Auffrderung zur Angebtsabgabe Knzeptin und Realisierung für den Relauch des Internetauftritts Gründung BW des Ministeriums für Finanzen und Wirtschaft (MFW) (www.gruendung-bw.de) Auftraggeber: Ministerium für Finanzen und Wirtschaft Baden-Württemberg Ref. 83 - Initiative für Existenzgründung und Unternehmensnachflge (ifex) Neues Schlss Schlssplatz 4 70173 Stuttgart Ausschreibung Gründung BW Seite I 17.09.2014
Inhalt 1. Ausgangssituatin und Ziele... 4 1.1. Ausgangssituatin... 4 1.2. Ziele... 4 1.3. Zielgruppen... 5 2. Angebtsumfang... 5 2.1. Erstellung einer Feinknzeptin und initialer Wrkshp... 5 2.2. Pflichtenheft... 5 2.3. Implementierung eines Cntent Management Systems (CMS)... 5 2.4. Grafische Entwürfe... 6 2.5. Umsetzung der Web-Oberfläche... 6 2.6. Styleguide und ifex-design... 7 2.7. Mbile Ausspielung der Webseite... 7 2.8. Vlltextsuche... 7 2.9. Implementierung des Kmplettsystems auf finalem Webserver... 7 2.10. Auswertung und Erflgsmessung... 7 2.11. Dkumentatin und Schulung... 8 2.12. Startseite... 8 2.13. Inhalt und Inhaltstypen... 8 2.14. Seitentemplates... 9 2.15. Navigatin... 10 2.16. Suchmaschinenptimierung... 10 2.17. Barrierefreiheit... 10 2.18. Intuitive Bedienung/Cntenterstellung für den Redakteur... 11 2.19. Kategrisierung... 11 2.20. Mehrsprachigkeit... 11 2.21. Medienverwaltung (FAL- File Abstractin Layer)... 11 2.22. Veranstaltungskalender... 12 2.23. Darstellung der Förderprgramme/Beratungsliste... 12 2.24. Aktuelle Nachrichten und RSS... 12 Ausschreibung Gründung BW Seite II 17.09.2014
2.25. Bilder und Bildergalerien (Lightbx)... 12 2.26. Rechteverwaltung... 13 2.27. Vide/Bewegtbild... 13 2.28. Weiterempfehlen-Funktin... 13 3. Optinale Leistungen... 13 3.1. Veranstaltungsanmelde-Tl (Frmularerstellung)... 13 3.2. Newsletter... 14 3.3. Abspielen interner Vides... 14 3.4. Betrieb und Wartung... 14 3.5. Hstingleistungen... 15 4. Angebtsabgabe und Verfahren... 16 4.1. Preisbergrenze... 16 4.2. Prjektkrdinierung und Terminplanung... 16 4.3. Aufbau des Angebts... 17 4.4. Weitere Angebtsbestandteile... 17 4.5. Angebtsabgabe... 18 4.6. Zuschlagskriterien... 20 4.7. Endauswahl/Auftragserteilung... 20 4.8. Rückfragen/Vertraulichkeit... 20 Ausschreibung Gründung BW Seite III 17.09.2014
TEIL A: ZIELE UND AUFGABENBESCHREIBUNG 1. Ausgangssituatin und Ziele 1.1. Ausgangssituatin Um den Ruf des Gründerlandes Baden-Württemberg neu zu beleben, hat die Landesregierung eine Gründungsffensive gestartet. Die Gründugnsffensive wird umgesetzt vn der Initiative für Existenzgründung und Unternehmensnachflge (ifex) des Ministeriums für Finanzen und Wirtschaft (MFW). gruendung-bw.de ist das ffizielle Internetprtal für Gründung und Unternehmensnachflge des Landes Baden-Württemberg. Es bietet branchen-, themen- und zielgruppenspezifische Detailinfrmatinen für Gründerinnen und Gründer, Übernehmerinnen und Übernehmer swie Übergeberinnen und Übergeber in Baden-Württemberg. gruendung-bw.de ist für diese Zielgruppen eine zentrale Anlaufstelle im Internet, die zeitnah und unabhängig bei Gründungs- und Nachflgefragen unterstützt und smit eine wichtige Infrmatinsquelle ist und Orientierung gibt. Hierbei liegt ein besnderen Fkus auf den öffentlichen Unterstützungsmaßnahmen in Baden-Württemberg. ifex möchte ihren aktuellen Internetauftritt www.gruendung-bw.de grafisch und inhaltlich überarbeiten und an das neue Landeslayt anpassen. Im entsprechenden Strategieknzept ist die zielgerichtete Vermittlung bzw. Kmmunikatin vn Infrmatinen, Zusammenhängen und Hintergründen ein integrales Handlungsfeld. Die Gestaltung sll insbesndere die Zielgruppe Jungunternehmer, ptentielle Gründerinnen und Gründer ansprechen, aber auch reginale Partner vn ifex und die breitere Öffentlichkeit infrmieren. Es wird daher Wert auf eine swhl ansprechende, wie auch funktinale und verständliche Gestaltung und Darstellung der Inhalte gelegt. 1.2. Ziele Die neu zu erstellende Webseite sllte benutzerfreundlich und gestalterisch attraktiv sein. Wesentliche Zielgruppen sllen s durch den Internetauftritt navigiert werden, dass sie schnell und unkmpliziert an die gewünschte Infrmatin gelangen. Die Inhalte sllten einfach zu pflegen sein. Der inhaltliche Aufbau muss lgisch und einfach nachvllziehbar sein. Zudem sll der Webauftritt auch Repräsentatin und Plattfrm der Initiative für Existenzgründung und Unternehmensnachflge sein. Die Netzwerkpartner sllen sichtbar sein und auf deren Internetpräsenzen übersichtlich verlinkt werden können. Ausschreibung Gründung BW Seite 4 17.09.2014
