Stiftung Begabtenfo rderung berufliche Bildung (SBB) Datenerfassungs- und Auswertungssystem (DAS) Anwenderhandbuch Software GmbH DAS 14.07.2011 Seite 1 von 40
1 Inhaltsverzeichnis 2 Allgemeine Informationen... 4 2.1 Allgemeine Informationen zur Bedienung... 4 2.1.1 Das Menü... 5 2.1.2 Systemhinweise/Systemmeldungen... 5 3 Einstieg... 8 3.1 Login-Maske... 8 3.2 Startseite... 9 4 Neuanlage Stipendiat... 10 4.1 Pflichtfelder (Plausibilitätscheck der Felder)... 10 4.1.1 Folgende Feldüberprüfungen werden in diesem Abschnitt durchgeführt.... 11 4.2 Optionale Felder/Abschnitte bei Neuanlage... 11 4.2.1 Zusätzliche Personenangaben... 11 4.2.2 Kontaktdaten... 12 4.2.3 Schulausbildung... 13 4.2.4 Beruf... 14 4.2.5 Studium... 14 4.2.6 Sonstiges... 15 4.2.7 Protokoll... 16 4.2.8 Vergabe Stipendiatennummer... 17 5 Suche nach Stipendiaten... 18 5.1 Allgemeine Hinweise zur Suche... 18 5.1.1 Platzhalter möglich... 19 5.1.2 Filteroptionen für Suchergebnis... 20 6 Bearbeiten eines Stipendiaten... 22 6.1 Navigationsleiste... 22 6.2 Administrationsfelder... 23 6.2.1 Vorzeitig ausgeschieden?... 23 Software GmbH DAS 14.02.2011 Seite 2 von 40
6.2.2 Endgültig abgelehnt am (tt.mm.jjjj)... 24 6.2.3 E-Mail gesperrt?... 24 6.2.4 Feld E-Mail versendet am... 24 6.2.5 Feld Zurückgemeldet am :... 24 6.3 Zahlungen anzeigen... 25 6.4 Neue Maßnahme erfassen... 27 6.5 Details zur Maßnahme/Zahlung einsehen... 28 6.6 Neue Zahlung zu bestehender Maßnahme erfassen... 30 6.7 Stipendiat und Zahlung(en) löschen/wiederherstellen... 31 6.8 Stipendiat einer anderen zuständigen Stelle zuweisen... 32 6.9 E-Mail an Stipendiat senden... 33 7 Daten importieren... 34 7.1 Allgemeine Informationen zum Import... 34 7.2 Besonderheiten beim Import... 34 8 Auswertungen/Reports... 38 8.1 Allgemeine Informationen... 38 8.2 Berichtsformen... 38 8.3 Die Berichte im Überblick... 38 8.3.1 Bericht (HTML)... 38 8.3.2 Liste... 40 8.3.3 Export... 40 Software GmbH DAS 14.02.2011 Seite 3 von 40
2 Allgemeine Informationen 2.1 Allgemeine Informationen zur Bedienung Das Datenerfassungs- und Auswertungssystem (DAS) der Stiftung für Begabtenförderung Bonn (SBB) erreichen Sie über folgende Internetadresse: https://sbb-das.de Startseite DAS Software GmbH DAS 14.02.2011 Seite 4 von 40
2.1.1 Das Menü Über das Menü auf der linken Seite der Maske erreichen Sie bequem durch Anklicken die verschiedenen Funktionen, die das System Ihnen zur Verfügung stellt. Das Menü wird Ihnen jederzeit angezeigt, so dass Sie mit wenigen Klicks zu einer anderen Maske gelangen können. Die Funktionen, die sich hinter den Menüpunkten befinden, werden nachfolgend besprochen. Hauptmenü 2.1.2 Systemhinweise/Systemmeldungen Beim Speichern eines Formulars weist Sie das System auf fehlende oder inkorrekte Angaben durch Hinweise unterhalb des Eingabefeldes hin. Sie können dem Hinweistext entnehmen, aus welchem Grund das System die Eingabe nicht akzeptiert. Folgende Fehlermeldungen könnten bei fehlerhafter Eingabe erscheinen: Sollten Sie ein Pflichtfeld nicht ausgefüllt haben erscheint folgende Meldung: Software GmbH DAS 14.02.2011 Seite 5 von 40
