e-invoice Chancen und Risiken
Gliederung 1 2 3 4 5 Rechtliche Grundlagen Welche Regeln müssen beachtet werden? Prozessbeispiele Fazit und Kosten-Nutzen-Bewertung Weiterführende Informationen
Rechtliche Grundlagen seit 1. Juli 2011 Geänderte EU-Richtlinie zur Rechnungsstellung vom 13.07.2010 Gleichstellung von Papierrechnungen und elektronischen Rechnungen Keine erhöhten Anforderungen an Papier- oder elektronische Rechnung Elektronische Signatur/EDI-Verfahren kein zwingender Bestandteil mehr bei elektronischer Rechnungsstellung, aber weiterhin möglich Innerbetriebliches Kontrollverfahren, das die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit des Inhalts sowie die Lesbarkeit sicherstellt Umsetzung der EU-MwStSystRL in nationales Recht zum 1. Juli 2011: BMF-Schreiben Vereinfachung der elektronischen Rechnungsstellung Umsetzung EU-weit bis spätestens 31.12.2012
e-invoicing: Rechtliche Situation in der EU Gleichstellung von Papierrechnungen und elektronischen Rechnungen mit EU-MwStSystRL seit 2011 Elektronische Signatur ist kein zwingender Bestandteil mehr* Innerbetriebliches Kontrollverfahren erforderlich: Echtheit der Herkunft (Authentizität) Unversehrtheit des Inhalts (Integrität) Lesbarkeit In Deutschland. Ausnahmen sind Ungarn, Slowenien, Rumänien. Unter best. Bedingungen Italien, Portugal
e-invoicing: Rechtliche Situation in der EU Vorsteuerabzugsberechtigung durch: Besitz der Rechnung Vollständigkeit/Richtigkeit nach 14 UStG Ordnungsgemäße Archivierung nach 146/147 AO und GoBD Innerbetriebliches Kontrollverfahren mit verlässlichem Prüfpfad kann insbesondere nicht mehr zur Versagung des Vorsteuerabzugs führen Elektronische Rechnungsübermittlung erfordert die Zustimmung des Empfängers (Duldung bei Stillschweigen)
e-invoicing: Situation im öffentlichen Sektor Verabschiedung E-Rechnungs-Gesetzes 2014/55/EU am 13.07.2016 Ab 27.11.2018 für Bundesministerien bindend, ab 27.11.2019 für alle übrigen Behörden Betrifft grundsätzlich alle öffentliche Auftraggeber und somit Millionen von Lieferanten Elektronische Rechnungstellung an praktisch 100% der Unternehmen Elektronischer Rechnungsempfang von ca. 55% der Unternehmen Technische Voraussetzungen werden durch das Europäische Normierungsgremium CEN bis spätestens 27. Mai 2017 definiert (EDI/Hybrid/XRechnung) Nationaler Datenmodell-Standard XRechnung schließt die Regelungslücken der europäischen Norm und wird in ZUGFeRD darstellbar sein Quelle: Billentis
Welche Regeln müssen beachtet werden? Vorsteuerabzugsberechtigung durch - Besitz der Rechnung und - Vollständigkeit/Richtigkeit nach 14 UStG Innerbetriebliches Kontrollverfahren mit verlässlichem Prüfpfad Elektronische Rechnungsübermittlung erfordert die Zustimmung des Empfängers (Duldung bei Stillschweigen) Revisionssichere Archivierung der Rechnung Vorgaben seitens 146/147 AO, GoBS und GDPdU (evtl. zzgl. Verfahrensbeschreibung)
