PC-Kaufmann Endgültiger Jahresabschluss Impressum Sage GmbH Emil-von-Behring-Str. 8-14 60439 Frankfurt am Main Copyright 2016 Sage GmbH Die Inhalte und Themen in dieser Unterlage wurden mit sehr großer Sorgfalt ausgewählt, erstellt und getestet. Fehlerfreiheit können wir jedoch nicht garantieren. Sage haftet nicht für Fehler in dieser Dokumentation. Die Beschreibungen stellen ausdrücklich keine zugesicherten Eigenschaften im Rechtssinne dar. PC-Kaufmann Endgültiger Jahresabschluss Seite 1 von 16
Inhaltsverzeichnis 1.0 Einführung 3 2.0 Durchführung des endgültigen Jahresabschluss 4 2.1 Abschlussarbeiten Schritt für Schritt 4 2.1.1 Neues Buchungsjahr anlegen 5 2.1.2 Periodenabschluss 6 2.1.3 Abschreibung buchen (optional, wenn Anlagenstamm genutzt wird) 7 2.1.4 Buchungsjournaldruck und -abschluss 8 2.1.5 Kontenblätter 9 2.1.6 Saldenliste drucken 10 2.1.7 Jahr endgültig abschließen 11 2.2 Abschlussarbeiten Benutzerdefiniert 12 2.2.1 Abschlüsse/Ausdrucke zurücksetzen 13 3.0 Fertig! 16 PC-Kaufmann Endgültiger Jahresabschluss Seite 2 von 16
1.0 Einführung In diesem Dokument wird die Durchführung eines endgültigen Jahresabschlusses im PC-Kaufmann angesprochen. Für einen Jahresabschluss müssen im PC-Kaufmann einige Schritte durchgeführt werden, damit ein Geschäftsjahr nicht mehr verändert werden kann. Die nachfolgende Anleitung stellt den Jahresabschluss anhand des Beispiels vom Komplettpaket Pro vor. Dieses Dokument ist gültig für folgende Programme: PC-Kaufmann Fibu Pro ab Version 19 (19.xx) PC-Kaufmann Komplettpaket Pro ab Version 19 (19.xx) PC-Kaufmann Komplettpaket ab Version 19 (19.xx) PC-Kaufmann Endgültiger Jahresabschluss Seite 3 von 16
2.0 Durchführung des endgültigen Jahresabschluss Öffnen Sie den Jahresabschlussassistenten in der Finanzbuchhaltung über das Menü EXTRAS > Abschlussarbeiten. Hier werden nacheinander die Optionen, die für den korrekten Jahresabschluss notwendig sind, angeboten: 2.1 Abschlussarbeiten Schritt für Schritt Wenn Sie diese Option wählen, führt der Assistent Sie Schritt für Schritt durch die erforderlichen Abschlussarbeiten. Wählen Sie die OPTION Schritt für Schritt und bestätigen Sie die Schaltfläche < WEITER >. PC-Kaufmann Endgültiger Jahresabschluss Seite 4 von 16
2.1.1 Neues Buchungsjahr anlegen Hinweis: Falls noch kein neues Buchungsjahr angelegt wurde, haben Sie über die nächste Seite des Assistenten die Möglichkeit, ein neues Buchungsjahr anzulegen. Klicken Sie hierzu auf die Schaltfläche < AUSFÜHREN >. Wählen Sie im nächsten Fenster, ob bereits jetzt eine SALDENÜBERNAHME in das neue Jahr stattfinden soll. Sie haben hier bei einem Mandanten, der auf eine automatische Saldenübernahme eingestellt ist, die Möglichkeit PERSONENKONTEN und BILANZKONTEN vorzutragen. Klicken Sie nach der Auswahl der gewünschten Optionen auf die Schaltfläche < Weiter > und im nächsten Fenster auf die Schaltfläche < Ausführen >. Danach kommen Sie wieder zurück auf das Fenster Abschlussarbeiten. PC-Kaufmann Endgültiger Jahresabschluss Seite 5 von 16
Wählen Sie wieder die OPTION Schritt für Schritt und betätigen Sie die Schaltfläche < WEITER >. 2.1.2 Periodenabschluss Sie haben die Möglichkeit, während des bestehenden Geschäftsjahres, einzelne Perioden abzuschließen, um Buchungen, in den entsprechenden Perioden zu unterbinden. Es ist zwingend notwendig, alle Perioden abzuschließen, bevor weitere Abschlüsse im Assistenten durchgeführt werden können. Wählen Sie die Perioden aus, die Sie abschließen möchten. Klicken Sie nochmals die Schaltfläche < WEITER >. PC-Kaufmann Endgültiger Jahresabschluss Seite 6 von 16