1.3. Zielgruppen Die Zielgruppen lassen sich wie flgt kategrisieren: Zielgruppe Gründungsinteressierte / Jungunternehmen / Unternehmensübergeber / Unternehmensnachflger Zielgruppe Netzwerkpartner / reginale Partner Bürger Presse (Aktuelles) 2. Angebtsumfang 2.1. Erstellung einer Feinknzeptin und initialer Wrkshp Zu Beginn sllen innerhalb eines gemeinsamen Wrkshps die gewünschten inhaltlichen, grafischen und technischen Anfrderungen erörtert werden. Des Weiteren sllen die Inhalte strukturiert und auf deren Basis eine geeignete Navigatin erarbeitet werden. Dieser Wrkshp bildet die Basis zur Feinknzeptin. In der Feinknzeptin sind die inhaltlichen Anfrderungen swie die Kernprzesse der Webseite zu definieren. Hierbei sind Infrmatinen und Funktinen zu integrieren, die in der beiliegenden Grbknzeptin genannt sind. Weitere Vrschläge zu ergänzenden Inhalten und Funktinen sind willkmmen. Weiterhin sind im Rahmen einer technischen Ausarbeitung die nötige Infrastruktur inklusive des Cntent Management Systems und die eventuellen Schnittstellen zu definieren. 2.2. Pflichtenheft Auf Grundlage der Feinknzeptin sind in einem Pflichtenheft sämtliche Leistungen, Przesse und Funktinen im Backend (Redaktins-/Administratinsberfläche) und im Frntend (Ausgabe der Seite für den Besucher) swie die technischen Anfrderungen und das Design zu erfassen. Es bildet die Basis für die weiteren Schritte. 2.3. Implementierung eines Cntent Management Systems (CMS) Als Cntent Management System ist TYPO3 CMS gesetzt. Es wird der Einsatz vn TYPO3 in der neuesten, stabilen Versin bevrzugt. Hierbei ist ggf. auf die Verwendung eines Lng Term Supprts zu achten. Im Angebt sllen insbesndere die Ksten der Implementierung und Lizensierung transparent dargelegt werden. Es sind mindestens zwei Referenzprjekte aufzuzeigen, welche die ausreichende Erfahrung des Auftragnehmers bei der Implementierung des CMS belegen. Ausschreibung Gründung BW Seite 5 17.09.2014
2.4. Grafische Entwürfe Es wäre wünschenswert, wenn Entwürfe zum Aufbau und grafischer Gestaltung der Webseite Bestandteil des Angebtes sind (im Rahmen des Styleguides und ifex-design, siehe 2.6). Ein Entwurf der Startseite swie einer Unterseite ist hierbei ausreichend. Eine Vergütung gestalterischer Entwürfe erflgt nicht. Am Ende der Entwicklungsphase des Oberflächen-Designs sll zusätzlich zu den Screenlayuts ein Übersichtssheet erstellt werden, in dem die ausgewählten entwickelten Icns und Navigatinsgrafiken übersichtlich gelistet abgebildet sind, um die Stringenz des Designs zu überprüfen und abzunehmen. 2.5. Umsetzung der Web-Oberfläche Der Auftragnehmer erstellt die wichtigsten Ausgabeseiten im Frnt- und Backend und die hierzu ntwendigen dynamischen und statischen Seiten der ntwendigen Templates für das eingesetzte CMS swie deren gestalterische Elemente. Es ist besnders auf den Infrmatins- und Servicecharakter des Auftrittes zu achten. Weiterhin steht die ptimale Auffindbarkeit vn Inhalten im Mittelpunkt. S sll die Hinführung zu den Angebte verbessert und verschlankt werden. Die Darstellung des Webauftrittes ist für die gängigen Bildschirmauflösungen zu ptimieren. Die Seiten sllen für alle aktuellen Brwserversinen (Internet Explrer, Mzilla Firefx, Safari, Ggle Chrme) ptimiert sein, wbei - ggf. mit hinzunehmenden ptischen Einschränkungen - auch ein Zugriff auf die Inhalte mit älteren Brwsern möglich sein sllte. Ein zentrales Element auf der Startseite sll ein Sliderelement sein. Über dieses sllen in autmatisch wechselnden Slides mehrere, wechselnde Aufmacher zu aktuellen Themen zugänglich gemacht werden. Die Webseite wird sich in einer ständigen Weiterentwicklung befinden. Zusätzliche Seiten sllen einfach anzulegen sein und mit verschiedenen Inhalten beliebig befüllt werden können. Die Webseite muss daher in Bezug auf Struktur, Navigatin und Inhalt sehr flexibel aufgebaut werden. Zudem sll jede Seite für die Druckausgabe ptimiert werden. Im Rahmen der barrierefreien Gestaltung sll das Prtal auch für alternative Ausgabemedien wie beispielsweise Screenreader lesbar sein, sdass die Inhalte des Internetauftritts auch für Menschen mit Behinderungen verfügbar sind. Alle Inhalte sind möglichst BITV-knfrm umzusetzen. Auf den Einsatz vn Frames der Pp-Ups im Frntend sll - auch im Sinne der Barrierefreiheit - verzichtet werden, Navigatinspunkte sind nach Möglichkeit textbasiert anzulegen und das Layut sll ausschließlich über Stylesheets (CSS) gesteuert werden (Trennung vn Inhalt und Layut). Die Webseite muss hne Einschränkungen des grundlegenden Infrmatinszugriffs auch hne den Einsatz vn JavaScript genutzt werden können. Ausschreibung Gründung BW Seite 6 17.09.2014