Welche Regeln müssen beachtet werden? Innerbetriebliches Kontrollverfahren mit verlässlichem Prüfpfad Verfahren, das der Rechnungsempfänger zum Abgleich der Rechnung mit seiner Zahlungsverpflichtung einsetzt Kernfrage: Entspricht die Rechnung der erbrachten Leistung/Ware? Richtige Leistung, richtiger Leistender, richtiges Entgelt, richtiger Zahlungsempfänger? DirectInvoiceControl bietet die Möglichkeit, das innerbetriebliche Kontrollverfahren lückenlos abzubilden. Prüfpfad: Lesbarkeit der Rechnung Herkunft der Rechnung (Authentizität) Unversehrtheit des Inhalts (Integrität) Sachliche Richtigkeit der Rechnung Rechnung, Buchung und Zahlung müssen sich aufeinander beziehen (Geschäftsbriefe, Verträge, Bestellung, Lieferschein) Form obliegt dem Unternehmen selbst
Welche Regeln müssen beachtet werden? Lesbarkeit der Rechnung Die Rechnung muss in einer für das menschliche Auge lesbaren Form geschrieben sein. Eher gemeint: menschenlesbar darzustellen Mögliche Darstellungsformen Papier Geeigneter Viewer Strukturierte Daten => Darstellung von Inhalten => Darstellung der Pflichtfelder => Darstellung in Listenform
Welche Regeln müssen beachtet werden? Aufbewahrung/Archivierung Aufbewahrungsfrist 10 Jahre für Papier- und elektronische Rechnung Papier kann digitalisiert werden (GoBs) Elektronische Rechnung im originären Format (GdPdU) Alleiniger Papierausdruck der elektronischen Rechnung nicht zulässig Sicherstellung von Echtheit, Unversehrbarkeit und Lesbarkeit X
Einsparpotenzial Eingangsrechnung e-invoicing I Einsparpotential pro Eingangsrechnung Rechnungsempfänger Erhalt Kodierung Prüfung Einsprüche Zahlung Archiv Papier 1,10 3,00 4,00 2,50 4,80 2,20 Elektronisch 0 0 1,20 2,00 2,00 0,80 Einsparung 1,10 3,00 2,80 0,50 2,80 1,40 Beispiel eines Industrieunternehmens mit 5.000 Beschäftigten und Personalkosten in Höhe von 60 /Stunde 17,60 6,00 11,60 Einsparpotential Quelle: Billentis
Einsparpotenzial Ausgangsrechnung e-invoicing I Einsparpotential pro Ausgangsrechnung Kostenverteilung einer herkömmlichen Ausgangsrechnung (4,08 Euro) Einsparpotential e-rechnung 4,50 4,08 4,00 Personalkosten; 3,27 ; 80% Porto (DPAG); 0,70 ; 17% Druckkosten; 0,03 ; 1% 3,50 3,00 2,50 2,00 1,50 3,58 Einsparpotential Papier/Umschläge; 0,08 ; 2% Personalkosten Porto (DPAG) Druckkosten Papier/Umschläge 1,00 0,50-0,50 Ausgangsrechnung Papier ebilling Quelle: Deutsche Bank Research
Datenquellen Papier Bild-Dateien Daten-Dateien E-Mail-Server EDIFACT Scannen Filesystem PDF/A-3 (ZUGFeRD)
1. Rechnungsbeleg als Papier 1. Sortierung, Stapeltrennung, Scannen (Digitalisierung im Format PDF/TIFF) 2. Auslesen der Rechnungsdaten Extraktion Validierung Rechnungsprüfung in SAP Archiv 3. Optische Validierung der erkannten Rechnungsdaten sichert hohe Datenqualität 4. Prüfung und Verarbeitung der Rechnungsdaten im Rechnungsprüfungsprozess in SAP (Workflow, Buchung, Zahlung) 5. Archivierung der Bilddatei
2. Rechnungsbeleg als Bild-Datei E-Mail File 1. Automatische Abholung der Rechnungsbelege aus E-Mail-Account oder Filesystem (Bilddatei liegt als PDF/TIFF vor) Extraktion Validierung Rechnungsprüfung in SAP Archiv 2. Auslesen der Rechnungsdaten 3. Optische Validierung der erkannten Rechnungsdaten sichert hohe Datenqualität 4. Prüfung und Verarbeitung der Rechnungsdaten im Rechnungsprüfungsprozess in SAP (Workflow, Buchung, Zahlung) 5. Archivierung der Bilddatei
