Prozesseinheiten Auf einen Blick In den Prozesseinheiten (PE) zeigen die Lernenden, dass sie betriebliche Abläufe erkennen, verstehen und dokumentieren können. Die PE umfassen Fachkompetenzen sowie ausgewählte Methoden-, Sozial- und Selbstkompetenzen. Die PE werden im Betrieb und im überbetrieblichen Kurs bewertet. Damit wird die Lernortkooperation gestärkt. Die Lernenden absolvieren während der Ausbildung zwei PE. Die Noten fliessen zusammen mit den sechs ALS-Noten in die betriebliche Erfahrungsnote ein. Auf den folgenden Seiten werden Sie in die Handhabung der PE eingeführt. Dieses Kapitel wird im ersten überbetrieblichen Kurs behandelt. Auszug aus der «Lern- und Leistungsdokumentation Kauffrau/Kaufmann EFZ Dienstleistung und Administration» Die «Lern- und Leistungsdokumentation Kauffrau/Kaufmann EFZ Dienstleistung und Administration» (LLD) ersetzt den bisherigen Modelllehrgang und ist die verbindliche Grundlage für die Ausbildung im Betrieb und in den überbetrieblichen Kursen. Sie unterstützt die Umsetzung des Bildungsplans, die Ausbildungsplanung und -kontrolle sowie das selbstständige Lernen im Betrieb. Die deutsche Version der LLD kann ab März bestellt werden (www.igkg.ch > Bildungsverordnung 2012). Die Auslieferung erfolgt ab Mai 2012. Dieser Auszug aus der LLD dient den Kurskommissionen der IGKG Schweiz ausschliesslich zur Information und Einführung von Berufsbildner/innen und Praxisbildner/innen.
Einführung Kaufleute sollen betriebliche Abläufe verstehen, erkennen und festhalten können. Die heutige Arbeitswelt verlangt von allen ein prozessorientiertes und bereichsübergreifendes Denken und Handeln. Prozesseinheiten sind Tätigkeiten, bei deren Ausführung die Lernenden bewusst lernen. Bei der Umsetzung der Prozesseinheiten werden insbesondere die Methodenkompetenzen «effizientes und systematisches Arbeiten», «vernetztes Denken und Handeln» und «wirksames Präsentieren» sowie die Sozial- und Selbstkompetenzen «Leistungsbereitschaft» und «Kommunikationsfähigkeit» gefördert. Die Inhalte der PE ergeben sich aus den bearbeiteten betrieblichen Prozessen, d.h. alltäglichen, dynamischen (sich verändernden) Arbeitsabläufen in einem Unternehmen oder spezifischen Arbeitsabläufen in einem Arbeitsbereich. Während der Lehre werden zwei Prozesseinheiten erarbeitet. Eine PE wird im 1. Lehrjahr durchgeführt, die zweite PE wird im 2. Lehrjahr abgeschlossen. Die Noten der beiden PE sind gleichwertig und fliessen zusammen mit den sechs ALS-Noten in die betriebliche Erfahrungsnote ein. Teilbereich Schulisch organisierte Grundbildung Im Langzeitpraktikum wird nur eine PE durchgeführt. Diese entspricht den Anforderungen der zweiten PE in der betrieblich organisierten Grundbildung, d.h., sie umfasst einen anspruchsvollen Prozess mit mindestens 15 Teilschritten. Die PE-Note fliesst zusammen mit den beiden ALS-Noten aus dem Langzeitpraktikum und der im Rahmen der integrierten Praxisteile (IPT) gesetzten Note in die betriebliche Erfahrungsnote ein. 2
Beispiel eines Prozesses In einem kleinen Betrieb muss die/der Lernende das gelieferte Büromaterial auspacken und säuberlich versorgen. Sie/Er erledigt dabei eine isolierte Einzeltätigkeit. Andererseits kann man der/dem Lernenden auch den ganzen Arbeitsvorgang übertragen, von der Bedarfsermittlung über die Einholung der Offerten und die Bestellung beim ausgewählten Lieferanten, die Terminund Wareneingangskontrolle, das Versorgen des Materials, das Bestätigen der Rechnung bis hin zu deren Weiterleitung an die Buchhaltung. Den gesamten Vorgang nennt man Prozess. Im konkreten Beispiel weist er mindestens zehn kritische