Pendenzenliste Seite 3 Mein Arbeitsumfeld Seite 4+5 Flussdiagramm Seite 6+7 Prozessbeschreibung (Erklärung zu den Teilschritten) Seite 8+9 Auswertungsbogen der Lernjournale Seite 10 F. Schöchlin / Januar 2006 telefonische Geburtsscheinbestellung Seite 2 von 10
Planung meiner Prozessarbeit Was wird gemacht? wann? Zeit? Bemerkungen Erledigt? Einführung in die Prozesseinheit mit meiner Ausbildnerin Flussdiagramm skizzieren Flussdiagramm auf PC gestalten 30.11.2005 30 min 02.12.2005 2 Stunden 14.12.2005 2 ½ Stunden Teilschritte beschreiben 05.01.2006 2 ½ Stunden Lernjournal führen 09.01.2006 ½ Stunde Arbeitsumfeld beschreiben 10.01.2006 2 ½ Stunden Titelblatt gestalten 18.01.2006 1 Stunde Lernjournal führen 20.01.2006 ½ Stunde Inhaltsverzeichnis 25.01.2006 ½ Stunde Lernjournale auswerten 25.01.2006 1 Stunde Dossier zusammenstellen 28.01.2006 1 Stunde Besprechung der PE mit meiner Ausbildnerin Flussdiagramm von Hand aufzeichnen Skizziertes Flussdiagramm auf dem PC gestalten Ausführliche Beschreibung der einzelnen Teilschritte Meine Gedanken ins Lernjournal übertragen Das Arbeitsumfeld vollständig beschreiben und gestalten Titelblatt gestalten, mit Titel, Name, Firma Meine Gedanken ins Lernjournal übertragen Gut übersichtliches Inhaltsverzeichnis gestalten Auswertungsbogen der Lernjournale Alles vollständig und in richtiger Reihenfolge zusammenheften F. Schöchlin / Januar 2006 telefonische Geburtsscheinbestellung Seite 3 von 10
Mein Arbeitsumfeld Gemeindeverwaltung Thalwil Seit Mitte August arbeite ich auf der Gemeindeverwaltung in Thalwil. Für mich war diese Lehrstelle ein hoher Favorit, denn eine Verwaltungslehre ist sehr abwechslungsreich und auch ziemlich anspruchsvoll. Mein Wissen, das ich hier vermittelt bekomme wird mir in meinem weiteren Leben sehr nützlich sein können. Momentan befinde ich mich noch in der ersten Abteilung, dem Zivilstandsamt. Ich stehe kurz vor meinem ersten Wechsel in die Abteilung Einwohnerkontrolle. Es ist sicher nicht einfach, immer wieder neu zu beginnen, dennoch bin ich gespannt, was mich in Zukunft erwartet. Die Wechsel haben sicher Vor wie auch Nachteile. Der Vorteil ist sicher, das man von verschiedenen Abteilungen einen Einblick bekommt. Nach 6 Monaten kann ich schon viele Arbeitsschritte selbständig ausführen, darum finde ich es ein wenig schade, dass ich mit dem Wechsel in eine neue Abteilung wieder von vorne beginnen muss. Zivilstandsamt Unsere Gemeinde ist in verschiedene Dienstleistungszentren (DLZ) gegliedert. Das Zivilstandsamt gehört zum DLZ Gesellschaft. Auf unserem Amt beschäftigen wir uns hauptsächlich mit zivilstandsamtlichen Ereignissen. (Dies sind: Geburt, Heirat, Anerkennung, Tod, Namenserklärung) Ebenfalls sind wir für die Friedhofverwaltung zuständig. Sobald Kinder geboren werden, registrieren wir die Geburten. Todesfälle innerhalb unseres Zivilstandskreises (Thalwil-Rüschlikon-Kilchberg) werden ebenfalls bei uns registriert. Bei einem Todesfall eines Anwohners von Thalwil, organisieren wir mit den Hinterbliebenen alle Bestattungsformalitäten. Anerkennungen führen wir wie oben erwähnt auch durch, diese können bei jedem Zivilstandsamt in der ganzen Schweiz durchgeführt