2.6. Styleguide und ifex-design Es wird der Styleguide für Webseiten nachgerdneter Stellen und Prjekt-Webseiten des Landes Baden-Württemberg zur Verfügung gestellt. Des Weiteren wird bei der Vermarkung vn ifex ein bestimmtes ifex-design verwendet. Um den Wiedererkennungswert zu sichern, sllen die bestehenden Farbwerte in Verbindung zu bestimmten Themen weiterhin verwendet werden (siehe Anlage). Die ifex-icns, Bilder und Grafiken werden bei einer Auftragsvergabe vm Auftraggeber zur Verfügung gestellt. Ggf. ist der Einsatz weiterer Grafikelemente ntwendig. Der Auftragnehmer hat sicherzustellen, dass diese Grafiken und Bilder frei vn Rechten Dritter sind und dem Auftraggeber uneingeschränkt zur Nutzung überlassen werden können. 2.7. Mbile Ausspielung der Webseite Auch die mbile Ausspielung der Webinhalte in adäquatem Design auf allen gängigen mbilen Geräten und deren Betriebssystemen ist umzusetzen. Für Smartphnes, Tablets und Cmputer sll das Layut nach den Prinzipien des Respnsive/ Adaptive Designs umgesetzt werden. 2.8. Vlltextsuche Es sll eine leistungsfähige und benutzerfreundliche Vlltextsuche implementiert werden. 2.9. Implementierung des Kmplettsystems auf finalem Webserver Das System ist auf dem Webserver in getestetem und vllfunktinsfähigem Zustand zur Abnahme zu übergeben. Dabei ist insbesndere auf die Sicherheit des Systems zu achten. Angaben über ntwendige Systemvraussetzungen sind im Angebt aufzuführen, ebens ggf. weitere auf dem Server ntwendige Installatinsanfrderungen swie die Ksten für die Installatin und den laufenden Betrieb. 2.10. Auswertung und Erflgsmessung Zur Analyse und Erflgsmessung der Webseite wird das Statistiktl vn Wiredminds zum Einsatz kmmen. Der Auftragnehmer muss dafür Srge tragen, dass alle Seiten und Inhalte vn Wiredminds getracked werden können. Dazu sll der Tracking-Cde in die neue Internetpräsenz integriert werden. Ausschreibung Gründung BW Seite 7 17.09.2014
2.11. Dkumentatin und Schulung Sämtliche Arbeiten und Tätigkeiten sind zu dkumentieren und diese Dkumentatin ist dem Auftraggeber zu übergeben. Dies beinhaltet ebens die technische Dkumentatin zur Prgrammierung swie die Erstellung eines Design Manuals (siehe 2.4 Grafische Entwürfe). Auf Basis dieser Dkumentatinen muss es einem Dritten jederzeit möglich sein, die Webseite im Frnt- und Backend weiterzuentwickeln der zu ändern. Dies bezieht sich u.a. auf: Anpassungen und Änderungen im CMS Zusätzliche Prgrammierleistungen und Services (hier insbesndere auch die Kmmentierung des Quellcdes) Grundsätzlicher Aufbau der Webseiten inkl. der eingesetzten HTML-, Bildmaterialund CSS-Besnderheiten (Schriften, Schriftgrößen, Farben, Icns, Maße, etc.) in einem detaillierten Design Manual mit Bildknzept (Bildinhalte, Anmutung, etc.) Für die Anwender des Cntent Management Systems sind spezielle Handbücher und Schulungsunterlagen getrennt nach Redakteuren und Administratren zu erstellen, sfern dies eine Standardanleitung des Systems nicht abdeckt. Die Schulung zum Cntent Management System, die in Stuttgart stattfinden muss, ist ebenfalls mit detailliert gelisteten Aufwänden und Ksten anzubieten. 2.12. Startseite Die Webseite des Auftraggebers sll über flgende Dmain erreichbar sein: www.gruendung-bw.de Die eigentliche Startseite sll einen schnellen und benutzerfreundlichen Einstieg zu den verschiedenen relevanten Themen gewährleisten. Der Einsatz und die Verwendung eines flexibel bestückbaren Sliderelements (Presenter) sind gewünscht. Dieses ist als grßflächiges Element zu gestalten. Sämtliche Elemente sllen mdular in einem zeitgemäßen User Interface Design aufgebaut werden können. Denkbar ist die Umsetzung des Webdesigns unter Zuhilfenahme eines Mdular Grid Systems. Dem Auftraggeber ist es wichtig, einzelne Elemente frei nach redaktinellen Gesichtspunkten anrdnen zu können, um besnders aktuelle der prminente Themen flexibel platzieren zu können. Den Abschluss der Startseite (und auch aller anderen Seiten) bildet ein frei bestückbarer schlanker Fter. Die detaillierten Inhalte sllen in einem initialen Wrkshp erörtert werden. 2.13. Inhalt und Inhaltstypen Neben der Startseite sll es gesnderte Seitentypen für die Unterseiten geben. Externe, interne und Dwnlad-Links sllen durch entsprechende Icns erkenntlich gemacht werden. Es sll möglich sein, bei den Inhalten anzugeben, ab wann (Tag und Uhrzeit) diese autma- Ausschreibung Gründung BW Seite 8 17.09.2014
tisch nline geschaltet werden und wann (Tag und Uhrzeit) sie wieder ffline gesetzt werden sllen. Dadurch wird gewährleistet, dass bestimmte Artikel auch dann veröffentlicht werden können, wenn die Redakteure nicht aktuell mit dem CMS arbeiten können. Wird in diesen Feldern nichts angegeben, sll der Inhalt sfrt auf unbegrenzte Zeit veröffentlicht werden. Beispiele für Inhaltstypen sind: Sliderelement für Header Themenartikel (Bild, Text, PDF als Anhang) Interne Pressemitteilung (Bild, Text, PDF als Anhang) Externe Pressemittielung (Bild, Text, Link zur externen Quelle) Veranstaltungskalender Bildergalerie Aktuelles (mehrere Bilder, bzw. Vide und Text, PDF als Anhang) Dwnlads Links Partnerliste mit Lg, Link und Name des Partners Lg-Karussell auf Startseite Akkrden-Element (FAQ) Ansprechpartnermdul mit individuellem Kntaktfrmular Außerdem sllen mdulare Bxen mit verschiedenen Inhalten Verwendung finden, für z.b. Kntaktdaten, inhaltsbezgene News, Veranstaltungshinweise, Termine und Vides (YuTube). 2.14. Seitentemplates Für flgende Seitentypen sllen verschiedene, mdular bestückbare Seitentemplates erstellt werden. Die detaillierten Inhalte sllen in einem initialen Wrkshp erörtert werden. Startseite Artikelseite Themenseite Listenseite Ausschreibung Gründung BW Seite 9 17.09.2014
