Die Historie der erechnung bei McDonald s

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1 Die Historie der erechnung bei McDonald s Die Einführung der elektronischen Rechnungsübertragung bei McDonald s mit Unterstützung der Basware GmbH München, McDonald's Deutschland LLC 1

2 McDonald s Deutschland LLC Mitarbeiter: über Gründung: seit 1971 in Deutschland Firmenzentrale DE: München Solln Anzahl Restaurants: 1492 (Stand: April 2018) 1352 Franchise-Restaurants 130 Eigene Restaurants 10 Luxemburg McDonald's Deutschland LLC 3

3 Entwicklung Restaurantverteilung McDonald's Deutschland LLC 4

4 Lieferantenstruktur McDonald's Deutschland LLC 5

5 Lieferantenstruktur aktive Lieferanten McDonald's Deutschland LLC 6

6 Stand: 1997 Buchhaltung Rechnungserfassung Hauptverwaltung Restaurants McDonald's Deutschland LLC 7

7 Nachteile (Stand: 1997) Hoher Anteil verlorengegangener Rechnungen Neuanforderung von Rechnungen Mahnungen aufgrund verlangsamten Rechnungsdurchlauf (zusätzliche Kosten) Kostenverschleppung in der G+V (falsche Buchungsperiode) Image-Verlust gegenüber Lieferanten Hoher administrativer Aufwand (Postverteilung, Ablage etc.) Ziel Einführung des zentralen Rechnungseinganges / incl. workflow-gestützer Freigabe Firmeninterne Einführung von EDI (Infrastruktur, Software etc.) Lieferantenakquise gemäß Rechnungsaufkommen ( Pareto-Prinzip ) McDonald's Deutschland LLC 8

8 Stand: 2001 EDI Buchhaltung Rechnungserfassung Hauptverwaltung Restaurants McDonald's Deutschland LLC 9

9 Gesetzlicher Hintergrund (Stand: 2001) Nach 14 Abs. 3 UStG sind bei elektronischer Übermittlung der Rechnung die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit des Inhalts zu gewährleisten. Dies kann auf zwei Arten erfolgen: o mit qualifizierter elektronischer Signatur oder mit qualifizierter elektronischer Signatur mit Anbieter-Akkreditierung nach dem SigG ( 14 Abs. 3 Nr. 1 UStG ) oder o im EDI-Verfahren mit einer zusätzlichen zusammenfassenden Rechnung in Papierform oder in elektronischer Form, wenn diese zusammenfassende Rechnung mindestens mit einer qualifizierten elektronischen Signatur versehen wurde ( 14 Abs. 3 Nr. 2 UStG ) McDonald's Deutschland LLC 10

10 Entwicklung in % EDI Manuell EDI 67,66 73,05 77,98 77,36 80,89 80, ,6 84,4 85,02 85,47 Manuell 32,34 26,95 22,02 22,64 19,11 19, ,4 15,6 14,98 14, McDonald's Deutschland LLC 11

11 Nachteile EDI-Lösung (Stand: 2001) Eingang mtl. Summenlisten von 187(!) Lieferanten nachhalten Organisatorischer Aufwand (Anforderung fehlender Summenlisten ggf. Korrektur) Steuerliches Spannungsfeld Nach wie vor Ablagekosten Support unterschiedlichster Formate (Parser-Programme) siehe nächste Folie Support verschiedener Kommunikationsstrecken (x.400, SMTP, FTP etc.) McDonald's Deutschland LLC 12

12 EDI-Lösung (Stand: 2001) Web-EDI (Inhouse) SMTP Mapping1 Bilateral (Inhouse) (S)FTP Mapping2 EDIFACT (D93.A) HTTP(S) Mapping3 EDIFACT (D06.A) X.400 Mapping pro Format Mapping4 XML. CSV & XLS McDonald's Deutschland LLC 13

