Vergabeordnung der Gemeinde Neunkirchen-Seelscheid Der Rat der Gemeinde Neunkirchen-Seelscheid hat in seiner Sitzung am 7.3.2007 zur Regelung des Vergabewesens folgende Richtlinie für die Vergabe von Aufträgen beschlossen: 1 Grundlagen und Geltungsbereich (1) Die Vergabeordnung regelt die Zuständigkeiten für die Beschaffung der von der Gemeinde Neunkirchen-Seelscheid benötigten Bau-, Liefer- und Dienstleistungen. Sie gilt für alle Fachämter / Fachbereiche. Sie gilt auch für die Eigenbetriebe und die eigenbetriebsähnlichen Einrichtungen. (2) Für die Beschaffung gelten ohne Rücksicht auf Herkunft der Finanzierungsmittel der 4. Teil des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB), die Verordnung über die Vergabe öffentlicher Aufträge (Vergabeverordnung -VgV-), die Vergabe- und Vertragsverordnung für Bauleistungen (VOB), die Verdingungsverordnung für Leistungen ausgenommen Bauleistungen- (VOL) sowie die Verdingungsordnung für freiberufliche Leistungen (VOF) in der jeweils gültigen Fassung. (3) Preisvereinbarungen sind nur im Rahmen der preisrechtlichen Vorschriften zulässig. (4) Die in dieser Vergabeordnung bestimmten Wertgrenzen beziehen sich auf die Preise einschließlich Nebenkosten ohne Umsatzsteuer, jedoch abzüglich etwaiger Nachlässe und Skonti. 2 Zuständigkeiten und Grundsätze der Bedarfsdeckung (1) Die Fachämter / Fachbereiche sind für die Ermittlung ihres Bedarfs eigenverantwortlich zuständig. Sie decken ihren Bedarf unter Beachtung des geltenden Rechts und des geltenden Standards. (2) Zur Deckung des laufenden Bedarfs schließen die Fachämter / Fachbereiche in der Regel Jahresverträge und Rahmenverträge für einen wirtschaftlich vertretbaren Zeitraum ab, um einen Abruf der Leistungen nach Bedarf zu ermöglichen. (3) Für gleiche Zwecke sind möglichst die gleichen Waren zu verwenden (Typenbeschränkung). (4) Verwaltungseinrichtungen und sonstige Betriebe, die als Hilfsbetriebe zur Deckung des Eigenbedarfs der Gemeinde dienen, dürfen nicht in den Wettbewerb mit privaten Bietern einbezogen werden. Deshalb ist, bevor Vergaben eingeleitet werden, zunächst zu ermitteln, ob der Bedarf durch gemeindliche Betriebe bzw. sonstige gemeindliche Verwaltungseinrichtungen zu Preisen und Konditionen des Marktes gedeckt werden kann. In diesem Sinne sind nicht nur Leistungen wie Eigenanfertigungen bzw. Instandhaltungs- und Reparaturarbeiten zu verstehen; es sind auch z.b. Beratungs- und Planungstätigkeiten einzubeziehen. (5) Im Sinne einer interkommunalen Zusammenarbeit sollen gleiche Leistungen benachbarter Kommunen und öffentlich-rechtlicher Verbände nach Möglichkeit gemeinsam ausgeschrieben werden, um wirtschaftliche Ergebnisse zu erzielen. 23. Erg. Mai 2007 1
1030 Vergabeordnung 3 Vergabearten (1) Für die Wahl der Vergabearten gelten ohne Rücksicht auf den Auftragswert 3 und 3 a VOL/A und 3 und 3 a VOB/A mit der Maßgabe, dass Aufträge bis zu einem Wert von 30.000 ohne Ausschreibung vergeben werden dürfen (freihändige Vergabe), wobei der Gesamtauftragswert maßgebend ist. Damit der Wettbewerb nicht eingeschränkt wird und ein ausreichender wirtschaftlicher Vergleich stattfindet, sind bei einem Auftragswert zwischen 1.000 und 10.000,-- mindestens 3 Angebote einzuholen. Bei Vergaben von über 10.000 bis 30.000,-- ist zusätzlich ein schriftlicher Vergabevermerk zu fertigen; bei Aufträgen zwischen 1.000,-- und 10.000,-- ist ein schriftlicher Vergabevermerk in vereinfachter Form zu erstellen. Darüber hinaus gelten für Auftragsvergaben gem. den Bestimmungen der VOB: Die Durchführung einer beschränkten Ausschreibung ohne weitere Einzelbegründung ist zulässig bei der Vergabe von Bauleistungen bis zu einem Auftragswert von höchstens - 300.000 im Tiefbau, - 150.000 für Rohbauarbeiten im Hochbau (Erd-, Beton- und Maurerarbeiten mit und ohne Putzarbeiten) und - 75.000 für Ausbaugewerke und sonstige Gewerke im Hochbau sowie Pflanzungen und Straßenausstattungen. (2) Bei Erreichen der