2.15. Navigatin Die Navigatin sll mehrgliedrig sein und einen leichten Einstieg in die Seite erlauben. Dabei ist der Zugang für die unterschiedlichen Zielgruppen zu beachten. Der Nutzer sll auf jeder Seite durch eine Breadcrumb-Navigatin erfassen können, w er sich mmentan befindet. Eine Navigatin über zwei der drei Hierachieebenen ist denkbar, ebens eine Erweiterung über einen Bereich mit Quicklinks, internen der externen relevanten Links. Eine hrizntale Menüführung ist gewünscht. Erste Überlegungen zur Navigatinsstruktur sind der Ausschreibung angehängt. 2.16. Suchmaschinenptimierung Das Knzept und die Implementierung des Webauftritts sllen mit suchmaschinenfreundlichen und -ptimierten Aspekten umgesetzt werden. Hierzu sll der Auftragnehmer die nötige Erfahrung in diesem Bereich mit einbringen. Dabei muss sichergestellt werden, dass Texte der Online-Redaktin nur suchmaschinenptimiert erfasst werden können. Der Auftragnehmer sll dem Auftraggeber beratend und unterstützend in diesem Bereich zur Seite stehen. Überschriften und Artikel müssen für Ggle & C. ptimiert werden. Durch teil- der vllautmatische Platzierung verwandter Inhalte sll die Relevanz für Suchmaschinen weiter erhöht werden. Die SEO-Optimierung sll bis auf die kleinste Inhaltsebene vrgenmmen werden. Das eingesetzte CMS sll s knfiguriert sein, dass alle Seiten mit sprechenden URLs zu erreichen sind. Dabei sllen die Ziele interne Seiten als auch Dwnlads (PDFs etc.) umfassen. Beispiel für sprechende URLs: www.gruendung-bw.de/wettbewerbe/elevatrpitch Wichtig dabei ist, dass die Redaktin selbst Umstellungen bzgl. Seitennamen vrnehmen kann, um flexibel auf die Anfrderungen zu reagieren. 2.17. Barrierefreiheit Es ist ein Vrschlag zu machen, welche Maßnahmen zur Barrierefreiheit empfhlen werden und heute als Stand der Technik gelten. Die Website sllte möglichst den Anfrderungen der Verrdnung zur Schaffung barrierefreier Infrmatinstechnik nach dem Behindertengleichstellungsgesetz (BITV) genügen. Nach dem Landesgesetz zur Gleichstellung vn Menschen mit Behinderungen sind Internetangebte insbesndere vn Behörden nach den Vrgaben der BITV barrierefrei zu gestalten. Der Aufbau der Webseite sll in gleichem Maß attraktiv wie funktinal und in der Nutzung barrierefrei, d. h. verständlich, leicht bedienbar, fehlerrbust swie ptisch leicht wahrnehmbar sein (vgl. hierzu auch 10 Landesgesetz zur Gleichstellung vn Menschen mit Behinderungen (Landes-Behindertengleichstellungsgesetz, L-BGG)). Ausschreibung Gründung BW Seite 10 17.09.2014
2.18. Intuitive Bedienung/Cntenterstellung für den Redakteur Dem Redakteur sll ein WYSIWYG-Editr für die Erstellung der verschiedenen Cntent- Arten zur Verfügung stehen, um eine intuitive Bedienung zu gewährleisten. Neben den üblichen Funktinen wie Verlinkung, Textfrmatierung etc. sllen ebens Tabellen erstellt werden können. Zudem sll es möglich sein, in den HTML-Mdus zu wechseln. 2.19. Kategrisierung Ein wichtiges Tl zur Strukturierung der Webseite und zur Unterstützung der Suche sll die Kategrisierung der Inhalte und Medien darstellen. Es sll der Redaktin erleichtert werden, Inhalte im CMS strukturiert abzulegen und wieder aufzufinden. Weiterhin sllen damit die Inhalte nach Zielgruppe (siehe Punkt 1.3 Zielgruppen ) und/der Thema gerdnet werden können, damit diese autmatisiert an verschiedenen Stellen der Webseite dargestellt und über die Suchfunktin ptimal gefunden werden. 2.20. Mehrsprachigkeit Die Darstellung einzelner Basisinfrmatinen sll in einer Standardsprache (deutsch) und in weiteren Sprachen möglich sein. Hierbei sll das Single-Tree-Verfahren angewandt werden können. Im Frntend sll es für den Benutzer einen Sprachumschalter geben, der ggf. auch deaktiviert werden kann. Sllte es zu dem jeweiligen Artikel keine fremdsprachigen Inhalte geben, springt der Nutzer im Sprachbaum entsprechend auf die nächste verfügbare Seite. Das Knzept des Auftraggebers sieht nch keine Mehrsprachigkeit des Internetauftritts mit dem Livegang vr. Es sllte jedch im gelieferten System diese Möglichkeit bereits umgesetzt sein, damit die mehrsprachige Darstellung der Inhalte jederzeit durch den Redakteur bereitgestellt werden kann. Genaus muss im Navigatinsknzept und in der Gestaltung der Sprachwechsler (Flag-Icns der Text) vn Anfang an mit eingeplant und berücksichtigt werden, auch wenn mit dem Livegang der Sprachwechsler nch nicht angezeigt wird. Das Mdul der angelegten Mehrsprachigkeit sll gesndert im Angebt ausgewiesen werden. 