SAP LIZENZVERMESSUNG SO BEHALTEN SIE DEN ÜBERBLICK!

SAP LIZENZVERMESSUNG SO BEHALTEN SIE DEN ÜBERBLICK! Webinar Peter Rattey Martin Kögel 06.04.2017

SAP LIZENZVERMESSUNG Agenda Ablauf der LAW Verifizierung der Ergebnisse der LAW Achtung Stolpersteine! 10 Gebote des SAP Lizenzmanagements 2

SAP LIZENZVERMESSUNG Unser Lizenzmanager Paul hat ein Problem Er hat LAW! 3

SAP LIZENZVERMESSUNG genauer gesagt: mehrere 1. nachvollziehbar und richtig 2. nachvollziehbar und nicht richtig 3. nicht nachvollziehbar und hat offensichtlich Fehler 4. Das Ergebnis ist komplett unverständlich 4

SAP LIZENZVERMESSUNG genauer gesagt: mehrere Gegencheck 1. nachvollziehbar und richtig 2. nachvollziehbar und nicht richtig 3. nicht nachvollziehbar und hat offensichtlich Fehler 4. Das Ergebnis ist komplett unverständlich 5

SAP LIZENZVERMESSUNG genauer gesagt: mehrere 1. nachvollziehbar und richtig 2. nachvollziehbar und nicht richtig Fehler bleiben unbemerkt Gegencheck! 3. nicht nachvollziehbar und hat offensichtlich Fehler 4. Das Ergebnis ist komplett unverständlich 6

SAP LIZENZVERMESSUNG genauer gesagt: mehrere 1. nachvollziehbar und richtig 2. nachvollziehbar und nicht richtig Klärung bringt klar nachvollziehbares Ergebnis, das nicht über LAW konsolidiert wurde 3. nicht nachvollziehbar und hat offensichtlich Fehler 4. Das Ergebnis ist komplett unverständlich 7

SAP LIZENZVERMESSUNG genauer gesagt: mehrere 1. nachvollziehbar und richtig 2. nachvollziehbar und nicht richtig 3. nicht nachvollziehbar und hat offensichtlich Fehler 4. Das Ergebnis ist komplett unverständlich Fehler müssen durch den Kunden klar belegt werden 8

SAP LIZENZVERMESSUNG genauer gesagt: mehrere Egal welcher der 4 Punkte zutrifft, in jedem Fall bedarf es eines Kontrollmediums, welches die Ergebnisse empirisch kontrolliert und nachvollziehbar macht. 9

ALLE JAHRE WIEDER Das muss im SAP vermessen werden Benutzerbasierte Lizenzen Andere Abrechnungseinheiten Standard SAP Anwendungen CO PM FI Zusätzliche SAP Produktlizenzen / Branchenlösungen BO Application User SAP Real Estate Drittanbieter I.S.H. med Cerner Click Schedule Mobile User BSI U.S. Payroll Tax Processi ng SAP Engines SAP BusObj GTS SAP Sales and Service Order Processing Drittanbietersoftware 10

STRATEGIE DER SAP Welche Potenziale sieht die SAP? Lizenzverteilung nach SAP-Vorgaben ohne Software-Unterstützung schwer möglich hoher manueller Aufwand Indirekte Nutzung im Fokus Erkannte Fehlbestände können nur zum Listenpreis erworben werden Netweaver Foundation for Third Party Applications ist noch nicht endgültig vom Tisch Überprüfung und Audits erfolgen anhand der Transaktionshistorie 11

STRATEGIE DER SAP Welche Potenziale sieht die SAP? Lizenzen Optimierungspotenzial ist groß! Kosten 12

SAP LIZENZVERMESSUNG Wie wird eigentlich vermessen? Normalerweise: LAW Konsolidierung Aber auch: USMM Protokolle Excel Listen 13

VERMESSUNGSVARIANTEN Die SAP-Lizenzvermessung nur mit USMM Gehören von den 32.000 USMM-Vermessungsprotokollen, die die SAP bei sich konsolidiert, einige zu Ihrem Unternehmen? Dann treffen alle 4 Vermessungsgefahren auf Sie zu: 14

VERMESSUNGSVARIANTEN Die SAP-Lizenzvermessung nur mit USMM Lösung: Vergleichen der USMM-Protokolle mit optimierten samq Protokollen Vergleichen des Konsolidierungsergebnisses mit dem samq Report, der nach den Vertragsinhalten konsolidiert. Fehler werden sofort erkannt. 15