in 2 Vergabeverordnung (VgV) genannten Wertgrenzen sind die Vergabeverfahren entsprechend den Vorschriften der a-paragraphen der VOL/A und der VOB/A bzw. der VOF durchzuführen. (3) Abweichungen von der vorgeschriebenen Vergabeart: Von der vorgeschriebenen Vergabeart darf in besonders begründeten Fällen unter der Voraussetzung abgewichen werden, dass die Eigenart der Leistungen oder besondere Umstände eine andere Ausschreibungsart rechtfertigen. Die Gründe sind aktenkundig zu machen. (4) Alle Ausschreibungen sind ausschließlich über die zentrale Vergabestelle der Gemeinde entsprechend der in der Anlage zu dieser Vergabeordnung aufgeführten Verfahrensweise abzuwickeln. 4 Schätzung der Auftragswerte Für die Schätzung der Auftragswerte, unabhängig von der Finanzierung, dürfen Leistungen nicht gestückelt werden, um Wertgrenzen zu unterschreiten. 2 23. Erg. Mai 2007
5 Nachhaltige Beschaffung Bei der Beschaffung oder Verwendung von Materialien und Gebrauchsgütern, bei Bauvorhaben und sonstigen Aufträgen sind Erzeugnisse zu berücksichtigen, die sich durch Langlebigkeit, Reparaturfreundlichkeit oder Verwertbarkeit auszeichnen und im Vergleich zu anderen Erzeugnissen zu weniger oder zu schadstoffärmeren Abfällen führen oder aus Reststoffen oder Abfällen hergestellt worden sind. 6 Bekanntmachung öffentlicher Ausschreibungen (1) Öffentliche Ausschreibungen sind im Amtsblatt der Gemeinde und mit einem Hinweis in der örtlichen Tagespresse sowie unter www.neunkirchen-seelscheid.de bekannt zu geben. Die Ausschreibungen können zusätzlich in weiteren Blättern und Fachzeitschriften bekannt gegeben werden. (2) Bei der Wahl eines Vergabeverfahrens gemäß der a-paragraphen der VOB/A und der VOL/A bzw. der VOF ist die Ausschreibung im Amtsblatt der Europäischen Gemeinschaft bekannt zu geben. Die Ausschreibungen können zusätzlich in weiteren Blättern und Fachzeitschriften bekannt gegeben werden. 7 Auftragsbewerbung (1) Inländische und ausländische Bewerberinnen/Bewerber sind gleich zu behandeln. Der Wettbewerb soll nicht auf Bewerberinnen/Bewerber, die in bestimmten Bezirken ansässig sind, beschränkt werden. (2) Die Bewerberin/Der Bewerber hat bei der Abgabe des Angebotes zu erklären, dass sie/er die Verpflichtung zur Zahlung von Steuern und den Abgaben sowie Beiträgen zur gesetzlichen Sozialversicherung erfüllt. Der Nachweis hierüber ist auf Verlangen vor Auftragserteilung zu erbringen. 8 Auftragserteilung (1) Die Aufträge und Nachträge sind grundsätzlich schriftlich zu erteilen. Von den Unternehmern oder Lieferfirmen sind unverzüglich vor Beginn der Arbeiten Nachtragsangebote anzufordern, sobald sich bei der Ausführung des Auftrages herausstellt, dass vom Unternehmer nicht zu vertretende Abweichungen vom ursprünglichen Auftrag erforderlich werden, die eine Erhöhung der Angebotssumme oder eine Ergänzung des Leistungsverzeichnisses bedingen. Die entsprechenden Bestimmungen der VOL und der VOB und bei europaweiter Ausschreibung der VOF sind anzuwenden. (2) Die Befugnis zur Unterzeichnung von Aufträgen richtet sich nach den Vorschriften der Unterschriftenordnung der Gemeinde Neunkirchen-Seelscheid. 23. Erg. Mai 2007 3
1030 Vergabeordnung 9 Aufbewahrungsfristen für Ausschreibungsunterlagen Ausschreibungsunterlagen, die keine vertrags- oder zahlungsbegründenden Unterlagen enthalten, können nach der Abrechnung der Maßnahme, und nach eröffneter Prüfungsmöglichkeit durch den Rechnungsprüfungsausschuss, vernichtet werden. 10 Mitwirkung des Rechnungsprüfungsamtes des Rhein-Sieg-Kreises Bei Auftragsvergaben über 30.000 ist das Rechnungsprüfungsamt des Rhein-Sieg- Kreises zu beteiligen. 11 Mitwirkung von Ratsausschüssen Die Mitwirkung von Ausschüssen des Rates richtet sich nach der vom Rat der Gemeinde erlassenen Zuständigkeitsordnung. Diese Ordnung tritt am 1.4.2007 in Kraft 12 Inkrafttreten 4 23. Erg. Mai 2007
