Inhaltsverzeichnis 3 1 Aufbau und Funktion einer Datenverarbeitungsanlage 1.1 Hardware und Software... 7 1.2 Computerarten... 7 1.3 Grundausstattung eines Computers... 8 1.4 Motherboard (Zentraleinheit)... 9 1.4.1 Vorbemerkungen... 9 1.4.2 Prozessor des Computers (CPU)... 10 1.4.3 BIOS... 11 1.4.4 Arbeitsspeicher... 12 1.4.5 Sockel und Slots... 12 1.4.6 Chipsatz zur Motherboardsteuerung... 12 1.4.7 Schnittstellen... 13 1.4.8 Controller... 13 1.4.9 Bussystem... 14 1.5 Eingabegeräte... 15 1.5.1 Begriff... 15 1.5.2 Tastatur... 15 1.5.3 Maus... 15 1.5.4 Trackball... 15 1.5.5 Scanner... 16 1.5.6 Barcodeleser... 16 1.5.7 Weitere Eingabegeräte... 16 1.6 Ausgabegeräte... 17 1.6.1 Begriff... 17 1.6.2 Bildschirm... 17 1.6.3 Baemer... 17 1.6.4 Plotter... 17 1.6.5 Drucker... 18 1.7 Externe Speicher... 19 1.7.1 Möglichkeiten der Datenspeicherung... 19 1.7.2 Speichermedien und -geräte... 19 1.8 Multifunktionale Geräte... 22 1.9 Multimedia... 22 1.9.1 Multimediageräte... 22 1.9.2 Anschlüsse für Multimediageräte... 23 1.10 Datenkommunikationsgeräte und Netzwerkkomponenten... 25 1.10.1 Datenkommunikationsgeräte... 25 1.10.2 Netzwerkkomponenten... 26 Aufgaben... 28 1.11 Grundlagen interner Informationsdarstellung... 29 1.11.1 Vorbemerkungen... 29 1.11.2 Dualsystem (Binärsystem)... 29 1.11.3 Bit und Byte... 29 1.11.4 Kilobyte, Megabyte und Gigabyte... 31 1.11.5 Codes... 31 1.12 Entwickeln von Algorithmen... 32 1.13 Software... 35 1.13.1 Begriff... 35 1.13.2 Softwareebenen... 35 1.13.3 Betriebssystem (Systemsoftware)... 35 1.13.4 Entwicklung des Betriebssystems für Personalcomputer... 36 1.13.5 Bestandteile eines Betriebssystems... 36 1.13.6 Anwendersoftware... 37 1.13.7 Anforderungen an Software... 37 Aufgaben... 38 2 Arbeiten mit Windows XP 2.1 Aufgaben des Betriebssystems...39 2.2 Arbeiten mit Windows XP...39 2.3 Starten und Beenden eines Programms 42 2.4 Die Arbeit mit dem Explorer...43 2.5 Arbeiten mit Ordnern...46 2.6 Arbeiten mit Dateien...52 2.7 Suche nach Daten und Dateien...57 2.8 Arbeiten mit Disketten...61 2.9 Eigenschaften eines Datenträgers, eines Ordners und einer Datei...63 2.10 Datensicherung...64 2.11 Papierkorb...66 2.12 Systemsteuerung...67 Aufgaben...71 3 Tabellenkalkulation mit EXCEL 2003 3.1 Grundlegende Bemerkungen...72 3.1.1 Funktionen der Tabellenkalkulation...72 3.1.2 Start des Programms EXCEL...72 3.1.3 Programmeinstellungen...73 3.1.4 Aufgabenbereich...74 3.1.5 Smarttags...74 3.1.6 Die Bearbeitungsleiste...74 3.1.7 Tabellen und Bildlaufleisten...75 3.1.8 Taskleiste...75 3.1.9 Zeilen, Spalten, Zellen und Bereiche...75 3.2 Eingaben, Korrekturen, Berechnungen usw. anhand eines Beispiels...76 3.2.1 Bearbeitungshinweise...76 3.2.2 Eingaben und Korrekturen...76 3.2.3 Eingaben und Berechnungen...77 3.2.4 Bemerkungen in einem Textfenster...78 3.3 Speichern, Öffnen und Drucken...79 3.3.1 Speichern von Mappen...79 3.3.2 Öffnen von Mappen...80 3.3.3 Spezielle Möglichkeiten des Speicherns und Öffnens von Dateien...80 3.3.4 Drucken einer Tabelle aus einer Mappe 82 3.3.5 Anlegen einer neuen Mappe...83 3.3.6 Wechseln zwischen den einzelnen Tabellen innerhalb einer Mappe...83 3.3.7 Schließen einer Mappe...83 3.4 Bearbeiten von Bereichen und Zellen...84 3.4.1 Löschen von Zellen und Bereichen...84 3.4.2 Kopieren und Einfügen von Zellen und Bereichen...85 3.4.3 Kopieren und Einfügen durch AutoAusfüllen...86 3.4.4 Kopieren durch Ausfüllen...86 3.4.5 Ausschneiden und Einfügen von Zellen und Bereichen...87 3.4.6 Drag and Drop...87 3.4.7 Einfügen von Inhalten aus der Office-Zwischenablage...88 3.4.8 Rückgängigmachung...89 3.4.9 Wiederholen...89 3.4.10 Weitere Bearbeitungsmöglichkeiten...90 Übungen... 91