werden. Namenserklärungen können ebenfalls auf allen Zivilstandsämtern gemacht werden. Namenserklärungen beantragen geschiedene Frauen, die ihren ursprünglichen Namen wieder zurückhaben wollen. Dies ist aber nur möglich sofern diese Person noch nicht länger als ein Jahr geschieden ist. Wenn man eine Namensänderung machen möchte, so muss man ein Gesuch mit einer guten Begründung am Kanton einschicken. F. Schöchlin / Januar 2006 telefonische Geburtsscheinbestellung Seite 4 von 10
Kapitel 1 Gesetzliche Grundlagen Wir halten uns an die folgenden Rechtsgrundlagen: Bundesverfassung (BV) Zivilstandsgesetzbuch (ZGB) Eidg. Zivilstandsverordnung (ZStV) Bürgerrechtsgesetz (BüG) Internationales Privatrechtgesetz (IPRG) Kant. Zivilstandsverordnung (ZV) Es ist uns z.b verboten, mündliche Auskünfte an Polizei, Einwohnerkontrollen und Privatpersonen herauszugeben. Wir dürfen einzig und allein anderen Zivilstandsämtern und dem Gemeindeamt mündliche Auskünfte erteilen. Alle andern müssen schriftliche Anfragen machen. Team und Arbeitsklima Unser Team besteht aus 7 Personen. In unserer Abteilung hat es 5 Zivilstandsbeamtinnen, eine Sachbearbeiterin und natürlich mich. Das Arbeitsklima in unserem Büro ist sehr angenehm und locker. Die Stimmung in unserem Team ist allgemein sehr gut. Wir sind ein sehr fröhliches Team, d.h es wird oft auch zwischendurch mal gelacht. Meine Mitarbeiterinnen sind stets bereit mir Unklarheiten zu erklären. Dies erleichterte mir den Übertritt von der Schule ins Berufsleben markant. Mein Arbeitsplatz Unsere Abteilung ist in 3 Büros verteilt. Ich teile mir ein Büro mit zwei Mitarbeiterinnen. Meine Betreuerin hat ihr Büro gleich neben mir, es kann mit einer Durchgangstüre abgetrennt werden. Das dritte Büro befindet sich gleich gegenüber unserer Eingangstüre. Mein Arbeitsplatz ist nicht sonderlich gross, dennoch bietet er alles, was einen guten Arbeitsplatz ausmacht. Mein Tisch befindet sich direkt hinter dem Schalter. Ich mag es nicht besonders, wenn Kunden am Schalter stehen und mich die ganze Zeit anschauen. Unsere Kunden Wir gliedern unsere Kunden in verschiedene Sparten. Zuerst wären da natürlich die Privatpersonen. In der zweiten Sparte sind enthalten: Ämter und Gerichte. Unser dritter Kunde ist unsere Kantonale Aufsichtsbehörde, das Gemeindeamt. Weitere Kunden sind die Botschaften im Ausland. F. Schöchlin / Januar 2006 telefonische Geburtsscheinbestellung Seite 5 von 10
Start Anruf (1) In unserem Zivilstandskreis geboren? (2) Nein Verweisung an den richtigen Geburtsort (3) Ja Personalien aufnehmen Geb. Ort / Datum, Adresse und Tel- Nr. Verwendungszweck (4) Wird das Dokument abgeholt? (5) Ja Couvert beschriften, mit Name (6) Nein 1 2 3 F. Schöchlin / Januar 2006 telefonische Geburtsscheinbestellung Seite 6 von 10
1 2 3 Ist Person schon im Info-Star erfasst? (7) Nein Register aufschlagen und Angaben in Word- Dokument übertragen. (8) Ja Internationaler oder CH- GS* auswählen und auf Sicherheitspapier drucken (9) Dokument prägen und unterschreiben lassen (10) Rechnung erstellen und eingeschrieben verschicken (12) Dokument in beschriftetes Couvert verpacken und in dem Fach bestellte Dokumente ablegen. (11) kassieren (13) Bestellzettel ablegen (14) *GS = Geburtsschein Ende F. Schöchlin / Januar 2006 telefonische Geburtsscheinbestellung Seite 7 von 10
