Excel Einführungskurs

Excel Einführungskurs Excel ist ein Tabellenkalkulationsprogramm. In die Tabelle können Texte, Zahlen und Formate eingegeben werden. Änderungen von Werten bewirken eine automatische Neuberechnung und Anzeige. Die Tabelle besteht aus Spalten (A, B, C, D, ) und Zeilen (1, 2, 3, 4.). Somit bekommt jede Zelle eine eindeutige Zuweisung (z. B. Zelle A4 oder Zelle H24 ) Spalte Zeile Zelle Eine Tabelle besteht maximal aus 65536 Zeilen und 256 Spalten Excel kann nur mit Zahlen rechnen, jedoch nicht mit Texten Eine Exceldatei wird als Arbeitsmappe bezeichnet, die wiederum aus mehreren Tabellenblättern bestehen kann. Mit Mausklick wird eine Zelle aktiviert (schwarz umrandet) und es kann sofort geschrieben werden. Eine Arbeitsmappe wird gespeichert über den Menübefehl Datei-Speichern unter. Nun wird der Speicherplatz bestimmt und ein passender Dateiname vergeben. Soll eine schon vorhandene Arbeitsmappe geöffnet werden, geschieht das über den Menübefehl Datei-Öffnen. Nun wird der Speicherplatz angewählt und die Datei mit Doppelklick geöffnet. Über das Menü Datei-neu oder das Bildsymbol wird eine neue Arbeitsmappe geöffnet. Eine Eingabe wird mit Return abgeschlossen Tabellenblätter können mit Doppelklick auf die Tabellenzunge markiert und überschrieben werden. Mit rechtem Mausklick auf die Tabellenzunge kann ein neues Blatt eingefügt, ein Blatt gelöscht, verschoben, kopiert werden Über Markieren eines Zeilenkopfes und rechten Mausklick können über das Kontextmenü neue Zeilen eingefügt werden. Eine neue Spalte wird eingefügt, indem die Spalte an der entsprechenden Stelle markiert wird und über rechten Mausklick im Kontextmenü der Befehl Zellen einfügen angewählt wird. Die neue Spalte wird nun vor der Markierung eingeschoben - 1 -

Summenfunktion in Excel Eingeben der Werte in die entsprechenden Zellen. Vorwärtsbewegen in den Zellen mit den Pfeiltasten oder mit Mausklick. Eine Zelle kann erweitert werden durch Doppelklick auf die Linienbegrenzung zwischen den Spaltenbuchstaben. Summieren über die Eingabe der entsprechenden Formel. Klick in die Zelle, in der das Ergebnis angezeigt werden soll. Die Formel beginnt immer mit dem Gleichheitszeichen = Sie kann in der Zelle eingegeben werden oder in der Bearbeitungsleiste. =B4+C4+D4+E4 =Summe(B4:E4) =Summe(B4;C4;D4;E4) Summieren über das Summensymbolzeichen Klick in die Zelle, in der die Summe errechnet werden soll. Excel überprüft nun selbständig, für welche der umliegenden Zellbereiche diese Summenfunktion gelten soll und markiert den vermuteten Zellbereich mit einem Laufrahmen. Die Formel wird dabei in der Bearbeitungszeile angezeigt. Ist es ein falscher Bereich, einfach mit gedrückter linker Maustaste den richtigen Zellbereich markieren und dann mit Enter bestätigen. Kopieren von Formeln Klick in die Zelle mit der entsprechenden Formel Mit der Maus an die rechte untere Ecke bis ein schwarzes Fadenkreuz zu erkennen ist Mit gedrückter linker Maustaste das schwarze Fadenkreuz bis in die nächste Zelle ziehen und loslassen. So kann eine Formel gleichzeitig in mehrere Zellen übertragen werden. Bearbeiten von Aufgabe 1 und vergleichen mit der Lösung - 2 -