4 Inhaltsverzeichnis 3.5 Adressierung... 92 3.5.1 Begriff... 92 3.5.2 Arten der Adressierung... 92 3.5.3 Relative Adressierung... 93 3.5.4 Absolute Adressierung... 93 3.5.5 Adressierung über Namen... 95 Übungen... 99 3.6 Formatieren... 100 3.7 Inhalte von Zellen... 106 3.8 Formeln... 107 3.9 Funktionen... 112 3.9.1 Vorbemerkungen... 112 3.9.2 Arten von Funktionen... 112 3.9.3 Arbeit mit Funktionen der Symbolleiste Standard... 113 3.9.4 Benutzen des Funktions-Assistenten.. 114 3.9.5 Mathematische Funktionen... 116 3.9.6 Finanzmathematische Funktionen... 117 3.9.7 Datums- und Zeit-Funktionen... 119 3.9.8 Logik-Funktionen... 122 3.9.9 Text-Funktionen... 126 3.9.10 Statistik-Funktionen... 127 3.9.11 Informations-Funktionen... 128 3.9.12 Matrix-Funktionen... 129 Übungen... 132 3.10 Sortieren innerhalb von Tabellen... 133 Übungen... 134 3.11 Schutz von Zellen, Bereichen und Formeln... 135 3.12 Diagramme... 137 3.12.1 Vorbemerkungen... 137 3.12.2 Darstellungsarten... 137 3.12.3 Erstellung eines Diagramms mit Hilfe des Diagramm-Assistenten... 138 3.12.4 Änderungen der Darstellung eines Diagramms... 142 3.12.5 Diagrammtyp und Diagrammoptionen 145 3.12.6 Diagrammquelle und Daten hinzufügen... 146 3.12.7 Benutzerdefinierte Grafiken... 146 Übungen... 147 3.13 Sonstige Möglichkeiten von EXCEL... 149 3.13.1 Fixieren des Bildschirms... 149 3.13.2 Teilen des Bildschirms... 149 3.13.3 Benutzerdefinierte Listen... 150 3.13.4 Benennen und Kopieren von Tabellen 150 3.13.5 Berechnungen unter Nutzung von mehreren Tabellen... 151 3.13.6 Verwenden von Hyperlinks... 152 3.13.7 Gültigkeitsprüfung... 154 3.13.8 Einfügen eines Kommentars... 154 3.14 Spezielle Berechnungsmethoden... 155 3.14.1 Vorbemerkungen... 155 3.14.2 Zielwertsuche... 155 3.14.3 Solver... 156 3.14.4 Mehrfachoperationen... 160 3.14.5 Trendberechnungen... 161 Übungen... 162 3.15 Datenbanken und Listen...163 3.15.1 Vorbemerkungen...163 3.15.2 Anlegen einer Datenbank...163 3.15.3 Sortieren von Daten...164 3.15.4 Ausgeben von Daten nach Kriterien... 164 3.15.5 Arbeiten mit Datenbankfunktionen... 168 3.15.6 Teilergebnisse...169 3.15.7 Nutzen von Listen...170 3.15.8 Datendarstellung mit einer Pivot-Tabelle...171 3.16 Makros...173 3.16.1 Vorbemerkungen...173 3.16.2 Einstellung der Sicherheitsstufe...173 3.16.3 Makro zur Dateneingabe...173 3.16.4 Makro zum Druck von Daten...175 3.17 Excel-Hilfe...176 3.18 Überprüfung von Ergebnissen...177 3.19 Fehlermeldungen und Fehlererkennung...178 4 Datenbank mit ACCESS 2003 4.1 Theoretische Grundlagen einer relationalen Datenbank...179 4.1.1 Funktionen einer Datenbank...179 4.1.2 Tabellen...179 4.1.3 Entity-Relationship-Modell (ERM)... 181 4.1.4 Normalisierung von Tabellen...182 4.2 Arbeiten mit ACCESS 2003... 186 4.2.1 Aufbau des Bildschirms... 186 4.2.2 Arbeitsablauf mit einer Datenbank... 186 4.2.3 Datenbankfenster...187 4.3 Anlegen der Datenbank Betrieb...188 4.4 Anlegen einer Tabelle und Eingeben von Daten...190 4.4.1 Vorbemerkungen...190 4.4.2 Datenfelder und Felddatentypen...190 4.4.3 Anlegen der Tabelle Lager...191 4.4.4 Eingabe von Daten in eine Tabelle... 