In untenstehendem Beispiel wurde im ersten Fall keines der Pflichtfelder befüllt, im zweiten Fall in beiden Feldern ein Wert eingetragen, obwohl nur ein Wert für eines der beiden Felder gefordert wurde. Wurde ein ungültiger Datumswert vom System erkannt, erhalten Sie zum Beispiel folgende Meldung mit der Erklärung, dass das Rückmeldedatum nicht in der Vergangenheit liegen kann. Hinweis: Für Datumsfelder gilt grundsätzlich folgendes Format: tt.mm.jjjj (Tag/Monat/Jahr); ein Datum kann jedoch ebenfalls wie folgt angegeben werden: ttmmjjjj (ohne Trennpunkte). Software GmbH DAS 14.02.2011 Seite 6 von 40
Ebenfalls wird überprüft, ob eine E-Mail-Adresse bereits einem Stipendiaten zugeordnet wurde. Hinweis: Die E-Mail-Adresse dient für die Stipendiaten als eindeutiger Benutzername zum Login; aus diesem Grund kann sie nicht mehrmals vergeben werden Ebenso wird überprüft, ob es sich um eine gültige E-Mail-Adresse handelt, d.h., ob sie dem Format benutzer@[subdomain oder Rechner.]domain.tld entspricht. In diesem Beispiel wurde das @-Zeichen nicht gefunden und die E-Mail-Adresse somit als fehlerhaft erkannt. Software GmbH DAS 14.02.2011 Seite 7 von 40
3 Einstieg 3.1 Login-Maske Über den Menüpunkt Systemanmeldung gelangen Sie zur Loginmaske; standardmäßig entspricht der Benutzername dem jeweiligen Förderkennzeichen einer zuständigen Stelle, das Passwort wurde bei Neuanlage vergeben bzw. durch den Benutzer nach erstmaligem Einloggen geändert (Die Funktion der Passwortänderung steht den Stipendiaten nicht zur Verfügung; diese können sich nur mit dem vom System zufällig generierten Passwort anmelden). Login-Maske Software GmbH DAS 14.02.2011 Seite 8 von 40
3.2 Startseite Nach erfolgreicher Anmeldung werden Sie zur Startseite Ihres Moduls weitergeleitet. Startseite (angemeldet) Software GmbH DAS 14.02.2011 Seite 9 von 40
4 Neuanlage Stipendiat 4.1 Pflichtfelder (Plausibilitätscheck der Felder) Pflichtfelder werden grundsätzlich mit einem roten * gekennzeichnet; zusätzlich sind Pflichtfelder bei Neuanlage eines Stipendiaten mit einem grauen Hintergrund hinterlegt. Diese Felder müssen durch Sie ausgefüllt werden, um den Stipendiaten ins System zu übernehmen. Neuanlage Stipendiat Pflichtfelder Software GmbH DAS 14.02.2011 Seite 10 von 40
4.1.1 Folgende Feldüberprüfungen werden in diesem Abschnitt durchgeführt. Feld E-Mail-Adresse : Wie schon erwähnt dient die E-Mail-Adresse zur eindeutigen Identifizierung eines Stipendiaten. Durch die Kennzeichnung dieses Feldes in der Datenbank als UNIQUE KEY wird gewährleistet, dass auch importierte E-Mail-Adressen aus B3 nicht doppelt im System hinterlegt werden können. Feld Prüfungsdatum : Das Prüfungsdatum darf nicht in der Zukunft liegen. Bei fehlerhafter Eingabe erscheint eine Fehlermeldung. Feld Rückmeldung bis : Im Gegensatz zum Prüfungsdatum darf dieses Feld nicht in der Vergangenheit liegen. 4.2 Optionale Felder/Abschnitte bei Neuanlage Die folgenden Abschnitte der Stipendiatenmaske sollten nach Möglichkeit vom Stipendiaten im Zuge der Rückmeldung ausgefüllt werden. 4.2.1 Zusätzliche Personenangaben Im Abschnitt Zusätzliche Personenangaben werden neben den Daten zu Geburtsdatum, -name, -ort und -land auch Informationen zum Migrationshintergrund des Stipendiaten behandelt. Diese Angaben werden ausschließlich für statistische Zwecke benötigt. Software GmbH DAS 14.02.2011 Seite 11 von 40
Zusätzliche Personenangaben 4.2.1.1 Folgende Feldüberprüfung wird in diesem Abschnitt durchgeführt. Feld Geburtsdatum : Das Alter des Stipendiaten muss zwischen 16 und 65 Jahren liegen; andernfalls erhalten Sie eine Fehlermeldung. 4.2.2 Kontaktdaten In diesem Abschnitt können die Kontaktdaten des Stipendiaten angelegt bzw. später ergänzt oder geändert werden. Software GmbH DAS 14.02.2011 Seite 12 von 40
