Einsatz von Fernkopiergeräten Lmd Fax-Server-Dienst TELEFAX und elektronisches Telefax Allgemeine Verfügung der Behörde für Justiz und Gleichstellung Nummer 11/2013 vom 20 08-201 3 {Az. 1281/13/ 4-) Die Allgemeine Verfügung Nr. 42 /2010 vom 28.09.2ü10 wird aufgehoben und durch diese Allgemeine Verfü gung wie folgt erset zt: A. Empfa ngszuständ igkeit der Telefaxgeräte und des Fax-Server-Dienstes 1. Telefaxgeräte und Fax-Server-Diemt bei der Gemeinsamen Annahmestelle im Ziviljustizgebäude 1. Fü r das Landgericht Hamburg (rnit dem Wiedergutmachungsa mt) und das Amtsgerich t Hamburg sind bei der Gemeinsamen Annahmestelle beim Amtsgericht Hamburg zentrale Telefaxgeräte für den Empfang von Telefax-Sendungen aufgestellt. Zus.ätzlich oder al ternativ kann der Fax-Server-Dienst bei Dataport genutzt werden. 2. Diese Telefaxgeräte und der Fax-Server-Dienst sind auch fü r den Empfang von Telefax-Sendungen zuständig, die an folgende Gerichte und Behörden ge richtet sind: 1. Hambu rgisches Verfassungsgericht 2. Behörde fu r Justiz und Gleichstell ung 3. Hanseatisches Oberlandesgericht 4. General staatsanwaltschaft Hamburg 5. Staatsanwaltschaft Hamburg 6. Hamburgisches Oberverwaltungsgericht 7. Ve rwaltungsge ric ht Ha mburg 8. Landesarbeitsgericht Hamburg 9. Arbeitsgericht Hamburg 10. Rfchterdfenstsenat bei dem Hanseatischen Oberlandesgericht 11. Richterdienstkammer bei dem Landgericht Hamburg 12. Anwaltsgerichtshof in der Freien und Han sestadt Hamburg 13. Hamburgisches Anwaltsgericht 14. Hamburgischer Be rufsgerichtshof fü r Hei lber ufe 15. Hamburgisches Berufsgericht für die Heil berufe 16. Gemeinsames Prüfungsamt der Länder Freie Hansestadt Bremen, Freie und Hansestadt Hamburg sowie Schleswig-Holstein für die zweite Staatsprüfung für Jur isten 17. Justizprüfungsa mt bei dem Hanseatischen Oberla ndesgericht 18. Öffentlic he Rechtsauskunft- und Vergleichsstelle 19. Hanseatische Rechtsa nwaltskammer 20. Landessozialgericht Hamburg 21. Sozialgericht Hamburg
22. Finanzgericht Hamburg IL Telefaxgeräte und Fax-Server-Dienst bei der Gemeinsamen Annahmestell e im Haus der Gerichte 1. Für das Amtsgericht Hamburg-St. Georg sind bei der Gemeinsamen Annahmestelle im Haus der Gerichte beim Amtsgericht Hamburg-St. Georg zentrale Telefaxgeräte für den Empfang von Telefax Sendungen aufgestellt. Zusätzlich oder alternativ kann der Fax-Server-Dienst be i Dataport genutzt werden. 2. Diese Telefaxgeräte und der Fax-Server-Dienst si nd auch für den Empfang von Telefax-Sendungen zuständig, die an folgende Gerichte und Behörden gerichtet sind: 1. Finanzgericht Hamburg 2. Ha rnbu rgisches Oberverwaltungsgericht 3. Verwaltungsge richt Hamburg 4. Hamburgischer Berufsgerichtshof für Hei lberufe 5. Hamburgisches Berufsgericht für die Heil beru fe III. Telefaxgeräte und Fax-Server-Dienst bei dem Hanseatischen Oberlandesgericht 1. Für das Hanseatische Oberlandesgericht sind bei dem Hanseatischen Obe rlandesgericht zentrale Telefaxgeräte für den Empfang von Telefax-Sendungen aufgestellt. Zusätzlich oder alternativ kann der Fax-Serve r-dienst bei Dataport genutzt werden. 2. Diese Telefaxgeräte und der Fax-Server-Dienst sind auch für den Empfang von Telefax-Sendungen zuständig, die an folgende Gerichte und 13ehörden gerich tet sind: 1. Hamburgisches Verfassungsgericht 2. Anwaltsgerichtshof in der Fre ien und Hansestadt Hamburg 3. Richterdienstsenat bei dem Hanseatischen Oberlandesgericht 4. Justfzprüfungsamt bei dem Hanseatischen Oberlandesgericht 5. Gemeinsames Prüfungsamt der Länder Freie Hansestadt Bremen, Freie und Hansestadt Hamburg und Schleswig-Holstein für die große juristische Staatsprüfung Hamburg IV. Telefaxgeräte und Fax-Server-Dienste bei den Amtsgerichten und dem Amtsgericht Hamburg Gemeinsames Mahngericht der Länder Hamburg und Mecklenburg-Vorpommern 1. Für das Amtsgericht Hamburg -Gemeinsames Mahngericht der Länder Hamburg und Meckl enburg Vorpommern- und die Amtsgerichte in den Stadttteilen sind im Gemeinsamen Mahngericht bzw. in dem jeweiligen Amtsgericht Telefaxgeräte für den Empfang von Telefax-Sendungen aufgestellt. Zusätzlich oder al ternativ kann der Fax-Server-Dienst bei Oataport genutzt werden.