194 Übungen...196 4.5 Bearbeiten der Datensätze/Datenfelder197 4.6 Bearbeiten der Tabellenstruktur... 199 4.6.1 Einfügen und Löschen von Datenfeldern...199 4.6.2 Ändern von Datenfeldname/ Datenfeldtyp...201 4.6.3 Ändern von Feldeigenschaften...202 4.7 Formatieren von Daten...207 4.8 Aufbau weiterer Tabellen...208 4.9 Abfragen...209 4.9.1 Vorbemerkungen...209 4.9.2 Arten von Abfragen...209 4.9.3 Auswahlabfrage...210 4.9.4 Parameterabfrage...218 4.9.5 Anfügeabfrage...220 4.9.6 Tabellenerstellungsabfrage...221 4.9.7 Löschabfrage...221 4.9.8 Kreuztabellenabfrage...223 4.9.9 Aktualisierungsabfragen...224 4.9.10 Duplikatsuche...230 Übungen...231
Inhaltsverzeichnis 5 4.10 Beziehungen zwischen Tabellen... 232 4.10.1 Grundsätzliche Erklärungen... 232 4.10.2 1:1-Beziehung zwischen Tabellen... 235 4.10.3 1:N-Beziehung zwischen Tabellen... 238 4.10.4 M:N-Beziehung zwischen Tabellen... 240 4.10.5 Inkonsistenzsuche... 243 4.10.6 Beziehungen mit referentieller Integrität... 245 4.10.7 Gleichheits- und Inklusionsverknüpfung... 250 4.10.8 Verknüpfungen auf Grund einer Abfrage... 252 Übungen... 253 4.11 Formulare... 254 4.11.1 AutoFormular... 254 4.11.2 Formularerstellung mit Assistenten... 255 4.11.3 Formulare mit Memofeldern/Grafiken. 256 4.12 Berichte... 258 4.12.1 Vorbemerkungen... 258 4.12.2 Erstellen von einfachen Berichten... 258 4.12.3 Erstellung eines AutoBerichts... 260 5 Textverarbeitung mit Word 2003 5.1 Grundlegende Bemerkungen... 261 5.1.1 Funktionen einer Textverarbeitung... 261 5.1.2 Start des Programms... 261 5.1.3 Programmeinstellungen... 262 5.2 Einstellungen für die Texteingabe... 263 5.2.1 Einrichten der Seite... 263 5.2.2 Einfüge- und Überschreibmodus... 263 5.2.3 Automatische Silbentrennung... 264 5.2.4 Einstellen der Schrift... 264 5.3 Texteingabe und -bearbeitung... 265 5.3.1 Eingaben und Korrekturen... 265 5.3.2 Rechtschreibprüfung... 266 5.3.3 Thesaurus... 266 5.3.4 Anzeigen der Absatzmarke usw.... 267 5.3.5 Auswählen einer Textstelle... 267 5.4 Speichern usw. von Dokumenten... 267 5.5 Markieren, Löschen, Kopieren usw. von Texten und Textteilen... 268 5.6 Zeichenformatierung... 272 5.7 Absatzformatierung... 276 5.8 Texteinzug... 278 5.9 Tabulatoren... 279 5.10 Tabellen... 281 5.11 Nummerierungen/Aufzählungen... 285 5.11.1 Erstellung einer Nummerierung... 285 5.11.2 Änderung der Nummerierung... 286 5.11.3 Überspringen der Nummerierung... 286 5.11.4 Bearbeiten der Nummerierung... 287 5.11.5 Aufzählungen... 288 5.12 Einfügen von Sonderzeichen... 289 5.13 Übersetzung... 290 Übungen... 291 5.14 Briefe mit Textbausteinen... 292 5.14.1 Geschäftsbriefe nach DIN 676... 292 5.14.2 Erfassung eines Brieftextes...232 5.14.3 Erstellung von Textbausteinen...294 5.14.4 Text mit AutoText-Einträgen... 296 5.14.5 Ausdruck der AutoText-Einträge... 296 6 Präsentieren mit PowerPoint 2003 6.1 Nutzungsmöglichkeiten einer Präsentationssoftware...297 6.1.1 Vorbemerkungen...297 6.1.2 Vortrag mit Hilfe einer Präsentation... 297 6.1.3 Sonstige Möglichkeiten...297 6.2 Elemente einer Präsentation... 298 6.3 Start des Programms...299 6.4 Erstellung einer Präsentation...300 6.5 Bildschirmpräsentation...303 6.6 Löschen, Kopieren und Einfügen von Folien...303 6.7 Erstellung weiterer Folien...304 6.7.1 Vorbemerkungen...304 6.7.2 Folie mit Organigramm... 304 6.7.3 Folie mit Grafiken oder Clip Arts...305 6.7.4 Folie mit einer Excel-Tabelle...306 6.7.5 Folie mit Excel-Diagramm...307 6.7.6 Folien mit Clip Art und Texten... 