Formatieren in Excel Um eine Tabelle zu gestalten, stehen die Möglichkeiten der Veränderung durch Schriftart, Schriftfarbe, Schriftgröße, Hintergrundfarbe und Rahmen zur Verfügung. Vor der Markierung muss die Zelle oder der Tabellenbereich markiert werden. Markieren mit Maus: a) Zeile Mausklick auf Zeilenkopf b) Spalte Mausklick auf Spaltenkopf d) Mehrere Zellen, STRG + gedrückte linke Maustaste und in die gewünschte Zeilen, Spalten Richtung ziehen e) Unterschiedliche Spalten oder Zeilen STRG + linker Mausklick f) Tabellenblatt Mausklick auf das freie Feld links oben Die Formatsymbolleiste ist standardmäßig eingeblendet. Ist sie nicht zu sehen, wird sie über Ansicht - Symbolleisten - Format aktiviert. Formatsymbolleiste die Symbole bedeuten von links nach rechts: Schriftart; Schriftgröße; Fett; Kursiv; Unterstrichen; Linksbündig; Zentriert; Rechtsbündig; Verbinden von Zellen und zentrieren; Zuweisen eines Währungsformats; Weist markierten Zellen das Währungsformat Euro zu; wendet die Prozentformel auf die markierte Zelle an; aktiviert das Format 1.000er-Trennzeichen; Erhöht die Anzahl der Stellen hinter dem Dezimaltrennzeichen; Verringert die Anzahl der Stellen hinter dem Dezimaltrennzeichen, verkleinert den Einzug; Vergrößert den Einzug; Markierte Zellen mit Rahmen oder Linien versehen; Füllfarbe bzw. Fülleffekt zuweisen; Schriftfarbe auswählen alle Formatierungsbefehle können aber auch über das Menü Format - Zellen - in den entsprechenden Registerkarten ausgewählt werden. Bearbeiten von Aufgabe 2 und vergleichen mit der Lösung - 3 -

Drucken in Excel Beim Drucken in Excel sollte man sich Gedanken machen, was gedruckt werden soll, damit alles auf dem Ausdruck zu sehen ist, was auch angezeigt werden sollte. Über das entsprechende Papierformat, die Einstellung der Seitenränder, die Druckauswahl und die Druckeinstellungen kann der Ausdruck beeinflusst werden. Über das Symbol Seitenansicht können die entsprechend notwendigen Einstellungen vorgenommen werden, bevor ausgedruckt wird. Die Schaltflächen Weiter, Vorher, Zoom, Drucken, Layout, Ränder, Seitenumbruchvorschau, Schließen Hilfe sind oben eingeblendet und können für notwendige Änderungen aufgerufen werden. - 4 -

Über die Seitenumbruchvorschau können die Positionen der Seitenumbrüche angepasst werden. Dazu mit gedrückter linker Maustaste den blauen Rand erfassen und nach rechts schieben, sodass der fehlende Bereich mit einbezogen wird. Nun kann gedruckt werden. Über das Menü Ansicht - Normal kommt man wieder zurück. - 5 -

über die Schaltfläche Layout in der Seitenansicht kommen Sie in das Dialogfenster Seite einrichten. Dort sind mehrere Registerkarten, welche weitere passende Einstellungen ermöglichen. Über die Schaltfläche Drucken gelangen wir in das entsprechende Dialogfenster. Hier haben wir weitere Auswahlmöglichkeiten. Welcher Drucker; ob alles oder nur bestimmte Seiten gedruckt werden sollen; Festlegung der evt. benötigten Kopienanzahl; ob evt. nur ein zuvor markierter Bereich gedruckt werden soll Bearbeiten von Aufgabe 3-6 -

Berechnungen in Excel durchführen Bestandteile einer Formel Formeln dienen zur Berechnung eines Wertes Vor jede Formel muss ein Gleichheitszeichen (=) geschrieben werden Formeln werden wie Texte und Zahlen direkt in eine Zelle oder in die Bearbeitungszeile geschrieben. In der Bearbeitungszeile wird die Formel angezeigt. Das Ergebnis der Formel ist in der Zelle sichtbar. Mithilfe von Klammern () kann die Reihenfolge einer Berechnung beeinflusst werden. Soll in einer Zelle die Formel und nicht das Ergebnis angezeigt werden, so ist im Menü Extras - Optionen im Register Ansicht das Kontrollfeld Formeln zu aktivieren. Mit der Tastenkombination Shift + # kann die Formel ein- oder ausgeblendet werden. Operatoren sind Rechenzeichen. Mit mathematischen Operatoren werden unterschiedliche Berechnungen durchgeführt. In Excel werden diese Operatoren teilweise anders als bekannt dargestellt + Addition - Subtraktion * Multiplikation / Division % Prozent Es gilt Punkt- vor Strichrechnung Multiplikation/Division, dann Addition/Subtraktion Beispiel: =((B2+B3)*B4-B5/B6) Um den Prozentwert zu errechnen benötigen wir: =Wert * Prozent (es darf nur der Prozentwert z. B. 16% in der Zelle stehen! nicht 19% MWST), Bearbeiten von Aufgabe 4 - und mit der Lösung vergleichen - 7 -

