Bedienungsanleitung für das Online-Buchungssystem des Clubs Diese kurze Einführung erläutert Ihnen alle wichtigen Funktionen des Buchungssystems 1. Das elektronische Buchungssystem Die Tennishalle kann von jedem Ort und jedem Computer mit Internetanschluss gebucht werden. Sie erreichen das Buchungssystem sowohl über die Homepage des Clubs www.tcgwwalldorf.de als auch direkt über https://tcgwwalldorf.ebusy.de/frontend/news/news.html. Durch Anklicken von Buchungshinweise im Dienst Hallenbuchung (Pfeil) erhalten Sie einige grundsätzliche Informationen inklusiv einer Kurzanleitung für die Registrierung im Buchungssystem. Nach anklicken von Reservieren öffnet sich im Buchungssystem die Startseite Aktuelles. Von dort gelangen Sie zu den verschiedenen Funktionen des Buchungssystems. 2. Die Funktionen des Buchungssystems (a) (b) (c) (d) (e) Über Aktuelles (a) erreichen Sie die Seite der aktuellen Informationen; über Tennis (b) wählen Sie zwischen Tagesansicht und Wochenansicht zur Reservierung der Stunden; über Hilfe (c) erhalte Sie eine grundlegende Hilfedatei; über (f) (g) (h) (i) (j) (k) Registrierung (d) legen Sie Ihr Benutzerkonto an; über Login (e) erreichen Sie Ihr Benutzerkonto; über Betreiber Webseite (f) gelangen Sie auf die Homepage des TC Grün-Weiss Walldorf; über Kontakt (g) schicken Sie uns eine Nachricht; Nutzungsbedingungen (h) und Impressum (i) sind selbsterklärlich; über ebusy (j) erfahren Sie mehr über die Programmierer; Backend (k) nutzt nur der Administrator Bedienungsanleitung Online-Buchungssystem Stand: Juli 2015 Seite 1 von 7
3. Die Registrierung der Benutzer im System Alle Benutzer des Buchungssystems müssen vor der ersten Buchung sich im Buchungssystem registrieren. Danach ist jede Buchung nur noch ein Kinderspiel. Bei der Registrierung gibt der Benutzer einmalig seine Daten ein, die auf einem gesicherten Serversystem gespeichert werden und ausschließlich dem Administrator des Buchungssystems zugänglich sind. Eingaben werden nur verschlüsselt übermittelt. Die Registrierungsseite wird im Auswahl-Menu durch Anklicken der Schaltfläche Registrieren aufgerufen. Die einzugebenden Daten auf den Registrierungstemplates Personendaten, Adresse, Kontakt, Bankkonto und Benutzerkonto sind selbsterklärend. Pflichtangaben sind mit einem Sternchen gekennzeichnet. Wenn Sie eine der Pflichtangaben vergessen haben, werden Sie vom System darauf hingewiesen. Wichtig für die Kommunikation ist das Häkchen bei Newsletter, da Ihnen ansonsten von der Hallenverwaltung keine email zugeschickt werden kann. Für die Nutzung des Systems, z. B. für die Buchung von Abonnements und / oder Einzelstunden, benötigen Sie Benutzername und Passwort. Bitte denken Sie sich einen einprägsamen Namen als Benutzernamen aus. Sollte Ihr gewählter Benutzername schon vergeben sein, werden Sie vom System darauf aufmerksam gemacht! Wenn sie ihren Benutzernamen vergessen haben, klicken Sie bitte am Fuß der Seite auf den Menüpunkt Kontakt und bitten Sie den Administrator, Ihnen diesen mitzuteilen. Bedienungsanleitung Online-Buchungssystem Stand: Juli 2015 Seite 2 von 7
