IKT: ERP-Systeme Nina Stodolka, SS 2017 1
Agenda Organisatorisches Einordnung und Definition Funktionen, Aufgaben, Geschäftsprozessunterstützung Integration Merkmale & Entwicklung Bestandteile Nutzen Abgrenzung Ökosystem Marktüberblick Erfahrungen aus der Praxis Technologie 2
Organisatorisches Vorlesungstermine Dienstag 7:45 9:15 18.04., 02.05. und 06.06. keine Vorlesung ein Termin (wahrscheinlich 11.07.) als Klausurvorbereitungsveranstaltung 3
Organisatorisches Unterlagen Vorlesungsgestaltung: Wünsche und Anregungen willkommen (per Mail an nina@stodolka.com) Fragen und Bereicherungen willkommen 4
Organisatorisches Kurze Vorstellung Dozentin Modulbeschreibung Ziel Praxisrelevanz Anpassungen Technologische Voraussetzungen bezüglich Hardware und Software EDI, EDIFACT, X-400 Schwerpunkt Einsatz der ERP-Systeme im Unternehmen 5
Einordnung Unterteilung von Anwendungssoftware im betrieblichen Umfeld Basissoftware Grundlegende Funktionalitäten Unabhängige Nutzung von spezifischen Arbeitsgebieten z.b.: E-Mail, Virenscanner, Komprimierungsprogramme, Browser Beispiele: Quelle: Mertens, Peter / Bodendorf, Freimut / König, Wolfgang / Picot, Arnold / Schumann, Matthias / Hess, Thomas (10. Auflage 2010): Grundzüge der Wirtschaftsinformatik, Berlin/Heidelberg 6
Einordnung Unterteilung von Anwendungssoftware im betrieblichen Umfeld Standardbürosoftware Textverarbeitung, Präsentationen, Tabellenkalkulation Datenbankverwaltung Editoren für Websites Beispiele: Quelle: Mertens, Peter / Bodendorf, Freimut / König, Wolfgang / Picot, Arnold / Schumann, Matthias / Hess, Thomas (10. Auflage 2010): Grundzüge der Wirtschaftsinformatik, Berlin/Heidelberg 7
Einordnung Unterteilung von Anwendungssoftware im betrieblichen Umfeld Prozessorientiert Prozesse sind quer durch unterschiedliche Funktionsbereiche des Unternehmens integriert Oftmals Verwendung zentraler Datenbanken WMS-Systeme (Workflow-Management-Systeme) als Unterstützung für Modellierung von Geschäftsprozessen Workgroup-Support-Systeme Grenze zwischen funktionsübergreifend und prozessorientiert ist fließend Quelle: Mertens, Peter / Bodendorf, Freimut / König, Wolfgang / Picot, Arnold / Schumann, Matthias / Hess, Thomas (10. Auflage 2010): Grundzüge der Wirtschaftsinformatik, Berlin/Heidelberg 8
Einordnung Unterteilung von Anwendungssoftware im betrieblichen Umfeld Funktionsorientiert/Funktionsübergreifend Unterstützen Funktionen oder Anwendungsbereiche (z.b.: Vertrieb, Finanzwesen, Materialwesen, ) und deren Prozesse Greifen auf gemeinsame Datenbasis zu Oftmals modularer Aufbau, Customizing möglich, Schnittstellen oftmals vorhanden ERP Quelle: Mertens, Peter / Bodendorf, Freimut / König, Wolfgang / Picot, Arnold / Schumann, Matthias / Hess, Thomas (10. Auflage 2010): Grundzüge der Wirtschaftsinformatik, Berlin/Heidelberg 9
Einordnung Quelle: http://archiv.iwi.uni-hannover.de/cms/images/stories/upload/lv/sosem11/systementwicklung/einfhrung_in_erp-systeme- 1.pdf vom 31.03.2017 10
Einordnung - Standardsoftware Vorteile des Einsatzes von Standardsoftware Lizenz und Einführungskosten geringer als Individualsoftware Schneller einsetzbar Qualität und Stabilität ist besser (da ausgereifter) Durch Referenzmodelle/Best Practices ggf. neues Wissen Überbetriebliche Integration durch allgemein anerkannte Standards oft einfacher Quelle: http://www.borgmann-it.de/wp-content/uploads/open-source-erp-systeme-in-kmu.pdf vom 02.04.2017 11