13 Gesetzlicher Hintergrund (Stand: 2008) R 184a UStR 2008: Diese sieht vor, dass im Rahmen des elektronischen Datenaustauschs (EDI) das Erfordernis einer zusammenfassenden Rechnung (Sammelrechnung) entfällt Mit der geplanten Gesetzesänderung geht der deutsche Gesetzgeber konform mit Art. 233 Abs. 1 Buchst. b der Mehrwertsteuersystemrichtlinie (MwStSysRL) Allerdings schreibt 14 Abs. 3 Nr. 2 UStG für die Rechnungserstellung unverändert ein Verfahren vor, das die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit der Daten gewährleistet. Der Wegfall der Sammelrechnung war damals der Ansatz, die elektronische Rechnungsübermittlung im Hinblick auf Authentizität und Integrität insgesamt zu vereinheitlichen und durchwegs auf die qualifizierte elektronische Signatur abzustellen McDonald's Deutschland LLC 14

14 Stand: 2011 EDI Buchhaltung Rechnungserfassung Hauptverwaltung Restaurants McDonald's Deutschland LLC 15

15 EDI-Lösung 2011 Web-EDI (Inhouse) Bilateral (Inhouse) SMTP EDIFACT (D93.A) (S)FTP EIN Format EDIFACT (D06.A) HTTP(S) Mapping pro Format + Digitale Signatur XML DLM CSV & XLS McDonald's Deutschland LLC 16

16 Vorteile EDI-Lösung (Stand: 2011) Wegfall der mtl. Summenlisten von 187(!) Lieferanten Wegfall von Ablagekosten Erfüllung steuerlicher Anforderungen durch Digitale Signatur Lediglich ein Format, welches unterstützt werden muss Lediglich eine Kommunikationsstrecke, welche unterstützt werden muss Bestmögliche Transparenz über den Verarbeitungsstatus der Rechnungen (vgl. nächste Folie Dokumentenportal von Basware) McDonald's Deutschland LLC 17

17 Dokumentenportal Basware Muster Mustermann GmbH & Co. KG Mustermann GmbH & Co. KG Mustermann GmbH & Co. KG Mustermann GmbH & Co. KG Musterfirma AG Musterfirma AG Musterfirma AG Musterfirma AG Musterfirma AG Musterfirma AG Musterfirma AG Musterfirma AG Musterfirma AG Musterfirma AG Musterfirma AG Musterfirma AG Musterfirma AG Musterfirma AG Musterfirma AG Musterfirma AG McDonald's Deutschland LLC 18

18 Gesetzlicher Hintergrund (Stand: 2012) Steuervereinfachungsgesetz 01. Nov (BGBl. I S. 2131): Umsatzsteuerrechtliche Regelungen für elektronische Rechnungen wurden neu gefasst Eine elektronische Rechnung ist nach 14 Absatz 1 Satz 8 UStG eine Rechnung, die in einem elektronischen Format ausgestellt/empfangen wird Nunmehr können auch Rechnungen, die per (Bilddatei, Textdokument) übermittelt werden, zum Vorsteuerabzug berechtigen Es werden keine technischen Verfahren vorgegeben, die die Unternehmen verwenden müssen Die rechtlichen Aspekte des elektronischen Datenaustauschs (ABl. EG 1994 L 338 Seite 98) sind nur noch Beispiel für Technologien, die die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit des Inhalts einer elektronischen Rechnung gewährleisten Innerbetriebliches Kontrollverfahren, um einen verlässlichen Prüfpfad zwischen Leistung und zugrunde liegender Rechnung herzustellen Rechnungen müssen nach 14 Abs. 1 UStG n. F. die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhalts und die Lesbarkeit der Rechnung gewährleisten. Die qualifizierte elektronische Signatur ist lediglich ein Beispiel für Technologien, welche diese sicherstellen McDonald's Deutschland LLC 19