Ihr persönliches Passwort dient der zusätzlichen Absicherung beim Zugriff auf das System. Es wird zweimal eingegeben, um Schreibfehler bei der Eingabe zu vermeiden. Sehr sichere Passworte bestehen aus großen und kleinen Buchstaben sowie Ziffern und evtl. Sonderzeichen. Allerdings sollten Sie beachten, dass Sie sich dieses Passwort unbedingt einprägen müssen. Nur Sie kennen Ihr persönliches Passwort. Ihr Passwort ist auch für die Administration nicht sichtbar, es wird nur verschlüsselt in Ihren persönlichen Daten dargestellt. Wenn Sie Ihr Passwort vergessen sollten, muss deshalb in jedem Fall ein neues Passwort vergeben werden. Das ist aber kein Beinbruch. Über das Anmeldeformular können Sie ein neues Passwort anfordern, welches Sie allerdings unbedingt nach dem erstmaligen Gebrauch wieder ändern sollten! Die Bankdaten bestehen aus den Minimalinformationen für die Abbuchung der Platzgebühren durch den Club. Sie entsprechen den Angaben auf einem üblichen Überweisungsschein. Dennoch sind diese Daten sensibel. Deshalb werden sie auf keinem PC, sondern nur und ausschließlich auf dem zentralen Server des Webhosterst zugriffssicher gespeichert. Die Erklärung zum Datenschutz / Nutzungsbestimmungen müssen Sie vor der Registrierung lesen und bestätigen. Damit geben Sie auch Ihre Einwilligung zur Teilnahme am Lastschriftverfahren. Sobald Sie alle notwendigen Daten eingegeben und nochmals überprüft haben, klicken Sie auf die Schaltfläche Registrieren. Dir korrekte Übertragung zum Server wird Ihnen durch das nebenstehende Fenster angezeigt. Nach kurzer Zeit erhalten Sie eine email mit der Übersicht Ihrer Kontaktdaten. In dieser email ist in der letzten Zeile ein Link angegeben, über diesen Sie Ihre Registrierung freischalten müssen. Ohne diese Freischaltung können Sie keine Stunden buchen! Sollte diese email nicht eingegangen oder vor der eigenen Freischaltung versehentlich gelöscht worden sein, dann wenden Sie sich bitte für die Freischaltung an den Administrator. Danach können Sie Buchungen mit Benutzername und Passwort vornehmen. Die erfolgreiche Freischaltung wird ebenfalls über ein Statusfenster angezeigt. Bedienungsanleitung Online-Buchungssystem Stand: Juli 2015 Seite 3 von 7
4. Buchung von Einzel- oder Abonnementstunden Die Buchung von Einzel- und Abonnementstunden läuft bis zur kostenpflichtigen Registrierung der Buchung identisch ab. Bei der Buchung eines Abonnements werden Sie im letzten Fenster Übersicht darauf hingewiesen, dass diese Buchung noch eine Bestätigung der Hallenverwaltung benötigt, bevor sie aktiv wird. Die Wochenübersicht im Buchungssystem zeigt in der ersten Spalte immer den aktuellen Tag an. Mit Tagesansicht / Wochenansicht (a) wechselt das System die Ansichten. Durch Datum wählen (b) können Sie auf einen bestimmten Tag in der Tages- bzw. Wochenansicht springen. Die Preise können Sie sich durch das Häkchen bei Preise anzeigen (c) aufrufen. Zusätzlich können Sie durch Anwahl des Abotyps (d) auch die Preise für Abonnements anzeigen lassen. Aktuell sind die Abotypen wöchentlich und 14tägig verfügbar. Mit dem Mauszeiger wählen Sie die gewünschte Stunde aus. Hintereinanderliegende Stunden können Sie mit gedrückter Maustaste selektieren. Wenn die Eingabe im Buchungsfeld richtig angezeigt wird, klicken Sie mit der Maus auf die Schaltfläche Buchen (e). Im Bildschirm erscheint das Informationsfenster Buchungsart. Dort wird der gewählte Zeitraum durch Platz, Beginn, Ende und Preis nochmals angezeigt. Nachdem Sie die gewünschte Buchungsart, Platzbuchung oder Abonnement, gewählt haben, klicken Sie auf Weiter. Geben Sie nun Ihren Benutzernamen und Ihr Passwort ein und bestätigen Sie mit Weiter. Bedienungsanleitung Online-Buchungssystem Stand: Juli 2015 Seite 4 von 7