Einordnung - Standardsoftware Vorteile des Einsatzes von Standardsoftware Schulungen oftmals bereits verfügbar und ausgereift Weniger Ressourceneinsatz für Einführung benötigt Aufwand für Pflege und Wartung der Software obliegt dem Hersteller -> Aufwand nur durch Einspielen bei Releasewechseln, keine Behebung von Bugs notwendig Abhängigkeit von personengebundenen Wissen reduziert sich Imagewirkung durch Einsatz einer Standardsoftware Quelle: http://www.borgmann-it.de/wp-content/uploads/open-source-erp-systeme-in-kmu.pdf vom 02.04.2017 12
Einordnung - Standardsoftware Nachteile des Einsatzes von Standardsoftware Keine 100-prozentige Abdeckung der Anforderungen Ggf. zusätzlicher Hardwarebedarf Wenig eigenes Wissen über die Systemgrundlagen aufbaubar Oftmals komplexe Systeme wirken funktional überlastet, insbesondere in der Bedienergonomie Wettbewerbsnachteile bzw. keine Abgrenzung vom Wettbewerb durch aufgezwungene vordefinierte Abläufe Quelle: http://www.borgmann-it.de/wp-content/uploads/open-source-erp-systeme-in-kmu.pdf vom 02.04.2017 13
Einordnung - Standardsoftware Nachteile des Einsatzes von Standardsoftware Möglichkeiten der Anpassung sind Grenzen gesetzt (technisch, wirtschaftlich) Customizing Abbildung Aufbau- und Ablauforganisation (ohne Programmierung) Personalisierung Anpassung der Bedienung an Nutzeranforderungen (z.b. Menü, Felder) (ohne Programmierung) Eigenentwicklung Anpassung über integrierte Entwicklungsumgebungen und deren Werkzeuge keine Kollision mit dem Standard, unkritische Anpassungen und Zusatzentwicklungen Modifikation Anpassung über integrierte Entwicklungsumgebungen und deren Werkzeuge Anpassung an den Standardobjekten kritische Anpassungen Quelle: http://www.borgmann-it.de/wp-content/uploads/open-source-erp-systeme-in-kmu.pdf vom 02.04.2017 14
Einordnung - Standardsoftware Nachteile des Einsatzes von Standardsoftware Möglichkeiten der Anpassung sind Grenzen gesetzt (technisch, wirtschaftlich) Quelle: http://www.borgmann-it.de/wp-content/uploads/open-source-erp-systeme-in-kmu.pdf vom 02.04.2017 15
Einordnung - Standardsoftware Nachteile des Einsatzes von Standardsoftware Einführung und Wechsel einer Standardsoftware bergen erhebliches Risiko für die reibungslose Fortführung des Unternehmens Personalfluktuation kann sich ggf. erhöhen Mitarbeiter erwerben neue Kenntnisse, die ggf. nachgefragt sind Gehaltsforderungen können sich verändern Rollen und Anforderungen verändern sich Bindung (oftmals langfristig) an den Softwarehersteller -> Abhängigkeitsverhältnis Quelle: http://www.borgmann-it.de/wp-content/uploads/open-source-erp-systeme-in-kmu.pdf vom 02.04.2017 16
Exkurs Anwendungssysteme Wirtschaftszweigspezifische Anwendungssysteme Anwendungssysteme in Industrieunternehmen (u.a. Produktentwicklung (u.a. Produktentwurf CAD, Arbeitsplanung, Produkt-Lebenszyklus-Management-Systemen PLM) Produktion (u.a. Bedarfsplanung, Kapazitätsplanung, Werkstattsteuerung, Computergestützte Produktion, Qualitätssicherung, Fortschrittskontrolle) Manufacturing Execution Systems MES Lagerhaltung (u.a. Materialbewertung, Bestelldisposition, Lagerbestandsführung, Inventur) Quelle: Mertens, Peter / Bodendorf, Freimut / König, Wolfgang / Picot, Arnold / Schumann, Matthias / Hess, Thomas (10. Auflage 2010): Grundzüge der Wirtschaftsinformatik, Berlin/Heidelberg 17