308 6.7.7 Folie mit Textfeld, WordArt-Objekten, Pfeilen usw....309 6.7.8 Folie mit Filmen und Klängen... 309 6.8 Ansichten...310 Übungen...311 6.9 Folienmaster...312 6.9.1 Vorbemerkungen...312 6.9.2 Erstellung eines neuen Folienmasters - Textformatierungen...312 6.9.3 Erstellung eines neuen Folienmasters Formatieren des Hintergrunds... 314 6.9.4 Erstellung eines neuen Folienmasters Einfügen von Objekten...315 6.10 Erstellen neuer Entwurfsvorlagen... 316 6.10.1 Entwurfsvorlagen unter Nutzung bestehender Masterfolien...316 6.10.2 Entwurfsvorlagen unter Nutzung bestimmter vorgegebener Elemente...317 6.11 Foliendesign...319 6.11.1 Entwurfsvorlagen...319 6.11.2 Farbschemas...320 6.12 Folienübergang...321 6.12.1 Effekte beim Folienübergang...321 6.12.2 Folienübergang über interaktive Schaltflächen...322 6.12.3 Auswahl einer beliebigen Folie...324 6.13 Animationsschemas...327 6.13.1 Vorgegebene Animationsschemas... 327 6.13.2 Benutzerdefinierte Animation...328 6.14 Änderung der Folienreihenfolge während der Präsentation...331 6.15 Ergänzungen in Folien während der Vorführung...332 6.16 Zielgruppenorientierte Präsentation... 333
6 Inhaltsverzeichnis 6.17 Einblenden von Foliennummern usw.. 334 6.18 Bestimmen einer anderen Schriftart... 334 6.19 Freie Gestaltung von Folien... 335 6.19.1 Erstellen einer Präsentation... 335 6.19.2 Gemeinsames Bearbeiten von Objekten... 338 6.20 Einfügen eines Fotoalbums... 339 6.21 Einfügen von Folien aus anderen Präsentationen... 341 6.22 Speichern von Folien als Grafik... 341 6.23 Speichern von Folien als Webseiten.. 342 6.24 Senden der Präsentationen an die Textverarbeitung Word... 342 6.25 Arbeiten mit fertigen Präsentationen... 344 6.26 Präsentation ohne das Programm PowerPoint... 344 Übungen... 345 6.27 Aufbau eines Vortrags mit Hilfe einer Präsentationssoftware... 346 6.28 Beurteilungskriterien und -bögen... 347 7 Bearbeiten von Fotos und Grafiken für Office Dokumente 7.1 Vorbemerkungen... 349 7.2 Grundsätzliche Aussagen zu Grafiken 349 7.3 Microsoft Office Picture Manager... 352 7.4 Grafikbearbeitung mit den Office-Programmen... 358 8 Gemeinsame Elemente von Excel, Word und PowerPoint 8.1 Vorbemerkungen... 361 8.2 Einfügen und Bearbeiten von Clip Arts362 8.2.1 Einfügen eines Clip Arts... 362 8.2.2 Arbeiten mit dem Clip Organizer... 363 8.3 Einfügen einer Grafik... 364 8.4 Einfügen eines WordArt-Objekts... 365 8.5 Einfügen von Objekten... 366 8.5.1 Einfügen eines bereits erstellten Objekts... 366 8.5.2 Einfügen eines zu erstellenden Objekts... 366 8.5.3 Einfügen eines Objekts am Beispiel einer Formel... 367 8.6 Einfügen von schematischen Darstellungen... 369 8.7 Einfügen eines Organigramms... 371 8.8 Einfügen eines Textfelds... 373 8.9 Einfügen von AutoFormen... 373 9 Datenaustausch 9.1 Vorbemerkungen... 375 9.2 Datenübertragung von EXCEL in die Textverarbeitung Word... 375 9.2.1 Übertragen einer Tabelle... 375 9.2.2 Übertragen einer Grafik... 376 9.2.3 Verknüpfung von Daten... 377 9.3 Datenaustausch zwischen ACCESS und Word bzw. EXCEL... 378 9.3.1 Vorbemerkungen... 378 9.3.2 Datenexport von ACCESS in Word für Windows und EXCEL... 378 9.3.3 Datenaustausch durch Kopieren und Einfügen... 379 9.3.4 Datenexport...379 9.3.5 Datenimport... 