Kontaktdaten Stipendiat 4.2.3 Schulausbildung Der folgende kurze Abschnitt behandelt die Schulausbildung; Pflichtfeld ist zunächst lediglich die Frage nach dem Schulabschluss, der vor Beginn der Ausbildung erworben wurde. 4.2.3.1 Folgende Feldüberprüfungen werden in diesem Abschnitt durchgeführt. Sollte ein höherer Schulabschluss während oder nach der Berufsausbildung erworben worden sein, muss die Frage Falls ja, wo erworben beantwortet werden; andernfalls erscheint eine Fehlermeldung. Schulausbildung Stipendiat Software GmbH DAS 14.02.2011 Seite 13 von 40
4.2.4 Beruf 4.2.4.1 Folgende Feldüberprüfungen werden in diesem Abschnitt durchgeführt. Die Fragen nach dem derzeitigen Beschäftigungsverhältnis müssen nur angegeben werden, sofern die erste Frage (ob der Stipendiat momentan in einem Beschäftigungsverhältnis steht) bejaht wurde. Nur in diesem Fall werden Sie bei Nichtbeantworten der darauffolgenden Punkte vom System dazu aufgefordert die Daten zu ergänzen. Beruf Stipendiat 4.2.5 Studium 4.2.5.1 Folgende Feldüberprüfungen werden in diesem Abschnitt durchgeführt. Wie im Abschnitt ( Beruf ) müssen in diesem Abschnitt die Fragen ebenfalls nur beantwortet werden, falls die erste Frage mit einem Ja beantwortet wurde. Weiterhin werden folgende Überprüfungen durchgeführt: Feld Beginn des Studiums : Software GmbH DAS 14.02.2011 Seite 14 von 40
Der Studienbeginn darf nicht in der Zukunft liegen. Feld Voraussichtliches Ende des Studiums : Das Studienende darf weder in der Vergangenheit liegen noch vor dem zuvor angegebenen Studienbeginn. Studium Stipendiat 4.2.6 Sonstiges Im Bereich Sonstiges finden sich allgemeine Fragen zum Förderprogramm und der beabsichtigten ersten Weiterbildung des Stipendiaten. In den ersten beiden Feldern sind Mehrfachnennungen möglich. Bei gedrückter STRG-Taste können mit der Maus mehrere Möglichkeiten ausgewählt werden. Die Felder Bemerkung und Vorzeitig ausgeschieden sind nur für die zuständige Stelle bzw. den Administrator sichtbar. Das Bemerkungsfeld ist ein reines Textfeld; es hat keinerlei Auswirkungen auf die Abläufe des Systems. Das Feld Vorzeitig ausgeschieden hingegen führt bei Bejahung dazu, dass der Stipendiat standardmäßig in keinem Suchergebnis mehr auftaucht (mehr dazu in Kapitel 5 Suche nach Stipendiaten). Software GmbH DAS 14.02.2011 Seite 15 von 40
Sonstiges Stipendiat 4.2.7 Protokoll Ganz unten auf der Detailansicht finden Sie bei jedem Datensatz die Informationen über Anlage-, Änderungs- und ggf. Lösch-Datum, sowie den jeweiligen Benutzer. Dies gilt für alle Detailansichten des Systems. Diese Felder geben stets darüber Auskunft, wann und von wem dieser Datensatz zuletzt bearbeitet worden ist. Diese Protokoll-Felder stehen in jeder Detailansicht zur Verfügung. Software GmbH DAS 14.02.2011 Seite 16 von 40
Protokoll 4.2.8 Vergabe Stipendiatennummer Die Stipendiatennummer ist, wie die E-Mail-Adresse, eindeutig und wird bei Neuanlage eines Stipendiaten automatisch vom System vergeben. Weiterhin dient sie dazu, Maßnahmen und Zahlungen für einen Stipendiaten eindeutig zuzuordnen. Die Stipendiatennummer kann von keinem Benutzer (auch nicht vom Administrator) verändert werden. Software GmbH DAS 14.02.2011 Seite 17 von 40