Exkurs Anwendungssysteme Anwendungssysteme im Gesundheitswesen Elektronische Gesundheitskarte egk Elektronisches Rezept erezept Elektronische Patientenakte epa Elektronische Gesundheitskarte ega Praxisinformationssysteme PIS Patientendatenmanagementsysteme PDMS Laborinformationssysteme LIS Radiologieinformationssysteme RIS Krankenhausinformationssysteme KIS Quelle: Mertens, Peter / Bodendorf, Freimut / König, Wolfgang / Picot, Arnold / Schumann, Matthias / Hess, Thomas (10. Auflage 2010): Grundzüge der Wirtschaftsinformatik, Berlin/Heidelberg 18
Exkurs Anwendungssysteme Anwendungssysteme in der Medienbranche Content-Management-Systeme CMS Content-Distributions-Systeme CDS Digital-Rights-Management-Systeme DRMS Quelle: Mertens, Peter / Bodendorf, Freimut / König, Wolfgang / Picot, Arnold / Schumann, Matthias / Hess, Thomas (10. Auflage 2010): Grundzüge der Wirtschaftsinformatik, Berlin/Heidelberg 19
Definition Bedeutung der Abkürzung? Enterprise Ressource Planning Systems Ein ERP-System ist eine funktionsübergreifende Unternehmenssoftware, bestehend aus einer integrierten Zusammenstellung von Softwaremodulen, die die internen Geschäftsprozesse eines Unternehmens unterstützt. Beispiel: verarbeitendes Unternehmen: Es werden Daten aus den Bereichen Vertrieb, Lager, Versand, Rechnungslegungs sowie der Bedarf an Rohmaterial und Ressourcen (Personen) getrackt und prozessiert Quelle: Marakas, George M. / O Brien, James A. (13. Auflage 2007): Enterprise Information Systems, Boston 20
Funktionen und Aufgaben Quelle: Gronau, Norbert. (1. Auflage 2004): Enterprise Resource Planning und Supply Chain Management, München/Wien 21
Geschäftsprozessunterstützung Quelle: J&M Management Consulting, http://pi3.informatik.unimannheim.de/downloads/grundstudium/erp/hws07/vorlesung_1_erp_ws0708.pdf vom 31.03.2017 22
Integration Quelle: Gronau, Norbert. (1. Auflage 2004): Enterprise Resource Planning und Supply Chain Management, München/Wien 23
Integration Horizontal Abbildung von abteilungs- bzw. funktionsübergreifenden Abläufen Vertikal Neben Datenhaltung und Administration auch Wahrnehmung von analytischen Aufgaben Gegenstand Daten (logisch), Funktionen (Weiterverarbeitung von Ergebnissen), Vorgänge/Prozesse (Zusammenführung mehrerer Aufgaben), Methoden (z.b. Wertung von Materialbeständen am Lager), Programme (u.a. Integration von Benutzerschnittstellen, Medien, Geräten) Quelle: http://www.borgmann-it.de/wp-content/uploads/open-source-erp-systeme-in-kmu.pdf vom 02.04.2017 24
Merkmale gemeinsame Datenverwendung als Merkmal Stammdaten (masterdata) sind Daten, die über einen längeren Zeitraum unverändert bleiben. Sie enthalten Informationen, die in gleicher Weise immer wieder benötigt werden, z.b. Produkt-, Kunden-und Lieferantendaten Bewegungsdaten (transactionaldata) werden in der Prozessausführung, z.b. Auftragsabwicklung, erzeugt Quelle: http://archiv.iwi.uni-hannover.de/cms/images/stories/upload/lv/sosem11/systementwicklung/einfhrung_in_erp-systeme- 1.pdf vom 31.03.2017 25
Merkmale Prozessintegration modularer Aufbau einmalige Erfassung relevanter Daten deren Weiterreichung in der Prozessbearbeitung Transaktionsorientierung logisch abgeschlossene Vorgänge dienen der konsistenten Datenänderung z.b. Auftrag anlegen, Rechnung erfassen Quelle: http://archiv.iwi.uni-hannover.de/cms/images/stories/upload/lv/sosem11/systementwicklung/einfhrung_in_erp-systeme- 1.pdf vom 31.03.2017 26
