KURZANLEITUNG U MSTELLUNG AUF DAS NEUE TARIFSYSTEM DER GEBIETSKRANKENKASSE RZL Software GmbH Hannesgrub Nord 35 4911 Tumeltsham Oktober 2018 / JP Der wichtigste Schritt für den Wechsel auf das neue Meldewesen ist die Umstellung von den bisherigen SV- Gruppen hin zu den neuen Beschäftigten-/Tarifgruppen. Wie bereits angekündigt, wird von uns mit der Version 2.18.9 im Abrechnungsbildschirm zunächst zusätzlich die Beschäftigtengruppe angezeigt. Im Jahr 2018 dienen diese Felder nur zur Information bzw. zur Gewöhnung an die neuen Bezeichnungen. Erst im Jahr 2019 werden diese Felder von uns auch zur Berechnung der Beiträge und für das Meldewesen herangezogen. Die von uns integrierte Mappingtabelle der Gebietskrankenkasse versucht aus den bisher getroffenen Einstellungen im SV-Bildschirm einen einzigen Treffer im neuen System für 2019 zu finden. Die verschiedenen Komponenten der SV-Berechnung wurden im Zuge der Systemumstellung neu strukturiert, zusammengefasst und mit neuen Bezeichnungen versehen. Beitragswesen bis 31.12.2018 Tarifsystem ab 01.01.2019 SV-Gruppen NB-/SW-Beitrag Rück-/Verrechnungsgruppen Beschäftigtengruppen Ergänzungen Zu- / Abschläge Beschäftigtengruppe Die Beschäftigtengruppe stellt die Basis für das neue Tarifsystem dar und fasst alle Versicherten zusammen die melde-, versicherungs- und beitragsrechtlicher Sicht gleich zu behandeln sind. Im Gegensatz zu den bisherigen Beitragsgruppen sind die meisten Nebenbeiträgen (KU, WF, IE; LKU) hier schon inkludiert. Bsp: B001 für Arbeiter, B002 für Angestellte, usw. Ergänzungen Eine Ausnahme dazu bilden die Ergänzungen wie z. B. der Nachtschwerarbeitsbeitrag (NB-Beitrag) und der Schlechtwetterbeitrag. Die restlichen Ergänzungen im Tarifsystem sind für die Praxis kaum von Bedeutung und nur in Verbindung mit bestimmten Beschäftigtengruppe anwählbar. Bsp: E01 Nachtschichtschwerarbeitsbeitrag, E02 Schlechtwetterbeitrag. Die Kombination aus Beschäftigtengruppe und Ergänzung bildet zusammen den in verschiedenen Unterlagen häufig erwähnten Begriff der Tarifgruppe. Bsp: Arbeiter mit Nachtschichtschwerarbeitsbeitrag = B001E01 Zu-/Abschläge Die dritte Säule des Tarifsystems bilden die Zu- und Abschläge. Die Abschläge stellen den Ersatz für die bisherigen Rückverrechnungsgruppen bei geringem Einkommen dar (N25 a,b,c,d für Arbeiter/ Angestellte bzw. Lehrlinge). Gleiches gilt z.b. für den Entfall von ALV-Beitrag, IE-Beitrag und UV-Beiträge für ältere Arbeitnehmer. Bsp: A01 Minderung ALV-Beitrag für Niedrigverdiener um 1%, A10 altersbedingter Entfall von ALV-Beitrag und IE-Beitrag für ältere Arbeitnehmer Inhalte 2018 RZL Software GmbH Seite 1 von 6
Umstellung auf das neue Tarifsystem der Gebietskrankenkasse Als Zuschläge zur Beschäftigtengruppe werden unter anderem die Dienstgeberabgabe für geringfügig Beschäftigte Dienstnehmer, die Auflösungsabgabe und das Service Entgelt verrechnet. Beispiele: Z01 Dienstgeberabgabe geringf. Dienstnehmer, Z02 Serviceentgelt, Z03 Auflösungsabgabe Umsetzung in den RZL-Programmen Auf Basis Ihrer bisher erfassten Daten in der Abrechnungsmaske wird durch die RZL-Lohnverrechnung versucht einen eindeutigen Treffer im neuen Tarifsystem zu finden. Die Abbildung zeigt die Umstellung von der bisherigen SV-Gruppe D1 inkl. diverser Nebenbeiträge hin zur Beschäftigtengruppe B002 ohne zusätzliche Ergänzungen und Zu-/Abschläge. Falls durch die bisherigen Einstellungen genau eine einzige Beschäftigtengruppe zur Auswahl steht wird dies mit dem grünen Symbol gekennzeichnet. Ein weiterer Eingriff durch den Anwender ist dann nicht nötig. Beispiel: Arbeiter (A1) mit Nachtschwerarbeitsbeitrag Seite 2 von 6 Inhalte 2018 RZL Software GmbH