5 Suche nach Stipendiaten Suchmaske 5.1 Allgemeine Hinweise zur Suche Mithilfe der Suchfunktion können Sie sich einen Überblick über Ihre Stipendiaten und deren Status verschaffen. Software GmbH DAS 14.02.2011 Seite 18 von 40
5.1.1 Platzhalter möglich In den Eingabefeldern der Suchmaske ist es generell möglich, mit dem Platzhalter * zu arbeiten (z.b. M*ller, *ller, Mü*, usw.). 5.1.1.1 Suchergebnisse können stets exportiert werden Suchergebnisse können über den Export -Button stets als Excel/CSV-Datei zum lokalen Bearbeiten heruntergeladen werden. 5.1.1.2 Felder: Durch die nachfolgend aufgeführten Textfelder können Sie Suchkriterien eingeben, um das Suchergebnis einzugrenzen. Stipendiatennummer Name Vorname E-Mail-Adresse Aufnahmejahr 5.1.1.3 Optionen: Zusätzlich zu den Textfeldern haben Sie die Möglichkeit, durch die untenstehenden Optionen die Suche zu verfeinern. Elemente pro Seite Mittels der Auswahlliste Elemente pro Seite können Sie bestimmen, wie viele Treffer auf der Ergebnisseite angezeigt werden sollen (max. 30 Stück pro Seite). Auch endgültig abgelehnte Stipendiaten anzeigen Sollten Sie diesen Haken setzen, werden im Suchergebnis auch jene Stipendiaten mit angezeigt, die durch den Benutzer als endgültig abgelehnt markiert wurden. Software GmbH DAS 14.02.2011 Seite 19 von 40
Auch gelöschte Stipendiaten anzeigen Wenn Sie den Haken bei Auch gelöschte Stipendiaten anzeigen setzen, werden auch all die Stipendiaten angezeigt, die im Feld Lösch-Datum einen Wert stehen haben, d.h., alle Stipendiaten, die manuell vom Benutzer gelöscht wurden. 5.1.2 Filteroptionen für Suchergebnis Eine weitere Möglichkeit zur Eingrenzung des Suchergebnisses bieten die Filteroptionen im unteren Teil der Suchmaske. Mittels dieser Filter können Sie bestimmen, welche Aktionen anschließend im Suchergebnis bereitgestellt werden sollen. Folgende Filterfunktionen für das Ergebnis stehen Ihnen zur Verfügung: 5.1.2.1 keinen Filter verwenden (Standard) Es wird ausschließlich nach den oben besprochenen Kriterien gesucht. 5.1.2.2 noch nicht angeschriebene Stipendiaten anzeigen In Abhängigkeit der Suchkriterien (z.b. bestimmtes Jahr) werden alle noch nicht angeschriebenen Stipendiaten angezeigt; aus diesem Suchergebnis heraus ist es Ihnen möglich, den E-Mail-Versand an die zur Förderung ausgewählten Personen anzustoßen; in Abhängigkeit des Aufnahmejahrs werden verschiedene E-Mails versendet. Die E-Mails enthalten neben den Anschreibetexten auch die Zugangsdaten und die Stipendiatennummer des E-Mail-Empfängers. 5.1.2.3 bereits zurückgemeldete Stipendiaten anzeigen Es werden alle Stipendiaten angezeigt, die das Rückmeldeformular ausgefüllt und abgeschickt haben. Weitere Funktionen, außer der oben genannten Exportfunktion, stehen hierbei nicht zur Verfügung. 5.1.2.4 noch nicht zurückgemeldete Stipendiaten anzeigen Es werden diejenigen Stipendiaten angezeigt, die bereits eine E-Mail erhalten haben, sich jedoch noch nicht zurückgemeldet haben. Dieses Ergebnis dient ebenfalls der reinen Information. Software GmbH DAS 14.02.2011 Seite 20 von 40
keine weitere Funktion (außer Export) möglich 5.1.2.5 noch nicht zurückgemeldete Stipendiaten, die noch keine Erinnerungs-E- Mail erhalten haben, anzeigen Wie im vorherigen Punkt gezeigt, werden auch hier alle Stipendiaten angezeigt, die sich noch nicht zurückgemeldet haben, allerdings mit dem zusätzlichen Merkmal, dass diese noch keine Erinnerungs- E-Mail erhalten haben. Auch hier steht Ihnen die Funktion zur Verfügung, den Massenversand an diese Stipendiaten anzustoßen. Software GmbH DAS 14.02.2011 Seite 21 von 40
