MUSTER LETTER OF INTENT FÜR FORSCHUNGS- UND ENTWICKLUNGSVERTRÄGE abgeschlossen zwischen (Name, Firma), (Adresse) 1, (im Folgenden AAA genannt) und (Name, Firma), (Adresse), (im Folgenden BBB genannt) wie folgt: Präambel 2 AAA bestätigt mit diesem Letter of Intent (im Folgenden LOI genannt) ihr grundsätzliches Interesse am Abschluss eines Forschungs- und Entwicklungsvertrages hinsichtlich [ergänzen] / am gemeinsamen Einreichen des Forschungsprojekts [Beschreibung des Projekts, nähere Beschreibung des Förderprogramms] 3 mit BBB (nachstehend das Projekt ). Mit diesem LOI sollen die wesentlichen Rahmenbedingungen des in Aussicht genommenen Projekts sowie die weitere Vorgangsweise zu seiner Realisierung einvernehmlich festgelegt werden. Zeitplan 4 Der Abschluss des Forschungs- und Entwicklungsvertrages zwischen / Die Fertigstellung der Einreichunterlagen zum Förderprojekt [ergänzen] durch 5 AAA und BBB hat binnen [ergänzen] Wochen nach Unterfertigung dieses LOI zu erfolgen. Eine zeitliche Veränderung ist, soweit erforderlich, schriftlich zu vereinbaren. Weitergeltung der Bestimmungen dieses LOI Beim Scheitern der weiteren Verhandlungen bezüglich des Projekts gelten die Punkte 6. (Vertraulichkeit), 8. (Geistiges Eigentum), 9. (Abwerben von Mitarbeitern), 10. (Vertragsstrafe) und 13. (Schlussbestimmungen) jedenfalls fort. 6 1 2 3 4 5 6 Die Vertragsparteien sind konkret und vollständig zu definieren, d.h. genauer Firmenwortlaut, Adresse, allenfalls auch Firmenbuchnummer, im Falle von Personen ist das Geburtsdatum anzugeben. Ein LOI kann z.b. im Vorfeld des Abschlusses eines F+E Vertrages oder eines gemeinsamen Ansuchens um eine Förderung für ein bestimmtes F+E Projekt abgeschlossen werden. In der Präambel ist der Zweck des Abschlusses eines LOI näher darzutun. An dieser Stelle kann es sinnvoll sein, die einzelnen Aufgaben, die jede Partei für das Zustandekommen des Projektes zu erfüllen hat, samt dazugehörigen Zeitplan, festzulegen. Wird in einer späteren Phase des Projekts ein Vertrag abgeschlossen, z.b. ein F+E Vertrag oder ein Konsortialvertrag oder ein Kooperationsvertrag, dann wird häufig vereinbart, ob Bestimmungen des LOI weitergelten oder nicht. Soll z.b. zwischen den Parteien ein F+E Vertrag abgeschlossen werden, kann beispielsweise im LOI bereits folgende Vereinbarung getroffen werden: Alle in diesem LOI getroffenen Vereinbarungen werden durch die Bestimmungen des F+E Vertrages im Zeitpunkt seiner Unterzeichnung ersetzt, soweit im F+E Vertrag nicht ausdrücklich die Weitergeltung einzelner oder aller Bestimmungen dieses LOI vereinbart wird.
