VERANSTALTUNGSMANAGEMENT PUNKT FÜR PUNKT Es ist schier unmöglich, alles aufzuzählen, was ein Veranstalter im Blick behalten sollte. Die nachfolgende Checkliste kann deshalb nicht vollständig sein. Aber sie enthält doch eine Fülle wichtiger Punkte, die fast immer ins Gewicht fallen. Nicht jeder Merkpunkt wird für Ihre Veranstaltung zutreffen ihn gedanklich zu prüfen, schadet aber nie allzu leicht übersieht man etwas. AUFGABEN ERLEDIGT Grundsätzliches Haupt- und Nebenziele bestimmt Zielgruppen bestimmt, Teilnehmerzahl festgelegt (offene oder geschlossene Veranstaltung) Geklärt, welche Interessen die Zielgruppe an der Veranstaltung haben (könnten) Voraussetzungen ermittelt, unter denen die Ziele bei der Zielgruppe zu erreichen sind (Art der Veranstaltung, wichtige Programmpunkte) Veranstaltungskonzept entwickelt mit Strategien, Maßnahmen und Zuständigkeiten Interne und externe Kosten ermittelt, einschließlich GEMA Finanzierbarkeit geklärt, (ggf.) Kooperationspartner gefunden, Budget festgelegt Attraktiven Titel für die Veranstaltung gefunden Zielgruppengerechten Termin gefunden Einladungen / Werbung Einladungen (ggf. mit Anfahrtsbeschreibung) frühzeitig verschickt (mit Antwortkarte) Presseinformationen versandt (offene Veranstaltungen) Werbung (Inserate, Plakate etc.) erstellt Lokalität Schön- und Schlechtwetter-Alternativen geplant Lokalität mit der nötigen Infrastruktur (Größe, Mobiliar, Verpflegung, Bühne, Technik, Anschlüsse, sanitäre Einrichtungen, Parkplätze, Unterkünfte, etc.) gefunden und reserviert Hausordnung und andere Vertragsbedingungen (Allgemeine Geschäftsbedingungen) geprüft Vertrag geschlossen Bewilligungen & Behördliches Verlängerung der Polizeistunde beantragt Einwilligung von Nachbarn eingeholt Konzessionen, Gesundheitszeugnis etc. vorhanden Mit Behören Kontakt aufgenommen und Antragserfordernisse geklärt, Genehmigungen liegen vor 5.4.09 Seite 1/10
Rahmenprogramm Ablaufplanung intern und extern verbindlich geklärt Technische Ausstattung (Bühne, Beschallung etc. siehe unten) vorhanden Verträge mit externen Künstlern geprüft, geschlossen, Gagen sicher hinterlegt Moderator und Redner bestimmt, Inhalte besprochen Umkleidekabine vorhanden Verpflegung (Catering) Begrüßungscocktail organisiert Menü / Buffet festgelegt; vegetarische Alternative eingeplant Getränkeauswahl vereinbart Tischdekoration festgelegt (z.b. Blumen, Kerzen), Tischtücher, Geschirr, vorhanden Technische Ausstattung geprüft, z.b. Herd, Grill, Mikrowelle, Kühlung, Korkenzieher, Flaschenöffner, Servietten, Kaffeemaschine, Spülmittel, Reinigungsutensilien, etc. Abfallentsorgung geplant Hotline mit Lieferanten geplant (bei Problemen, Nachlieferungen usw.) Sitzordnung festgelegt, Tischkärtchen erstellt Dekoration Einheitlicher Gestaltungsrahmen (z.b. Farbe, wiederkehrende Elemente) passend zur Veranstaltung geplant Attraktive Dekoration für spezielle Bereiche (z.b. Eingangsbereich, Bühne) konzipiert Requisiten vorhanden (Blumen, Fahnen, Banner, themenspezifische Requisiten etc.) Beleuchtungskonzept erstellt Ablaufplanung & Administration Ablauf- und Personalplanung (mit Einsatzzeiten, Ablöse und Vertretung) der Bereichsverantwortlichen liegen vor Wegweiser zum Veranstaltungsort und ggf. Wegweiser am Veranstaltungsort erstellt