Drucksache 16/3412 01.09.2010 16. Wahlperiode Mitteilung zur Kenntnisnahme Aufbau und Führung eines zentralen Lizenzmanagements Drs 16/2850 (II. A. 13) Die Drucksachen des Abgeordnetenhauses können über die Internetseite www.parlament-berlin.de (Startseite>Parlament>Plenum>Drucksachen) eingesehen und abgerufen werden.
Der Senat von Berlin SennnSport ZS C 2 9(0)27-2144 An das Abgeordnetenhaus von Berlin über Senatskanzlei - G Sen - Mitteilung - zur Kenntnisnahme - über Aufbau und Führung eines zentralen Lizenzmanagements - Drucksachen Nr. 16/2850 (II. A. 13) - ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------ Der Senat legt nachstehende Mitteilung dem Abgeordnetenhaus zur Besprechung vor: Das Abgeordnetenhaus hat in seiner Sitzung am 10.12.2009 Folgendes beschlossen: Das ITDZ ist aufzufordern, dem Land Berlin ein Angebot zum Aufbau und zur Führung eines zentralen Lizenzmanagements zu unterbreiten. Die Senatsverwaltung für Inneres und Sport wird aufgefordert, im Einvernehmen mit den Bezirken und den anderen Senatsverwaltungen, die Voraussetzungen für ein zentrales Lizenzmanagement zu schaffen, um Einsparpotenziale zu erschließen. Dabei sind insbesondere die Möglichkeiten für den Erwerb von Landeslizenzen zu nutzen. Dem Abgeordnetenhaus ist bis zum 30. Juni 2010 zu berichten. Hierzu wird berichtet: 1 Zusammenfassung Die zentrale Beschaffung und Verwaltung von Softwarelizenzen in der Berliner Verwaltung beinhaltet wirtschaftliche Potenziale und bietet den Dienststellen eine größere Rechtssicherheit. 1
Verschiedene Formen eines zentralen Lizenzmanagements werden bereits angeboten. So bietet der zentrale IT-Dienstleister Berlin über sein Angebot zum IT-Infrastrukturservice (ITIS) auch ein Management der dort eingesetzten Softwarelizenzen an und der aktuelle Sammelvertrag bündelt die Datenbanklizenzen der Fa. Oracle. Darüber hinaus übernehmen auch die Verfahrensverantwortlichen von IT-Verfahren und von IT-Diensten das zentrale Management der benötigten Lizenzen. Darüber hinaus werden Potenziale vornehmlich im Ausbau dieser Angebote sowie bei der Beschaffung von Landeslizenzen für Betriebssystem- und Bürokommunikationssoftware im Zuge von Versionswechsel gesehen. Dazu entwickelt das ITDZ Berlin ein neues Dienstleistungsangebot für Berliner Behörden, das das Management von Lizenzen ab dem Erwerb des Nutzungsrechts übernimmt. Ein Lizenzmanagement für bereits vorhandene Lizenzen für Betriebssystem- und Bürokommunikationssoftware wird bei der Struktur der Berliner Verwaltung dagegen als wenig effektiv und wirtschaftlich erachtet. 2 Einleitung Die IT-Strategie des Landes Berlin unterscheidet zwischen der IT-Infrastruktur einschließlich der Dienste und den IT-Verfahren und ihrer verfahrensabhängigen IT-Infrastruktur. Mit dem Ziel die Kosten zu senken bzw. niedrig zu halten, wird vor allem für die IT-Infrastruktur und die Dienste eine weitestgehende Standardisierung angestrebt. Die Steuerung erfolgt durch das IT-Kompetenzzentrum bei der Senatsverwaltung für Inneres und Sport, die Umsetzung erfolgt durch das IT-Dienstleistungszentrum Berlin (ITDZ). Für die IT-Verfahren und ihre verfahrensunabhängige IT-Infrastruktur sind vor allem die fachlich zuständigen Senatsverwaltungen verantwortlich. In der unmittelbaren Berliner Verwaltung (ohne Körperschaften, Stiftungen und Anstalten des öffentlichen Rechts) werden ausweislich der aktuellen IT - Bestands- und Planungsübersicht rd. 68.000 IT-gestützte Arbeitsplätze angeboten, auf denen verschiedene Softwareprodukte wie Betriebssysteme, Bürokommunikationsprogramme oder Spezialprogramme eingesetzt werden. Mit dem Kauf einer Software erwirbt der Käufer das Recht, die Software im vorgegebenen urheberrechtlichen und vertraglichen Rahmen zu nutzen. Dieses Nutzungsrecht wird als Lizenz bezeichnet. Die Nutzung und damit Lizenzpflicht einer Software ist je Hersteller bzw. Produkt definiert und demzufolge gibt es eine Vielfalt von lizenzrechtlichen Regelungen. Die Lizenzen stellen einen nicht unerheblichen Wert dar, der transparent gemacht werden muss, um Effizienzbetrachtungen vorzunehmen oder gezielte Einkaufs- oder Migrationsstrategien herauszuarbeiten. 2