6 Bearbeiten eines Stipendiaten Aus dem Suchergebnis heraus gelangen Sie über den Button Details zur Komplettübersicht des Stipendiaten. Dort können Sie sich über die aktuellen Daten informieren oder aber die Daten des Stipendiaten bearbeiten. Auch hierbei gelten wieder die Hinweise zu den Pflichtfeldern bzw. zu fehlerhaft ausgefüllten Formularfeldern. Suchergebnis 6.1 Navigationsleiste Oberhalb des Stipendiaten befindet sich die Navigationsleiste, über die Sie die verschiedenen Funktionen aufrufen können. Über den Button Suchergebnisse gelangen Sie zur Übersichtsseite der vorher getätigten Suche. Der Button Stipendiat bringt Sie stets zur Detailansicht des Stipendiaten zurück. Zahlungen gibt Ihnen (falls vorhanden) einen Überblick über die bisher erfolgten Zahlungen des Stipendiaten (siehe dazu unten Punkte 6.3 6.6). Über den Button Neue Maßnahme können Sie eine neue Weiterbildungsmaßnahme erfassen. Software GmbH DAS 14.02.2011 Seite 22 von 40
Der letzte Button Bearbeiten bietet Ihnen die Möglichkeit, die bisher erfassten Daten zu bearbeiten. Nachdem Sie diesen betätigt haben, werden die Felder zur Erfassung der Daten geöffnet. 6.2 Administrationsfelder Zusätzlich zu den bereits oben besprochenen Feldern (Kapitel III Neuanlage Stipendiat ) erhalten Sie noch weitere Funktionen. 6.2.1 Vorzeitig ausgeschieden? Sollte ein Stipendiat vor Ablauf des Förderzeitraums aus dem Programm ausscheiden, können Sie über dieses Auswahlfeld den Grund angeben; momentan stehen Ihnen hierfür folgende Optionen zur Verfügung: - Nein (Standard) - Ja (Vollzeitstudium) - Ja (Passivität) - Ja (Sonstiges) Wie bereits in der Suche kurz erwähnt, stehen diese Stipendiaten für keinerlei weitere Funktionen bereit; erst wenn Sie das Auswahlfeld wieder auf Nein setzen ist dieser Stipendiat wieder aktiv. Software GmbH DAS 14.02.2011 Seite 23 von 40
6.2.2 Endgültig abgelehnt am (tt.mm.jjjj) Um einen Stipendiaten als endgültig abgelehnt zu markieren, müssen Sie in diesem Feld ein Datum eintragen. Durch Löschen des Datums kann dies rückgängig gemacht werden. 6.2.3 E-Mail gesperrt? Wenn eine E-Mail fehlerhaft ist oder aus einem anderen Grund (z.b. überfülltes Postfach) für den Versand durch die Stiftung Begabtenförderung berufliche Bildung (SBB) gesperrt worden ist, können Sie dem Feld E-Mail gesperrt entnehmen. Die SBB fordert Sie per E-Mail auf, die korrekte E-Mail des Stipendiaten in Erfahrung zur bringen und zu korrigieren. B3 Nutzer korrigieren die Mail-Adresse in B3 und führen danach den WEB-Abgleich durch. Ohne B3 korrigieren Sie die Mail-Adresse direkt im DAS. In beiden Fällen benachrichtigen Sie anschließend die SBB per Mail. 6.2.4 Feld E-Mail versendet am In diesem Feld finden Sie das Datum, an dem die 1. E-Mail mit der Aufforderung zur Vervollständigung der Daten an den Stipendiaten versendet wurde. 6.2.5 Feld Zurückgemeldet am : Dieses Feld gibt Ihnen das Datum (inkl. Uhrzeit) der Rückmeldung des Stipendiaten im DAS an. Dieses Datum wird gesetzt, sobald der Stipendiat seine Daten vollständig ausgefüllt ins System übertragen hat. Dieser Stipendiat wird nicht mehr für den Massenversand berücksichtigt. Dieses Feld ist nicht editierbar. Die Stipendiaten erhalten eine automatisierte Rückmeldung über eine erfolgreiche Rückmeldung nach der Vervollständigung ihrer Daten im DAS. Software GmbH DAS 14.02.2011 Seite 24 von 40