2.21. Medienverwaltung (FAL - File Abstractin Layer) Im Backend sll es dem Nutzer möglich sein, Bilder, PDFs, Vides, Dkumente, Audidateien etc. hchzuladen und strukturiert in einem zentralen Medienpl anzulegen. Es sll möglich sein, mehrere Bilddateien gleichzeitig hchzuladen. Wünschenswert ist die Möglichkeit der Vergabe vn Kategrien zur Verschlagwrtung zu geben, z.b. zur Beeinflussung der Suche der zum autmatisierten Anzeigen vn Inhaltselementen einer bestimmten Kategrie. Des Weiteren muss es möglich sein, den einzelnen Elementen bzw. einer Gruppe vn Elementen eine Beschreibung hinzuzufügen. Ausschreibung Gründung BW Seite 11 17.09.2014
2.22. Veranstaltungskalender Ein Veranstaltungskalender mit flgenden Funktinalitäten muss durch den Redakteur einfach zu pflegen und zu erweitern sein: Terminverwaltung mit den Parametern: Kategrie, Datum, Uhrzeit, Ort mit Kartenansicht, Dauer, Headline, Subhead, Teasertext, Langbeschreibung, Ansprechpartner, Linkliste, Dwnladdateien, Ansicht Einzelveranstaltung, Anmeldung (externer Link der Link zum Anmeldetl). Es sll eine geeignete frntendseitige Ausspielung für eine Listenansicht der Termine swie eine Detailansicht der einzelnen Termine erstellt werden. Zudem sll es eine Srtierfunktin nach Ort, Datum und Kategrie geben, mithilfe derer der Kalenderinhalt durchsucht werden kann. 2.23. Darstellung der Förderprgramme/Beratungsliste Als weiteres Mdul sllen die Übersicht der Förderprgramme swie die Beratungsliste auf der Webseite übersichtlich dargestellt werden. Denkbar ist eine einfache Datenbank bzw. eine übersichtliche Liste mit mehreren Abschnitten und einer guten Filterfunktin. Ein Knzept zur Filterfunktin und eine mögliche Aufteilung sllen gemeinsam mit dem Auftragnehmer entwickelt werden. Die Darstellung der Förderprgramme sll auch auf mbilen Endgeräten (Smartphne, Tablet) ptimal dargestellt werden und in vller Funktin zur Verfügung stehen. Eine Brschüre über alle Förderprgramme, an der sich die Darstellung auf der Webseite rientieren sll, finden Sie im Anhang dieser Ausschreibung. 2.24. Aktuelle Nachrichten und RSS Für die Startseite sllen aktuelle Meldungen nach vm Redakteur ausgewählten unterschiedlichen Kriterien und freiwählbarer Srtierung in einer Liste angezeigt werden. Die Auswahl der Nachrichten, die angezeigt werden sllen, sll unabhängig vm RSS erflgen. Der Nutzer sll einen RSS-Feed mit den aktuellen Meldungen auf der Webseite abnnieren können. Dieser sll sich autmatisch bei aktuellen Meldungen aktualisieren. Flgende Parameter sllen dem RSS-Feed mitgegeben werden, damit sie u.a. für eine eventuell in der Zukunft zu entwickelnde mbile Applikatin (z.b. iphne-app) zur Verfügung stehen: Datum, Uhrzeit, Ort, Bild, ggf. Autr der Quelle, Headline, Subheadline. 2.25. Bilder und Bildergalerien (Lightbx) Auf Seiten und bei Meldungen sll die Einbindung vn Bildern immer ptinal sein. Dabei sll eine Auswahl an Psitinierungen vrhanden sein (rechts, links, mittig, Vllbreite). Ausschreibung Gründung BW Seite 12 17.09.2014
Die Bildgrößen werden im Template festgelegt und autmatisch auf die entsprechende Größe gerechnet. Für die Bilder sll es möglich sein, diese zu verlinken der auf Klick merkbar zu vergrößern (Lightbx-Ansicht). Zusätzlich sll der Redakteur hne größere Umstände eine Bildergalerie anlegen können. Die Thumbnails sllen dann ebenfalls mittels Klick in einer Lightbx vergrößert werden swie eine Bildunterschrift haben. 2.26. Rechteverwaltung Es muss möglich sein, verschiedene Redakteure unterschiedlichen Gruppen zuzurdnen, deren Zugriffseinschränkung swhl innerhalb der Navigatinsbereiche als auch beim Funktinsumfang und bei den Inhaltstypen bestimmbar ist. Die Rechteverwaltung wird im Rahmen der Feinknzeptin mit dem Auftraggeber festgelegt und im CMS entsprechend angelegt Anpassungen der Rechte für Gruppen und Benutzer sllen auch im Nachhinein durch einen Administratr jederzeit und einfach möglich sein, ebens die Anlage weiterer Gruppen und Benutzer. 2.27. Vide/Bewegtbild Es muss möglich sein, Vides vn externen Plattfrmen (YuTube und Vime) in der Seite einzubetten. 2.28. Weiterempfehlen-Funktin Artikel sllen die Möglichkeit einer E-Mail-Weiterempfehlen-Funktin erhalten. Hier sll sich beispielsweise ein Outlk-Fenster öffnen, in dem bereits der Betreff und ggf. der Link ausgefüllt ist. 3. Optinale Leistungen Eine Nichtabgabe vn ptinalen Leistungen führt zum Ausschluss aus der Bewerbung. Bitte geben Sie hierzu wenn immer möglich mdulare Kstenangaben an. 3.1. Veranstaltungsanmelde-Tl (Frmularerstellung) Es sll dem Redakteur die Möglichkeit gegeben werden, einfach und hne HTML-Kenntnisse verschiedene Frmulare zu erstellen. Ein Frmular sll unter anderem für das Anmelden zu Veranstaltungen der zur Kntaktaufnahme dienen. Dabei muss es für den Redakteur leicht sein, weitere Felder hinzuzufügen, zu benennen der zu löschen und ptinal eine Sicherheitsabfrage zu aktivieren. Das ausgefüllte Frmular sll an eine hinterlegte E-Mail-Adresse geschickt werden und zudem als CSV-Exprt/Excel exprtiert werden können. Ausschreibung Gründung BW Seite 13 17.09.2014