Softwarelizenzen werden bisher zum großen Teil von den Dienststellen selbst beschafft und verwaltet. Die zentrale Beschaffung und Verwaltung von Lizenzen kann jedoch einen wirtschaftlichen Nutzen für das Land erbringen und die Rechtssicherheit im Umgang mit komplizierten lizenzrechtlichen Regelungen verbessern. Im Kern geht es beim Lizenzmanagement darum, die zahlreichen und vielfältigen Lizenzregelungen und ihre Nutzungen zu erfassen, kontinuierlich zu aktualisieren und daraus ein gezieltes Handeln abzuleiten. Hierfür müssen nicht nur heterogene Technologien erfasst, sondern auch unterschiedlichste Vertrags- und Lizenzkonstrukte, die Lizenzhistorie sowie verschiedene Update-Berechtigungen und Wartungsverträge abgebildet werden. Ein zentrales Lizenzmanagement in einer dezentral organisierten Berliner Verwaltung ist daher jedoch nur in bestimmten Ausprägungen und insbesondere nur perspektivisch wirtschaftlich umsetzbar. 3 Bisherige Ergebnisse Die Senatsverwaltung für Inneres und Sport hatte dem Abgeordnetenhaus am 20.03.2008 ihren Bericht zur Drucksache Nr. 16/1051/II.A.11.9 vorgelegt. Dieser enthielt eine Übersicht der bestehenden Lizenzverträge und machte deutlich, in welchem Umfang Lizenzen unterschiedlichster Art in der Berliner Verwaltung zum Einsatz kommen. In weiteren Berichten wurden Potenziale eines zentralen Lizenzmanagements aufgeführt und die starke Föderalität der Berliner Verwaltung als größte Herausforderung für deren Umsetzung genannt. Das Abgeordnetenhaus hatte in seiner Sitzung vom 10. Dezember 2009 beschlossen, dass die Voraussetzungen für ein zentrales Lizenzmanagement zu schaffen sind und darüber bis zum 30. Juni 2010 zu berichten ist. Neben den erwähnten Erhebungen zum Softwarebestand der Berliner Verwaltung wurden als Datenbasis auch die IT-Bestands- und Planungsübersicht herangezogen und eine genaue Softwareerfassung (Audits) in zwei für die Berliner IT-Landschaft repräsentativen Behörden durchgeführt. Die Audits sollten einerseits eine valide Basis zur Bewertung der aktuellen Lizenzsituation in den zwei untersuchten Behörden liefern sowie mögliche Einsparpotenziale aufzeigen und andererseits sollten die Ergebnisse Hinweise für weitere Schritte zur Einführung eines umfassenden Lizenzmanagements - unter Berücksichtigung der dezentralen Strukturen - aufzeigen. Mit den Audits wurde ein Unternehmen beauftragt, dass bei Softwarelizenzierungen und Software-Asset-Management europäischer Marktführer ist. Die durchgeführten Audits zeigen, dass bei sehr großen Verwaltungen durch Umstellung von Volumenlizenzen, durch konsequentes Software-Pooling (Weiterverwendung nicht genutzter Programme) und durch Virtualisierungen erhebliche Summen eingespart werden können. Voraussetzung für einen dauerhaften Erfolg ist aber auch die Etablierung eines Lizenzmanagers, da die Komplexität 3
der Thematik, der hohe Schulungsaufwand und die hohe Auslastung ein nebenamtliches Agieren nicht erlauben. Die durchgeführten Audits lassen demzufolge erkennen, dass in der Berliner Verwaltung die organisatorischen Abläufe der Beschaffung und Überwachung von Lizenzen noch optimiert werden müssen. Allerdings ist aus diesen Audits auch ableitbar, dass bei den bestehenden Lizenzen über die bereits unter Tz. 4 beschriebenen Modelle hinaus der Aufbau eines landesweiten Lizenzmanagements nur für neue Lizenzen sinnvoll und wirtschaftlich ist, im Hinblick auf die bereits vorhandenen Lizenzen dagegen die Optimierungspotenziale nur durch die dezentralen Betreiber bzw. Nutzer gehoben werden können. 4 Zentrales Lizenzmanagement in Berlin Im Folgenden werden die Bereiche beschrieben, in denen bereits ein zentrales Lizenzmanagement in der Berliner Verwaltung realisiert ist oder kurz vor der Realisierung steht. 4.1 IT Infrastrukturservice (ITIS) bei der verfahrensunabhängigen IT- Infrastruktur Das ITDZ Berlin bietet mit seinem Produkt ITIS ein umfassendes und etabliertes Dienstleistungsangebot rund um den PC-Arbeitsplatz an. Mit dem Service wird ein kompletter IT- Arbeitsplatz zur Verfügung gestellt, bei dem Betrieb, Administration und Service aus einer Hand vom IT-Dienstleister angeboten werden. Mehr als 7.000 Anwenderinnen und Anwender der Berliner Verwaltung nutzen bereits diesen Service. ITIS hat somit einen Anteil von 11% an den Endgeräten der Berliner Verwaltung. Bestandteil des ITIS-Angebotes ist auch ein zentrales Lizenzmanagement. Die Lizenzen für Betriebssysteme, Bürokommunikation, Virenschutz etc. werden dabei zentral beschafft. Für das sogenannte Basispaket übernimmt das ITDZ das gesamte Lizenzmanagement. Es beschafft die Lizenzen und achtet auf wirtschaftlichen Einsatz und Einhaltung der Lizenzbestimmungen. So weit möglich wird vom ITDZ selbständig nach kundenübergreifenden wirtschaftlichen Lösungen gesucht. Eine Über- bzw. Unterlizenzierung des Kunden ist ausgeschlossen, da das Lizenzmanagement für die ITIS-Arbeitsplätze durch das ITDZ Berlin erfolgt. Das erlaubt auch ein Lizenzpooling zwischen den verschiedenen ITIS- Kunden. Über ITIS sind auch zentrale Verfahren verfügbar, für deren Lizenzen das ITDZ auch das Monitoring übernehmen und auf Wunsch den Auftraggeber zum wirtschaftlichen Einsatz beraten kann. 4.2 Lizenzmanagement für IT-Verfahren Gemäß den IT-Organisationsgrundsätzen des Landes Berlin werden für den ordnungsgemäßen Betrieb von IT-gestützten Fachverfahren Verfahrensverantwortliche eingesetzt. Die- 4
se sind in den jeweiligen Fachverwaltungen angesiedelt und für die Planung, Konzeption und Einführung sowie den Betrieb des jeweiligen IT-Fachverfahrens verantwortlich. Zu den Aufgaben des IT-Verfahrensverantwortlichen gehört auch die Beschaffung der für das Fachverfahren notwendigen Lizenzen. Dabei werden den Nutzern alle notwendigen Nutzungsrechte zentral zur Verfügung gestellt. Beispiele großer Verfahren sind das Einwohnerwesen, Poliks oder ProFiskal. Durch die zentrale Beschaffung können Lizenzmetriken individuell zwischen Lizenzgeber und Lizenznehmer vereinbart werden. Möglich sind Lizenzmetriken nach der Einwohnerzahl, nach Behörden oder für die gesamte Verwaltung. Im Bereich der Fachverfahren sind zwar die Lizenzen und ihre zentrale Verwaltung für große Verfahren wirtschaftlich besonders bedeutend, das zentrale Lizenzmanagement wird aber auch bei kleineren Verfahren angewendet. Eine weitere Bündelung der verfahrensspezifischen Lizenzen der verschiedenen Verfahren brächte keine Vorteile, weil die Lizenzmetriken kaum vergleichbar sind und im Übrigen nur in sehr langen Zeiträumen neu verhandelt werden. 4. 3 Datenbanklizenzen für IT-Verfahren Das ITDZ Berlin hat nach umfangreicher Prüfung der in der Berliner Verwaltung eingestzten Datenbanklizenzen festgestellt, dass eine Bündelung dieser Datenbanklizenzen für die Berliner Verwaltung wirtschaftlicher ist. Insbesondere durch die Übernahme bundesweiter Fachverfahren und bisheriger Produktentscheidungen der Verfahrensverantwortlichen werden in Berlin in erheblichem Umfang Datenbanklizenzen der Firma Oracle eingesetzt. Deshalb hat das ITDZ Berlin mit der Firma Oracle einen Sammellizenzvertrag ausgehandelt, welcher die in den Berliner Verwaltungen eingesetzten Softwareprodukte der Firma Oracle bündelt. Bei einer Sammellizenz schließt beispielsweise ein IT-Dienstleister einen Vertrag mit einem Hersteller, der über eine geeignete Lizenzmetrik alle Dienststellen der Berliner Verwaltung abdeckt. Eine Verpflichtung der Dienststellen zum Abruf besteht jedoch nicht. Allerdings sind mit dieser Sammellizenz Preisvorteile für erforderliche neue Lizenzen verbunden und es werden langfristig die jährlich anfallenden Supportkosten gesenkt. Ziel beim Sammellizenzvertrag mit der Firma Oracle war es daher, alle im Land genutzten Oraclelizenzen zentral zu verwalten und dadurch Einsparungen für das Land Berlin zu erzielen. Das schließt die Einbeziehung der bisherigen Lizenzmodelle und bereits erworbenen Nutzungsrechte mit ein. Damit ist die im Bericht vom 21.08.2009 angekündigte Prüfung im Bereich Datenbanken erfolgt und wird mit einem konkreten Angebot zur zentralen Verwaltung der Lizenzen untersetzt. 5
Die zugrunde liegende Lizenzmetrik ist nur von der Einwohnerzahl Berlins abhängig und schließt alle in der Berliner Verwaltung gängigen Softwareprodukte der Firma Oracle ein. Durch den Beitritt der Dienststelle in den Sammelvertrag ist die rechtlich und finanziell problematische Unterlizenzierung ausgeschlossen. Darüber hinaus wurden vom ITDZ Berlin wirtschaftlich günstigere Bedingungen ausgehandelt. Die Verwaltung der genutzten Lizenzen übernimmt das ITDZ Berlin. Aufgrund der Vorfinanzierung durch das ITDZ Berlin sind Lizenzmessungen und Nutzungsanmeldungen zwischen ITDZ Berlin und den Verwaltungskunden erforderlich. Mit dieser Sammellizenz wird allerdings kein Nutzungszwang für ein Produkt geschaffen, sondern es werden lediglich vorhandene bzw. perspektivisch einzusetzende Lizenzen eines Bereichs gebündelt. Eine Landeslizenz wird dagegen zwischen dem Land Berlin und dem Hersteller abgeschlossen. Die Landeslizenz ist üblicherweise mit einer Abnahmeverpflichtung für die einzelnen Dienststellen und dem Einrollen aller bestehenden Lizenzen verbunden. 4.4 Lizenzmanagement für IT-Dienste Gemäß den IT-Organisationsgrundsätzen der Berliner Verwaltung vom 27. Juni 2006 wird in IT-Infrastruktur, IT-Verfahren und IT-Dienste unterschieden. Hierbei werden landeseinheitliche IT-Dienste als produkt- und fachaufgabenübergreifend nutzbare IT-Komponenten verstanden. IT-Dienste entlasten IT-Verfahren um verfahrensneutrale Bestandteile. Dazu gehören sehr verschiedene Systeme, wie beispielsweise Portal- und Kommunikationsdienste für den sicheren Zugang zum Intranet der Berliner Verwaltung oder zentrale Druckdienste oder ein Dienst zur Nutzung von elektronischen Dokumentenmanagement- oder Vorgangsbearbeitungssystemen. Alle diese IT-Dienste benötigen für ihre Funktion in der Regel selbst ein oder mehrere Softwareprogramme. Das Diensteangebot beinhaltet zugleich das Lizenzmanagement dieser Programme und sichert für diese die Einheitlichkeit und Wirtschaftlichkeit.. 5 Perspektiven zum Ausbau des zentralen Lizenzmanagement in Berlin Die bisherigen Prüfungen haben ergeben, dass neben den beschriebenen Sammel- und Landeslizenzen der Aufbau eines zentralen Landeslizenzmanagements für bereits vorhandene und eingesetzte Betriebssystems- und Bürokommunikationssoftware nicht sinnvoll und wirtschaftlich wäre. Allerdings ist der künftige Einsatz von Landeslizenzen für die Berliner Verwaltung geeignet. Die Senatsverwaltung für Inneres und Sport und das ITDZ halten es unter den gegebenen Rahmenbedingungen der Berliner Verwaltung für realistisch, ein sukzessives zentrales Lizenzmanagement mit dem Kauf von Lizenzen aufzubauen. Hierbei würde den Kunden beim Kauf von APC gleich das Management der Lizenzen zur Betriebssystem-, Bürokommunikations- und Virenschutzsoftware angeboten. Der Vorteil liegt darin, dass keine aufwändigen 6
Lizenzhistorien erfasst und bewertet werden müssen. Diese Dienstleistung könnte auch bei behördenweiten Produkt- oder Versionswechseln in Anspruch genommen werden und das benötigte Lizenzmanagement dem zentralen IT-Dienstleister im Rahmen eines IT-Dienstes Lizenzmanagement überlassen werden. Das ITDZ prüft, ob der Berliner Verwaltung ein derartiges Angebot unterbreitet werden kann. Wir bitten, den Beschluss damit als erledigt anzusehen. Berlin, den 25.08.2010 Der Senat von Berlin Harald Wolf Bürgermeister Dr. Ehrhart Körting Senator für Inneres und Sport 7