OFFICE 365 - KURZANLEITUNG

OFFICE 365 - KURZANLEITUNG

INHALTSVERZEICHNIS 1. O365 Zugriff 3 2. Login 3 3. Zugriff über SITA Clients 4 4. Passwort Änderung 5 5. E-Mail-Folderstruktur 6 6. Abwesenheitsassistent 7 7. Signatur 8 8. Kontakte 9 9. Adressgruppen erstellen 12 10. Kalender (andere Kalender einsehen) 14 SEITE 2 VON 15

1. O365 ZUGRIFF Öffnen des Internet Browsers und navigieren zu https://o365.swissport.com Auf der rechten Seite finden Sie nützliche Links zum Herunterladen der Kurzanleitung (Quick reference guide) und den Guidelines. 2. LOGIN Öffnen Sie https://o365.swissport.com und klicken Sie auf Login to my Mailbox. Geben Sie dann Ihr Benutzername in folgendem Format ein: Domäne (spi) \1. Buchstabe Ihres Vornamens 1. Buchstabe Ihres Nachnamens und Personalnummer ein. SEITE 3 VON 15

Beim ersten Login werden Sie aufgefordert, die Sprache und die Zeitzone zu wählen. Wählen Sie diese wie folgt: Language: Time zone: Deutsch (Schweiz) (UTC+01:00) Amsterdam, Berlin, Rome, Stockholm, Vienna 3. ZUGRIFF ÜBER SITA CLIENTS Der Zugriff von SITA Clients (am Checkin, Gate, ) ist nur über Infraport möglich. Unter dem Startmenu des SITA Clients Infraport Desktop öffnen. Mit dem Gruppenaccount der jeweiligen Abteilung einloggen (Username/Passwort beim Vorgesetzten erfragen) und danach mit Schritt 1 weiterfahren. SEITE 4 VON 15

4. PASSWORT ÄNDERUNG Das Initialpasswort muss beim ersten Einstieg abgeändert werden. Öffnen Sie https://o365.swissport.com und klicken Sie auf Change my password. 1. Benutzername eingeben (z.b. ab123456 ) 4. Aktuelles Passwort eingeben. 2. Aktuelles Passwort eingeben. 5. Neues Passwort eingeben (2 mal). 3. Login klicken 6. Change Password Sie müssen Ihr Passwort alle 3 Monate ändern und werden jeweils einige Tage zuvor per E-Mail automatisch daran erinnert. Bitte warten Sie nicht bis zum letzten Tag, sondern ändern Sie das Passwort zeitnah zum Erhalt des Ankündigungs-E-Mails. Sollte das Passwort bereits abgelaufen und der Login nicht mehr möglich sein, wenden Sie sich an den HP Service Desk (+41 43 815 01 11). Für Swissport Passwörter gelten die folgenden Bestimmungen: Das Passwort muss alle 90 Tage geändert werden. Case-sensitive. Achten Sie auf Gross- und Kleinschreibung. Ihr Passwort muss mindestens 8 Zeichen haben, einen Grossbuchstaben und ein Zahl (z.b. abcd0123). Zur Sicherheit empfehlen wir ihnen auch noch ein Sonderzeichen einzufügen ($-;.?!, etc.). Ihre letzten Passwörter werden vom System verschlüsselt gespeichert. Es ist nicht möglich, immer das gleiche Passwort zu haben. SEITE 5 VON 15

5. E-MAIL-FOLDERSTRUKTUR Unter Favoriten, können die am meisten benutzten Ordner gruppiert werden. Um einen Ordner hinzuzufügen mit der rechten Maustaste auf einen Ordner klicken und zu Favoriten hinzufügen auswählen. Im Ordner Inbox befinden sich alle erhaltenen Emails. Im Ordner Drafts befinden sich alle geschriebenen E-Mails die noch nicht gesendet wurden. Im Ordner Sent Items befinden sich alle gesendeten E-Mails, Termineinladungen und Kontakte. Im Ordner Notes können Notizen erstellt und verwaltet werden. Sie können in Ihrem Posteingang auch weitere Ordner erstellen, in welchen Sie ihre Emails ablegen können. Dazu klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Hauptordner und wählen Neuen Ordner erstellen. SEITE 6 VON 15