RZL Software GmbH Umstellung auf das neue Tarifsystem der Gebietskrankenkasse Aufgrund des bereits aktivierten NB-Beitrages wird automatisch auch die zugehörige Ergänzung angewählt. Zusätzlich dazu wird die sich ergebende Tarifgruppe B001E01 vom Programm angeführt. Schon bisher führten bestimmte Faktoren wie geringer Verdienst, die Abrechnung eines Austritts mit Auflösungsabgabe oder der Anfall des Service Entgelts im November zur automatischen Anwendung der entsprechenden Verrechnungs-/Rückverrechnungsgruppen auf der Beitragsnachweisung. In der Liste der Zu- und Abschläge tauchen daher weiterhin jene Abschläge nicht auf, die komplett automatisch durch die RZL-Lohnverrechnung berücksichtigt werden können (z. B. ALV-Rückverrechnung, Dienstgeberabgabe,..) Beispiel: Dienstnehmer bisher SV-Gruppe A4u Im Zuge der Umstellung eines DN mit der SV-Gruppe A4u werden die Abschläge A09 (UV-Entfall ab 60 Lebensjahr) und A10 (ALV+IE Entfall ab dem 63. Lebensjahr automatisch berücksichtigt. Sonderfälle im Zuge der Umstellung Wie schon erwähnt, versucht die RZL-Lohnverrechnung mit Hilfe integrierter Umstellungstabellen aus einem bestehenden Ist-Zustand aus SV-Gruppe und Nebenbeiträgen einen einzelnen möglichen Treffer im neuen Tarifsystem zu finden. Aufgrund der Komplexität dieser Tabellen werden neben den Feldern für die SV-Gruppe und die Nebenbeiträge auch weitere Felder herangezogen wie z.b. Feld Zugehörigkeit im SV-Bildschirm Feld Gesetzliche Grundlage im Eintrittsbildschirm Feld Besonderer Dienstgeber (Neu im SV-Bildschirm) Unter der Annahme, dass Felder die direkt in die SV-Berechnung einfließen (SV-Gruppe, Nebenbeiträge) jedenfalls korrekt definiert sind, könnte in Einzelfällen die fehlende gesetzliche Grundlage eine direkte Zuordnung einer Beschäftigtengruppe verhindern. Das gelbe Symbol neben der Beschäftigtengruppe weist Sie darauf hin, dass eine automatische Zuordnung nicht eindeutig möglich war. Nachdem es sich hierbei allerdings um Pflichtfelder für die Anmeldung handelt sollten auch diese Problemkonstellationen eher die Ausnahme bleiben. In einem solchen Fall muss der Anwender die richtige Beschäftigungsgruppe selbst auswählen. Neben den bestehenden Feldern haben wir ein gänzlich neues Feld integriert, das als Selektionskriterium dienen soll. Das Feld Besonderer Dienstgeber ist notwendig, weil es bei einigen Arten von Dienstgebern wiederum eigenständige Beschäftigtengruppen gibt. In den Dienstgeberstammdaten über den Menüpunkt Stamm/Klient im Register Kostenstellen, KSB, KV haben wir deshalb eine Option geschaffen, mit deren Hilfe Sie die Kategorie des Dienstgebers festlegen können. Inhalte 2018 RZL Software GmbH Seite 3 von 6