3. Elektronische Rechnungsdatei EDI-Datenformat 1. Automatische Abholung der elektronischen Rechnungsdatei aus E-Mail-Account oder Filesystem oder e-invoice Dienstleister 2. EDI-Rechnungsdatenformate sind definiert z.b. als ELFE, ELMO, AIRPLUS, IFC, etc. Rechnungsprüfung in SAP Archiv 3. Automatische Konvertierung, Prüfung, Kontierung und regelbasierte Verarbeitung der Daten im Rechnungsprüfungsprozess in SAP (Bilddatei für Workflow bereitstellen) 4. Archivierung der Rechnungsdatei und der optionalen Bilddatei
4. Elektronische Rechnungsdatei PDF/A-3 1. Automatische Abholung der Rechnungsbelege aus E-Mail-Account oder Filesystem (Bilddatei & XML im Containerformat PDF/A-3) 2. Standard ZUGFeRD Zentrale User Guidelines des Forums elektr. Rechnung Deutschland (Weitere Informationen: www.ferd-net.de) Rechnungsprüfung in SAP Archiv 3. Automatische Konvertierung, Prüfung, Kontierung und regelbasierte Verarbeitung der Daten im Rechnungsprüfungsprozess in SAP (Bilddatei für Workflow bereitstellen) 4. Archivierung der PDF-Datei
Die Umsetzungsvarianten im Überblick Papier E-Mail File Datenformate Bild-Datei Extraktion Rechnungsdaten Validierung EDIFACT PDF/A-3 (ZUGFeRD) Optional: Bilddatei erstellen Bilddatei & XMLintegriert Bild-Datei & Rechnungsdaten Rechnungsprüfung in SAP Bild-Datei Archiv Rechnungsdatenformat & Bilddatei
Kosten-Nutzen-Bewertung der Varianten E-Mail File Schnelle Projektumsetzung, geringer techn. Aufwand Lieferanten fordern zunehmend PDF per E-Mail Reduzierte Scan-Arbeitszeit, aber keine Einsparung der Arbeitsschritte Datenextraktion, Validierung und Rechnungsprüfung/Kontierung Datenformate Initialer Aufwand, um Prozesse und Formate abzustimmen und technisch einzurichten (EDI optional: Look-a-Like-Dokument erzeugen) EDIFACT PDF/A-3 (ZUGFeRD) Arbeitsschritte Datenextraktion, Validierung entfallen Hohe Automation bei der Rechnungsprüfung, automatische Kontierung und Buchung erreichbar
Elektronische Rechnung als Mehrwert Automatisierung und Beschleunigung des Abrechnungsprozesses Effiziente Weiterverarbeitung, schnellere Zahlungseingänge und -ausgänge Kosteneinsparungspotential Abschaffung Papierarchiv Durchgängigkeit der Prozesse, d. h. keine Medienbrüche Umwelt
Übersicht weiterer Informationen Definition e-invoicing Folie 22 Zu 14 UStG ( 31 bis 34 UStDV) Folien 23-25 Stellvertreterdokument Lesbarkeit Folie 26 Weitere rechtliche Grundlagen im Internet Folie 27
Definition e-invoicing e-invoicing umfasst alle Bereiche der elektronischen Rechnungserstellung und des papierlosen Versands der Rechnungsdaten unabhängig vom Format mittels E-Mail, EDI, PDF/A-3 (ZUGFeRD) oder Internet e-invoicing ist eine moderne, zuverlässige, sichere, rechtskonforme und papierlose Methode zum Austausch von Rechnungen für Güter, Dienstleistungen und andere Transaktionen