2. Diese Telefaxge räte und der ~ax-se rver-diens t sind für den Empfang von Telefax-Sendungen zuständig, die an das jeweilige Amtsgericht w ie folgt ge richtet si nd: 1. bei dem Amtsgericht Hamburg-Gemeinsames Mahngericht der Länder Hamburg und Mecld enbu rg-vorpommem ausschließlich für den Zuständigkeitsbereich des Gemeinsamen Mahngerichts 2. bei dem Amtsgericht Hamburg-Altona ausschließl ic h für den Zuständigkeitsbereich des Amtsgerichts Hamburg-Altona 3. bei dem Amtsgericht Hamburg- Barmbek ausschließl ic h für den Zustä 1digkeitsbereich des Amtsgerichts Hamburg- Barmbek 4. bei dem Amtsgericht Hamburg-Bergedorf ausschließl ich für den Zuständigkeitsbereich des Amtsgerichts Hamburg-Bergedorf 5. bei dem Amtsgericht Hamburg-Blankenese ausschließl ich für den Zuständigkeitsbereich des Amtsgerichts Hamburg-Blankenese 6. bei dem Amtsgericht Hamburg-Harburg ausschließl ich für den Zuständigkeitsbereich des Amtsgerichts Hamburg-Harburg 7. bei dem Amtsgericht Hamburg-St. Georg (in der Gemeinsamen Annahmeste lle im Haus der Gerichte) fü r den Zuständigkeitsbereich des Amtsgerichts Hamburg-St-Georg nebst den in Lit. A. 11.2 genannten Gerichten und Behörden 8. bei dem Amtsgericht Hamburg-Wandsbek ausschließl ich für den Zuständigkeitsbereich des Amtsgerichts Hamburg-Wandsbek V. Telefaxgeräte und Fax-Se rver-dienst bei den Arbeitsgerichten, Sozia lgerichten, Verwaltungsgerichten und dem Finanzgericht 1. Für d ie Fachgerich te sind bei dem Jeweiligen Geric ht zentrale Telefaxgeräte fü r den Empfang von Telefax-Sendungen aufgestellt. Zusätzlich oder alternativ kann der Fax-Server-Dienst bei Dataport genutzt werden. 2. Diese Telefaxgeräte und der Fax-Server-Dienst sind fü r den Empfang von Telefax-Sendungen zuständig, die an das jeweilige Fachgericht wie folgt gerichtet sind: 1. bei dem Landesarbeitsgericht Hamburg und dem Arbeitsgericht Hamburg ausschließlich für den Zuständigkeitsbereich des La ndesarbeits- bzw. Arbeitsgerichts Hambu rg
2. bei dem Landessozialgericht Hamburg und dem Sozialgericht Hamburg ausschließlich für den Zuständigkeitsbereich des La ndessozial bzw. Sozialgerichts Hamburg 3. bei dem Oberverwal tungsgericht Hamburg und dem Verwalt ungsgericht Hamburg ausschließlich für den Zuständigkeitsbereich des Oberverwal t ungs- bzw. Verwaltungsgerichts Hamburg 4. bei dem Finanzger icht Hamburg ausschließlich für das Finanzgericht Hamburg VI. Telefaxge räte und Fax-Se rver-diemt bei der Behörde für Justiz und Gle ichste ll ung und dem Hamburgischen Beauftragten für Datenschutz und Informationsfreiheit 1. Für d ie Behörde fü r Justiz und Gle ichstellung und den Hamburgischen Beau ftragten für Datenschu tz und Infor mationsfreiheit sind bei der jeweiligen Dienststelle zentrale Telefaxgeräte für den Empfang von Telefax-Sendungen aufgestellt. Zusätzlich oder alternativ kann der Fax-Server-Dienst bei Dataport genutzt werden. 