VERMESSUNGSVARIANTEN Die SAP-Lizenzabrechnung über Excel- oder andere SAP fremde Listen Seltenheit, aber möglich. Ergebnis rein spekulativ und sollte dringend validiert werden 16

VERMESSUNGSVARIANTEN Die SAP-Lizenzabrechnung über Excel- oder andere SAP fremde Listen Lösung: samq Report liefert zu jedem User ein konkretes Optimierungsund Vermessungsergebnis. Überprüfung der User Abrufen der konsolidierten Engine-Ergebnisse Optimierung nur anhand nachweislich genutzter Aktivitäten 17

VERMESSUNGSVARIANTEN Die SAP-Lizenzvermessung mit LAW Konsolidierung Aufforderung zur SAP- Lizenzvermessung Testvermessung mit USMM und LAW Anpassungen im System Übermittlung der Ergebnisse an SAP Diskussion der Ergebnisse & Verhandlungen mit SAP Finales Vermessungsergebnis 18

VERMESSUNGSVARIANTEN Die SAP-Lizenzvermessung mit LAW Konsolidierung Aufforderung zur SAP- Lizenzvermessung Testvermessung mit USMM und LAW Anpassungen im System Übermittlung der Ergebnisse an SAP Diskussion der Ergebnisse & Verhandlungen mit SAP Finales Vermessungsergebnis 19

VERMESSUNGSVARIANTEN Die LAW Konsolidierung 1. nachvollziehbar und richtig 2. nachvollziehbar und nicht richtig 3. nicht nachvollziehbar und hat offensichtlich Fehler 4. Das Ergebnis ist komplett unverständlich 20

VERMESSUNGSVARIANTEN Die LAW Konsolidierung Ein richtiges Ergebnis ist mit anderen Mitteln wiederholbar: Unabhängige Experten oder Wirtschaftsprüfer Software 22

VERMESSUNGSVARIANTEN Klar, nachvollziehbar und richtig System 1 USMM LAW samq Report samq Beschr. 52 Prof. Anz. Beschr. Anz. 52 Prof. 150 richtig? Beschr. 52 Prof. Anzahl 53 L. Prof. 53 L. Prof. 50 53 L. Prof. 54 Empl. 55 Dev. System 2 Beschr. 52 Prof. Anz. 54 Empl. 350 55 Dev. 0 Beschr. Anz. 52 Prof. 120 Beschr. Anz. 52 Prof. 170 53 L. Prof. 53 54 Empl. 250 55 Dev. 12 = Beschr. Anz. 52 Prof. 170 53 L. Prof. 53 54 Empl. 250 55 Dev. 12 54 Empl. 55 Dev. Beschr. 52 Prof. Anzahl 53 L. Prof. 53 L.Prof. 67 53 L. Prof. 54 Empl. 54 Empl. 55 Dev. 55 Dev. System 3 Beschr. 55 Dev. Anz. Beschr. Anz. 55 Dev. 12 Mit dem Gegencheck wird das Ergebnis validiert und sogar optimiert. Beschr. 55 Dev. Anzahl 23

VERMESSUNGSVARIANTEN Die LAW Konsolidierung Das Ergebnis nach der LAW Konsolidierung enthält unentdeckte Fehler. Zuordnungen in der Tabelle LAW_CONT sind nicht richtig (CB enthält z.b. nicht 54 und 56) Sonderuser werden nicht mit Standardlizenzen validiert (52 enthält nicht z.b. 72) 26

VERMESSUNGSVARIANTEN Die LAW Konsolidierung Das Ergebnis nach der LAW Konsolidierung enthält unentdeckte Fehler. Zuordnungen in der Tabelle LAW_CONT sind nicht richtig (CB enthält z.b. nicht 54 und 56) Sonderuser werden nicht mit Standardlizenzen validiert (52 enthält nicht z.b. 72) Manuelle Erkennung nicht möglich Software 27