Namenschilder vorbereitet und im Eingangsbereich hinterlegt Presseinformationen (Pressemappe) vorbereitet Koordinator bestimmt und mit Telefonnummern aller Bereichverantwortlichen und sonstigen Kontaktpersonen ausgestattet Eintrittskarten erstellt Programmheft erstellt Verantwortliche für die Betreuung von Künstlern, Medien und VIPs bestimmt Kinderbetreuung organisiert Garderobe organisiert Parkplatzanweiser benannt Briefing des Personals vorbereitet Reinlichkeit von Toiletten gewährleistet (Personal, Utensilien, Werkzeug bei Verstopfung) Fotografen, Videofilmer engagiert 5.4.09 Seite 2/10
Sicherheit Notausgänge definiert und von der Feuerwehr freigeben Notfallnummern dokumentiert Sanitätsdienst organisiert, Erste-Hilfe-Ausstattung vorhanden sichere Aufbewahrung von Einnahmen gewährleistet (Geldkassette, verschließbarer Raum) Versicherungen Mobiliar Raumplanung mit Tischen, Bestuhlung und Sonderflächen (z.b. Bühne, Tanzparkett) abgeschlossen Mobiliar für Verpflegung (z.b. Buffettheken, Bar) Garderobe organisiert (Ort, Personal, Garderobenständer und -marken) Stellwände vorhanden Technik Bühne, Podest, Vorhang in Absprache mit Künstlern, Rednern etc. Leinwand Mikros, Verstärker, Musikanlage Medien (z.b. Beamer, Overheadprojektor, Diaprojektor, Leinwand etc.) Rednerpult Verdunklungsmöglichkeiten Belastbarkeit der elektrischen Einrichtung geprüft Stromanschlüsse (ggf. für Starkstrom) und Verlängerungskabel vorhanden Außenbeleuchtung Techniker vor Ort Werkzeugkasten Kommunikation per Handy oder Funkgeräten gewährleistet Veranstaltungsende Freundliche Verabschiedung der Gäste geplant Verstärkter Personaleinsatz an den Knotenpunkten geplant, z.b. Garderobe, Parkplatz Abbau mit Personalzuständigkeiten geplant Transportmittel organisiert Übergabemodalitäten mit dem Hausherren vereinbart Abfallentsorgung sichergestellt Verantwortlichen für Fundgegenstände bestimmt Tipp: Eine umfassende Praxishilfe für die Organisation von Veranstaltungen finden Sie im Baustein Veranstaltungsmanagement 1. 1 Neuer Baustein 5.4.09 Seite 3/10
Veranstaltungsplanung Ob Tag der offenen Tür oder Weihnachtsfeier, Sommerfest oder Mitgliederversammlung eine Veranstaltungen zu organisieren, hat Ähnlichkeit mit dem Dressurakt in einem Flohzirkus. Hier die wichtigsten Punkte im Überblick: Zielplanung: Überlegen Sie zunächst: Was wollen Sie mit der Veranstaltung erreichen? Welche Zielgruppen wollen Sie ansprechen? Welche Art bzw. Form von Veranstaltung eignet sich dafür? Erste Schritte: Stellen Sie ein Projektteam auf und regeln Sie die Verantwortlichkeiten. Legen Sie den Veranstaltungstermin fest. Vermeiden Sie Überschneidungen mit anderen (über-)regionalen Veranstaltungen, die für Ihre Zielgruppen interessant sein könnten. Laden Sie Ihre Zielgruppen frühzeitig ein. Rahmenprogramm: Entwickeln Sie das Programm, zum Beispiel Show- und Sporteinlagen, Reden, Musik und Tanz, passend zum Anlass. Prüfen Sie vor der Umsetzung, welche Kosten entstehen und ob sie mit dem Budgetplan vereinbar sind. Wenn Sie externe Dienstleister beauftragen, zum Beispiel Künstler, Akrobaten oder eine Musikkapelle: Holen Sie mehrere Angebote ein, vergleichen Sie nicht nur Preise, sondern auch den jeweiligen Leistungsumfang, achten Sie auf Nebenkosten, klären Sie die Zahlungsmodalitäten (Rabatte bei Barzahlung, Zahlungsziel) und schließen Sie einen schriftlichen Vertrag. Räumlichkeiten: Wählen Sie geeignete Räumlichkeiten aus. Kümmern Sie sich rechtzeitig um die geplante Ausstattung (Stühle, Beleuchtung, technische Ausstattung, Dekoration etc.). Essen und Trinken: Entscheiden Sie, ob Sie ein Buffet anbieten oder aber bedienen lassen und wer Speisen und Getränke liefert. Dekorieren Sie Buffet und Tische das Auge isst mit! Klären Sie, wer was mitbringt und wer für Aufbau und Dekoration verantwortlich ist. Besorgen Sie, wenn nötig, Kühlmöglichkeiten, Warmhaltevorrichtungen, Kaffeemaschinen etc. 5.4.09 Seite 4/10
Finanzierung: Wenn Sie externe Geldgeber brauchen: Beziehen Sie solche Sponsoren und Förderer frühzeitig ein, um deren Wünsche zu berücksichtigen. Tipp: Geben Sie nicht gleich auf, wenn das Budget des potenziellen Financiers schon ausgeschöpft ist und deshalb kein Geld fließen wird: Fragen Sie nach, ob nicht wenigstens eine Unterstützung in Form von Sachmitteln möglich ist. Erstellen Sie einen detaillierten Budgetplan mit voraussichtlichen Kosten und Einnahmen und prüfen Sie regelmäßig, ob Sie noch im Plansoll sind. Berücksichtigen Sie die Gebühren der Gema (Gesellschaft für musikalische Aufführungs- und mechanische Vervielfältigungsrechte), die anfallen, wenn Sie Musikstücke spielen (lassen), die urheberrechtlich geschützt sind und das sind fast alle! Tipp: Der Deutsche Sportbund hat mit der Gema einen Rahmenvertrag geschlossen, der für Sportvereine günstige Zusatzvereinbarungen enthält. Hier finden Sie den Vertrag: http://www.dsb.de/fileadmin/fm-dsb/downloads/gema.pdf Tipp: Hier finden Sie die Informationen der Gema für Musiknutzer: http://www.gema.de/musiknutzer/ Rechtliche Aspekte und Vorschriften: Sorgen Sie für ausreichenden Versicherungsschutz. Holen Sie ggf. erforderliche Genehmigungen bei Feuerwehr, Polizei und Ordnungsamt ein. Allgemeines: Damit die Gäste zur Veranstaltung finden: Fügen Sie der Einladung eine Anfahrtsbeschreibung bei und beschildern Sie, wenn möglich, den Weg zum Veranstaltungsort. Stellen Sie Abfalltonnen auf und gewährleisten Sie die zwischenzeitliche Leerung. Wenn Sie Eintritt verlangen: Klären Sie, wer wann die Kasse besetzt, stellen Sie ausreichend Wechselgeld bereit und kümmern Sie sich um eine sichere Aufbewahrungsmöglichkeit für die Einnahmen. Abbau / Veranstaltungsende: Bringen Sie die Einnahmen in Sicherheit! Im Trubel der Abbauarbeiten geht eine Geldkassette schnell verloren. Vereinbaren Sie, wenn Sie Technik anmieten, ob sie unmittelbar nach Veranstaltungsende abgeholt bzw. abgegeben werden kann oder wie sie ggf. aufzubewahren ist. Planen Sie schon im Vorfeld, wer ggf. für Abbau, Reinigung und Abfallentsorgung verantwortlich ist. Achten Sie bei angemieteten Räumlichkeiten darauf, dass die Vereinbarung über die Übergabe (Termin, Reinigungszustand etc.) eingehalten wird. Halten Sie eine ausreichende Summe bereit, wenn Honorare auszuzahlen sind. 5.4.09 Seite 5/10