380 9.4 Serienbriefe...380 9.4.1 Vorbemerkungen...380 9.4.2 Serienbriefe mit ACCESS und Word für Windows...380 9.4.3 Serienbriefe mit einer EXCEL- Tabelle und Word für Windows...386 10 Netze und Datenkommunikation 10.1 Grundlagen der Kommunikation...387 10.2 Arten der Kommunikation...387 10.3 Einplatz- und Mehrplatzsysteme...388 10.4 Kommunikationsnetze...388 10.4.1 Begriff...388 10.4.2 Netzwerkarten...388 10.4.3 Netzwerkbetriebssysteme...389 10.4.4 Netzwerktopologien (-architektur)... 389 10.5 Telekommunikations- und Datennetze 390 11 Internet 11.1 Begriff...391 11.2 Der Internetanschluss...391 11.3 Internetdienste...392 11.4 Begriffe aus dem Internet...393 11.5 Die Arbeit mit dem Microsoft Internet Explorer...395 11.5.1 Vorbemerkungen...395 11.5.2 Aufrufen von Informationen...395 11.5.3 Schaltflächen...396 11.5.4 Addressleiste... 397 11.5.5 Speichern gesamter Webseiten mit Texten und Grafiken... 398 11.5.6 Weiterverarbeiten und Speichern von Textteilen und Grafiken...400 11.5.7 Drucken von Internetseiten...401 11.5.8 Senden von Seiten...402 11.5.9 Favoriten...403 11.5.10 Download mehrerer Internetseiten... 404 11.6 Suchmaschinen...405 11.6.1 Vorbemerkungen...405 11.6.2 Meta-Suchmaschinen...405 11.6.3 Suchen am Beispiel der Suchmaschine Google... 406 11.7 Laden von Dateien aus dem Internet (FTP)...409 11.8 E-Mail...410 11.8.1 Vorbemerkungen...410 11.8.2 E-Mail mit Outlook Express...410 12 Rahmenbedingungen und Auswirkungen der Datenverarbeitung 12.1 Datensicherung...420 12.2 Datenschutz...422 12.2.1 Zweck des Datenschutzgesetzes... 422 12.2.2 Öffentliche Stellen...422 12.2.3 Unternehmen...423 12.2.4 Technische und organisatorische Maßnahmen für den Datenschutz... 425 12.3 Entwicklungstendenzen in der Datenverarbeitung...426 12.4 Veränderungen der beruflichen Tätigkeiten...426 Stichwortverzeichnis...427
72 Tabellenkalkulation mit EXCEL 2003 3 Tabellenkalkulation mit EXCEL 2003 3.1 Grundlegende Bemerkungen 3.1.1 Funktionen der Tabellenkalkulation Tabellenkalkulationen gehören zu den Standardsoftwareprogrammen, die bestimmte betriebliche Aufgaben lösen. Eine Tabellenkalkulation ist in der Lage, mathematische Aufgaben jeglicher Art zu erledigen, also z. B. den Vergleich von Angeboten vorzunehmen, betriebliche Gewinne zu verteilen, Abschreibungsbeträge zu errechnen usw. Darüber hinaus verfügen heutige Tabellenkalkulationsprogramme in der Regel über ein Grafikmodul, sodass die Daten grafisch ansprechend präsentiert werden können. 3.1.2 Start des Programms EXCEL Bearbeitungsschritte: Der Excel-Bildschirm beinhaltet die folgenden Komponenten: Starten Sie das Programm Excel. Die Möglichkeiten des Startens sind auf Seite 42 angegeben. Titelleiste Menüleiste Symbolleisten Bearbeitungsleiste Aufgabenbereich Bildlaufleisten Tabellen Statusleiste Neben den normalen Komponenten eines Windows-Programms wie der Menüleiste und den Symbolleisten gibt es bei einer Tabellenkalkulation die Bearbeitungsleiste. Werden in Zellen Inhalte eingegeben, so wird dies in der Bearbeitungsleiste ebenfalls angezeigt. Klickt man eine Zelle an, so wird in der Bearbeitungszeile bei einer Berechnung nicht das Ergebnis, sondern die zu Grunde liegende Formel angezeigt. Die Einstellung, welche Symbolleisten eingeblendet werden, kann nach den jeweiligen Bedürfnissen festgelegt werden. Die Arbeit mit dem Programm Excel wird erschwert, wenn einzelne Komponenten, die benötigt werden, nicht eingeblendet sind. Daher wird zunächst die Einstellung des Excel-Bildschirmes erläutert.