Die Zahlungsart für die Hallenstunden, ob Einzel- oder Abonnementstunden, ist mit Lastschrift festgelegt. Klicken Sie nun auf die Schaltfläche Weiter. Im folgenden Fenster können Sie Ihre im System hinterlegten Daten nochmal überprüfen und gegebenenfalls korrigieren. Vorgenommene Korrekturen werden im System hinterlegt. Durch den Klick auf Weiter gelangen Sie zur Zusammenfassung Ihrer Buchung. Darin wird bei einer Abonnementstunde angezeigt, dass diese Buchung noch einer Bestätigung bedarf. Sind die Daten korrekt, klicken Sie auf Zahlungspflichtig buchen und die Buchung wird abgeschickt. Eine Stundenbuchung wird unmittelbar in der Tages- bzw. Wochenübersicht als belegt markiert. Zur Bestätigung der Stundenbuchung erscheint im Bildschirm das Statusfenster Aktion erfolgreich mit der Information über den Zugangscode zur Halle. Zusätzlich erhält der Bucher eine email mit allen relevanten Daten (Name, Vorname, Tag, Uhrzeiten und Zugangscode zur Halle). Bei einer Freiplatzbuchung entfällt der Zugangscode zur Halle! Bei einer Abonnementbuchung wird ebenfalls im Bildschirm angezeigt, dass die Aktion erfolgreich abgeschlossen wurde. Zusätzlich erhält der Bucher ebenfalls eine email-bestätigung für die Anmeldung des Abonnements. Diese wird allerdings erst mit der Bestätigung durch die Hallenverwaltung wirksam und wird in der Tages- bzw. Wochenübersicht als belegt markiert. Bedienungsanleitung Online-Buchungssystem Stand: Juli 2015 Seite 5 von 7
5. Benutzerbereich Oben rechts auf dem Bildschirm sehen Sie den Login mit dem Schloss-Symbol. Mit Ihrem Benutzernamen und Ihrem Passwort gelangen Sie hierüber in Ihren Benutzer-Bereich gelangen. Über Buchungen gelangen Sie zur Übersicht aller vorgenommen Buchungen von Einzelstunden. Diese können Sie bis 24 Stunden vorher kostenneutral stornieren. Unter Abos sind alle gebuchten und angefragten Abonnementstunden aufgelistet. Unter Abo- Status wird angezeigt, ob das Abonnement schon bestätigt wurde oder nicht. Einzelne Stunden eines Abonnements können Sie durch Selektion der Stunden und anklicken von Buchung stornieren freigeben. In diesem Fall wird dieser eine Termin Ihres Abonnements aus der Terminanzeige entfernt. Er kann dann von anderen Nutzern gebucht werden. Eine Kostenrückerstattung oder Zeitgutschrift für freigegebene Stunden erfolgt nicht! Unter Guthabenbuchungen werden Buchungen, die aus über eine Zeit- oder Euroguthaben vorgenommen wurden, angezeigt. Diese Funktion ist zurzeit nicht aktiv! Unter Rechnungen werden die erstellten und versandten Rechnungen aufgelistet. Da die Abrechnung der Abonnements und Einzelstunden über unsere Mitgliederverwaltungsprogramm läuft, werden in diesem Punkt eventuelle aufgelistete Dateien nur informellen Charakter haben. Bedienungsanleitung Online-Buchungssystem Stand: Juli 2015 Seite 6 von 7
Wollen Sie Ihre persönlichen Daten ändern, z.b. wenn Sie eine neue email Adresse oder eine neue Postanschrift haben, klicken Sie auf Persönliche Daten. Sie können dann alle Ihre aktuellen Registrierungsdaten sehen und ändern. Sie können auch Ihre Benutzerdaten, Ihren Benutzernamen und Ihr Passwort ändern. Geben Sie die neuen Daten in den entsprechenden Feldern ein, das Passwort müssen Sie durch eine zweite Eingabe bestätigen. Nach dieser Änderung meldet das System Sie automatisch ab und die erneute Anmeldung kann dann mit den geänderten Benutzerdaten erfolgen. Zum Verlassen des Benutzerbereichs loggen Sie sich wieder aus Logout (Benutzername). Bedienungsanleitung Online-Buchungssystem Stand: Juli 2015 Seite 7 von 7