Christoph Stein, verantwortlicher Projektund Vertriebsleiter bei Maxfield. Mit einer integrierten ERP Software- Lösung erschließt das er Unternehmen Maxfield neue Umsatzpotenziale. Mobilität spielt für das er Unternehmen Maxfield in vielerei Hinsicht eine zentrale Rolle: Als Grundlage seiner Produktphilosophie genauso wie als Grundvoraussetzung für eine funktionierende Unternehmens- und Vertriebsstruktur. Maxfield ist ein Unternehmen, das sich mit mobilen Produkten wie USB-MP3-Playern, portablen DVD-Playern und Bluetooth-Head-Sets für Mobiltelefone im Bereich der digitalen Unterhaltungselektronik etabliert hat. Wir bedienen zahlreiche Großkunden. Eine effektive Warenwirtschaft und Logistik sind da unabdingbar. Auch die Kommunikation mit unseren Außendienst-Mitarbeitern und unserem Produktionsstandort in Asien sollte optimiert werden, so Christoph Stein, verantwortlicher Projekt- und Vertriebsleiter bei Maxfield. Eine umfassende Software-Lösung für die Warenwirtschaft sollte deshalb die Basis für die geplante Neustrukturierung des Vertriebs sein. Ziel war es, ein flexibles System zu finden, das alle Unternehmensprozesse bündelt und mit zentral zugänglichen Daten und automatisierten Vorgängen für hohe Transparenz und Effektivität sorgt.
Maxfield produziert und vertreibt innovative Produkte aus dem Bereich des mobilen digitalen Entertainments. Mit dem ERP System V entschied sich Maxfield für eine Komplettlösung des Herstellers GSD Software, bestehend aus den Modulen Warenwirtschaft / Materiallogistik und DOCUframe Dokumentenmanagement. Die Lösung führt alle Prozesse, von der Warenwirtschaft über Finanzbuchhaltung und Produktion bis hin zu Kommunikation und Archivierung, auf dem Server des Logistikzentrums von Maxfield zusammen. Hier werden alle Dokumente, Belege, Schriftwechsel, Verträge und die gesamte E-Mail-Kommunikation zentral zu den jeweiligen Kunden und Lieferanten und den entsprechenden Vorgängen gespeichert. Aufträge werden erfasst und an die Speditionssoftware zur Kommissionierung weitergeleitet, bei Versand kommen die Daten inklusive der Seriennummern der Geräte zurück und es werden die Lieferpapiere erzeugt. Auf dem Server sind damit alle Informationen zu allen Vorgängen zentral und aktuell abrufbar, die Datenkonsistenz ist durch den Ableich zwischen ERP-Lösung und der Archivierung gewährleistet. Über einen Citrix-Metaframe-Server können alle Mitarbeiter rund um die Uhr online und offline auf alle Anwendungen und Daten zugreifen - auch Mitarbeiter am Produktionsstandort in Asien haben so trotz Zeitverschiebung ständig aktuelle Daten zu Aufträgen, Kunden und Lieferanten übersichtlich unter der entsprechenden Lieferanten- und Kundenadresse zur Verfügung. Auch der Vertriebsaußendienst kann vom Kunden aus auf Daten und Anwendungen zugreifen, Aufträge in DOCUframe erfassen und Reklamationen bearbeiten, da er alle Schriftwechsel und Konditionen offline verfügbar hat. So können Termine effektiv vor- und nachbereitet werden und die Performanz beim Kunden ist ebenfalls optimiert, so Christoph Stein.
Das beauftragte Systemhaus JOLA Soft- und Hardware, Vertriebspartner der GSD Software, konnte in einem Projektzeitraum von insgesamt nur 6 Wochen die kundenspezifische Einrichtung und Implementierung umsetzen. Dazu gehörte z. B. auch die Erstellung eines kundenspezifischen Moduls für die gesamte Serviceabwicklung innerhalb des ERP-Systems. Mit diesem Servicetool können die betroffenen Techniker über spezielle Masken und Menüs Reklamationen verschiedenster Art eingeben und komplett abwickeln - vom Wareneingang des defekten Gerätes über Fehleranalyse, Nachbereitung/Statistik und Seriennummernverwaltung bis hin zum Versand des Ersatz- bzw. reparierten Geräts an den Kunden. Seit Ende Juli 2004 ist das ERP-System in Realbetrieb. Das Dokumentenmanagementsystem DOCUframe inklusive Mail und Fax wird seit Ende August genutzt, im September wurden alle Außendienstler sowie das Management zusätzlich zu der über Citrix realisierten Online- Lösung mit einer mobilen DOCUframe Datenbank ausgestattet, so dass alle Kundendaten auch offline verfügbar sind. Für Beratung und Support steht beim comteam Systemhaus JOLA per Hotline 24h ein Techniker zur Verfügung, der jederzeit online im System überprüfen kann, ob und wo es ein Problem gibt.
Maxfield: Als neues Highlight wurde der Verona USB-MP3-Player präsentiert, der in Zusammenarbeit mit Verona Pooth entstand und vermarktet wird. Bei Maxfield schätzt man die schnelle Umsetzung des Projekts: Wir konnten wirklich vom ersten Tag an mit der Lösung arbeiten. Alle Fragen, die in der Anfangsphase auftauchten, waren dank des Supports schnell und kompetent beantwortet, so Christoph Stein. Insgesamt konnte Maxfield die Effizienz seiner Betriebsabläufe erheblich optimieren und so den Verwaltungsaufwand deutlich reduzieren.
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