Schnittstellen auf. Geht z.b. der Toner für den Drucker aus und kann nicht kurzfristig Ersatz beschafft werden, kann dies unter Umständen bedeuten, dass keine Offerten gestellt werden können und dem Unternehmen dadurch Aufträge entgehen. Falsch bestellte Ware kann zu Konflikten im Betrieb führen, und zu teuer eingekaufte Ware belastet die Erfolgsrechnung. Deshalb ist der Prozess entsprechend auszulegen. Die/Der Lernende kann aus diesem Prozess lernen, ihn analysieren und eventuell verbessern. Hinweise zur Erstellung eines Prozessplanes Ein Prozessplan ist ein Diagramm, das grafisch die Aktivitäten darstellt, die in einem Arbeitsprozess miteinander in Zusammenhang stehen. Für die Umschreibung eines Prozesses werden folgende Symbole verwendet. Start /Ende (zählen nicht als Teilschritte) Tätigkeit Arbeitsschritt, Aktivität Entscheidung/Verzweigung Im Symbol steht eine Frage. Die abzweigenden Pfeile werden beschriftet. «Ja» in der Regel nach unten. «Nein» nach links oder rechts. Beispiel auf der folgenden Seite. Verbindungspfeil Verbindet die Symbole. Die Ablaufrichtung wird eindeutig festgelegt. Verbindungspunkt z.b. bei Übertrag auf eine neue Seite (zu beschriften mit A, B, C usw.) 3
Tipps zum Erstellen von Prozessplänen Das erste Festhalten eines Prozesses erfolgt am besten mit Post-it-Zetteln. Erst wenn der Prozessablauf klar dokumentiert ist, erfolgt der Übertrag auf ein geeignetes Papier. Das Zeichnen von Flussdiagrammen Jedes Symbol wird kurz und aussagekräftig beschriftet (Substantive und Verben). In ein Entscheidungsfeld kommt immer zwingend eine Frage: z.b. «alle Daten erfasst?» Entscheid/Verzweigung Ein Entscheidungsfeld hat immer zwei Ausgänge, welche mit JA oder NEIN bezeichnet werden. 4
Beispiel Start des Prozesses Anzahl Musterdokumente definieren Verfügbare Dokumente sichten Sind genügend Dokumente vorhanden? Nein Weitere Dokumente beschaffen Ja Musterdokumente zusammenstellen Ende des Prozesses 5
Die Prozesseinheit im Betrieb und im überbetrieblichen Kurs Die PE werden im Betrieb und im überbetrieblichen Kurs angeleitet und bewertet. Damit wird die Lernortkooperation gestärkt. Betrieb Überbetrieblicher Kurs Anleitung Im Betrieb bestimmen Berufsbildner/in und die/der Lernende die zwei zu erarbeitenden Prozesse für die beiden PE. Dabei berücksichtigen sie die jeweiligen Einsatz- und Arbeitsbereiche. Massgebend ist das Dokument «Auftrag, Vereinbarung und Bewertung». Im überbetrieblichen Kurs erfolgt eine Einführung in die Handhabung der PE. Die Lernenden werden über die Aufgaben, Ansprüche, Beurteilungskriterien und über die Bewertung informiert. Erarbeitung Für die Erledigung der Aufgabenstellung stehen während 1 bis 2 Monaten maximal 15 Arbeitsstunden im Lehrbetrieb zur Verfügung. Allfällige weiterführende Arbeiten sind als Hausaufgaben zu erledigen. Die Abgabetermine der PE richten sich nach den Vorgaben der kantonalen Kurskommissionen, abgegeben wird in der Regel jeweils mindestens einen Monat vor dem zweiten und dritten ÜK. Den Lernenden stehen alle zugänglichen Hilfsmittel wie firmeneigene Unterlagen, schulische Lehrmittel und Unterlagen aus dem überbetrieblichen Kurs zur Verfügung. Die Lernenden können auch Berufsbildende und Mitarbeitende befragen. Beurteilung und Bewertung Im Betrieb werden das Flussdiagramm, der Kurzbericht und die Beilagen von den Berufsbildenden auf der Grundlage der Beurteilungskriterien im Dokument «Auftrag, Vereinbarung und Bewertung» bewertet. Die Rückmeldungen der Berufsbildner/innen enthalten wenn nötig Verbesserungsvorschläge, die mit der/dem Lernenden zu besprechen sind. Die Erkenntnisse