Kurzbericht der einzelnen Teilschritte Anruf: Der Kunde ruft an und möchte einen Geburtsschein bestellen. In unserem Zivilstandskreis geboren? : Zu Beginn des Gesprächs frage ich den Kunden, ob er in unserem Zivilstandskreis (Thalwil- Rüschlikon-Kilchberg) geboren wurde. Ja: Personalien aufnehmen: Ich nehme ein Formular hervor, wo alle erforderlichen Punkte festgehalten sind. Ich notiere den Namen der Person, für die der Geburtsschein ausgestellt werden soll. Dann notiere ich der Name, Vorname der Eltern. Ich frage auch nach dem Verwendungszweck. Der Grund dafür ist, anhand dieser Aussage können wir abschätzen, ob wir ein CH oder ein Internationaler Geburtsschein ausstellen sollen. Nein: Falls die Person nicht in unserem Zivilstandskreis (Thalwil-Rüschlikon-Kilchberg) geboren wurde, muss ich die Person an den richtigen Geburtsort verweisen. Es besteht somit keine Möglichkeit den Geburtsschein auszustellen. Wird das Dokument abgeholt? Ja: Mit der Schreibmaschine beschrifte ich ein Couvert mit dem Namen des Kunden. Wenn der Kunde sein Dokument persönlich am Schalter abholen kommt, so kann er immerhin Fr 5.- Porto sparen. Beim abholen muss jede Person eine ID oder einen Pass vorweisen, sodass wir sicher sein können, dass auch wirklich die richtige Person das Dokument bekommt. Nein Ist die Person schon im Info-Star erfasst? : Alle Zivilstandsämter der Schweiz sind an diesem Programm (Info-Star) angeschlossen. Dieses Programm wurde im Oktober 2004 in Betrieb genommen, es ersetzt die alten Register. Heute ist man daran, alle Personen anhand der Register in das Info-Star rückzuerfassen. Im Info-Star sind alle zivilstandsamtlichen Punkte über jede erfasste Person ersichtlich. Im Info-Star suche ich die entsprechende Person. Wenn die Person schon erfasst ist, so erleichtert uns dies die Arbeit. Ja: Im Info-Star kann ich auswählen ob ich einen CH oder einen Internationalen Geburtsschein ausstellen möchte. Manchmal wissen die Kunden sofort welchen sie benötigen, ansonsten können wir mit Hilfe des Verwendungszwecks selbst abschätzen, welcher von Vorteil ist. Bevor ich den Druckauftrag auslöse, lege ich das Sicherheitspapier in den Drucker. Danach kann ich das Dokument ausdrucken. F. Schöchlin / Januar 2006 telefonische Geburtsscheinbestellung Seite 8 von 10
Nein: Anhand des Geburtsorts und des Geburtsdatums kann ich das entsprechende Geburtsregister ausfindig machen. Ich öffne ein vom Kanton vorgegebenes Word-Dokument und fülle dort alle verlangten Punkte aus. Ich entnehme die genauen Angaben vom dem Registerblatt. Der Nachteil bei den Registerkopien ist, man kann keinen CH- Geburtsschein auswählen. Man kann nur Internationale Geburtsscheine ausstellen. Dokument Prägen: Jedes Zivilstandsamt ist im Besitz einer Prägemaschine. Jedes Dokument bekommt einen Prägestempel. Ohne diesen Prägestempel wäre das Dokument wertlos. Nach dem prägen muss dass Dokument unterschrieben werden. Da ich nicht berechtigt bin, muss ich es meiner Vorgesetzten bringen. Dokumente müssen immer von einem/r Zivilstandsbeamten/in