Haftung Der Parteien schließen jede Haftung und Gewährleistung für die Vollständigkeit und Richtigkeit der übergebenen Informationen aus. Ausgenommen sind Fälle des Vorsatzes oder grober Fahrlässigkeit. [Exklusivität 7 Mit Unterfertigung dieses LOI sind beide Parteien bis zur Unterfertigung des F+E- Vertrages, längstens allerdings bis zu einem Zeitpunkt, der [ergänzen] Wochen nach Unterfertigung dieses LOI liegt, / bis zur Einreichung der Einreichunterlagen beim Fördergeber 8 an die jeweilige andere Partei gebunden. Bis zu diesem Zeitpunkt wird keine der Parteien mit irgendeinem Dritten über ähnliche Kooperationen oder F+E Vereinbarungen hinsichtlich [ergänzen] / für das gleiche geförderte Projekt 9 Gespräche aufnehmen oder Verhandlungen führen, sondern im genannten Zeitraum derartige Gespräche und Verhandlungen ausschließlich mit der jeweils anderen Partei führen. Die Verpflichtung zur Exklusivität endet auch, wenn eine der Parteien der anderen Partei bis zu einem Zeitpunkt, der [ergänzen] Wochen nach Unterfertigung dieses LOI liegt, mitteilt, an einem Vertragsabschluss / einer gemeinsamen Einreichung 10 nicht weiter interessiert zu sein.] Vertraulichkeit Die Parteien werden zur besseren Beurteilung der jeweils anderen Partei und des Projekts alle notwendigen Informationen und Dokumente austauschen. Es handelt sich dabei jedenfalls um Informationen, die vertraulich zu behandeln sind ( vertrauliche Informationen ). Vertrauliche Informationen im Sinne dieser Vereinbarung umfassen weiters diese Vereinbarung sowie die Tatsache, dass die Parteien Gespräche, Verhandlungen hinsichtlich des Projektes führen oder beabsichtigen zu führen, einschließlich des Inhalts dieser Gespräche und Verhandlungen. Als vertraulich gelten nicht Informationen, (i) die zum Zeitpunkt der Unterfertigung dieser Vereinbarung allgemein bekannt waren, (ii) oder die zu einem späteren Zeitpunkt allgemein bekannt wurden, jedoch nicht durch eine Verletzung dieser Geheimhaltungsvereinbarung, (iii) oder von welchen der Empfänger der Informationen vor Abschluss dieser Vereinbarung nachweislich bereits Kenntnis hatte, (iv) oder die der Empfänger von einem Dritten, der zur Weitergabe der Information 7 8 9 10 Die Vereinbarung einer Exklusivität ist eine fakultative Bestimmung. Es ist von den Parteien sehr genau zu prüfen, ob sie sich exklusiv aneinander binden wollen. Wird im Vorfeld eines F+E Vertrages eine exklusive Verhandlungsphase vereinbart, dient dies vor allem den Zweck, dass ein Gesprächspartner ähnliche Gespräche nicht auch mit Konkurrenten führt. Wird der LOI im Vorfeld einer Projekteinreichung für eine Förderung abgeschlossen, so will man mit einer derartigen Exklusivität verhindern, dass ein Projektpartner für das gleiche Projekt in mehreren Konsortien, die sich für das gleiche Projekt gebildet haben, vertreten ist. Entscheidet man sich für eine derartige Exklusivität, ist im Einzelfall auch sehr genau zu prüfen, wie lange sie gelten soll.
berechtigt ist, erhalten hat, (v) oder hinsichtlich welcher sich die Parteien schriftlich einigen, sie nicht als vertraulich zu behandeln. Die Parteien verpflichten sich, jegliche vertrauliche Information streng vertraulich zu behandeln und dafür Sorge zu tragen, dass unbefugte Dritte, insbesondere Personen, die nicht in das Projekt involviert sind, keine Kenntnis hiervon erlangen können. Diese Verpflichtung zur Vertraulichkeit der erlangten Informationen schließt insbesondere die Pflicht ein, vertrauliche Informationen nicht für andere als die in der Präambel genannten Zwecke zu nutzen. Die Parteien verpflichten sich ferner im Falle einer gesetzlich zwingenden Offenlegung von vertraulichen Informationen diese Tatsache und den Umfang der offenzulegenden vertraulichen Informationen sofort der anderen Partei mitzuteilen. Die Partei, die zur gesetzlich zwingenden Offenlegung verpflichtet ist, wird weiters vertrauliche Informationen nur im zwingend notwendigen Ausmaß offenlegen. Die Parteien verpflichten sich, vertrauliche Informationen ausschließlich solchen Mitarbeitern und ausgewählten externen Personen wie etwa Steuerberatern oder Wirtschaftsprüfern, Rechtsanwälten oder anderen Beratern zu offenbaren, die für die in der Präambel genannten Zwecke Zugang erhalten müssen. Die Parteien verpflichten sich dafür Sorge zu tragen, diese Geheimhaltungsverpflichtung sämtlichen Personen, welchen vertrauliche Informationen im Sinne dieser Bestimmung weitergegeben werden, schriftlich zu überbinden. 11 Die verletzende Partei hält die jeweilige andere Partei für sämtliche Schäden aufgrund einer Verletzung dieser Verpflichtung zur Vertraulichkeit unverzüglich schad- und klaglos. Über Aufforderung einer Partei ist der Nachweis der Überbindung der Verpflichtung zur Vertraulichkeit umgehend zu erbringen. Bei Mitarbeitern ist die Geheimhaltungsverpflichtung derart zu gestalten, dass die Verpflichtung den Mitarbeiter auch nach Beendigung des Anstellungsverhältnisses zur Vertraulichkeit im gesetzlich zulässigen Ausmaß bindet. Schriftliche Unterlagen Soweit schriftliche Unterlagen vertrauliche Informationen enthalten oder vertrauliche Informationen in sonstiger greifbarer Form überlassen werden, ist die Anfertigung von Kopien ausschließlich zum Zwecke der Durchführung des in der Präambel genannten Zwecks gestattet. Sämtliche der anderen Partei übergebenen Unterlagen, angefertigte Kopien sowie eigene Aufzeichnungen über vertrauliche Informationen wird die andere Partei 11 Im Wesentlichen sind diese Personen einer vergleichbaren Geheimhaltungsverpflichtung zu unterwerfen. Hingewiesen wird, dass Berufsgruppen wie etwa Rechtsanwälte oder Wirtschaftsprüfer bereits einer gesetzlichen Verschwiegenheitsverpflichtung unterworfen sind.