6.3 Zahlungen anzeigen Sie können im DAS Auszahlungen an Ihre Stipendiaten erfassen, sobald Ihnen Beleg-Nr. und Beleg-Datum dazu vorliegen. Nachfolgender Screenshot zeigt Ihnen den Überblick über die bisher erfolgten Zahlungen für einen Stipendiaten. Unterhalb der bereits besprochenen Navigationsleiste können Sie erkennen, um welchen Stipendiaten es sich handelt. Übersicht Zahlung Software GmbH DAS 14.02.2011 Seite 25 von 40
Darunter finden Sie den Saldo der bereits erfolgten Zahlungen und die verbleibende Fördersumme bis zur Erreichung des Förderhöchtbetrages. Ebenso wie die Suchergebnisse können auch die Zahlungen je Stipendiat in Excel/CSV exportiert werden. Pro Maßnahme erhalten Sie in dieser Übersicht Informationen über Maßnahmenummer (diese setzt sich aus einer laufenden Nummer und dem Förderkennzeichen zusammen; in diesem Beispiel 80/YY044), Beleg-Datum und Beleg-Nummer, sowie die Höhe der einzelnen Zahlungen je Maßnahme. Über den Button Details anzeigen erhalten Sie den Komplettüberblick über Maßnahme und Höhe der hierfür erfolgten Zahlungen. Neue Zahlungen zu einer bestehenden Maßnahme können Sie über Neue Zahlung erfassen. Software GmbH DAS 14.02.2011 Seite 26 von 40
6.4 Neue Maßnahme erfassen Neuanlage Maßnahme Um Zahlungen für eine bisher nicht erfasste Maßnahme eintragen zu können, (Button Neue Maßnahme in Navigationsleiste), müssen einige Pflichtfelder ausgefüllt werden. Sie erkennen diese wiederum an den mit einem * markierten Feldern. Software GmbH DAS 14.02.2011 Seite 27 von 40
Hinweis: Beim Erfassen des Zahlbetrags gilt es, Folgendes zu beachten: - Zahlungen ohne Vorzeichen sind Zahlungen an den Stipendiaten - Sollte der Stipendiat eine Rückzahlung geleistet haben, so geben Sie den Betrag bitte mit einem voranstehenden - (Minus) an ( z.b. -150). 6.5 Details zur Maßnahme/Zahlung einsehen Zahlung Detailansicht Software GmbH DAS 14.02.2011 Seite 28 von 40
Dieser Maske können Sie entnehmen, für welche Art von Maßnahme die Zahlungen erfolgt sind. Zusätzlich erhalten Sie Informationen über Maßnahmeschlüssel, sowie zu Weiterbildungsthema und - ort. Über den Button Bearbeiten gelangen Sie wie beim Stipendiaten in den Editiermodus. Zahlungen können auch wieder gelöscht werden (Button Löschen siehe dazu unten Punkt 6.7 Stipendiat und Zahlung(en) löschen/wiederherstellen ). Über Zurück gelangen Sie wieder zur Übersichtsseite der Maßnahmen (dasselbe erreichen Sie, wenn Sie im Editiermodus auf Abbrechen klicken). Software GmbH DAS 14.02.2011 Seite 29 von 40
6.6 Neue Zahlung zu bestehender Maßnahme erfassen Zahlung zu Maßnahme erfassen Die Maske zur Erfassung einer neuen Zahlung zu einer bereits bestehenden Maßnahme entspricht der Maske zur Erfassung einer neuen Maßnahme; der einzige Unterschied besteht darin, dass die spezifischen Felder für eine Maßnahme (Maßnahmenummer, -schlüssel, Weiterbildungsthema, -ort) nicht editierbar sind, sodass sichergestellt wird, dass diese Zahlung eindeutig der gewählten Maßnahme zugeordnet wird. Software GmbH DAS 14.02.2011 Seite 30 von 40