unterschrieben werden. Rechnung erstellen und verschicken: Um die Rechnung zu erstellen steht uns auch ein geeignetes Programm zur Verfügung. Das Programm besitzt den Namen Nest. Es hat verschiedene Funktionen, daher wird es auch von verschiedenen Abteilungen beansprucht. Um die Rechnung eingeben zu können muss ich den Namen und die Adresse des Kunden eingeben und natürlich was bestellt wurde. An Privatkunden versenden wir die Dokumente immer mit eingeschriebener Post. Dies hat den Vorteil, dass die Kunden das Dokument auch sicher bekommen. Ein weiterer Punkt ist, dass die Kunden nicht sagen können, sie hätten nie ein Dokument bekommen und dann auch nicht bezahlen würden. Bei den Eingeschriebenen muss ich jeweils noch in einer Word- Liste den Namen und der Ort des Kunden eintippen. Diese Liste wird dann mit allen eingeschriebenen Briefen ins Postfach gelegt. Dokumente, die wir an Gerichte und andere Stellen schicken, werden normal mit A-Post versandt. Am Nachmittag um ca. 15:30 Uhr werden die Rechnungen gedruckt und umgehend zu uns gebracht. Ich packe die Rechnungen mit dem bestellten Dokument in das Couvert und sortiere dann die normalen und die eingeschriebenen Briefe. Sobald ich alles eingepackt habe muss ich die Briefe nur noch in das richtige Fach A oder B-Post legen. Unser Weibel holt die Briefe jeweils am Abend ab und bringt sie auf die Post. Dokument in beschriftetes Couvert verpacken und in das Fach bestellte Dokumente ablegen: Für die Personen, die ihr Dokument persönlich abholen kommen, verpacke ich es in das bereits mit Name beschriebene Couvert. Dieser Umschlag lege ich dann in das Fach bestellte Dokumente. Kassieren: Sobald der Kunde an den Schalter kommt und die Gebühr von Fr 25.-. bar oder mit Kreditkarte bezahlt hat, können wir gegen Vorzeigen einer ID / Pass das Dokument aushändigen. Bestellzettel Ablegen: Zum Schluss muss ich den Bestellzettel in den alphabetisch geordneten Ordner ablegen F. Schöchlin / Januar 2006 telefonische Geburtsscheinbestellung Seite 9 von 10
(Zusammenfassung der Lernjournale) zur Prozesseinheit Während der Prozesseinheit war meine Motivation insgesamt tief hoch weil mir mein Thema sehr gut gefallen hat. Eine Geburtsscheinbestellung kommt täglich herein, deshalb finde ich es wichtig, das der Prozess auch richtig ausgeführt wird, sodass der Kunde schlussendlich zufrieden ist. Das Erlernen des Prozesses war für mich schwierig einfach weil es wirklich immer der gleiche Ablauf ist. Nach etwa drei bis vier Durchgängen hatte ich sozusagen keine Probleme mehr. Mit dem Ergebnis meiner Arbeit bin ich unzufrieden sehr zufrieden weil ich durch die Erstellung meiner Prozesseinheit die Möglichkeit hatte, vertiefte Blicke in einen spezifischen Arbeitsablauf zu werfen. Doch ich glaube, es gibt jedes Mal wieder Sachen, die man verbessern kann. Bei der nächsten Bearbeitung eines Prozesses berücksichtige ich von meinen Erfahrungen nichts alles weil ich sicher viel wieder gebrauchen kann, was ich in dieser Prozesseinheit gelernt habe. Ich möchte aber auch gerne Neues dazu lernen, und neue Erfahrungen sammeln. F. Schöchlin / Januar 2006 telefonische Geburtsscheinbestellung Seite 10 von 10