Anlage zur Vergabeordnung Verfahrensabläufe bei Vergaben A) Öffentliche Ausschreibung Fertigung des Leistungsverzeichnisses und der Ausschreibungsunterlagen durch das Fachamt / den Fachbereich bzw. den damit beauftragten Ingenieur, Architekten etc. Veröffentlichung der Ausschreibung, Vervielfältigung und Herausgabe der Angebotsunterlagen durch die zentrale Vergabestelle. Submittierung durch die zentrale Vergabestelle. Weiterleitung der abgegebenen Angebote zur Prüfung und Wertung an das Fachamt / den Fachbereich bzw. den damit beauftragten Ingenieur, Architekten etc. und Übergabe der Sicherungskopie an den Antikorruptionsbeauftragten Fertigung eines Vergabevermerkes mit einem Vergabevorschlag und Weiterleitung der Unterlagen an das Rechnungsprüfungsamt des Rhein-Sieg-Kreis durch das Fachamt/den Fachbereich. Nach Prüfung durch das Prüfungsamt des Rhein-Sieg-Kreises - Prüfung des Verfahrens durch den Antikorruptionsbeauftragten, ggfls. Einsichtnahme in die Sicherungskopie - Sofern nach der Zuständigkeitsordnung erforderlich, Herbeiführung der Entscheidung des zuständigen Ausschusses durch die zentrale Vergabestelle. Auftragserteilung durch die zentrale Vergabestelle mit Abgabe der Unterlagen an das Fachamt / den Fachbereich zur weiteren Veranlassung. 23. Erg. Mai 2007 5
1030 Vergabeordnung B) Beschränkte Ausschreibung Fertigung des Leistungsverzeichnisses und der Ausschreibungsunterlagen durch das Fachamt / den Fachbereich bzw. den damit beauftragten Ingenieur, Architekten etc. Festlegung des Bieterkreises durch den Antikorruptionsbeauftragten zusammen mit dem Fachamt / Fachbereich anhand der Lieferanten- und Unternehmerlisten ( Vier-Augen- Prinzip ). Vervielfältigung und Herausgabe der Angebotsunterlagen durch die zentrale Vergabestelle. Submittierung durch die zentrale Vergabestelle. Weiterleitung der abgegebenen Angebote zur Prüfung und Wertung an das Fachamt / den Fachbereich bzw. den damit beauftragten Ingenieur, Architekten etc. und Übergabe der Sicherungskopie an den Antikorruptionsbeauftragten Fertigung eines Vergabevermerkes mit einem Vergabevorschlag und Weiterleitung der Unterlagen an das Rechnungsprüfungsamt des Rhein-Sieg-Kreis durch das Fachamt/den Fachbereich. Nach Prüfung durch das Prüfungsamt des Rhein-Sieg-Kreises - Prüfung des Verfahrens durch den Antikorruptionsbeauftragten, ggfls. Einsichtnahme in die Sicherungskopie - Sofern nach der Zuständigkeitsordnung erforderlich, Herbeiführung der Entscheidung des zuständigen Ausschusses durch die zentrale Vergabestelle. Auftragserteilung durch die zentrale Vergabestelle mit Abgabe der Unterlagen an das Fachamt / den Fachbereich zur weiteren Veranlassung. Erläuterung: Der Antikorruptionsbeauftragte führt Listen, in denen Firmen zur Durchführung von technischen Gewerken, Lieferungen Leistungen und Produkten aufgeführt sind. In diese Listen werden solche Firmen aufgenommen, die die Voraussetzungen für die Teilnahme an beschränkten Ausschreibungen nach den Vergabevorschriften erfüllen. Bei allen Ausschreibungen wird beim Finanzministerium NRW Informationsstelle und Vergaberegister nachgefragt, ob nach dem Korruptionsbekämpfungsgesetz Bedenken gegen die Firma, die den Auftrag erhalten soll, vorliegen. 6 23. Erg. Mai 2007
C) Freihändige Vergabe 0. Freihändige Vergabe mit Anforderung von Angeboten Fertigung der Unterlagen für die Preisanfrage durch das Fachamt / den Fachbereich bzw. den damit beauftragten Ingenieur, Architekten etc. Festlegung der Firmen durch den Antikorruptionsbeauftragten zusammen mit dem Fachamt / Fachbereich anhand der Lieferanten- und Unternehmerlisten ( Vier-Augen- Prinzip ). Anforderung und Annahme der Angebote durch die zentrale Vergabestelle. Fertigung eines Vergabevermerkes und Auftragserteilung durch die zentrale Vergabestelle mit Abgabe der Unterlagen an das Fachamt / den Fachbereich zur weiteren Veranlassung. 0. Freihändige Vergabe ohne Anforderung von Angeboten Die Vergabe erfolgt in eigener Verantwortung durch das Fachamt / den Fachbereich 23. Erg. Mai 2007 7