In der Zusammenfassung wird Ihre Auswahl angezeigt. Nun bestätigen Sie die Schaltfläche < AUSFÜHREN >. Hinweis: Es werden im ersten Schritt die Perioden 1-12 zum Abschluss angeboten, im zweiten Schritt, wenn vorhanden, die Perioden 13 und 14. 2.1.3 Abschreibung buchen (optional, wenn Anlagenstamm genutzt wird) Nach dem Periodenabschluss erhalten Sie das Fenster für die Abschlussarbeiten für Abschreibungen. Hier werden automatisch die Abschreibungsbuchungen der im Anlagenstamm gespeicherten Anlagen gebucht. Seit 2008 wird automatisch auch der Sammelposten GWG verbucht. Wählen Sie die OPTION Jahr für Abschreibungen abschließen. Klicken Sie nochmals die Schaltfläche < Weiter > und dann die Schaltfläche < Ausführen >. PC-Kaufmann Endgültiger Jahresabschluss Seite 7 von 16
Es öffnet sich ein Fenster mit der Abschreibungsauflistung, hier bestätigen Sie die Schaltfläche < BUCHEN >. 2.1.4 Buchungsjournaldruck und -abschluss Das Buchungsjournal gibt alle Buchungen chronologisch an und kann abgeschlossen werden, wenn ein Periodenabschluss durchgeführt wurde. Das Journal vergibt den einzelnen Buchungen neue Buchungsnummern, die sogenannten Journalnummern. Hierdurch wird eine lückenlose und fortlaufende Auflistung der Buchungsnummern erreicht. Bitte bestätigen Sie Ihre Auswahl mit einem Klick auf die Schaltfläche < Weiter >. Hinweis: Setzen Sie den Haken Abschließen, aber nicht drucken, wenn Sie keine Ausdrucke erstellen möchten. PC-Kaufmann Endgültiger Jahresabschluss Seite 8 von 16
Bitte überprüfen Sie noch einmal Ihre Einstellungen und bestätigen Sie diese anschließend mit einem Klick auf die Schaltfläche < Ausführen >. 2.1.5 Kontenblätter Kontenblätter zeigen alle Buchungen des jeweiligen Kontos auf. Kontenblätter können unabhängig von der Kontenart (Debitoren, Kreditoren und Sachkonten) abgeschlossen und gedruckt werden. Wählen Sie die Perioden aus, deren Kontenblätter Sie abschließen möchten. Hinweis: Wählen Sie über die Haken aus, welche Kontenarten gedruckt werden sollen. Setzen Sie den Haken Abschließen, aber nicht drucken, wenn Sie keine Ausdrucke erstellen möchten. Klicken Sie nochmals die Schaltfläche < WEITER > und dann die Schaltfläche < AUSFÜHREN >. PC-Kaufmann Endgültiger Jahresabschluss Seite 9 von 16
Bitte überprüfen Sie noch einmal Ihre Einstellungen und bestätigen Sie diese anschließend mit einem Klick auf die Schaltfläche < Ausführen >. 2.1.6 Saldenliste drucken Mit der Saldenliste können Sie den aktuellen Kontostand für Ihre Debitoren-, Kreditorenund Sachkonten drucken. Für die innerhalb des ausgewählten Zeitraumes gebuchten Konten werden folgende Informationen gedruckt: Kontonummer, Kontobezeichnung, Kontenkreis, Anfangssaldo, Haben und Sollseite der Buchungen sowie den Endsaldo. Wählen Sie die Perioden aus, die Sie abschließen möchten. Klicken Sie nochmals die Schaltfläche < WEITER > und dann die Schaltfläche < AUSFÜHREN >. Hinweis: Setzen Sie den Haken Abschließen, aber nicht drucken, wenn Sie die Saldenliste abschließen, aber keine Ausdrucke erstellen möchten. PC-Kaufmann Endgültiger Jahresabschluss Seite 10 von 16