unverzüglich zurückgeben oder vernichten und alle elektronisch gespeicherten Daten zu löschen, falls eine der Parteien an der Verfolgung der in der Präambel genannten Zwecke nicht weiter interessiert ist; [die für die Führung der Gespräche und Verhandlungen vereinbarte Exklusivfrist abgelaufen ist]; 12 eine Partei dazu schriftlich von der anderen Partei aufgefordert wird. Über Aufforderung hat die aufgeforderte Partei der auffordernden Partei schriftlich zu bestätigen, dass sie dieser Verpflichtung nachgekommen ist. Jede Partei nimmt ausdrücklich zur Kenntnis, dass sie an erhaltenen Unterlagen oder Informationen keinerlei Zurückbehaltungsrecht besitzt und alle Unterlagen und Dokumentationen ohne Kostenersatz zu retournieren sind. Geistiges Eigentum Keine Partei erwirbt an den von der anderen Partei erhaltenen Informationen Eigentums- oder Nutzungsrechte jedweder Art. Sämtliche geistigen Eigentumsrechte oder Urheberrechte verbleiben bei der offenlegenden Partei. Beide Parteien verpflichten sich wechselseitig, die jeweils von der anderen Partei erhaltenen Informationen nicht Gegenstand einer Schutzrechtsanmeldung zu machen oder durch Dritte vornehmen zu lassen. [Verbot des Abwerbens von Mitarbeitern Jede Partei verpflichtet sich, für einen Zeitraum von [ergänzen] Monaten nach Unterzeichnung dieser Vereinbarung Mitarbeiter der anderen Partei nur mit ausdrücklicher schriftlicher vorheriger Zustimmung der anderen Partei abzuwerben bzw mit diesen ein Arbeitsverhältnis oder ein sonstiges Dienstleistungsverhältnis einzugehen.] 13 12 13 Siehe Fußnote 6. Es handelt sich hierbei um eine fakultative Bestimmung. Insbesondere dann, wenn bereits im Vorfeld eines Projektes spezielle Know-how- oder Geheimnisträger von Unternehmen miteinander in Kontakt treten, kann eine derartige Vereinbarung Sinn machen.
[Vertragsstrafe 14 Für jeden einzelnen Verstoß gegen eine vertragliche Verpflichtung ist die verletzende Partei verpflichtet, an die andere Partei eine schadens- und verschuldensunabhängige Vertragsstrafe in der Höhe von EUR [ergänzen] unverzüglich zu bezahlen. Die Parteien sind berechtigt, einen über die Konventionalstrafe hinausgehenden Schaden geltend zu machen. 15 ] Verbindlichkeit des Letter of Intent16 Die Punkte 5. (Exklusivität), 6. (Vertraulichkeit), 7. (Schriftliche Unterlagen), 8. (Geistiges Eigentum), 9. (Abwerben von Mitarbeitern), 10. (Vertragsstrafe), 11. (Verbindlichkeit des LOI) 12. (Kosten) und 13. (Schlussbestimmungen) stellen verbindliche Erklärungen sowohl der AAA als auch der BBB dar. Alternative 1 (Gegenstand des LOI ist der Abschluss eines Forschungs- und Entwicklungsvertrages, der LOI hat keine Bindungswirkung) Dieser LOI gewährt keinem der Vertragsteile (1) Anspruch auf Abschluss eines Forschungs- und Entwicklungsvertrages und (2) Anspruch auf Schadenersatz oder Ersatz von aufgewendeten Kosten, falls es nicht zu einem Vertragsabschluss kommen sollte oder falls die Verhandlungen von einer der Vertragsparteien vor Erreichen eines endgültigen Ergebnisses abgebrochen werden. 