6. ABWESENHEITSASSISTENT Mitarbeitende, die dem Betrieb länger als 3 Tage fern bleiben, empfehlen wir das Aktivieren einer automatischen Abwesenheitsnotiz. Verwenden Sie den Abwesenheitsassistent, um andere zu informieren, dass Sie nicht unmittelbar reagieren können. Klicken Sie auf das Zahnrad Symbol (Optionen) und dann auf Automatische Antworten festlegen Geben Sie dann den gewünschten Text (Vorlage siehe Guidelines Punkt 3.3) in beide Felder ein. Der obere Text wird an Empfänger verschickt die innerhalb Ihrer Organisation arbeiten (z.b. Arbeitskollegen). Der untere Text wird an Empfänger verschickt, die sich ausserhalb Ihrer Organisation befinden (z.b. Kunden, Lieferanten.). Nehmen Sie sich die Zeit und überprüfen Sie das erste Mal nach dem Einrichten des Abwesenheitsassistenten, ob die gewünschte Nachricht richtig verschickt wird. SEITE 7 VON 15

7. SIGNATUR Die Absender-Signatur ist die elektronische Visitenkarte, die alle Mitarbeitenden einmal manuell aufsetzen müssen. Klicken Sie auf das Zahnrad Symbol und dann auf Optionen Gehen Sie auf Einstellungen Nun können Sie den hier vorhandenen Text kopieren und in die Signatur einfüllen: <your Name> Swissport <your company> Phone +<your phone number> Mobile +<your mobile number> SEITE 8 VON 15

Ändern Sie die Angaben mit ihren Daten und aktivieren Sie die Option Signatur automatisch in eigene gesendete Nachrichten einschliessen. Klicken Sie danach unten rechts auf speichern. 8. KONTAKTE Wenn Sie eine neue E-Mail schreiben und den Nachnamen des Empfängers wissen, können Sie diesen eingeben und O365 wird ihnen einen Vorschlag machen, den Sie übernehmen können. SEITE 9 VON 15

Ansonsten können Sie nach Eingabe des Empfängers auf Kontakte und Verzeichnis durchsuchen klicken, um nach Empfängern zu suchen: Ihnen werden dann Übereinstimmungen angezeigt: SEITE 10 VON 15

Alternativ können Sie auch auf das Adressbuch (People) klicken und nach Empfängern suchen: SEITE 11 VON 15

9. ADRESSGRUPPEN ERSTELLEN Erstellen Sie mithilfe von Gruppen eine eigene öffentliche Gruppe, die im freigegebenen Adressbuch für andere Personen freigegeben werden soll. Sie können auch andere öffentliche Gruppen aus dem freigegebenen Adressbuch anzeigen sowie einer Gruppe beitreten oder diese verlassen. Um eine neue Gruppe zu erfassen, müssen Sie im Kontaktfenster (People) sein. Klicken Sie auf Neu: Wählen Sie Gruppe erstellen SEITE 12 VON 15

Benennen Sie die Gruppe nach Ihren Wünschen und fügen danach die betroffenen Personen in die Gruppe ein. Das Einfügen der Personen in die Gruppe funktioniert hierbei genau gleich wie das Suchen der Kontakte beim Erstellen einer E-Mail. Um die Gruppe abschliessend zu kreieren, müssen Sie zum Schluss auf Speichern klicken. SEITE 13 VON 15

10. KALENDER (ANDERE KALENDER EINSEHEN) Sie können Ihren Kalender für andere Personen freigeben. Um zu Ihrem Kalender zu gelangen, müssen Sie in der Ansicht zuerst auf diesen Wechseln, indem Sie auf Calendar klicken. In der folgenden Ansicht müssen Sie nun einen Rechtsklick auf Ihren Kalender ausführen. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf ihren Kalender. SEITE 14 VON 15

Geben Sie dann die Benutzer ein, die Ihren Kalender einsehen dürfen. Zum Schluss müssen Sie die Freigabe noch an die entsprechende Person senden. Klicken Sie hierzu auf den Senden Knopf. SEITE 15 VON 15