19 Gründe gegen EDI = Rechnungsausgang = Rechnungseingang Komplexe rechtliche Anforderungen Hohe Einführungskosten 17,1 17,4 18,1 23,7 Aufwendiger Integrationsaufwand Geringes Einsparungspotential in Relation zum Einführungsaufwand Mangelnde steuerliche Anerkennung beim Finanzamt 3,2 10,2 9,8 15,1 16,1 17,1 Mangelndes Know-how 6,4 9,1 Kein Interesse auf Kunden-/Lieferantenseite Fehlende Personal zur Durchführung Sicherheitsbedenken Interner Widerstand 3,1 3,1 3,9 2,5 2,9 5,7 7,2 8, McDonald's Deutschland LLC 20

20 Interne Fragestellungen (Stand: 2012) McDonald's Deutschland LLC 21

21 Stand: seit 2012 EDI Buchhaltung Rechnungserfassung Hauptverwaltung Restaurants McDonald's Deutschland LLC 22

22 Gründe für EDI = Rechnungsausgang = Rechnungseingang Kosteneinsparung (Porto, Ablage, Papier etc.) 21,7 42,6 Auflage von Kunden / Steigerung der Kundenzufriedenheit 15,9 20,2 Kunde verlangt Gebühren für papierhafte Rechnungen 8,8 19,1 Optimierung von betrieblichen Prozessabläufen 9,3 31,2 Imageverbesserung ("best practice") Einsparung personeller Ressourcen Schnellerer Zahlungseingang / höhere Liquidität Ökologische Aspekte (Papiereinsparung) 5,1 4,4 3,2 4,1 3,2 1,9 2, McDonald's Deutschland LLC 23

23 PDF-Rechnungen -Versand Drucken Scannen Rechnungserfassung RECHNUNGSAUSGANG RECHNUNGSEINGANG Optimierung von betrieblichen Prozessabläufen McDonald's Deutschland LLC 24

24 Anzahl Umsatz 0,3% 36,8% 99,7% KMU 63,2% KMU Großunternehmen Großunternehmen Beschäftigte Nettowertschöpfung 48,2% 21,8% KMU 51,8% KMU 79,2% Großunternehmen Großunternehmen McDonald's Deutschland LLC 25

25 Gesetzlicher Hintergrund (Stand: 2012) Steuervereinfachungsgesetz 01. Nov (BGBl. I S. 2131) Rechnungssender: Erleichterung für KMU Rechnungen elektronisch zu versenden = Reduzierung Porto und Ablage Rechnungsempfänger (McDonald s): Erschwerte Argumentation für elektronische Rechnungsübermittlung im EDI-Verfahren DATENINTEGRATION McDonald's Deutschland LLC 26

26 Status Quo EDI (Stand: 2016) ZugFerd 400 Formate/Subsets allein in DE McDonald's Deutschland LLC 27

27 EDI-Lösung seit 2016 POS (Inhouse) SMTP Kopf- & Positionsdaten EDI UNB+UNOA: : : Bilateral (Inhouse) (S)FTP EDIFACT (D93.A) EDIFACT (D06.A) HTTP(S) DLM Mapping pro Format + Digitale Signatur Mapping pro Format XML CSV & XLS PDF McDonald's Deutschland LLC 28

28 Vorteile der aktuellen EDI-Lösung Schnelle Anbindung (von der Registrierung bis zum golive) Potential einer flächendeckenden Anbindung aufgrund weitverbreitetem Einsatz von PDF-Rechnungen Erfüllung steuerlicher Anforderung ( Lesbarkeit für den gewöhnlichen Menschen ) Übermittlung von Rechnungsanlagen Minimum an IT Know-how auf Senderseite erforderlich Rudimentäres Mapping, da alle Rechnungsangaben dem PDF-Image zu entnehmen sind McDonald's Deutschland LLC 29