14 15 16 Die Bestimmung hinsichtlich Vertragsstrafe soll als fakultative Bestimmung gesehen werden. Vielfach weigern sich Vertragspartner, Vereinbarungen, die Vertragsstrafen enthalten, zu unterfertigen. Eine Vertragsstrafe hat allerdings eine beachtliche präventive Wirkung. Infolge einer Verletzung einer Geheimhaltungsverpflichtung oder anderer Bestimmungen können der verletzten Partei nicht wiedergutzumachende Schäden entstehen, die jedoch im Einzelfall konkret betraglich oft schwer zu beziffern sind. Deshalb stellt die Vereinbarung einer Vertragsstrafe (Konventionalstrafe, Pönale) nach wie vor die wirksamste Methode zur Absicherung der Einhaltung der Vereinbarung dar. Gemäß 1336 ABGB kann dann, wenn der Betrag der Konventionalstrafe als zu hoch erscheint, diese vom Richter im Wege des richterlichen Mäßigungsrechts, allenfalls auch nach Einvernehmung von Sachverständigen, reduziert werden. Das richterliche Mäßigungsrecht ist auf Verträge mit Verbrauchern aber auch zwischen Unternehmern anwendbar. Zwischen Unternehmern braucht die Geltendmachung eines die Konventionalstrafe übersteigenden Schadens nicht ausdrücklich vereinbart werden, weil dies jedenfalls möglich ist. In Vereinbarungen, in denen Verbraucher im Sinne des KSchG Vertragspartner sind, muss dies jedoch im Einzelnen ausgehandelt werden. Bei ausländischen Vertragspartnern ist im Einzelnen zu prüfen, ob die Vereinbarung einer Vertragsstrafe deren nationalen Recht entspricht. Es kann sowohl die Bindungswirkung des LOI vereinbart werden, sofern dies die Parteien wünschen, als auch dessen Unverbindlichkeit. Bindungswirkung des LOI bedeutet im Wesentlichen die Verpflichtung, das Projekt durchzuziehen, nämlich den Forschungs- und Entwicklungsvertrag abzuschließen oder gemeinsam für ein gefördertes Projekt einzureichen. Fehlt eine ausdrückliche Regelung der Bindungswirkung, ist diese im Wege der Auslegung zu ermitteln. Es empfiehlt sich über die Bindungswirkung ausdrückliche und klare Vereinbarungen zu treffen. Die obigen Muster sind bei den bindenden Alternativen alle so gestaltet, dass eine Partei immer noch aussteigen kann, der Ausstieg jedoch finanzielle Folgen hat. Dieser Punkt muss auch mit Punkt 2. Zeitplan abgestimmt sein.
Alternative 2 (Gegenstand des LOI ist der Abschluss eines Forschungs- und Entwicklungsvertrages, der LOI hat eine Bindungswirkung nach Ablauf einer bestimmten Verhandlungszeit) Dieser LOI gewährt (1) keinem der Vertragsteile Anspruch auf Abschluss eines Forschungs- und Entwicklungsvertrages (2) jedoch Anspruch auf Ersatz von aufgewendeten Kosten, falls die Verhandlungen von einer der Vertragsparteien nach einem Zeitpunkt, der [ergänzen] Wochen nach Unterfertigung dieses LOI liegt, abgebrochen werden. Sollte eine Partei nach diesem Zeitpunkt die Vertragsverhandlungen abbrechen, so hat die abbrechende Partei der anderen Partei pauschal für die bis dahin aufgelaufenen Kosten einen Gesamtbetrag von EUR [ergänzen] zu ersetzen. Alternative 3 (Gegenstand des LOI ist der Abschluss eines Forschungs- und Entwicklungsvertrages, der LOI hat eine relativ starke Bindungswirkung durch sofortige Schadenersatzpflicht bei Ausstieg) Dieser LOI gewährt (1) keinem der Vertragsteile Anspruch auf Abschluss eines Forschungs- und Entwicklungsvertrages (2) jedoch Anspruch auf Ersatz von aufgewendeten Kosten, falls die Verhandlungen von einer der Vertragsparteien nach Unterfertigung dieses LOI abgebrochen werden. Sollten die Vertragsverhandlungen abgebrochen werden, so hat die abbrechende Partei der anderen Partei als Ersatz von aufgewendeten Kosten für jeden angefangenen Tag ab Unterfertigung dieses LOI einen Betrag von pauschal EUR [ergänzen] pro Tag zu ersetzen. Alternative 4 (Gegenstand des LOI ist die gemeinsame Einreichung für ein gefördertes Forschungsprojekt, keine Bindungswirkung) Sollte sich eine Partei aus dem Projekt zurückziehen, hat keiner der Vertragspartner