3.2. Newsletter Beim Versenden vn Newslettern sll das Multipart-Frmat (Text/HTML) verwendet werden. Empfänger, deren Rechnerknfiguratin die Anzeige vn HTML in E-Mails einschränkt der ganz unterbindet, erhalten den Newsletter als Textvariante. Die ptisch ansprechend gestaltete HTML-Versin erreicht diejenigen Empfänger, deren E-Mail-Client die Darstellung vn HTML ermöglicht. Der Newsletter sll persnalisiert verschickt werden können. Die Bestätigung des Abnnements sll mittels Duble-Opt-in-Verfahren erflgen. Dabei muss der Eintrag der Abnnentenliste in einem zweiten Schritt verifiziert werden. Dazu sll eine E-Mail-Nachricht mit Bitte um Bestätigung an die eingetragene E-Mail-Adresse gesendet werden. Ferner sllen der Nachweis und das Datum der Newsletterbestätigung in einer geeigneten Frm in der Abnnentenliste abgespeichert werden. Dies ist ntwendig, um für den Auftraggeber den Nachweis zu erbringen, dass der Newsletter tatsächlich abnniert wurde (Stempelfunktin/Signet). Für den Newsletter muss ein gesndertes CSS resp. Template angelegt werden. Der Newsletter sll über ein Mdul im CMS individuell erstellt, verwaltet und über das CMS versandt werden. Verlinkungen im Newsletter können swhl auf interne, als auch auf externe Seiten weitergeleitet werden. Die Erstellung des Newsletters sll für Redakteure über das CMS leicht zu bewerkstelligen sein. Vrstellbar wäre außerdem eine autmatische Erstellung des Newsletters über bereits veröffentlichte Newsbeiträge. Es wird in einer ersten Phase mit max. 1.500 Newsletter-Empfängern gerechnet. Der Newsletter sll s knfiguriert werden, dass die Zugriffe auf den Newsletter swie die Klicks innerhalb mit der Analyse-Sftware erhben werden können. 3.3. Abspielen interner Vides Vides, die nicht auf Yutube der Vime gestellt werden können, sllen im System hchgeladen und auf der Webseite über einen internen Player abgespielt werden können. 3.4. Betrieb und Wartung Der Auftragnehmer sll im Anschluss an den erflgten Relaunch die Betreuung und Wartung des CMS-Systems übernehmen. Dazu gehören beispielsweise flgende Punkte: Einspielen vn Sicherheitsupdates nach Rücksprache mit dem AG Behebung vn Fehlern im CMS-System (Bugfixes) Behebung vn Fehlern in Erweiterungen des CMS-Systems Allgemeine Hilfestellung für Redakteure hne technisches Hintergrundwissen bei der Bedienung der Webseite Ausschreibung Gründung BW Seite 14 17.09.2014
Aktualisierung und kleinere Weiterentwicklungen/ Optimierungen aus inhaltlichen und strukturellen Gesichtspunkten Ergänzung und ggf. Vervllständigung des technischen- und Redaktinsleitfadens bei technischen Neuerungen und Weiterentwicklungen Der Auftragnehmer sll ein Prjektmanagement-Tl zur Verfügung stellen, welches über ein Ticketsystem verfügt und gemeinsam vm Auftragnehmer und dem MFW genutzt werden kann (z.b. redmine). Der Auftaggeber geht davn aus, dass mnatlich maximal 0,5 Tage im Bereich Betreuung und Wartung anfallen. Der Auftragnehmer gibt dem Auftaggeber Bescheid, wenn er diese Stundensätze überschreitet und lässt sich den Mehraufwand freigeben. Abgerechnet werden jeweils die mnatlich tatsächlich angefallenen Stunden. Nicht genutzte Stunden sllen nicht als Guthaben angesammelt werden. Innerhalb eines Tätigkeitsnachweises werden die Stunden im viertelstündlichen Turnus aufgeschlüsselt und dem Auftraggeber zusammen mit der Rechnung als rechnungsbegründende Unterlage zugesandt. Die Abrechnung der Leistung erflgt quartalsweise. 3.5. Hstingleistungen Es sllen alternative Prvider- und Hstingleistungen unter Berücksichtigung der ntwendigen Serverknfiguratin und der Systemvraussetzungen angebten werden. Hierbei sind flgende Parameter zu beachten: Serverstandrt: Bundesrepublik Deutschland Firmensitz: Deutschland Anwendung des deutschen Datenschutzrechts Betriebssystem CPU (Kerne) CPU Leistung Arbeitsspeicher RAM GB Festplattenspeicher HD GB RAID Traffic Dmains inklusive Supprt Verfügbarkeit Sicherheit Skalierbarkeit Ausschreibung Gründung BW Seite 15 17.09.2014