Grundlegende Bemerkungen 73 3.1.3 Programmeinstellungen Fehlen bei der Bildschirmanzeige beispielsweise benötigte Symbolleisten oder die Bearbeitungsleiste, können diese Komponenten des Bildschirms jederzeit eingeblendet werden. Bearbeitungsschritte: Wählen Sie den Menüpunkt Ansicht. Es wird angegeben, dass die Normaldarstellung angezeigt wird. Durch ein Häkchen wird gekennzeichnet, dass die Bearbeitungsleiste und die Statusleiste eingeblendet sind. Durch Anklicken können sie aus- und eingeblendet werden. Über den Menüpunkt Ansicht/Symbolleisten/Anpassen können Sie im Fenster Anpassen nach Anklicken der Registerkarte Optionen die Anzeige der Symbolleisten und der Menüleiste beeinflussen. Bei der angegebenen Option werden die Menüs immer vollständig angezeigt. Bei der praktischen Arbeit mit dem Programm dürfte dies vernünftig sein. Über den Menüpunkt Ansicht/Symbolleisten können die Symbolleisten ein- und ausgeblendet werden. Normalerweise sollten die Symbolleisten Standard und Format auf dem Bildschirm angezeigt werden. Gehen Sie mit der Maus auf den Pfeil nach unten am Ende einer Symbolleiste. Es wird u. a. angezeigt, dass Schaltflächen hinzugefügt oder entfernt werden können. Experimentieren Sie mit dieser Möglichkeit. Zuletzt wählen Sie jedoch den Menüpunkt Symbolleiste zurücksetzen, damit der Ursprungszustand wieder hergestellt wird. Symbolleisten können ebenfalls nach dem Anfahren einer eingeblendeten Symbolleiste mit der Maus und dem anschließenden Drücken der rechten Maustaste ein- oder ausgeblendet werden.
74 Tabellenkalkulation mit EXCEL 2003 3.1.4 Aufgabenbereich Über den Menüpunkt Ansicht/Aufgabenbereich bzw. automatisch wird der Aufgabenbereich am rechten Bildschirmrand eingeblendet. Mit Hilfe der Menüpunkte können bestimmte Aufgaben je nach Bedarf ausgewählt werden. Zum Beispiel können Arbeitsmappen, Vorlagen oder Clip Arts eingefügt werden, wie später beschrieben wird. 3.1.5 Smarttags Durch Smarttags macht das Programm auf Funktionen aufmerksam, die dem Benutzer bei einer bestimmten Arbeit zur Verfügung stehen und für die ansonsten mehrere Arbeitsschritte notwendig wären. Beispielsweise stehen beim Kopieren und Einfügen von Daten mehrere Optionen zur Verfügung, es können z. B. Formeln, Formate, Werte usw. übertragen werden. Die Optionen führen zu unterschiedlichen Ergebnissen und Formatierungen. 3.1.6 Die Bearbeitungsleiste Die Bearbeitungszeile muss unbedingt eingeblendet werden, da sie Formeln anzeigt und für die Korrektur von Formeln benutzt werden kann. Zunächst wird in dieser Zeile die aktuell zu bearbeitende Zelle (z. B. A1) angegeben. Durch das Anklicken des roten Kreuzes ( ) wird eine eventuelle Bearbeitung rückgängig gemacht. Die Schaltfläche Eingeben ( ) schließt eine Bearbeitung (z. B. Eingabe einer Formel) ab und hat die gleiche Funktion wie das Drücken der Return-Taste.