Zahlen eine Währung zuweisen Markieren des Zahlenbereichs - im Menü Format - Zellen - Zahlen - Währung und entsprechende Schreibweise auswählen Den Funktionsassistenten benutzen Über den Funktionsassistenten schlägt uns das Programm Lösungsmöglichkeiten vor Dieser kann über das Menü Einfügen - Funktion aufgerufen werden, oder über das entsprechende Symbol Durchschnitt errechnen z. B. =Mittelwert(A10:A12) - enter Maximalwert anzeigen z. B. =MAX(A10:A12) - enter Minimalwert anzeigen z. B. =MIN(A10:A12) - enter Bearbeiten von Aufgabe 5 - und mit der Lösung vergleichen - 8 -

Erstellen eines Diagramms Diagramme sollen die Werte einer Tabelle grafisch verdeutlichen. Grundlage für das Diagramm ist die Tabelle und die Daten der Tabelle werden mit dem Diagramm verknüpft. Diagramme werden mit dem Diagramm-Assistenten erstellt. Hier finden sich eine große Auswahl an Diagrammtypen. Die Zahlenwerte, die im Diagramm erscheinen sollen, müssen in der Tabelle markiert werden. Ebenso müssen die Überschriften der Zeilen und Spalten markiert werden. Liegen die Spalten nicht nebeneinander, kann man mit der gedrückten STRG-Taste die Bereiche markieren. Der Diagramm-Assistent ist als Bildsymbol vorhanden oder kann durch das Menü Einfügen Diagramm aufgerufen werden. Ein Diagramm kann entweder als Objekt im Tabellenblatt oder als neues Tabellenblatt eingefügt werden. Sind die Werte eingegeben, klickt man auf das Diagramm-Symbol in der Formatierungsleiste. Hier kann man nun den Diagrammtyp auswählen und klickt dann auf den Schalter Weiter Im nächsten Fenster kann die Auswahl in Bezug auf die Quelldaten getroffen werden. Gegebenenfalls muss hier die Auswahl verändert werden. Wenn alles in Ordnung ist, klickt man auf Weiter. - 9 -

Im nächsten Dialogfenster finden sich die Registerkarten Titel, Achsen, Gitternetzlinien, Legende, Datenbeschriftungen und Datentabelle. Bei Titel können die Überschrift und die Bezeichnungen für die x-achse und y-achse eingegeben werden Die Darstellung der Achsen sowie das Ein- oder Ausblenden von Gitternetzlinien kann hier festgelegt werden. Unter Legende kann man aufzeigen, ob eine Legende zur Erläuterung angezeigt werden soll oder nicht und wo sie platziert werden soll. Die Registerkarte Datenbeschriftungen kann verwendet werden, um Beschriftungen oder Werte auf den Säulen (z. B. Prozentwerte) angegeben werden sollen. Im letzten Schritt wird festgelegt, ob das Diagramm in einem eigenen Blatt dargestellt werden soll oder als Objekt unter der Tabelle. Das Diagramm kann nun noch formatiert werden. Über Ansicht Symbolleisten kann man eine eigene Diagrammleiste aufrufen. Ebenso können Befehle zur Veränderung des Diagramms (nachdem es markiert wurde) mit Rechtsklick aufgerufen werden. - 10 -

Zusammenfassung weiterer Befehlsfolgen: Optimale Breite der Spalte oder Höhe einstellen Bereich markieren, Menü Format - Zeile/oder Spalte - Höhe/Breite - entsprechenden Wert eingeben Ist eine Spalte zu schmal, werden Zahlen, die keinen Platz haben, mit dem Gitterzeichen dargestellt. Durch Doppelklick auf die Linie zwischen den beiden Spaltenköpfen kann die Spalte verbreitert werden. Zellen verbinden Bereich markieren, dann in der Formatsymbolleiste auf das Symbol Zusammenführen klicken Letzten Befehl wiederholen Mit der Taste F4 wird der letzte Befehl wiederholt Text und Bild einfügen Jeglicher Text kann eingegeben werden und wird über die Spalten geschrieben. Es kann aber auch mit Textfeldern gearbeitet werden. Ebenso kann Wordart benutzt und mit weiteren Formen gearbeitet werden. Ebenso können Cliparts, Grafiken und Autoformen eingefügt und verwendet werden. Über das Menü Datei - Seite einrichten - kann Hoch- oder Querformat eingestellt werden Grundeinstellungen ändern Menü Extras - Optionen - Allgemein - hier zum Beispiel die Anzahl der Tabellenblätter ändern Tabellenblätter verschieben Mit gedrückter linker Maustaste per drag and drop verschieben Einfügen von weiteren Tabellenblättern Rechter Mausklick auf die Tabellenzunge - Einfügen - Tabelle - O.k. Nachträglich Spalten und Zeilen einfügen Zeilen- oder Spaltenkopf markieren - rechter Mausklick - Zellen einfügen Bearbeiten von Aufgabe 6a und 6b - und mit der Lösung vergleichen - 11 -