Zu 14 UStG ( 31 bis 34 UStDV) in Kraft seit 01.07.2011 (1) Rechnungen sind auf Papier oder vorbehaltlich der Zustimmung des Rechnungsempfängers elektronisch zu übermitteln ( 14 Abs. 1 Satz 7 UStG). Die Zustimmung des Empfängers der elektronisch übermittelten Rechnung bedarf dabei keiner besonderen Form; es muss lediglich Einvernehmen zwischen Rechnungsaussteller und Rechnungsempfänger darüber bestehen, dass die Rechnung elektronisch übermittelt werden soll. Die Zustimmung kann in Form einer Rahmenvereinbarung (z.b. in den Allgemeinen Geschäftsbedingungen) erklärt werden. Sie kann auch nachträglich erklärt werden. Es genügt aber auch, dass die Beteiligten diese Verfahrensweise tatsächlich praktizieren und damit stillschweigend billigen. Quelle: www.bundesfinanzministerium.de 2013
Zu 14 UStG ( 31 bis 34 UStDV) in Kraft seit 01.07.2011 (2) Eine elektronische Rechnung im Sinne des 14 Abs. 1 Satz 8 UStG ist eine Rechnung, die in einem elektronischen Format ausgestellt und empfangen wird. Der Rechnungsaussteller ist - vorbehaltlich der Zustimmung des Rechnungsempfängers - frei in seiner Entscheidung, in welcher Weise er elektronische Rechnungen übermittelt. Elektronische Rechnungen können z.b. per E-Mail (ggf. mit Bilddatei- oder Textdokumentanhang) oder De-Mail (vgl. De-Mail-Gesetz vom 28.04.2011, BGBl. I S. 666), per Computer-Fax oder Faxserver, per Web-Download oder per EDI übermittelt werden. Eine von Standard-Telefax an Standard-Telefax oder von Computer- Telefax/Fax-Server an Standard-Telefax übermittelte Rechnung gilt als Papierrechnung. Quelle: www.bundesfinanzministerium.de 2013
Zu 14 UStG ( 31 bis 34 UStDV) in Kraft seit 01.07.2011 (3) Papier- und elektronische Rechnungen werden ordnungsgemäß übermittelt, wenn die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhalts und die Lesbarkeit der Rechnung gewährleistet sind; sie sind auch inhaltlich ordnungsgemäß, wenn alle erforderlichen Angaben nach 14 Abs. 4 und 14a UStG enthalten sind. Die Echtheit der Herkunft einer Rechnung ist gewährleistet, wenn die Identität des Rechnungsausstellers sichergestellt ist. Die Unversehrtheit des Inhalts einer Rechnung ist gewährleistet, wenn die nach dem UStG erforderlichen Angaben während der Übermittlung der Rechnung nicht geändert worden sind. Quelle: www.bundesfinanzministerium.de 2013
Stellvertreterdokument - Lesbarkeit 14 UStG ( ) Eine Rechnung gilt als lesbar, wenn sie für das menschliche Auge lesbar ist; Rechnungsdaten, die per EDI-Nachrichten, XML-Nachrichten oder anderen strukturierten elektronischen Nachrichtenformen übermittelt werden, sind in ihrem Originalformat nicht lesbar, sondern erst nach einer Konvertierung. Quelle: www.bundesfinanzministerium.de 2013
Weitere rechtliche Grundlagen Bitkom: 10 Merksätze für elektronische Rechnungen https://www.bitkom.org/bitkom/publikationen Vereinfachung der elektronischen Rechnungsstellung http://www.bundesfinanzministerium.de ZUGFeRD http://www.ferd-net.de Elektronische Rechnung http://de.wikipedia.org/wiki/elektronische_rechnung Der EU-Binnenmarkt Elektronische Rechnungsstellung http://ec.europa.eu/internal_market/payments/einvoicing/index_de.htm
PROCUREMENT CLEVERE TOOLS 4 SAP Starke Lösungen für SAP FINANCE SERVICES SALES AFI DOCUMENT HUB DOCUMENTS
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