Grundlegende Bemerkungen 75 3.1.7 Tabellen und Bildlaufleisten Durch Anklicken kann man zwischen den einzelnen Tabellen von Excel wechseln. Mit Hilfe der Bildlaufleisten kann man in einer Tabelle nach oben, unten, rechts und links wandern. 3.1.8 Taskleiste In der Taskleiste werden die im Augenblick geladenen Programme angezeigt. Sind mehrere Programme geladen, wird das gerade benutzte Programm heller gekennzeichnet. Durch Anklicken mit der Maus auf eine Schaltfläche mit der Angabe eines Programms kann zwischen den Programmen gewechselt werden. 3.1.9 Zeilen, Spalten, Zellen und Bereiche Nach der Bearbeitungsleiste beginnt der eigentliche Bearbeitungsbildschirm mit seinen Zeilen und Spalten. Die Zeilen werden mit Zahlen angegeben, die Spalten mit Buchstaben. Eine bestimmte Zelle bezeichnet man beispielsweise mit A1 oder B5. Sie wird mit der Maus ausgewählt und durch das einfache Anklicken mit der linken Maustaste markiert. Ein Bereich sind mehrere Zellen, z. B. die Zellen A1 bis B5. Sie werden dadurch markiert, dass man zunächst die obere linke Zelle des Bereichs mit der linken Maustaste anklickt und danach bei gedrückter linker Maustaste bis auf die letzte Zelle des Bereichs fährt. Der gewählte Bereich wird dabei dunkel unterlegt. Markierungen von Bereichen sind vor allem beim Gestalten (Formatieren) von Bereichen sehr nützlich, da dadurch nicht jede Zelle einzeln bearbeitet werden muss. Es ist sogar möglich, mehrere Bereiche auf einmal zu markieren. Es wird der erste Bereich wie beschrieben markiert, danach wird die Strg-Taste gedrückt und bei gedrückt gehaltener Taste der nächste Bereich markiert. Auf diese Weise wird beispielsweise ein Zahlenformat für verschiedene Bereiche eines Tabellenkalkulationsblattes festgelegt. Im gezeigten Beispiel wurden die Zelle A3 und die Bereiche C2C5 und E2F4 markiert. Markierungen werden später für verschiedene Zwecke, beispielsweise zum Gestalten eines Arbeitsblattes benötigt.
76 Tabellenkalkulation mit EXCEL 2003 3.2 Eingaben, Korrekturen, Berechnungen usw. anhand eines Beispiels 3.2.1 Bearbeitungshinweise Das Eingeben von Buchstaben, Zahlen und Sonderzeichen in eine Zelle erfolgt immer auf die gleiche Art und Weise: Markieren Bearbeiten Abschließen Eine Zelle wird durch Anklicken mit der Maus markiert. Die Zelle kann auch mit den Cursor-Tasten angesteuert werden. In die gewählte Zelle werden über die Tastatur Buchstaben, Zahlen usw. eingegeben. Außerdem ist es möglich, nach der Anwahl der entsprechenden Menüpunkte die markierte Zelle zu formatieren, beispielsweise mit einer bestimmten Hintergrundfarbe zu belegen oder einen Rahmen um die Zelle zu legen. Die Bearbeitung einer Zelle, also das Eingeben von Werten usw., wird mit dem Drücken der Return-Taste bzw. mit dem Anklicken der Schaltfläche Eingeben ( ) in der Bearbeitungszeile abgeschlossen. Auch einzelne oder mehrere Bereiche werden, vor allem beim Formatieren, nach diesem Schema bearbeitet. Werden Menüpunkte oder Symbole benutzt, so wird eine Bearbeitung meistens durch das Anklicken der Schaltfläche OK in einem Fenster beendet. 3.2.2 Eingaben und Korrekturen Das Eingeben und Korrigieren von Werten in Zellen gehört zu den wesentlichen Arbeiten beim Umgang mit einer Tabellenkalkulation. Am Beispiel der irrtümlichen Eingabe der Bezeichnung Umsatzberechnung 2104 statt der richtigen Bezeichnung Umsatzberechnung 2004 soll die Eingabe und Korrektur von Zelleninhalten demonstriert werden. Bearbeitungsschritte: Markieren Sie zunächst die Zelle B2 und geben Sie den folgenden Text ein: Markieren Sie eine andere Zelle und danach für die Korrektur nochmals die Zelle B2. Klicken Sie mit der Maus in der Bearbeitungszeile zwischen die Zahlen 2 und 1. Danach drücken Sie die Taste Entf (Entfernen) und geben Sie die Zahl 0 ein. Das richtige Ergebnis wird angezeigt. Mit der Return-Taste oder dem Anklicken der Schaltfläche Eingeben können Sie die Eingabe beenden.