6.7 Stipendiat und Zahlung(en) löschen/wiederherstellen Das System ist so konzipiert, dass Daten vom Benutzer gelöscht und wieder hergestellt werden können. Grundsätzlich werden die Daten niemals physikalisch aus der Datenbank entfernt; sie erhalten lediglich einen Eintrag in den Feldern Lösch-Datum und Lösch-User. Diese Daten erscheinen dann in oben erwähntem Protokoll eines Datensatzes. Vor jeder Löschaktion erscheint eine Sicherheitsabfrage, ob der Datensatz tatsächlich gelöscht werden soll. Bejahen Sie diese Frage, werden die eben genannten Daten in den Datensatz geschrieben. Gelöschte Datensätze erscheinen standardmäßig in keinem Suchergebnis, außer Sie haben die Option aktiviert, dass gelöschte Datensätze mitangezeigt werden sollen. Nach dem Löschen befindet sich unterhalb des Datensatzes der Button Wiederherstellen. Software GmbH DAS 14.02.2011 Seite 31 von 40
Mittels dieser Funktion können einzelne Datensätze vom Benutzer selbständig wiederhergestellt werden. Auch hierbei wird vorher abgefragt, ob Sie diesen Datensatz tatsächlich wieder aktivieren möchten. Besonderheit: Ein Stipendiat kann nicht gelöscht werden, sobald er bereits Zahlungen zu einer Maßnahme erhalten hat. Sie müssten daher vor dem Löschen der Stipendiatendaten erst alle Zahlungen entfernen. 6.8 Stipendiat einer anderen zuständigen Stelle zuweisen Sollte der Fall eintreten, dass Sie einen Stipendiaten einer anderen zuständigen Stelle zuweisen müssen (Übertragung der Zuständigkeit), wählen Sie im Editiermodus des Stipendiaten im Feld Zuständige Stelle die neue zuständige Stelle für diesen Stipendiaten aus und speichern Sie anschließend den Datensatz. Es erfolgt eine Sicherheitsabfrage mit Hinweis über die Folgen einer neuen Zuweisung, die Sie erst bejahen müssen, um diesen Vorgang endgültig durchführen zu können: Software GmbH DAS 14.02.2011 Seite 32 von 40
Sobald Sie diese Abfrage bestätigt haben, ist der Stipendiat für Sie nicht mehr sichtbar. Nur die neue zuständige Stelle hat jetzt noch den Datenzugriff. 6.9 E-Mail an Stipendiat senden Neben der Funktion Massen-E-Mails aus dem Suchergebnis zu versenden, ist es ebenfalls möglich, einem einzelnen Stipendiaten die E-Mail zur Vervollständigung resp. zur Erinnerung zukommen zu lassen. Diese Aktion können Sie mithilfe des Buttons E-Mail senden unterhalb der Detailansicht eines Stipendiaten durchführen. Software GmbH DAS 14.02.2011 Seite 33 von 40
7 Daten importieren 7.1 Allgemeine Informationen zum Import Für die zuständigen Stellen, die nicht das -Programm B3 verwenden, besteht zusätzlich zur normalen Erfassung/Bearbeitung von Stipendiaten, die Möglichkeit, die Daten von einem oder mehreren Stipendiaten mittels Excel/CSV-Dateien ins DAS zu importieren. Die Pflichtfelder, die bei einer Neuanlage eines Stipendiaten mittels Online-Formular ausgefüllt sein müssen, müssen auch in der Datei vorhanden sein. Es greifen dieselben Prüfroutinen wie bei einer Anlage im Online-Formular, bspw. Prüfung auf bereits vorhandene E-Mail-Adresse, ob Rückmeldedatum vorhanden und nicht in der Vergangenheit liegt, usw. Welchen Aufbau diese Datei haben muss, entnehmen Sie bitte der Beispieldatei im Anhang. Grundsätzlich wird jedoch empfohlen, die Stipendiatendaten im DAS zu erfassen bzw. zu bearbeiten! 7.2 Besonderheiten beim Import Folgende Besonderheiten gilt es beim Daten-Import zu beachten: Anlagedatum und Änderungsdatum müssen immer ausgefüllt sein Ein J im Feld Anlagedatum (SBBstp_a_dat) bedeutet, dass es sich um eine Neuanlage eines Stipendiaten handelt; es wird eine neue Stipendiatennummer vergeben. Ein J im Feld Löschung bewirkt, dass der Stipendiat im System gelöscht wird Möchten Sie einen bereits angelegten Stipendiaten bearbeiten, empfiehlt es sich, diesen vorher mittels der Exportfunktion herunterzuladen. o Grund: Software GmbH DAS 14.02.2011 Seite 34 von 40
