.7.3 IT Vo IT Instanzenpflege und -Koordination (Datenbank-Kon 01.01.2013 31.12.2015 ja 10,00 4,00 4,00 18,00 5.7.4 IT Vo IT Performanceprobleme 01.01.2013 31.12.2015 ja 73,00 5,00 5,00 83,00 5.8.1 IT Vo IT Technische Umsetzung MACH Berichte 01.01.2013 31.12.2015 ja 51,00 16,00 10,00 77,00 LS-Vorlage NKF ab 1.1.2016 Anlage 1/2
5.8.2 IT Vo IT Konzeption, Planung, Steuerung Umsetzung 01.01.2013 Bericht 31.12.2015 ja 41,00 8,00 3,00 52,00 5.9.1 IT Vo IT Betreuung WebVorsystem 01.01.2013 31.12.2015 ja 45,00 45,00 45,00 135,00 5.9.2 IT Vo IT Weiterentwicklung WebVorsystem 01.01.2013 31.12.2015 ja 20,00 5,00 5,00 30,00 5.9.3 IT Vo IT Browserfreigaben seitens Citkomm 01.01.2013 31.12.2015 ja 2,00 2,00 2,00 6,00 5.9.4 IT Vo IT Zukunftsbetrachtung MACH/WVS 01.01.2013 31.12.2015 ja 6,00 2,00 2,00 10,00 5.10.1 IT Vo IT Teilnahme an Schulungen (fachlich, technisch, allgemein) 01.01.2013 31.12.2015 ja 35,00 6,00 6,00 47,00 6 AWB Bereich AWB 01.01.2013 31.12.2015 339,50 370,00 745,00 1.454,50 6.2.1 AWB Vo AWB Planung und Steuerung Ausbildung AWB01.01.2013 31.12.2015 ja 1,00 1,00 1,00 3,00 6.2.2 AWB Vo AWB Teilnahme an Schulungen 01.01.2013 31.12.2015 ja 20,00 8,00 8,00 36,00 6.4.1 AWB Vo AWB 1st Level Support Planung & Steuerung ja 6,00 6,00 6,00 18,00 6.4.2 AWB Vo AWB 1st Level Support UHD Citkomm 01.01.2013 31.12.2015 ja 0,00 0,00 340,00 340,00 6.5.2 AWB Vo AWB 2nd Level Ticket-Annahme 01.12.2015 31.12.2015 ja 37,50 45,00 0,00 82,50 6.5.3 AWB Vo AWB 2nd Level fachlich 01.01.2013 31.12.2015 ja 200,00 220,00 300,00 720,00 6.5.4 AWB Vo AWB 2nd Level technisch 01.01.2013 31.12.2015 ja 75,00 90,00 90,00 255,00 7 SO Bereich Schulungsorganisation 01.01.2013 31.12.2015 165,00 165,00 54,00 384,00 7.1.2 SO Vo SO Erstellen des konkreten Schulungsplanes 01.01.2013 (Termine 31.12.2015 ja 10,00 10,00 2,00 22,00 7.1.3 SO Vo SO Steuerung und Kontrolle der operativen Schulungs 31.01.2013 31.12.2015 ja 15,00 15,00 2,00 32,00 7.1.4 SO Vo SO operative Organisation (Schulungsräume, 31.01.2013 Bewirtun 31.12.2015 ja 100,00 100,00 10,00 210,00 7.3.1 SO Vo Workshops und Fachberatung für umgestellte 01.01.2013 KK 31.12.2015 ja 40,00 40,00 40,00 120,00 09.10.2013 LS-Vorlage NKF ab 1.1.2016 Anlage 2/2