VERMESSUNGSVARIANTEN Klar, nachvollziehbar und nicht richtig System 1 USMM LAW samq Report samq CB Beschr. Prof. Anz. Beschr. Anz. CB Prof. 150 richtig? Beschr. 52 Prof. Anzahl 53 L. Prof. 53 L. Prof. 50 53 L. Prof. 55 Empl. System 2 Beschr. CB Prof. Anz. 55 Empl. 0 Beschr. Anz. CB Prof. 120 Beschr. Anz. CB Prof. 170 53 L. Prof. 50 54 Empl. 30 55 Dev. 12 = Beschr. Anz. CB Prof. 170 53 L. Prof. 20 54 Empl. 0 55 Dev. 12 54 Empl. 55 Dev. Beschr. 52 Prof. Anzahl CC L. Prof. 53 Empl. 30 53 L. Prof. 54 Empl. 54 Empl. 55 Dev. System 3 Beschr. 55 Dev. Anz. Beschr. Anz. 55 Dev. 12 LAW erkennt nicht, dass 53 und 54 in CB enthalten sind und summiert fälschlicherweise die Lizenzen. Der Fehler kann behoben werden, wenn die Tabelle LAW_CONT aktualisiert wird oder die Lizenztypen aus der gleichen Gruppe gewählt werden, (z.b. 52 statt CB für den Professional) 55 Dev. Beschr. 55 Dev. Anzahl 28

VERMESSUNGSVARIANTEN Die LAW Konsolidierung 1. nachvollziehbar und richtig 2. nachvollziehbar und nicht richtig Klärung bringt klar nachvollziehbares Ergebnis, das nicht über LAW konsolidiert wurde 3. nicht nachvollziehbar und hat offensichtlich Fehler 4. Das Ergebnis ist komplett unverständlich 29

VERMESSUNGSVARIANTEN Die LAW Konsolidierung Das Ergebnis nach der LAW Konsolidierung stimmt nicht mit dem erwarteten Ergebnis überein: mehr User, als erwartet Unterschiedliche Lizenztypen gleicher Kategorie (z.b. CB und 52) werden nicht konsolidiert Sonderlizenzen gehen nicht in Standardlizenzen auf 30

VERMESSUNGSVARIANTEN Die LAW Konsolidierung Möglichkeiten: 1. Klärung der Ergebnisse mit SAP Recherchen nötig, um Fehler zu belegen 2. Softwareunterstützung 31

VERMESSUNGSVARIANTEN Klar, nicht nachvollziehbar und hat offensichtlich Fehler System 1 USMM LAW samq Report samq Beschr. 52 Prof. Anz. Beschr. Anz. 52 Prof. 150 richtig? Beschr. 52 Prof. Anzahl 53 L. Prof. 53 L. Prof. 50 53 L. Prof. 54 Empl. 55 Dev. System 2 Beschr. CB Prof. 53 L. Prof. Anz. 54 Empl. 350 55 Dev. 0 Beschr. Anz. CB Prof. 120 53 L. Prof. 67 Beschr. Anz. 52 Prof. 150 53 L. Prof. 53 54 Empl. 350 CB Prof. 120 55 Dev. 12 = Beschr. Anz. 52 Prof. 170 53 L. Prof. 53 54 Empl. 350 55 Dev. 12 54 Empl. 55 Dev. Beschr. 52 Prof. 53 L. Prof. Anzahl 54 Empl. 54 Empl. 55 Dev. 55 Dev. System 3 Beschr. 55 Dev. Anz. Beschr. Anz. 55 Dev. 12 Professional User werden doppelt gezählt, da sie in einem System als 52 und im anderen System als CB geführt werden. Beschr. 55 Dev. Anzahl 32

VERMESSUNGSVARIANTEN Die LAW Konsolidierung 1. nachvollziehbar und richtig 2. nachvollziehbar und nicht richtig 3. nicht nachvollziehbar und hat offensichtlich Fehler 4. Das Ergebnis ist komplett unverständlich Fehler müssen durch den Kunden klar belegt werden 33

VERMESSUNGSVARIANTEN Die LAW Konsolidierung Das Ergebnis nach der LAW Konsolidierung kann in keiner Weise nachvollzogen werden. mehr User, als erwartet unbekannte Lizenztypen Konsolidierung ist nicht nachvollziehbar 34

VERMESSUNGSVARIANTEN Die LAW Konsolidierung Möglichkeiten: 1. Ergebnis akzeptieren u.u. zu teuer oder nicht auditkonform 2. Softwareunterstützung 35