Anspruch auf Schadenersatz oder Ersatz von aufgewendeten Kosten. Alternative 5 (Gegenstand des LOI ist die gemeinsame Einreichung für ein gefördertes Forschungsprojekt, der LOI hat eine Bindungswirkung nach Ablauf einer bestimmten Verhandlungszeit) Sollte sich eine Partei aus dem Projekt zu einem Zeitpunkt, der vier Wochen nach Unterfertigung dieses LOI liegt, zurückziehen, so hat die abbrechende Partei der anderen Partei pauschal für die bis dahin aufgelaufenen Kosten einen Gesamtbetrag von EUR [ergänzen] zu ersetzen. Alternative 6 (Gegenstand des LOI ist die gemeinsame Einreichung für ein gefördertes Forschungsprojekts, der LOI hat eine relativ starke Bindungswirkung durch sofortige Schadenersatzpflicht bei Ausstieg) Sollte sich eine Partei aus dem Projekt nach Unterfertigung des LOI zurückziehen, so hat die abbrechende Partei der anderen Partei als Ersatz von aufgewendeten Kosten für jeden angefangenen Tag ab Unterfertigung dieses LOI einen Betrag von pauschal EUR [ergänzen] pro Tag zu ersetzen.
Kosten Jede Vertragspartei trägt die ihr entstehenden Kosten aus und im Zusammenhang mit dem Zustandekommen dieses LOIs und der weiteren Verhandlungen selbst, einschließlich aller Kosten ihrer Berater, soweit in diesem Vertrag nicht ausdrücklich anders geregelt. Gerichtsstand, anwendbares Recht Ausschließlicher Gerichtsstand für Streitigkeiten aus und im Zusammenhang mit dieser Vereinbarung ist das am Sitz von AAA sachlich und örtlich zuständige Gericht. Auf diese Vereinbarung ist österreichisches Recht mit Ausnahme der Verweisungsnormen anwendbar. Schlussbestimmungen Sollte eine Bestimmung dieser Vereinbarung unwirksam sein oder werden, so wird die Gültigkeit der übrigen Bestimmungen dieser Vereinbarung nicht berührt. Anstelle der unwirksamen Bestimmung(en) soll eine Regelung gelten, die im Rahmen des rechtlich Möglichen dem Willen der Parteien am Nächsten kommt und in ihrer wirtschaftlichen Auswirkung am besten der(den) unwirksamen Bestimmung(en) entspricht. Diese Vereinbarung enthält alle zwischen den Parteien getroffenen Vereinbarungen. Nebenabreden bestehen nicht. Änderungen oder Ergänzungen dieser Vereinbarung bedürften zu ihrer Wirksamkeit der Schriftform. Dies gilt auch für das Abgehen vom Schriftformgebot., am., am. Hinweis: Diese Vereinbarungsmuster bieten einen Überblick über mögliche Regelungsinhalte und sind dem jeweiligen F&E-Vorhaben individuell anzupassen. Es ist anzuraten, die konkrete Vereinbarung zusammen mit einem Rechtsberater auszuarbeiten; darüber hinaus sind weitergehende Rechtsbereiche wie z.b. die kartellrechtliche Würdigung des Vertriebes der mit den Schutzrechten versehenen Produkte zu beachten. Stand: Jänner 2009 Dieses Muster ist ein Produkt der Zusammenarbeit aller Wirtschaftskammern. Bei Fragen wenden Sie sich bitte an die Wirtschaftskammer Ihres Bundeslandes: Burgenland, Tel. Nr.: 09 90907, Kärnten, Tel. Nr.: 05 90904, Niederösterreich Tel. Nr.: (02742) 851-0, Oberösterreich, Tel. Nr.: 05 90909, Salzburg, Tel. Nr.: (0662) 8888-0, Steiermark, Tel. Nr.: (0316) 601-0, Tirol Tel. Nr.: 05 90905-1111, Vorarlberg, Tel. Nr.: (05522) 305-0, Wien, Tel. Nr.: (01) 51450-1010, Hinweis! Diese Information finden Sie auch im Internet unter http://wko.at. Alle Angaben erfolgen trotz sorgfältigster Bearbeitung ohne Gewähr und eine Haftung des Autors oder der Wirtschaftskammern Österreichs ist ausgeschlossen. Bei allen personenbezogenen Bezeichnungen gilt die gewählte Form für beide Geschlechter!