TEIL B: RAHMENBEDINGUNGEN 4. Angebtsabgabe und Verfahren Das MFW bittet um die Unterbreitung eines verbindlichen Preisangebts für die unter Punkt 2 Angebtsumfang swie für die unter Punkt 3 Optinale Leistungen aufgeführten Dienstleistungen. Die Preisstabilität muss für die Dauer des Prjekts gewährleistet sein. 4.1. Preisbergrenze Das Gesamtpreisangebt des unter Punkt 2 gefrderten Angebtsumfangs darf nett 35.000 Eur zzgl. gesetzlicher Umsatzsteuer nicht übersteigen. 4.2. Prjektkrdinierung und Terminplanung Der Auftragnehmer übernimmt auf Basis des in dieser Auffrderung zur Angebtsabgabe genannten Zeitrahmens die Prjektkrdinierung und erstellt zusammen mit dem MFW swie der Medien- und Filmgesellschaft Baden-Württemberg mbh (MFG) eine detaillierte Zeitplanung für das Gesamtprjekt. Der Auftragnehmer ist verpflichtet, den Auftrag in ständigem Kntakt und in enger Zusammenarbeit mit dem Auftraggeber durchzuführen. Hierzu ist seitens des Auftragnehmers ein zentraler Ansprechpartner (Prjektkrdinatr/Prjektleiter) zu benennen. Die Zeitplanung ist s zu gestalten, dass nach der Auftragsvergabe und der Erstellung eines Feinknzepts das System seitens des Auftraggebers bis 01.06.2015 in seinen Basisbestandteilen erstellt ist und abgenmmen werden kann. Es ist erwünscht, dass der Auftragnehmer bei der Detailknzeptin eigene Ideen einbringt und ggf. erweiterte Funktinalitäten bereits existierender Systeme ptinal mit anbietet, um innerhalb des Budgetrahmens bleiben zu können. Für den Relaunch ist eine iterative Vrgehensweise geplant. Dabei sllen die Details der ben genannten Anfrderungen nach Vertragsabschluss im Rahmen vn zwei bis drei ganztägigen Wrkshps sukzessive knkretisiert werden. Der Auftragnehmer erstellt: die erfrderlichen Sftwarekmpnenten (Templates für gruendung-bw.de, Newsletter usw.) eine Anwenderdkumentatin ein Design Manual ein Bildknzept (ptinal) Ausschreibung Gründung BW Seite 16 17.09.2014
Der Auftraggeber stellt zur Verfügung: Styleguide Ifex - Crprate Design Vrgaben (inkl. ifex-icns) Navigatinsstruktur (grber Entwurf) Übersicht Förderprgramme (PDF/Faltblatt) Bilder und Grafiken sweit vrhanden 4.3. Aufbau des Angebts Das Angebt muss flgende frmale Kriterien erfüllen: Es ist darauf zu achten, dass jedes Mdul bzw. jede Teilleistung separat bepreist wird. Drt, w es sinnvll erscheint der angegeben ist, sllten Teilleistungen weiter untergliedert werden. Für alle Teilleistungen ist in einer transparenten Aufstellung flgendes anzugeben: der geplante Aufwand in Persnentagen der geplante Aufwand für die tatsächliche zeitliche Realisierung die jeweiligen Ksten. Abschließend ist die Gesamtsumme zu nennen. Optinale Leistungen sind gesndert auszuweisen. Hierbei muss es sich um Festpreisangebte handeln. Dies gilt auch für ptinale Psitinen und eventuell einbezgene Leistungen Dritter. Sllte sich der Anbieter bei einer Psitin nicht in der Lage sehen, einen genauen Festpreis zu nennen, s ist vn einer vn-bis Preisnennung abzusehen und besser eine minimale und maximale Alternative unter möglichst genauer Nennung des jeweiligen Realisierungsumfangs vrzuziehen. 4.4. Weitere Angebtsbestandteile Des Weiteren muss das Angebt die flgenden Bestandteile aufweisen: 1. Erklärung der Bereitschaft, an dem vrgesehenen Auswahlprzess mit den unten genannten Terminen und Knditinen teilzunehmen (Knzept und Zeitplan der Umsetzung) 2. Nennung der technischen Anfrderungen an das Hsting. 3. Grundsätzliche Angabe der Tagessätze des eingesetzten Persnals, die auch nach der Umsetzung der bei zusätzlichen künftigen Erweiterungen gültig sind. 4. Benennung der für das Prjekt vrgesehenen Mitarbeiter, jeweils mit Angaben zu Qualifikatin, Erfahrung und Nennung vn Prjekten. Ausschreibung Gründung BW Seite 17 17.09.2014
5. Beschreibung vn zwei bis drei Referenzprjekten mit Nennung des Realisierungszeitraums und mit Nennung vn Ansprechpartnern auf Auftraggeberseite. Wichtig sind hier vergleichbare Referenzen bei Umfang, Technikeinsatz und mit analger Zielgruppenansprache. 6. Kurzprfil des Anbieters, insbesndere Rechtsfrm, Eigentümer, Gründungsjahr, Zahl der Mitarbeiter (feste/freie/auszubildende), technische Kernkmpetenzen, mit denen Implementierungserfahrungen bestehen. 7. Falls für einzelne Teilleistungen Unterauftragnehmer herangezgen werden, sind die Angaben zu Punkt 4. bis 6. jeweils auch für den der die Unterauftragnehmer zu machen. 8. Rechtsverbindliche Unterzeichnung des Angebts und Erklärung, dass die in dieser Leistungsbeschreibung festgehaltenen Knditinen und Termine für das Auftragsverhältnis bindend sind. Alle Festpreisangebte und Tagessätze müssen die Vrbereitung und Durchführung erfrderlicher Besprechungen, Präsentatinen, Auslagen und Nebenksten (z.b. Fahrtksten, Reise- und Aufenthaltsksten, Pst- und Fernmeldegebühren, Bürksten, Versicherungsprämien, Druck- und Versandksten) enthalten. Bei allen Angebtspreisen ist der Mehrwertsteuerbetrag gesndert auszuweisen. 4.5. Angebtsabgabe Das Angebt muss mit dem kmpletten Absender versehen im verschlssenen Umschlag in 2-facher, schriftlicher Ausfertigung mit dem Hinweis Ausschreibung Relaunch Gründung BW, Öffnungstermin 30.10.2014 schriftlich bis spätestens Dnnerstag, 30.10.2014, 12:00 Uhr bei flgender Adresse vrliegen: Ministerium für Finanzen und Wirtschaft Baden-Württemberg Ref. 83 - ifex z.h. Frau Oksana Rudt Thedr-Heuss-Straße 4 70174 Stuttgart Weiterhin muss das Angebt in digitaler Frm zugestellt werden an: internetberatung@mfg.de Alle Anbieter binden sich bis zum gemeinsam vereinbarten Prjektende an die abgegebenen Angebte und Knditinen. Für die Angebtserstellung wird keine Vergütung gewährt, auch nicht für grafische Entwürfe. Angebte, die nicht in Schriftfrm und gedruckt eingehen (z.b. per E-Mail der Fax) können nicht berücksichtigt werden. Ausschreibung Gründung BW Seite 18 17.09.2014
ZEITPLAN Datum Aktin 17.09.2014 Bekanntmachung Bis zum 01.10.2014, 12 Uhr Bis zum 10.10.2014 Agenturen können in schriftlicher Frm (per E-Mail) Fragen bei Herrn Felix Gekeler, gekeler@mfg.de einreichen. Alle beantwrteten Fragen werden in schriftlicher Frm (per E-Mail) an alle beteiligten Agenturen geschickt. 30.10.2014, 12 Uhr Angebtsabgabe Bis zum 15.11.2014 KW 47 Entscheidungsphase anhand der definierten Kriterien Einladung vn 3 ausgesuchten Agenturen zum Gespräch 25.11.2014 Agenturgespräch mit Präsentatin des Knzepts, der ersten Entwürfe und eines Referenzprjekts KW 49 KW 51 Beauftragung einer Gewinneragentur Beginn der Umsetzung / initialer Wrkshp 01.06.2015 Geplante Livestellung Es ist ein einstufiges Auswahlverfahren vrgesehen: Anhand der eingereichten Unterlagen wird eine Auswahl an Dienstleistern zum Gespräch eingeladen. Innerhalb der Gespräche sll neben der Angebtserläuterung ein beispielhaftes Referenzprjekt präsentiert werden. Die Vrauswahlgespräche werden am 25.11.2014 in Stuttgart stattfinden. Es wird erwartet, dass die Anbieter eine Präsentatin ihres Angebts vrlegen. Alle Anbieter werden spätestens in KW 50 des Kalenderjahres 2014 per E-Mail über den Stand des Auswahlprzesses infrmiert. Bitte sehen Sie daher nach Abgabe Ihrer Unterlagen vn Rückfragen ab. Ihre Angebtsunterlagen werden selbstverständlich vertraulich behandelt und nicht zurückgesandt. Ausschreibung Gründung BW Seite 19 17.09.2014
4.6. Zuschlagskriterien Die Auswahl erflgt durch das Ministerium für Finanzen und Wirtschaft. Anhand flgender Kriterien werden die eingereichten Unterlagen und die etwaige Präsentatin bewertet: 1. Wirtschaftlichkeit des Angebts, Ksten-Leistungs-Verhältnis und Gesamtpreis (Kstenvranschlag und Hnrarübersicht) 2. Qualität, Zweckmäßigkeit und Zielerfüllung der Knzeptin des Angebtes und der Designentwürfe 3. Erfahrung des Auftragsnehmers: Referenzbeispiele vn zwei bis drei branchenähnlichen Prjekten, die nicht länger als fünf Jahre zurück liegen 4.7. Endauswahl/Auftragserteilung Zeitnah nach den Agenturgesprächen erhält der ausgewählte Bieter bis spätestens 05.12.2014 den Auftrag für die Realisierung der Webseite zum Festpreis des Angebtes. Im Zuge der Auftragserteilung wird der Auftragnehmer auf Basis dieses Ausschreibungstextes einen Vertragsentwurf mit den üblichen Vertragsbedingungen zu Vergütung und Nutzungsrechten vrlegen. Der Auftraggeber weist bereits jetzt darauf hin, dass grundsätzlich alle im Zuge des Prjektes entwickelten Grafiken, Datenbanken, Rutinen, Prgrammcdes etc. swie die entsprechenden Dkumentatinen und Quelldateien an den Auftraggeber zu übergeben und dem Auftraggeber alle Rechte für die örtlich und zeitlich unbeschränkte Nutzung in allen Medien zu übertragen sind. Allgemeine Geschäftsbedingungen der Anbieter finden bei der Vertragsgestaltung keine Anwendung. Der Auftraggeber ist berechtigt, im Zuge der Auftragserteilung weitere Auskünfte und Nachweise vm Anbieter anzufrdern, insbesndere zum Nachweis der rdnungsgemäßen Abführung vn Szialversicherungsbeiträgen und zu der für die Abwicklung des Auftrags ntwendigen wirtschaftlichen Slidität. Die Anbieter sichern zu, diese Auskünfte zu erteilen bzw. dabei mitzuwirken, dass diese Nachweise bei Bedarf durch Dritte erbracht werden. 4.8. Rückfragen/Vertraulichkeit Für Rückfragen steht Ihnen Felix Gekeler vn der Medien- und Filmgesellschaft Baden- Württemberg mbh gerne zur Verfügung. Bitte richten Sie Ihre Fragen spätestens bis zum 01.10.2014, 12 Uhr ausschließlich per E-Mail an: Herrn Felix Gekeler (gekeler@mfg.de) Alle eingereichten Fragen werden in beantwrteter Frm bis zum 10.10.2014 per E-Mail an alle beteiligten Agenturen zurückgeschickt. Alle Angaben, die in diesen Ausschreibungsunterlagen und Agenturgesprächen vm Auftraggeber gemacht werden, sind vertraulich zu behandeln. Jeder Anbieter hat über die ihm bekannt gewrdenen dienstlichen Angelegenheiten des Auftraggebers auch nach Beendigung des Auswahlverfahrens Verschwiegenheit zu bewahren. Hierzu sind auch die mit der Sache befassten Mitarbeiter zu verpflichten. Ausschreibung Gründung BW Seite 20 17.09.2014