VERMESSUNGSVARIANTEN Komplett unverständlich System 1 USMM LAW samq Report samq Beschr. 52 Prof. Anz. Beschr. Anz. 52 Prof. 150 richtig? Beschr. 52 Prof. Anzahl 53 L. Prof. 53 L. Prof. 50 Beschr. Anz. Beschr. Anz. 53 L. Prof. AZ Empl. AZ Empl. 350 52 Prof. 150 52 Prof. 170 54 Empl. 72 Sonder. 55 Dev. System 2 Beschr. CB Prof. 53 L. Prof. 54 Empl. Anz. 72 Sonder. 56 55 Dev. 0 Beschr. Anz. CB Prof. 120 53 L. Prof. 34 54 Empl. 40 53 L. Prof. 53 54 Empl. 350 CB Prof. 120 72 Sonder. 56 11 Multi. 77 AZ Empl. 350 55 Dev. 12 = 53 L. Prof. 53 54 Empl. 350 55 Dev. 12 72 Sonder. 82 55 Dev. Beschr. 52 Prof. 53 L. Prof. 54 Empl. 55 Dev. Anzahl 11 Multi. 55 Dev. System 3 Beschr. 55 Dev. Anz. 11 Multi. 77 53 L. Prof. 67 Beschr. Anz. 55 Dev. 12 Durch unkoordinierte Lizenzvergabe in den Systemen ist LAW nicht mehr in der Lage, richtig zu konsolidieren. Die Ergebnisse sind nicht mehr nachvollziehbar. Beschr. 55 Dev. Anzahl 36

SAP LIZENZVERMESSUNG Stolpersteine 37

SAP LIZENZVERMESSUNG Stolpersteine 1. 38

SAP LIZENZVERMESSUNG Stolpersteine Bei der USMM Vermessung wird eine Meldung ausgegeben, dass verschiedene Benutzer eine falsche Lizenz zugeordnet haben. 39

SAP LIZENZVERMESSUNG Stolpersteine Benutzer ändern Daten in SAP kein Klassifizierung als Employee oder ESS User möglich identifizierten User müssen umklassifiziert werden Grund für dieser Meldung ist aber nicht klar Überprüfung, warum diese Meldung kommt, ist schwierig und mit SAP Mitteln sehr zeitaufwändig 40

SAP LIZENZVERMESSUNG Stolpersteine Was kann man tun? Ohne zusätzliche Software ist die Meldung schwer nachvollziehbar Betroffenen Benutzer müssen manuell in den betroffenen Systemen auf eine höhere Lizenz gesetzt werden welche Lizenz? Software verhindert automatisch in den meisten Fällen solch eine Unterlizenzierung und vergibt nach Customizing die richtige Lizenz. 41

SAP LIZENZVERMESSUNG Stolpersteine Was kann man tun? Was, wenn die Ergebnisse von samq und USMM unterschiedlich sind? 1. Möglichkeit: samq Modul benutzen, das solche Fälle automatisch verhindert 2. Einzelfälle mit samq Analysemöglichkeiten untersuchen Nutzung korrigieren und SAP mit Analyse konfrontieren 42

SAP LIZENZVERMESSUNG Stolpersteine USMM Vermessungen werden von der SAP nicht anerkannt. Man wir aufgefordert, die aktuellen Hinweise einzuspielen, um zur Enginevermessung auf dem neusten Stand zu sein. 44

SAP LIZENZVERMESSUNG Stolpersteine Aktualisierung der SAP Software und erneute Vermessung andere Engine-Werte Nicht selten fallen plötzlich Nachzahlungen an, da neue Metriken erst mit dem neusten Softwarestand zur Verfügung stehen. 45

SAP LIZENZVERMESSUNG Stolpersteine Was kann man tun? Ohne richtige Softwareversion in allen SAP Systemen hoher manueller Aufwand Jede Vermessung erneut einzeln anstoßen Vergleich zwischen alter und neuer Vermessung kann konsolidiert nur über das LAW Protokoll eingesehen werden. 46

SAP LIZENZVERMESSUNG Stolpersteine Was kann man tun? Mit samq können historische Engine Vermessungen eingesehen werden. 1. Möglichkeit: Änderungen zwischen neuer und alter Vermessung sind sofort erkennbar 2. Möglichkeit: Engine-Verbräuche können über das Jahr hinweg beobachtet und verglichen werden keine Überraschungen mehr 47

SAP LIZENZVERMESSUNG Stolpersteine Es wird mit LAW konsolidiert. Es werden zu viele Lizenzen zur Abrechnung gebracht. 49