Merkmale Einheitliches Entwicklungskonzept z.b. SAP Netweaver+ Enterprise Service Architecture einheitliches Bildschirmlayout einheitliche und offene Schnittstellen Unterstützung operativer Funktionalitäten Schichtenarchitektur (siehe Technologie) Quelle: http://archiv.iwi.uni-hannover.de/cms/images/stories/upload/lv/sosem11/systementwicklung/einfhrung_in_erp-systeme- 1.pdf vom 31.03.2017 27
Weiterentwicklung Enterprise optimisation Role Value chain participation/ e-commerce enablement Manufacturing and distribution Manufacturing, sales and distribution, and finance processes Domain Function All sectors/segments Cross-industry, industry sector and specific industry processes Internal, hidden Process Externally connected Internally generated And consumed Web-aware, closed, monolithic Data Architecture Internally and externally Published and subscribed Web-aware, Open, componentized Quelle: http://archiv.iwi.uni-hannover.de/cms/images/stories/upload/lv/sosem11/systementwicklung/einfhrung_in_erp-systeme- 1.pdf vom 31.03.2017 28
Merkmale moderner ERP-Systeme Internetbasierende Architektur (nativ) Web-Awareness Client Programme mit Internetfunktionalität vs. Webbasierte Anwendungen Plattformunabhängigkeit Einsatz mit verschiedenen Plattformen möglich, um vorhandene Systeme nutzen zu können Minimierung Risiko Herstellermonopol Quelle: Grobman, Jewgenij (1. Auflage 2008): ERP-Systeme On Demand, Hamburg 29
Merkmale moderner ERP-Systeme Skalierbarkeit ERP System sollte mitwachsen können KISS (keep IT simple and stupid) Anwenderfreundlich (Usability) Konsistenz der Benutzeroberflächen KIF (keep IT flexible) Verbindung von Applikationen zur Unterstützung unternehmesübergreifender Collaborationen Maßgeschneiderte Informationen ohne großen Programmierungsaufwand Quelle: Grobman, Jewgenij (1. Auflage 2008): ERP-Systeme On Demand, Hamburg 30
Merkmale moderner ERP-Systeme KIO (keep IT open) Leichte Integrierbarkeit Standardschnittstellen zu führenden Plattformen/Systemen Funktionale Erweiterungen Integrierte Lösungen aus einer Hand (Mittelstand) Branchenlösungen Tendenz zu branchenspezifischen Lösungen (unterschiedliche Qualitäten der Hersteller) Quelle: Grobman, Jewgenij (1. Auflage 2008): ERP-Systeme On Demand, Hamburg 31
Bestandteile im Überblick Unterschiede zwischen Systemen u.a. im Umfang der Module Produktion / Disposition Logistik Rechnungswesen / Finanzwesen Personalwesen Vertrieb / Sales / Distribution Beschaffung / Materialwirtschaft Marketing Controlling Qualitätsmanagement Branchenlösungen erweitern das Spektrum (Chemicals, Retail,..) Quellen: Dorrhauer, Carsten / Zlender, Andrej. (1. Auflage 2004): Business Software, Marburg und https://www.dv-treff.de/sap-module/uebersicht vom 31.03.2014 32
Bestandteile im Überblick Wie sähe es nun aus? Quelle: http://archiv.iwi.unihannover.de/cms/images/stories/u pload/lv/sosem11/systementwicklu ng/einfhrung_in_erp-systeme-1.pdf vom 31.03.2017 33
Bestandteile - Trends Business Intelligence (z.b. SAP Hana) Customer Relationship Management Product Lifecycle Management Supply Chain Management Quellen: Leiting, Andreas (1. Auflage 2012): Unternehmensziel ERP-Einführung, Wiesbaden 34
Nutzen ERP Systeme bieten eine integrierte Sicht in Echtzeit auf die Kernprozesse des Unternehmens. -> Steuerungsfunktion, Kontrollfunktion Qualität und Effizienzsteigerung ERP Systeme bieten ein Framework, um die unternehmensinternen Prozesse zu integrieren und zu verbessern Kostenreduktion oftmals Einsparungen bei Transaktionskosten, Hard- und Softwarekosten sowie Einsparungen beim IT Support Quelle: Marakas, George M. / O Brien, James A. (13. Auflage 2007): Enterprise Information Systems, Boston 35