Umstellung auf das neue Tarifsystem der Gebietskrankenkasse Wie Sie sehen sind die meisten dieser Dienstgeberkategorien absolute Ausnahmefälle wie Botschaften, Einrichtungen von Bund, Länder, Gemeinden oder internationale Organisationen. Lediglich die Kategorie Land- und Forstwirtschaft wird in der Praxis häufiger vorkommen. Als Standardeinstellungen haben wir in den DG-Stammdaten daher die Option kein besonderer Dienstgeber also quasi den Regelfall gewählt. Wenn Ihr Klient tatsächlich einer anderen Kategorie zugehörig ist, dann empfehlen wir hier sofort eine abweichende Einstellung zu treffen. Folgendes Beispiel soll die Wirkung dieser Option genauer erläutern. Bsp: Land- und Forstwirtschaftlicher Betrieb, bisher SV-Gruppe N14 geringfügig Beschäftigte Arbeiter; Grundproblem ist hier die Tatsache, dass im Altsystem keine Unterscheidung zwischen geringfügigen DN in einem Normalbetrieb und in der Land- und Forstwirtschaft existiert. Das neue Tarifsystem verwendet hierfür aber zwei unterschiedliche Beschäftigtengruppen. Variante A in den Dienstgeberstammdaten wird durch den Anwender der besondere Dienstgeber definiert. Folgerichtig wird diese Pauschaleinstellung in den Dienstnehmerbereich in der Abrechnung übernommen (kann dort aber auch noch individuell geändert werden). Als Ergebnis daraus kann durch das RZL-Lohnprogramm eindeutig die richtige neue Beschäftigtengruppe B110 Geringfügig beschäftigte Land- und Forstarbeiter festgelegt werden. Seite 4 von 6 Inhalte 2018 RZL Software GmbH
RZL Software GmbH Umstellung auf das neue Tarifsystem der Gebietskrankenkasse Variante B Wenn Sie in den Dienstgeber oder Dienstnehmerstammdaten - weil Ihnen noch keine Informationen dazu vorliegen die Option Alle anzeigen gewählt haben, müssten Sie sich spätestens mit der Dezemberabrechnung festlegen. Land- und Forstwirtschaftlicher Betrieb B110 geringfügig beschäftigte Land- und Forstw. kein Besonderer Dienstgeber B010 geringfügig beschäftigte Arbeiter Eine verbleibende Mehrfachauswahl ist bei der Beschäftigtengruppe stets mit einem gelben Symbol gekennzeichnet. Variante C Wie schon erwähnt haben wir in den Dienstgeberstammdaten bewusst die Option kein besonderer Dienstgeber als Default-Einstellung gewählt. Dies erspart Ihnen eine Einstellung jeweils manuell festzulegen zu müssen, die ohnedies in vermutlich mehr als 95% der Fälle zutrifft. Allerdings kann diese Vorgehensweise in extrem seltenen Fällen und genau deswegen haben wir dieses Beispiel gewählt zu einem falschen Treffer. D.h. ohne weiteren Eingriff vermutet die RZL-Lohnverrechnung einen gültigen Treffer im Bereich der normalen Dienstgeber. In einem solchen Fall muss daher nachträglich der besondere Dienstgeber land- und forstwirtschaftlicher Betrieb definiert werden. Dort wo wir Indizien für einen land- und forstwirtschaftlichen Betrieb erkennen können (z.b. Dienstnehmer mit Gruppe A1L im gleichen Betrieb) wird daher die Standardeinstellung kein besonderer Dienstgeber nicht vorgegeben und es kann so zu keinem Falschtreffer kommen. Wir können Sie aber in der Hinsicht beruhigen, dass die geringfügigen Dienstnehmer in den land- und forstwirtschaftlichen Betrieben hier der einzige Problemfall sind der öfter auftauchen könnte. Sollten Sie Betriebe in der Kategorie der besonderen Dienstgeber abrechnen, empfiehlt sich aber natürlich speziell hier eine genauere Kontrolle der Zuordnungen. Inhalte 2018 RZL Software GmbH Seite 5 von 6
Umstellung auf das neue Tarifsystem der Gebietskrankenkasse Abschließend sei die theoretische Möglichkeit erwähnt, dass gar keine passende Beschäftigtengruppe basierend auf Ihren Einstellungen gefunden werden kann. Solche Ausgangskonstellationen z. B. eine nicht mehr zulässige SV-Gruppe bzw. eine unzulässige Konstellation aus SV-Gruppe und Nebenbeiträgen müsste eigentlich schon bisher zu Rückfragen der GKK geführt haben. Seite 6 von 6 Inhalte 2018 RZL Software GmbH