SAP LIZENZVERMESSUNG Stolpersteine LAW nutzt im Hintergrund eine Zuordnungstabelle, die alle Lizenzverhältnisse regelt. i.d.r. sind aber z.b. keine Sonderlizenzen berücksichtigt alte und neuere Lizenztypen laufen nicht ineinander richtige Version der LAW Software! sonst droht erheblicher Mehraufwand 50

SAP LIZENZVERMESSUNG Stolpersteine Was kann man tun? Software liefert Informationen über optimierten und konsolidierten Lizenzstand Bei Unterschieden können diese mit der SAP in der Verhandlung beseitigt werden, die wirklichen Mengen sind in samq nachweisbar. Technisch können andere Lizenzkeys für Lizenzen genutzt werden, die ineinander aufgehen (z.b. 52, 53, 54, 56) Ggf. kann die LAW Tabelle entsprechend angepasst werden Vereinbarung mit SAP 51

BEISPIEL FÜR VERMESSUNGSFEHLER Interpretation des Vermessungsergebnisses mit samq Kombinationen fehlen in der LAW und verfälschen das Ergebnis! 54 CB 54 CC 75 CC 75 CB FF CB 54 CA 52

IHRE STRATEGIE Die 10 Gebote der SAP Lizenzierung 53

IHRE STRATEGIE Die 10 Gebote der SAP Lizenzierung 1. Der aktuelle Lizenzstand im Unternehmen ist jederzeit aktuell abrufbar. 54

IHRE STRATEGIE Die 10 Gebote der SAP Lizenzierung 2. Die Vergabe und Anpassung der Lizenzen erfolgt permanent und automatisch. 55

IHRE STRATEGIE Die 10 Gebote der SAP Lizenzierung 3. Die Vergabe der Lizenzen erfolgt nutzungsbasiert und nicht nur berechtigungsbasiert. 56

IHRE STRATEGIE Die 10 Gebote der SAP Lizenzierung 4. Die Lizenzbedingungen aus der SAP Preis- und Konditionsliste werden eingehalten. 57

IHRE STRATEGIE Die 10 Gebote der SAP Lizenzierung 5. Bei Lizenzneukäufen werden immer die günstigsten Lizenzen nachgekauft, die audit-konform die notwendigen Tätigkeiten abdecken. 58

IHRE STRATEGIE Die 10 Gebote der SAP Lizenzierung 6. Bei Neukäufen wird die gesamte Bandbreite der möglichen Lizenzarten berücksichtigt, auch wenn diese noch nicht im Portfolio des Unternehmens sind. 59

IHRE STRATEGIE Die 10 Gebote der SAP Lizenzierung 7. Das Vermessungsergebnis ist nicht nur zur Vermessungszeit, sondern jederzeit abrufbar. 60

IHRE STRATEGIE Die 10 Gebote der SAP Lizenzierung 8. Engine- und Package-Verbräuche können jederzeit zentral über alle Systeme eingesehen werden. 61

IHRE STRATEGIE Die 10 Gebote der SAP Lizenzierung 9. Analysen zu generell neuen Lizenzverteilungen, die eventuell kostengünstiger sind, müssen ohne großen Aufwand möglich sein. 62

IHRE STRATEGIE Die 10 Gebote der SAP Lizenzierung 10. Lizenzhistorien sind automatisch einsehbar, um die Einkaufsstrategie optimal zu gestalten. 63

VERMESSUNG OHNE PROBLEME Unterm Strich Optimierung ständig durchführen korrekter Lizenzstand Fehlbestände frühzeitig aufdecken günstigstes Verhandlungsergebnis Vor der Vermessung: Softwarestand in den Systemen muss aktuell sein verhindert erneute Vermessung und böse Überraschungen Genutzte Standard-Lizenzkeys sollten zur gleichen Produktgruppe gehören nur dann konsolidieren sie in der LAW Sonderlizenzen bei der Vermessung immer im Blick haben verhindert doppelte Lizenzzahlungen für eine Person 64

SAP LIZENZVERMESSUNG VIELEN DANK FÜR IHRE AUFMERKSAMKEIT VOQUZ Technologies AG Reichenbachstraße 2 85737 Ismaning Telefon: +49 89 / 92 51 91-0 Telefax: +49 89 / 92 51 91-715 www.voquz.com 65