durch den vorherigen Export der Daten wird sichergestellt, dass Sie das aktuelle, im System hinterlegte, Änderungsdatum erhalten. Beim Import wird geprüft, ob das Änderungsdatum, das bei den zu importierenden Daten hinterlegt ist, dem Änderungsdatum im DAS entspricht. Sollten diese Daten zwischenzeitlich (Zeitraum zwischen Export und Import) im DAS geändert worden sein, erhalten Sie eine Fehlermeldung. Sie müssen dann die Daten erneut exportieren. Auf diese Weise soll sichergestellt werden, dass die Datenintegrität im DAS gewährleistet ist. Sollten beim Import Fehler auftreten, werden Sie auf der Folgeseite über Anzahl der Fehler hingewiesen; ebenso wird Ihnen angezeigt, in welcher Zeile des Excel/CSV-Datei der Fehler auftrat und welches Feld/welche Felder in dieser Zeile den Fehler verursacht hat. In diesem Screenshot werden Sie darauf hingewiesen, dass das Änderungsdatum Ihres Datensatzes nicht mehr mit dem Änderungsdatum im DAS übereinstimmt; das System wird den Import ablehnen. Beispiel Fehler Edit-Datum Den Import erreichen Sie über den Menüpunkt Daten importieren. Software GmbH DAS 14.02.2011 Seite 35 von 40
Wählen Sie anschließend die zu importierende Datei aus und drücken Sie anschließend auf Importieren. Die Folgeseite gibt Ihnen eine detaillierte Übersicht darüber, ob der Import funktioniert hat oder ob ggf. einzelne oder mehrere Felder fehlerhaft sind. Beispiel eines fehlerhaften Imports In obigen Beispiel erkennen Sie, dass das Feld Anrede keinen Wert enthält und dass die E-Mail- Adresse nicht dem bereits besprochenen Format entspricht (Kapitel I, Punkt 2b Systemhinweise/Systemmeldungen ). Diese Felder müssen von Ihnen korrigiert werden; anschließend können Sie den Import erneut anstoßen. Software GmbH DAS 14.02.2011 Seite 36 von 40
Das folgende Beispiel zeigt einen erfolgreichen Import, inkl. neu angelegter, aktualisierter, gelöschter und unveränderter Datensätze: Beispiel erfolgreicher Import Software GmbH DAS 14.02.2011 Seite 37 von 40
8 Auswertungen/Reports 8.1 Allgemeine Informationen Die Auswertungsmöglichkeiten basieren auf den Anforderungen der SBB und bieten derzeit folgende Möglichkeiten. 8.2 Berichtsformen Als Auswahlmöglichkeit für die verschiedenen Berichtsformen stehen Ihnen derzeit drei Optionen zur Verfügung: - Bericht (HTML) - Liste (HTML; zahlenmäßiger Nachweis) - Export der Zahlungen 8.3 Die Berichte im Überblick 8.3.1 Bericht (HTML) Der HTML-Bericht gibt Ihnen einen vollständigen Kurzüberblick über die vorgegebenen Bereiche. Software GmbH DAS 14.02.2011 Seite 38 von 40
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8.3.2 Liste Mittels der Auswertungsart Liste erhalten Sie eine HTML-Übersicht über die erfolgten Zahlungen innerhalb eines Jahres. 8.3.3 Export Der Export-Bericht entspricht dem obigen Listen-Bericht, nur dass das Ergebnis nicht als HTML-Seite angezeigt wird, sondern zur weiteren Bearbeitung in Excel/CSV zur Verfügung steht. Software GmbH DAS 14.02.2011 Seite 40 von 40