2. Diese Telefaxgeräte und der i:ax-server-dienst sind für den Empfang von Te lefax-sendungen zust ändig, d ie an die jeweilige Dienststelle wie folgt gericht et sind: 1. bei der Behörde für Justiz und Gleich stellung Hamburg für das Just izverwal tungsamt und das Stirafvollzugsamt 2. für den Hamburgischen Beauftragten für Datenschutz und In formationsfreiheit fü r die Dienststellen des Hamburgischen Beau ftragten fü r Datenschutz und Informationsfreiheit B. Allgemeine Regeln für den Telefax-Betrieb 1. Aufgaben der Annahmestelle Die bestehenden Rege lungen über d ie Aufgaben de r Annahmestellen b leiben bestehen und sind für den herkömmlichen Telefax-Betr ieb sowie den F.ax-Server -Oienst entsprechend anzuwenden. Bei Nutzung des Fax-Server-Dienstes werden die Telefax-Sendungen an eine normale Faxnummer geschickt 1 vom Fax-Se rver gespeichert und erreichen den Empfänger dann als E-Mail mit Anlage, z.b. im pdf-format, in einem dafür vorgesehenen Fu nktionspostfach. Eine ele ktronische Weiterleitung ist möglich. Oie eingehenden Telefax-Sendungen werden ausgedruckt und auf herkömmliche Art weiterverarbeitet. Sofern die recht lichen Voraussetzungen vorliegen, können die Telefax-Sendungen auch ohne Ausdruck elektronisch weiterverarbeitet werden. Soweit d ie unter Abschnitt A 1. bis V I. bei den Gemeinsamen Annahm estellen angeschlossenen Bereiche über eigene Te lefax-anschlüsse verfügen und/oder den Fax-Server-Dienst nutzen, sollen Sendungen direkt an diese Anschlüsse übertragen werden.
II. Übermittlungs2eitraum und Eingangszeitpunkt Telefax-Sendungen können in der Zeit von 0.00 Uhr bis 24.00 Uhr an die zu A) genannten Dienststellen übermittelt werden. Zur Feststel lung des Eingangs ist das durch das Empfangsgerät (Telefaxgeräte oder Fax-Server bei Dataport) automatisch erstellte Sammelverzeichnis ~ Empfa ngsjourn a l ) maßgebend. Der Nachweis des Eingangs der Telefax-Sendungen erfolgt durch den Statusbericht des Geräts. Eingangszeitpunkt ist das Ende des Übertragungsvorgangs. Dieser ergibt sich aus den Angaben (Datum, Uhrze it und ggf. Übertragungszeit), die auf der letzten Seite des Telefaxes ausgewiese n werden; dies gilt auch für die zunächst im Speicher des Geräts eingegangenen Telefaxe. II I. Eingangwermerk Au f den eingehenden Tele fax-sendungen ist ein Eingangsvermerk anz ubringen. Er enthält die Dienststelle und das nach Ziffer II. ermittelte Eingangsdatum. IV. Empfangsjournal Bei Telefaxgeräten wird nach 25-30 Telefax-Sendungen das Empfangsjournal automatisch ausgegeben. Darüber hinaus ist das Empfangsjournal zu Dienstbeginn gesondert auszudrucken. Bei Nutzung des Fax-Server-Dienstes wird das Empfangsjournal der eingegangenen Telefax Sendungen täglich an die zugeordnete E-Mail-Adresse der Faxnummer gesendet. Die Empfangsjournale sind gesondert zu sarnmeen und fü r zwei Jahre nach Ablauf des Entstehungsjahres aufzubewahren. V. Dienstanweisung für den Betrieb Jede Dienststel le, bei der ein Telefaxgerät aufgestellt ist, regelt in einer Dienstanweisung den Betrieb des Gerätes. In der Dienstanweisung sind mindestens geregelt: Gericht cder Verwaltung, für die das/die Gerät/e betrieben wird/werden Organisationsbereich/ Standort Fax Nummer des Geräts VL Regelmäßige Betriebsprüfung der Telefaxgeräte Das Geschäftsstellenpersonal überzeugt sich zu Dienstbeginn und -ende von der ordnungsgemäßen Betriebsbereitschaft und kontrolliert dabei imb 'sondere die Uhrzeit der Faxgeräte und hält dies schriftlich fest
C. Inkrafttreten Diese Allgemeine Verfügung tritt am 1. September 2013 in Kraft. Hamburg, den