1 Die Selbsthilfekontaktstelle KISS Stuttgart informiert: Tipps zur Öffentlichkeitsarbeit 2 (Pressearbeit) für Stuttgarter Selbsthilfegruppen, Vereine und Initiativen 2. Erfolgreiche Pressearbeit Die Gruppe braucht Öffentlichkeitsarbeit und JournalistInnen brauchen interessante Themen für ihr Medium machen Sie sich das zu nutze. Eine gute Grundlage für eine erfolgreiche Pressearbeit ist die Pflege von persönlichen Kontakten zu Redakteurinnen und Redakteuren der örtlichen Presse. Stellen Sie diese Kontakte her und pflegen Sie diese durch regelmäßige Informationen über Aktivitäten, zusenden von Informationsmaterial und telefonischen oder persönlichen Kontakt. Es gibt unterschiedliche Arten ein Thema in der Presse zu veröffentlichen: Pressemitteilung, Nachricht, Bericht, Reportage, Kommentar, Glosse, Portrait, Interview, Pressegespräch, Terminhinweis und Leserbrief. JournalistInnen sind an menschlichen Geschichten interessiert. Wenn Sie bereit sind, Ihre Geschichte zu erzählen, bieten Sie das der passenden Redaktion an für eine Reportage oder ein Portrait. Nach Absprache können Sie dabei anonym bleiben. Vereinbaren Sie, dass die Kontaktdaten der Selbsthilfegruppe mit veröffentlicht werden. Selbst eine Reportage oder einen Bericht zu schreiben und anzubieten, hat höchstens bei kleinen Anzeigenblättern oder Stadtteilzeitungen Erfolg. Für Selbsthilfegruppen, Vereine und kleine Organisationen sind vor allem die Pressemitteilung, das Pressegespräch, ein Terminhinweis oder ein Leserbrief von Bedeutung. Einen aktuellen Presseverteiler können Selbsthilfegruppen von KISS Stuttgart bekommen. 2.1 Die Pressemitteilung Eine Pressemitteilung ist dann angebracht, wenn Sie auf eine Veranstaltung hinweisen wollen, wenn Ihre Gruppe neue Mitglieder sucht oder wenn Sie zu einer aktuellen Diskussion Stellung beziehen wollen. Selbsthilfekontaktstelle KISS Stuttgart Tübinger Straße 15 70178 Stuttgart www.kiss-stuttgart.de Telefon 0711 6406117 E-Mail info@kiss-stuttgart.de
Bei einer Pressemitteilung sind folgende Punkte zu beachten: 2 Information muss als Pressemeldung oder Veranstaltungshinweis gekennzeichnet sein. Informationen müssen aktuell sein. Informationen müssen stimmen. Informationen müssen überprüfbar sein. Information muss rechtzeitig an die Zeitungen geschickt werden (siehe Redaktionsschluss). Auf der Pressemitteilung muss ein Absender und eine Kontaktperson genannt werden, die für Rückfragen zur Verfügung steht und erreichbar ist (Name, Telefonnummer, evtl. E-Mail Adresse). Es empfiehlt sich, nur das wichtigste in die eigentliche Pressemitteilung zu schreiben (eine DIN A 4 - Seite) und ausführlichere Informationen als Anhang mitzuschicken. Auf jeden Fall muss das Wichtigste vorne stehen, Erklärungen und Erläuterungen weiter hinten. Gekürzt wird in der Redaktion gerne von hinten. Der Redaktionsschluss ist in der Regel bei Monatszeitschriften um den 10. des Vormonats, bei Wochenzeitungen (Stuttgarter Wochenblatt, Stuttgarter Stadtanzeiger, Amtsblatt der Stadt Stuttgart) Donnerstag oder Freitag der Vorwoche, bei Tageszeitungen am Vortag. Wenn Sie die Pressemitteilung an Tageszeitungen nicht in letzter Minute schicken, ist die Chance für einen Abdruck höher vielleicht ist ja am Tag selbst kein Platz in der Zeitung, an einem früheren