Checkliste: Ausstattung des Veranstaltungsraums Achten Sie bei Veranstaltungen auf die Ausstattung und Gestaltung des Veranstal-tungsraumes. Sie tragen entscheidend zum Erfolg des Events bei. Für die Raumgröße gilt grundsätzlich: so klein wie möglich, so groß wie nötig. Treffen Sie Ihre Entschei-dungen abhängig von der zu erwartenden Teilnehmerzahl, dem Grundriss des Rau-mes und dem Veranstaltungskonzept. Möblierung Tische Bestuhlung Freiräume/Fluchtwege Podium/Bühne Tisch für Ehrengäste Namensschilder Rednerpult Ablagetische Ausstellungstische/- tafeln/-vitrinen Beschilderung Tischordnung Reservierungshinweise Dekoration Fahnen Blumen Transparente/Logos Bühnenbild/Kulisse sonstige Dekoration Beleuchtung Raumbeleuchtung Bühnenlicht/Spots Verdunkelungsvorhänge Beschallung integrierte Lautsprecher mobile Lautsprecher Mikrophone (Redner-, Saal-, tragbare, Clip- Mikrophone) Aufzeichnungsgeräte (Musik-)Anlage Sonstiges (Mikrophone, Sicherunge, Glühbirnen) Visualisierung Beamer Flipchart Wandtafel Kreide Magnettafel Stellwände mit Zubehör Overheadprojektor Folien Stifte Leinwand Filmprojektor Diaprojektor Projektortisch Fernseher/Monitor Videorekorder Videokassetten Videokamera Laserpointer/Zeigestock Fotokopierer Computer/Notebook Drucker Sonstiges Telefon Telefax Handy Steckdosen Verlängerungskabel Gong Belüftung/Klimaanlage Heizung Lärmschutz 5.4.09 Seite 6/10
Finanzplanung: Welche Kosten entstehen bei einer Veranstaltung? Der Erfolg einer Veranstaltung ist nicht zuletzt abhängig von ihrer sorgfältigen Planung. Dazu gehören neben der inhaltlichen Vorbereitung die geeignete Ortswahl, die Auswahl von Technik und Materialien, die Terminplanung und natürlich auch die Kostenplanung. Die folgende Tabelle soll helfen, die im Zuge einer Veranstaltung entstehenden Kosten kalkulieren zu können. Der Vergleich der im Voraus geplanten mit den tatsächlich entstandenen Kosten hilft bei der Planung zukünftiger Veranstaltungen. Ausgaben Indirekte Kosten anteilige Personalkosten anteilige Verwaltungskosten Vorbereitungskosten Vorbereitungskosten für die Veranstaltungsagentur entstandene Ausgaben Referenten Moderator Künstler, Entertainer Fotograf Technik Honorare entstandene Ausgaben Löhne und andere Entschädigungen Tagungspersonal Hostessen Veranstaltungsagentur sonstige Hilfskräfte 5.4.09 Seite 7/10
Fahrtkosten Teilnehmer Gäste Referenten/Moderator/Experten Tagungspersonal örtliche Transferkosten Fahrten anlässlich des Rahmenprogramms Miete für Räumlichkeiten und Technik Mieten für die Veranstaltungsräume Mieten für das Vorbereitungsbüro Miete für das Mobiliar Miete für Bühne, Beschallung, Licht, Technikmieten Fahrzeugmieten GEMA Versicherungen Gebühren und Abgaben Übernachtung und Verpflegung Hotelkosten für Teilnehmer, Referenten etc. Verpflegung Getränke Imbiss, Snacks, Erfrischungen 5.4.09 Seite 8/10
Marketing, Werbung, Öffentlichkeitsarbeit Entwürfe, Logos, Grafiken, Layout Produktionskosten für Druckarbeiten Tagungsunterlagen Pressemappe Übersetzungen Anzeigen Gastgeschenke/Give-aways Dokumentation (Fotos, Videos, Ton, Mitschnitt etc.) Eintrittskarten Büro Verpackungskosten bei Versand Porto Telefon Büromaterial 5.4.09 Seite 9/10
Einnahmen Einnahmen durch Eigenmittel des Veranstalters/Vereins Spenden Sponsorengelder Teilnahmegebühren Startgelder staatliche und kommunale Zuschüsse Einnahmen aus Verkäufen Einnahmen aus Anzeigen Rundfunkrechte Verbandszuschüsse Bilanz Bilanz Summe der indirekten Ausgaben + Summe der direkten Ausgaben - Summe der Einnahmen = Kosten der Veranstaltung 5.4.09 Seite 10/10