Nutzen Entscheidungsunterstützung Schnelle Verfügbarkeit von funktionsübergreifenden Informationen und Kennzahlen für Manager um Entscheidungen zu unterstützen Flexibilität Auflösung von Silodenken bezüglich Geschäftsprozessen und Informationen -> flexiblere organisatorische Strukturen, Verantwortlichkeiten, Rollen -> agilere und adaptivere Organisation und Arbeitskraft Quelle: Marakas, George M. / O Brien, James A. (13. Auflage 2007): Enterprise Information Systems, Boston 36
Nutzen Wettbewerbsvorteil Durch Durchgängigkeit in der Geschäftsprozessunterstützung, Schnittstellenminimierung, geringere Fehleranfälligkeit, Kostenund Zeitersparnis durch Ad-Hoc-Verfügbarkeit von Informationen, Standardisierung und Automatisierung Konsistente Kundendaten -> Kundenwertanalyse -> Anpassung an Markt Innovation durch Änderbarkeit und Offenheit (Beispiel Nummernschilderkennung, RFID, automatisierte Störungsmeldung) Vernetzung -> Steigerung der Produktivität, ggf. Reduktion von Lagerbeständen durch Prognosen, produktiverer Einsatz von Ressourcen Quelle: Leiting, Andreas (1. Auflage 2012): Unternehmensziel ERP-Einführung, Wiesbaden 37
Case-Study Colgate-Palmolive Goals for introduction of ERP system Access more timely and accurate data Get the most out of working capital Reduce manufacturing costs Coordinate globally, act locally Increase profitability Process Without ERP With ERP Acquiring and process an order 2-7 days 4 hours Distribution planning and picking Max. 4 days 14 hours On-time deliveries 91,5% 97,5% Receivables outstanding 31,4 days 22,4 days Total delivered cost per case -10% Quelle: Marakas, George M. / O Brien, James A. (13. Auflage 2007): Enterprise Information Systems, Boston 38
Vor- und Nachteile Vorteile (theoretisch) Abbildung aller relevanten Kennzahlen der Kernprozesse im Unternehmen in einem System Unterstützung des Informationsaustausches und der Kommunikation sowie Grundlage für Entscheidungsprozesse Erleichterung der Koordination durch Standardisierung und Automatisierung Verminderung von Problemen der Insellösungen: Redundanz, Inkonsistenz, mangelnde Integrität Nachteile Komplexität Kosten Betrieb/Aktualität und Sicherheit Keine Personalreduktion, eher eine Veränderung der Aufgaben Quelle: http://www.webspotting.de/e-commerce/marktuberblick-erp-systeme/ vom 31.03.2017 und Kurbel, Karl (7. Auflage 2011): Enterprise Resource Planning und Supply Chain Management in der Industrie, München 39
Abgrenzung Warenwirtschaftssystem Abgrenzung nicht klar definiert Meist über Funktionsumfang Controlling, Marketing, Verkauf, Materialwirtschaft -> ERP Managementinformationssystemen: Unterstützung operativer Funktionalitäten Managementinformationssystemen dienen der reinen Datenanalyse Quellen: Mertens, Peter / Bodendorf, Freimut / König, Wolfgang / Picot, Arnold / Schumann, Matthias / Hess, Thomas (10. Auflage 2010): Grundzüge der Wirtschaftsinformatik, Berlin/Heidelberg und http://www.traceroute66.com/die-differenzierung-zwischenwarenwirtschaftssystem-und-enterprise-resource-planning-system/ vom 22.03.2017 sowie https://de.wikipedia.org/wiki/warenwirtschaftssystem vom 22.03.2017 40
Ökosystem Einbindung in unternehmensspezifische IT-Landschaft Online Shops E-Procurement CRM SCM Andere Software für einzelne Geschäftsbereiche, da selten alle Geschäftsprozesse abgedeckt werden und Abhängigkeit von einem einzelnen Hersteller minimiert wird Quelle: http://www.webspotting.de/e-commerce/marktuberblick-erp-systeme/ vom 31.03.2017 41