Tag aber schon. Auch für Interessierte ist es besser, wenn ein Termin schon früher veröffentlicht wird. In Stuttgart veröffentlicht zurzeit kein Medium automatisch regelmäßige Treffen von Selbsthilfegruppen oder Vereinen. Das Amtsblatt der Stadt Stuttgart veröffentlicht Treffen in der Rubrik Vereine, wenn es jeweils einen Veranstaltungshinweis bekommt. Die Stuttgarter Nachrichten haben eine große Datei für die Rubrik Beratungen, in der auch Selbsthilfegruppen mit Kontaktdaten oder Treffterminen aufgenommen werden können. Die Veröffentlichung geschieht häppchenweise je nach Platz. Aufbau einer Pressemitteilung: Überschrift - zentrale Mitteilung Höhepunkt der Meldung steht am Anfang Die großen W beachten! Was hat sich ereignet/wird sich eignen? Wer veranstaltet oder wird angesprochen? Wo hat es sich ereignet oder wird es geschehen? Wann war es oder wird es sein? Warum ist es oder wird es sein? Zusätzlich können Sie Ihre Bereitschaft zu ausführlichen persönlichen Informationen erklären mit Kontaktmöglichkeit. Machen Sie deutlich sichtbar, welche Information zur Veröffentlichung gedacht ist (z.b. durch Einrücken der Pressemitteilung) und welche Information sich nur an die Redaktion richtet. Selbsthilfekontaktstelle KISS Stuttgart Tübinger Straße 15 70178 Stuttgart www.kiss-stuttgart.de Telefon 0711 6406117 E-Mail info@kiss-stuttgart.de
Beispiel: 3 Pressemitteilung Herz auf der Zunge eine Ausstellung der Stotterer Selbsthilfe Stuttgart Die Fotoausstellung Herz auf der Zunge ist erstmals in Süddeutschland zu sehen. Die vielbeachtete Ausstellung zum Thema Stottern ist vom 4. August bis zum 9. September 2012 im Schloss Ludwigsburg im Lapidarium zu sehen. (Was, Wann, Wo). Mit eindrucksvollen Portraits wendet sie sich an normal sprechende und stotternde Menschen (Wer). Sie besteht aus 20 Bildtafeln, die im oberen Teil ein Bild eines stotternden Menschen zeigen und darunter biografische Notizen aus der seiner Kindheit: Wie habe ich mich als Kind mit dem Stottern gefühlt? Wann wurde mir bewusst, dass ich anders bin als andere? So bietet die Ausstellung die Chance, die Welt der Stotternden besser kennen zu lernen und zu verstehen. (Warum) Veranstalterin ist die Stotterer-Selbsthilfegruppe Stuttgart. (Wer) 800 000 Menschen in Deutschland stottern. Die Sprachbehinderung tritt in allen Kulturen und Schichten auf, überall auf der Welt wird gestottert, schon Moses soll beim Sprechen ins Stolpern geraten sein. Dennoch wird das Ringen mit den Worten häufig mit mangelnder Intelligenz, extremer Schüchternheit oder psychischen Störungen verbunden Vorurteile, die nicht wenige Betroffene verstummen lassen. (noch warum) Die Stotterer-Selbsthilfegruppe Stuttgart bietet Betroffenen Raum zum Erfahrungsaustausch, zur gegenseitigen Stärkung und zum gemeinsamen Üben von selbstbewusstem Stottern. Außerdem setzt sie sich für die Akzeptanz des Stotterns als Kommunikationsform ein. Näheres auf www.stottern-stuttgart.de (noch Wer). Nähere Informationen zur Ausstellung und zur Stotterer-Selbsthilfegruppe Stuttgart finden Sie im Anhang. Gerne sind Betroffene zu einem Interview bereit. Wenden Sie sich in diesem Fall an info@stottern-stuttgart.de oder an N.N. Tel. 0172 - xxxxxxx. Wir danken für die Veröffentlichung! Freundliche Grüße xxxxxxx 2.2 Das Pressegespräch Zu einer Pressekonferenz/einem Pressegespräch werden VertreterInnen verschiedener Zeitungen, Rundfunk- oder Fernsehanstalten, Anzeigenblätter, Nachrichtenagenturen (DPA/KNA/EPD) eingeladen. Der Anlass muss ein besonderes Ereignis sein, z. B. ein Kongress, eine Ausstellung, eine Gruppengründung, das Einrichten einer Anlaufstelle, ein Ereignis, das die Stellungnahme der Selbsthilfegruppe erfordert. Selbsthilfekontaktstelle KISS Stuttgart Tübinger Straße 15 70178 Stuttgart www.kiss-stuttgart.de Telefon 0711 6406117 E-Mail info@kiss-stuttgart.de
Die Einladung zu einem Pressegespräch soll kurz und bündig formuliert sein. Die Überschrift soll neugierig machen außerdem muss die Einladung den Anlass, die Zeit, den Ort (evtl. mit Wegbeschreibung) enthalten und die beteiligten Personen - wenn schon bekannt. Die Einladung wird etwa 14 Tage vor dem festgesetzten Termin verschickt, bei Monatsredaktionen möglicherweise noch früher. Bei der Terminfindung auf den Redaktionsschluss der Monatszeitschriften achten (ca. 10. des Vormonats). 4 Legen Sie das Pressegespräch möglichst in den Zeitraum von 11:00 bis 14:00 Uhr und nicht montags oder am Wochenende. Planen Sie nicht länger als eine Stunde ein, optimal sind 30 Minuten und 15 Minuten Zeit für Rückfragen. Terminieren Sie das Pressegespräch nie abends, es wird niemand kommen! Legen Sie der Einladung einen Lageplan bei, wenn die Veranstaltung an einem weniger bekannten Ort stattfindet. In einem größeren Gebäude empfiehlt es sich den Weg auszuschildern. Suchen Sie nach einem geeigneten Raum (verkehrsgünstig, Parkplätze, Straßenbahnanbindung, barrierefrei...). Bitten Sie um eine Anmeldung aber verlassen Sie sich nicht darauf. Passen Sie den Verteiler für die Einladung dem Anlass an: Je nach Thema nur Medien aus Stuttgart oder aus dem S-Bahn-Einzugsbereich. Presseagenturen und überregionale PressevertreterInnen nur dann einladen, wenn etwas mitgeteilt wird, das für einen großen Personenkreis interessant sein kann, z.b. neue Behandlungsmethoden, Pilotprojekte, eine Gruppengründung zu einem ungewöhnlichen Thema). Beachten Sie, dass Redakteure vom Radio Originaltöne (Interviews) brauchen können, bereiten Sie sich in der Gruppe darauf vor. TV-Sender möchten evtl. schon vor dem Pressetermin drehen können, z.b. bei der Eröffnung neuer Räumlichkeiten. Sie können den MitarbeiterInnen des Fernsehsenders eine Sperrfrist auferlegen, das heißt, Sie geben an, dass der Beitrag z.b. erst am Tag der offiziellen Eröffnung gesendet werden darf. Zwei bis drei Tage vor dem festgesetzten Termin können Sie die wichtigsten Redaktionen oder RedakteurInnen (wenn persönlich bekannt) noch mal anrufen und fragen ob die Einladung angekommen ist. (Dies sollte nicht überstrapaziert werden!). Legen Sie einen Ablaufplan für das Pressegespräch fest: Begrüßung der TeilnehmerInnen und Gäste, Vorstellung der Redenden, Ankündigung des Ablaufs, Leitung der Diskussion. Halten Sie diesen Ablaufplan schriftlich fest und teilen Sie diesen an die TeilnehmerInnen und PressevertreterInnen aus. Bestimmen Sie vor der Pressekonferenz die Gesprächsleitung, diese ist verantwortlich für die Moderation und Begrüßung, gibt eine Einführung zum Thema und schließt die Veranstaltung ab. Legen Sie vor dem Gespräch fest, wer was sagt. Insgesamt sollten nicht mehr als 3 5 Personen auf Ihrer Seite am Pressegespräch teilnehmen. Das können auch prominente oder sachkundige Gäste sein, etwa ein Schirmherr oder eine Schirmherrin. Legen Sie in der Gruppe fest, wer Interviews gibt. Diese/r sollte gut informiert sein, sich auf ein mögliches Interview vorbereiten, aktuelle Fakten im Kopf haben und sich selber darüber im klaren sein, welche Informationen er/sie transportieren will. Schaffen Sie gegebenenfalls einen Hintergrund für Fotos, z.b. ein Plakat an der Wand, ein Roll-up oder ähnliches. Sorgen Sie für eine einfache Bewirtung (z. B. Brezeln, Kaffee, Mineralwasser)! Selbsthilfekontaktstelle KISS Stuttgart Tübinger Straße 15 70178 Stuttgart www.kiss-stuttgart.de Telefon 0711 6406117 E-Mail info@kiss-stuttgart.de
Halten Sie Presseunterlagen für die Presse bereit, diese sollten enthalten: 5 Eine Information zum Anlass (enthält die wichtigsten Infos zum Ereignis, das der Grund für die Presseeinladung ist) Den Ablaufplan des Pressegesprächs Eine Liste der von Ihrer Seite Beteiligten mit Vor- und Nachnamen und Funktionen, sowie die wichtigsten Telefonnummern für Rückfragen) Einen Flyer oder eine genaue Beschreibung der Gruppe/des Vereins Evtl. einen Jahresbericht, eine Chronik etc. Wenn Sie Fotos haben, die mit dem Thema der Selbsthilfegruppe/des Vereins zu tun haben, legen sie diese mit in die Pressemappe wenn die Rechte zur Veröffentlichung bei Ihnen liegen. Schicken Sie nach dem Pressegespräch an die Medien, die nicht anwesend waren, eine kurze Pressemitteilung mit den wichtigsten Informationen. In der Redaktion war vielleicht niemand frei um an der Veranstaltung teilzunehmen. Legen Sie nach Möglichkeit ein für den Druck geeignetes und zur Veröffentlichung freigegebenes Foto von der Veranstaltung bei. Bewahren Sie Zeitungsartikel über Ihre Gruppe/Ihren Verein gut auf, sie sind Belege für die geleistete Arbeit. Von Sendungen im Radio oder Fernsehen können sie meist Sendemitschnitte erhalten. Machen Sie in der Gruppe eine abschließende Besprechung. Werfen Sie einen kritischen Blick auf die Veranstaltung. Was ist gut gelaufen was sollte beim nächsten Mal anders gemacht werden. Vergessen Sie nicht sich für die geleistete und gelungene Arbeit zu loben! 2.3 Der Leserbrief Auch ein Leserbrief kann für eine Gruppe/einen Verein eine gute Möglichkeit zur Pressearbeit sein. So können Sie z.b. Stellung nehmen zu einem aktuellen Thema, das mit Ihrer Gruppe zu tun hat. Der Leserbrief sollte sich auf einen veröffentlichten Bericht beziehen und relativ kurzfristig darauf folgen. Es muss in der Gruppe abgesprochen werden, ob jemand für die Gruppe schreibt oder für sich selbst. Auch hier gilt: möglichst kurz und bündig, das erhöht die Wahrscheinlichkeit des Abdrucks. Der Platz für Leserbriefe ist begrenzt, sie werden von vielen gelesen. Wir danken für die freundliche Genehmigung zur Übernahme von Textteilen aus der Informationsmappe zur Pressearbeit von Bernarda Deufel, Selbsthilfebüro Freiburg, Christine Bubholz, Bürgermentorin und Vertreterin einer Selbsthilfegruppe und weiteren Bürgermentorinnen des MentorInnennetzes Freiburg Selbsthilfekontaktstelle KISS Stuttgart Tübinger Straße 15 70178 Stuttgart www.kiss-stuttgart.de Telefon 0711 6406117 E-Mail info@kiss-stuttgart.de