29 Ziel >90 % EDI <10 % EDI 67,66 73,05 77,98 77,36 80,89 80, ,6 84,4 85,02 85,47 Manuell 32,34 26,95 22,02 22,64 19,11 19, ,4 15,6 14,98 14, ,00 8, McDonald's Deutschland LLC 30

30 EDI-Lösung ab 2019 POS (Inhouse) Bilateral (Inhouse) SMTP EDIFACT (D93.A) (S)FTP EDIFACT (D06.A) XML HTTP(S) DLM Mapping pro Format + Digitale Signatur Mapping pro Format CSV & XLS PDF Scan-to-Capture McDonald's Deutschland LLC 31

31 Scan-to-Capture von Basware McDonald's Deutschland LLC 32

32 Produktportfolio Basware 100 % = EDI! McDonald's Deutschland LLC 33

33 Ausblick für Franchise-Restaurants 130 Eigene Restaurants SMTP (S)FTP HTTP(S) DLM Franchise-Nehmer Steuerberater EDI-Lieferanten Rechnungsfreigabe Automatic Posting McDonald's Deutschland LLC 34

34 WOHIN KANN DIE REISE MIT BASWARE GEHEN?

35 RECHNUNGSAUTOMATISIERUNG MIT BASWARE Lieferant Debitoren Automatisiert EDI/XML PDF Papier Manuell Portal Konvertierung aller Formate in 1 elektronisches Format VOLLAUTOMATISCH Abgleich einer bestellbasierten Rechnung Abgleich einer wiederkehrenden, nicht bestellbasierten Rechnung Automatische Weiterleitung & Kontierung für nicht bestellbasierte Rechnungen Kreditorenkennzahl, Prozess & Finanzanalysen Back Office ERP-System Manuelle Weiterleitung einer nicht bestellbasierten Rechnung

36 FIT FÜR DIE ZUKUNFT DANK DIGITALISIERUNG E-INVOICING NETZWERK RECHNUNGS- AUTOMATISIERUNG ANALYTICS WePROCUREMENT FINANCING SERVICES Stärkere Lieferantenbeziehungen Basis für nachhaltiges Wachstum 100% elektronische Rechnungen ab dem ersten Tag Gesteigerte Produktivität Optimierte Prozesse Automatisierte Verarbeitung aller Rechnungen aus allen Systemen Analytics & KPIs Vollständige Ausgabentransparenz über direkte und indirekte Ausgaben Erhöhte Compliance Risikominimierung Nutzerfreundliches Einkaufserlebnis Engere Kollaboration mit Kreditorenbuchhaltung und Lieferanten Neue Einsparpotenziale Reibungslose Zahlungsprozesse Verbesserte Kennzahlen (DSO, DPO) und Return on Capital Cash für Wachstum freisetzen VERNETZEN STEUERN OPTIMIEREN 37

37 ZUM NACHLESEN UND -HÖREN Mehr über die kontinuierliche Optimierung der automatisierten Rechnungsverarbeitung in diesem Blogbeitrag >> Ein Leitfaden zu vernetztem Purchase-to-Pay Und eine herzliche Einladung zur Basware Connect am in der Zeche Zollverein in Essen mit weiteren Praxisbeispielen, z.b. o E-Invoicing bei SEW-EURODRIVE Mehrwerte für Rechnungssender und empfänger (Frank Bohnert, Head of Sales Processes, und Werner Sallach, Head of Financial Accounting Billing, SEW-EURODRIVE GmbH & Co KG) o Warum Alpla Werke in Sachen Rechnungsautomatisierung auf Basware setzt (Günter Hidegh, Head of Accounting Austria, Alpla Werke Alwin Lehner GmbH & Co KG) Weitere Informationen und Anmeldung für dieses kostenfreie Event unter

38 KOMMEN SIE BEI RÜCKFRAGEN JEDERZEIT GERNE AUF UNS ZU: Daniel Voigt Senior Manager Process Management, McDonald's Deutschland LLC Maximilian Borgmann Senior Presales Consultant, Basware