Ökosystem Quelle: Gronau, Norbert. (1. Auflage 2004): Enterprise Resource Planning und Supply Chain Management, München/Wien 42
Marktüberblick Umsatz mit Enterprise-Resource-Planning-Software (ERP) weltweit von 2010 bis 2012 und Prognose bis 2017 (in Milliarden US-Dollar) Quelle: statista (https://de.statista.com/statistik/daten/studie/271721/umfrage/umsatz-mit-enterprise-resource-planning-softwareweltweit/ ) vom 31.03.2017 43
Marktüberblick Markt ist sehr unübersichtlich oftmals komplexe Lösungen mit unterschiedlichen Spezialisierungen und Ausrichtungen Konzernlösungen (SAP ERP, Oracle E-Business, Infor) Mittelstandslösungen (Microsoft Dynamics, Sage Evolution) Branchenlösungen (AMS, CVS) Small- und Homeoffice Lösungen (Lexware Financial Office) Open Source (Synerpy, OpenERP, Compiere) Quelle: http://www.lupo-projekt.de/hp.nsf/0/a2873f075e0b16dcc1257ee200685956/$file/1%20- %20Einf%C3%BChrung%20ERP%20+%20Organisation.key.pdf) vom 31.03.2017 44
Marktüberblick Marktanteile der führenden Anbieter am Umsatz mit Enterprise- Resource-Planning-Software (ERP) weltweit im Jahr 2013 Quelle: statista (https://de.statista.com/statistik/daten/studie/262342/umfrage/marktanteile-der-anbieter-von-erp-softwareweltweit/) vom 31.03.2017 45
Marktüberblick Gartner - Magic Quadrant for Single- Instance ERP for Product-Centric Midmarket Companies Quelle: http://www.softwareshortlist.com/erp/articl es/gartners-mid-market-erp-magicquadrant-which-vendors-shine/ vom 31.03.2017 46
Marktüberblick Forrester - Microsoft Dynamics AX for Retail ranks as a strong performer ahead of Epicor, SAP, NCR Quelle: http://www.erpsoftwareblog.com/2012/07/f orrester-research-ranks-microsoft-dynamicsax-for-retail-point-of-sale-as-a-strongperformer// vom 31.03.2017 47
Marktüberblick Nucleus Research ERP Technology Value Matrix Quelle: https://www.microsoft.com/enus/dynamics365/analyst-awards/ vom 31.03.2017 48
Marktüberblick - SAP Quelle: Gronau, Norbert. (1. Auflage 2004): Enterprise Resource Planning und Supply Chain Management, München/Wien 49
Marktüberblick - Oracle Quelle: Gronau, Norbert. (1. Auflage 2004): Enterprise Resource Planning und Supply Chain Management, München/Wien 50
Marktüberblick - Navision Quelle: Gronau, Norbert. (1. Auflage 2004): Enterprise Resource Planning und Supply Chain Management, München/Wien 51
Exkurs Erfahrungen aus der Praxis Einführung SAP in ein produzierendes Unternehmen Integration eines Warenwirtschaftssystems in das SAP Portal eines großes Händlerverbunds Auswahl eines ERP Systems für ein Startup Nutzung eines SAP Systems bei einem KMU und Nutzung von navision in einer Abteilung des KMU für andere Zwecke 52
Technologie GUI ist die einheitliche Benutzerschnittstelle für Stakeholder aus verschiedenen Abteilungen Die Applications Logic enthält die Geschäftslogik bzw. die Geschäftsregeln für die Prozessausführung Die gemeinsame Datenbasis sichert Datenkonsistenz und verfügbarkeit Quelle: http://archiv.iwi.unihannover.de/cms/images/stories/upload/lv/sosem11/systementwi cklung/einfhrung_in_erp-systeme-1.pdf vom 31.03.2017 53
Technologie Quelle: Gronau, Norbert. (1. Auflage 2004): Enterprise Resource Planning und Supply Chain Management, München/Wien 54
Upcoming Einsatz im Unternehmen Kosten & Risiken Projektmanagement Phasenmodelle Einführung im Unternehmen Betrieb Vorstellung SAP Module im Detail 55