Klicken Sie nochmals die Schaltfläche < WEITER > und bestätigen Sie die Auswahl mit der Schaltfläche < AUSFÜHREN >. 2.1.7 Jahr endgültig abschließen Nach endgültigem Jahresabschluss wird das gesamte Buchungsjahr für weitere Änderungen geschlossen, alle Salden werden nochmals korrigiert und übergeben (bei manuellem Saldovortrag nur Personenkonten). Hinweis: Nur manueller Vortrag: Geben Sie nun die fehlenden Sachkontenvorträge (ohne Personenkonten!) im Saldovortragsassistenten ein. Personenkonten werden beim Abschluss immer automatisch vorgetragen. Klicken Sie nochmals die Schaltfläche < WEITER > und dann die Schaltfläche < AUSFÜHREN >. Hinweis: Wählen Sie die Konten mit Haken aus, die vorgetragen werden sollen. Wählen Sie, welche Budgetwerte übergeben werden sollen. PC-Kaufmann Endgültiger Jahresabschluss Seite 11 von 16
2.2 Abschlussarbeiten Benutzerdefiniert Bei der Option Benutzerdefinierter Abschluss, können Sie auf einer Folgeseite die einzelnen auszuführenden Abschlüsse manuell anwählen und ausführen lassen. (Dabei sind nur solche Schritte wählbar, die von der logischen Abfolge her möglich sind bzw. für die alle nötigen Voraussetzungen vorliegen.) Im Unterschied zum Vorgehen bei Schritt für Schritt haben Sie hier zusätzlich die Möglichkeit, jederzeit den Schritt Abschreibung buchen als Abschreibungsvorschau zu nutzen (ohne zu buchen), jederzeit Salden vorzutragen sowie Abschlüsse bzw. Ausdrucke zurückzusetzen. Wählen Sie die OPTION Benutzerdefiniert und bestätigen Sie die Schaltfläche < WEITER >. Es werden bei der Benutzerdefinierten Auswahl nur solche Schritte angezeigt bzw. sind wählbar, die noch nicht erfolgt sind bzw. die von der logischen Abfolge her möglich sind (i. E. für die alle nötigen Voraussetzungen vorliegen). Arbeiten Sie die Einträge ggf. der Reihe nach ab. Hinweis: Eine Ausnahme bildet der Saldovortrag. Hier wird immer das Jahr angezeigt, ab dem Saldovorträge möglich sind. PC-Kaufmann Endgültiger Jahresabschluss Seite 12 von 16
2.2.1 Abschlüsse/Ausdrucke zurücksetzen Bei einer Benutzerdefinierten Auswahl haben Sie nach jeder Option, die im Abschlussassistenten durchgeführt wurde, die Möglichkeit, über den Punkt Abschlüsse/Ausdrucke zurücksetzen die durchgeführte Aktion rückgängig zu machen bzw. das gesamte Jahr nach einem endgültigen Abschluss wieder zu öffnen. Wählen Sie die Option Abschlüsse rückgängig machen. Welche Abschlussarbeiten rückgängig zu machen sind, werden in Fettschrift angezeigt. Arbeiten Sie die Einträge ggf. der Reihe nach ab. Klicken Sie nun die Schaltfläche < WEITER > und wählen Sie die Option aus, die zurückgesetzt werden soll. PC-Kaufmann Endgültiger Jahresabschluss Seite 13 von 16
Nachdem Sie die erforderlichen Angaben für den gewählten Arbeitsschritt gemacht haben, gelangen Sie über < WEITER > zum Dialog Zusammenfassung. Dort werden die Angaben nochmals zur Überprüfung angezeigt. Sind die Angaben korrekt, klicken Sie auf die Schaltfläche < Ausführen >. PC-Kaufmann Endgültiger Jahresabschluss Seite 14 von 16
Bestätigen Sie die Abfrage mit < Ja >, wenn Sie weitere, benutzerdefinierte Abschlussarbeiten durchführen möchten. Bestätigen Sie < Nein >, wenn Sie den Assistenten an dieser Stelle beenden möchten. PC-Kaufmann Endgültiger Jahresabschluss Seite 15 von 16
3.0 Fertig! Der endgültige Jahresabschluss in PC-Kaufmann ist jetzt durchgeführt. Sollten Sie Fragen zum Programm haben, nutzen Sie bitte an jeder Stelle im Programm durch Druck auf die Taste! die in das Programm integrierte Onlinehilfe, welche Ihnen - immer bezogen auf das aktuell geöffnete Fenster - Informationen anzeigt. Weitere Informationen zum Programm finden Sie auch in unserer Wissensdatenbank, welche Sie über die Service Welt abrufen können. Sie erreichen die Wissensdatenbank im Internet unter der nachfolgenden Adresse: https://applications.sage.de/ksp PC-Kaufmann Endgültiger Jahresabschluss Seite 16 von 16