Eingaben, Korrekturen, Berechnungen usw. anhand eines Beispiels 77 Bearbeitungsschritte (Fortsetzung): Alternativ können Sie die Zelle B2 markieren und danach die Funktionstaste F2 betätigen. Der Cursor befindet sich jetzt am Ende der Zelle hinter der Zahl 2. Mit den Cursor-Tasten oder der Maus gehen Sie zwischen die Zahlen 2 und 1. Drücken Sie danach die Taste Entf (Entfernen) und geben Sie die Zahl 0 ein. Das richtige Ergebnis wird angezeigt. 3.2.3 Eingaben und Berechnungen Eine einfache Umsatzberechnung, wie nachstehend im Ergebnis abgebildet, soll zur Grundlage der Erklärungen gemacht werden. Die einzelnen Bearbeitungsschritte werden genau angegeben. Einzugebende Zahlen werden dunkel unterlegt, berechnete Zahlen und einzugebende Texte werden normal dargestellt. Bearbeitungsschritte: Tragen Sie zunächst in die entsprechenden Zellen die Worte Umsatzberechnung 2004, Menge, Preis, Umsatz, Vertreter A, Vertreter B, Vertreter C, Vertreter D und Gesamtumsatz ein, indem Sie die Zellen anklicken und die jeweiligen Texte eintragen. Schreiben Sie die entsprechenden Mengen und Preise in die jeweiligen Zellen. Markieren Sie mit der Maus die Zelle D6. Beginnen Sie die Berechnung des Umsatzes des Vertreters A mit der Eingabe des Gleichheitszeichens =. Markieren Sie mit der Maus die abgesetzte Menge des Vertreters A in der Zelle B6. Die Zelle wird in der Formel angezeigt. Geben Sie das Multiplikationszeichen * ein. Markieren Sie mit der Maus den Preis in der Zelle C6. Nun ist die Formel für den Umsatz des Vertreters A (= B6 * C6) angegeben. Schließen Sie die Bearbeitung des Vertreterumsatzes mit der Returntaste oder mit dem Anklicken der Schaltfläche Eingeben ( ) ab. Berechnen Sie die Umsätze der anderen Vertreter auf die gleiche Art.
78 Tabellenkalkulation mit EXCEL 2003 Bearbeitungsschritte (Fortsetzung): Der Gesamtumsatz ergibt sich aus den Einzelumsätzen der vier Vertreter, er ist also die Summe der einzelnen Umsätze. EXCEL kennt so genannte Funktionen, u. a. die Funktion Summe. Markieren Sie die Zelle D11. Klicken Sie dann die Schaltfläche Summe ( ) in der Symbolleiste Standard an. Markieren Sie danach den Bereich D6 bis D9. Das Ergebnis müsste dann folgendermaßen aussehen: =Summe(D6:D9). Schließen Sie die Bearbeitung des Gesamtumsatzes mit der Taste Return oder mit dem Anklicken der Schaltfläche Eingeben ( ) ab. In den einzelnen Zellen stehen jetzt die nachstehenden Inhalte. Durch Anklicken einer Zelle können Sie den jeweiligen Inhalt der Zelle in der Bearbeitungszeile ansehen. Mit der Tastenkombination [Strg] + [#] können Sie alle Formeln auf dem Bildschirm sehen. Mit der gleichen Tastenkombination wird zur Anzeige der Ergebnisse zurückgeschaltet. 3.2.4 Bemerkungen in einem Textfenster In einem Textfenster kann der Inhalt der Tabelle kommentiert werden. Bearbeitungsschritte: Wählen Sie den Menüpunkt Ansicht/Symbolleisten und klicken Sie die Symbolleiste Zeichnen an. Es wird die Symbolleiste Zeichnen eingeblendet. Klicken Sie danach in dieser Symbolleiste Zeichnen die Schaltfläche Textfeld ( ) an. Der Mauszeiger verwandelt sich in ein dünnes Kreuz. Gehen Sie mit der Maus auf eine Stelle des Arbeitsblatts, die die linke obere Ecke des Textfensters darstellen soll. Bei gedrückter linker Maustaste gehen Sie mit der Maus nach rechts und unten und bestimmen Sie so die Größe des Textfensters. Tragen Sie danach den gewünschten Text in das Textfenster ein. Innerhalb des Textfensters können Sie die Schriftarten, die Schriftgrößen usw. frei wählen. Auch die Korrektur des Textes ist wie in einem Textverarbeitungsprogramm möglich. Die Formatierungsmöglichkeiten des Programms EXCEL werden später allgemein erklärt. Das Ergebnis könnte folgendermaßen aussehen: