Winkhaus GmbH & Co. KG d.3ecm bietet uns eine äußert komfortable Art der Rechnungsabwicklung und der Nutzerverwaltung. Mike Riddermann, Finanzbuchhaltung
Rechnungserfassung und -freigabe im SAP Workflow Das Unternehmen Die Aug. Winkhaus GmbH & Co. KG ist einer der führenden Hersteller im Bereich Fenster- und Türtechnik. Als internes IT-Service-Unternehmen konzipiert, realisiert und betreibt die Winkhaus Data GmbH die informationstechnische Plattform der gesamten Winkhaus Gruppe. Die Projektziele Während Winkhaus die bestehende JD Edwards ERP-Lösung durch SAP R/3 ersetzte, fand die Dokumentenablage temporär auf Basis des SAP Content Servers statt. Nach der erfolgreichen Umstellung auf SAP sollte die Dokumentenablage in der Weise ausgebaut werden, dass eine automatische Erfassung und Weiterleitung von Eingangsrechnungen, die Archivierung von SAP-Ausgangsbelegen und der Aufbau eines unternehmensweiten Vertragsmanagementsystems sichergestellt ist. Effizienz Durch die elektronisch ablaufende Freigabe können wir jetzt Verlauf und Status aller im Unternehmen kursierenden Eingangsrechnungen wesentlich besser überwachen als früher, sagt Mike Riddermann, Finanzbuchhalter bei Winkhaus und verantwortlich für das DMS-Projekt. Früher war der Rechnungsworkflow nicht transparent, heute informieren sich alle in den Rechnungsfreigabeprozess Involvierten schnell über den Status einer Rechnung. Die Anbindung an SAP wurde durch d.velop-techniker zügig und kompetent gelöst, ergänzt Josef Brösterhaus, Geschäftsführer der Winkhaus Data, Gelegenheits-User verwenden für ihre Freigabe einen webbasierten Zugang bzw. Outlook, wer täglich Rechnungen freizeichnet, arbeitet mit dem SAP Frontend. Warum gerade d.3ecm? Josef Brösterhaus: Die von d.3ecm gelieferten Funktionen deckten die vielfältigen Anforderungen von Winkhaus gut ab. Neben der hohen Funktionalität waren vor allem die Einfachheit der Bedienung und der geringe Customizing-Aufwand ausschlaggebende Gründe für die Produktwahl. Hier überzeugte auch die Lösungskompetenz der d.velop-mitarbeiter im SAP-Bereich. Es war ein dichtes Kopf-an-Kopf-Rennen. Den Ausschlag gab letztlich, dass im Gegensatz zu d.3ecm der Customizing-Aufwand bei anderen Herstellern deutlich höher ausgefallen wäre. Was d.velop auszeichnet, ist eine ausgewogene Kosten-Nutzen-Bilanz.
Projektverlauf Im Vorfeld ihrer Produktentscheidung identifizierte die Winkhaus Data zunächst mit Unterstützung der Unternehmensberatung Zöller & Partner die exakten Ziele einer DMS- Einführung. Daraus entstand eine Ausschreibungsvorlage. Das künftige System sollte demnach zunächst Rechnungen automatisch erfassen und sie in den SAP Freigabeworkflow integrieren können. Ferner sollten Verträge und E-Mails sowie SAP-Ausgangsbelege und -tabellen elektronisch archiviert und verwaltet werden. Die SAP-Datenbanken der Winkhaus Data wuchsen in den letzten Jahren immer stärker an. Ihr Volumen sollte per Auslagerung von Daten über den SAP Archivlink wieder auf ein Maß reduziert werden, das ausreichende Performance und Handhabbarkeit gewährleistet. Im Juli 2008 präsentierte die d.velop AG ihre Lösung dem Kunden und erhielt im September den Auftrag zur Implementierung. Wir hatten uns vorgestellt, mit drei Szenarien binnen drei Monaten in den Echtbetrieb zu starten, sagt Mike Riddermann, da schmunzelte schon manch ein Kollege so schnell sei das nie zu schaffen, hieß es. Es funktionierte aber dennoch: Noch vor Weihnachten lief die Rechnung über die Lösung; nach drei Monaten waren bereits über 10.000 Rechnungen im System. Dort in der Buchhaltung durchlaufen alle gescannten Rechnungen den Rechnungsleser. Dieser extrahiert die Informationen im Rechnungskopf, validiert sie gegen die SAP- Stammdaten und gibt die XML-Datensätze samt gescannter Rechnung im TIF-Format direkt an SAP weiter. Nach gegebenenfalls notwendiger Korrektur eines falsch ausgelesenen Images startet dann das Herzstück der Lösung, der von d.velop implementierte Freigabeworkflow maxflow auf Basis des SAP Business Workflow. Etwa 250 Eingangsrechnungen verzeichnet Winkhaus täglich, davon sind rund zwei Drittel bestellbezogene MM-Rechnungen. Es bleiben gut 80 Rechnungen, ohne Bestellbezug, die täglich komplett durch den SAP-Workflow gehen. Rechnungen mit Bestellbezug werden nur dann manuell weiterbearbeitet, wenn es in irgendeiner Form Differenzen gibt. Das Thema Vertragsmanagement ist beim Unternehmensjuristen Torben Schmeink angesiedelt, der alle Vertragsdokumente von Winkhaus erstellt und verwaltet. Parallel zum täglichen Geschäft digitalisiert und attributiert er seit Anfang 2009 das Vertragswerk des Unternehmens und legt die Kreditorenlieferverträge, Rahmen-, Sponsoren- und Geschäftsführungsverträge im d.3 repository ab. Erstes Ziel war es, unsere Vertragsablage mit Hilfe des DMS zu zentralisieren, erklärt Mike Riddermann, nun richten wir nach und nach Zugangsberechtigungen für die verschiedenen Abtei-
lungen im Haus ein, so dass jeder elektronisch die Verträge einsehen darf, für die er berechtigt ist. Ein Beispiel: Es gibt die Gruppe Geschäftsführung, deren Angehörige alle geschäftsführungsbezogenen Verträge einsehen dürfen. Wer zur Untergruppe Geschäftsführung/IT gehört, hat nur Zugriff auf alle geschäftsführungsrelevanten Vertragsdokumente, die einen Bezug zur IT haben. Dies funktioniert auch standortübergreifend über alle deutschen Niederlassungen der Winkhaus Gruppe. Die IT-Abteilung arbeitet dabei mit LDAP-Anbindung für die zentrale Nutzerverwaltung. Dort kann Mike Riddermann Nutzer und verschieden abgestufte Gruppen einrichten; deren Berechtigungen werden dann automatisch an d.3ecm übertragen. Meldet sich ein Anwender an LDAP an, gehen seine Berechtigungsdaten sofort an das Vertragsmanagementsystem eine äußerst komfortable Art der Nutzerverwaltung für Winkhaus. Die SAP-Ausgangsbelege Lieferscheine, Rechungen etc. werden bei Winkhaus vom Output-Management-System Covus aufbereitet und gelangen per ArchiveLink in das d.3 repository. Früher wurden sie nicht revisionssicher auf dem SAP Content Server abgelegt. Ausblick Nachdem sich die ersten drei Teilprojekte im Echtbetrieb erfolgreich bewährt haben, will die Winkhaus Data als Nächstes das Thema Auslagerung von SAP Daten über Archivlink angehen. Außerdem sollen die Zugangsrechte im Bereich Vertragsmanagement künftig noch weiter verfeinert und langfristig auch die Landesgesellschaften in Polen und England in die d.3-infrastruktur eingebunden werden. Mike Riddermann, Finanzbuchhalter bei Winkhaus
Die d.velop Gruppe mit Hauptsitz in Gescher entwickelt und vermarktet Software, die dokumentenbasierte Geschäfts- und Entscheidungsprozesse in Unternehmen und Organisationen optimiert. Die d.velop Gruppe ist davon überzeugt, dass der zukünftige Erfolg von Unternehmen und Organisationen aller Art entscheidend davon abhängt, dass ihr gesamtes fachliches und organisatorisches Wissen jederzeit und überall intern und extern auf einfachste Weise zugänglich sowie in vielfältiger und sicherer Form nutzbar gemacht und geteilt werden kann. Neben der d.3ecm Plattform stellt d.velop mit der Produktlinie ecspand ECM Lösungen für Microsoft SharePoint zur Verfügung. Abgerundet wird das Portfolio durch die dritte Produktlinie foxdox, welche Dokumenten-Management in der Cloud bereitstellt. Als führender Anbieter von Enterprise Content Management Lösungen (ECM) bietet d.velop seinen Kunden die konsequente und vorausschauende Digitalisierung aller relevanten Dokumenten- und Geschäftsprozesse sowie der branchenspezifischen Fachverfahren: nachhaltig. smart. innovativ. d.3ecm bietet uns eine äußert komfortable Art der Rechnungsabwicklung und der Nutzerverwaltung. Mike Riddermann, Finanzbuchhaltung Winkhaus GmbH & Co. KG d.velop AG Schildarpstraße 6 8 48712 Gescher, Deutschland Fon +49 2542 9307-0 d-velop.de referenzen@d-velop.de Version: Projektbericht Success Story Winkhaus GmbH & Co. KG August 2015 Alle Rechte und Änderungen vorbehalten. Die tatsächliche Realisierung der Lösung ist unternehmensspezifisch und kann von den beschriebenen Funktionen abweichen.