werden in der Bewertung notiert. Berufsbildner/innen, Lernende und bei nicht Volljährigen deren gesetzliche Vertreter/in unterzeichnen die Bewertung. Im überbetrieblichen Kurs werden die Dokumentation und die Präsentation auf der Grundlage der Beurteilungskriterien im Dokument «Auftrag, Vereinbarung und Bewertung» durch die/den ÜK-Leiter/in bewertet. Die Rückmeldungen der ÜK-Leitenden enthalten wenn nötig Verbesserungsvorschläge, die mit der/dem Lernenden zu besprechen sind. Die Erkenntnisse werden in der Bewertung notiert. ÜK-Leitende und Lernende unterzeichnen die Bewertung. 6
Online-Bearbeitung DBLAP2 Das Formular Vereinbarung/Bewertung wird auf der Datenbank Lehrabschlussprüfung (DBLAP2) online erfasst. Um sich in der DBLAP2 einzuloggen (www.dblap2.ch), benötigen Sie einen Benutzernamen und das Passwort, welche Sie vom zuständigen kantonalen Berufsbildungsamt erhalten. Sie können das Formular am Bildschirm vorbereiten, zwischenspeichern und Teile daraus ausdrucken. Sobald die Bewertung im Lehrbetrieb abgeschlossen ist, können Sie das Formular ausdrucken. Die ausgedruckte und unterzeichnete Version ist (mit Ausnahme der Unterschriften) identisch mit den elektronisch übermittelten Daten und bleibt im Personaldossier der/des Lernenden. Mit der Online-Erfassung der PE-Noten wird der administrative Aufwand reduziert. Dank der DBLAP2 haben Sie jederzeit den Überblick über den aktuellen Stand der PE aller Lernenden Ihres Betriebes. Aktuelle Informationen zur Online-Bearbeitung finden Sie unter www.dblap2.ch und www.igkg.ch. Die Bewertung im überbetrieblichen Kurs wird durch die ÜK-Leitenden oder durch das Sekretariat der zuständigen Kurskommissionen auf der DBLAP2 erfasst. Das von allen Beteiligten unterzeichnete Formular wird den Lehrbetrieben zur Aufbewahrung zugestellt. Aufbewahrungspflicht Die vollständigen Akten der PE sind nach Eröffnung des Gesamtresultates des Qualifikationsverfahrens mindestens ein Jahr bzw. bis nach Abschluss eines Rechtsmittelverfahrens aufzubewahren. Die vollständigen Akten der PE sind in der Personalakte der lernenden Person aufzubewahren. Bei Lehrvertragsauflösung sind die vollständigen Akten der PE der lernenden Person auszuhändigen. Die lernende Person ist verpflichtet, bei Fortsetzung der Lehre mit neuem Lehrvertrag die Akten der neuen Berufsbildnerin oder dem Berufsbildner abzugeben. Die kantonale Behörde kann verfügen, dass die vollständigen Akten der PE der zuständigen kantonalen Prüfungsbehörde auszuhändigen sind. Auf den folgenden Seiten finden Sie das Dokument «Auftrag, Vereinbarung und Bewertung». 7
Auftrag, Vereinbarung und Bewertung In den Prozesseinheiten zeigen die Lernenden, dass sie betriebliche kaufmännische Abläufe erkennen, verstehen und dokumentieren können. Die Prozesseinheiten umfassen Fachkompetenzen sowie ausgewählte Methoden-, Sozial- und Selbstkompetenzen. Die Prozesseinheit wird im Betrieb und im überbetrieblichen Kurs bewertet. Damit wird die Lernortkooperation gestärkt. Die Lernenden präsentieren die Prozesseinheiten im überbetrieblichen Kurs. Dies ermöglicht es ihnen, Einblick in die Prozesse anderer Betriebe zu erhalten. Damit kann die Vielfalt der kaufmännischen Praxis im überbetrieblichen Kurs veranschaulicht und thematisiert werden. 1. Ausgangslage Die/Der Berufsbildner/in und die/der Lernende bestimmen die beiden zu erarbeitenden Prozesse für die zwei Prozesseinheiten (PE). Dabei berücksichtigen sie die jeweiligen Einsatz- und Arbeitsbereiche. Die Lernenden bearbeiten den Prozess als Einzelarbeit. Während des Einsatzes im jeweiligen Arbeitsbereich müssen die Lernenden den Prozess mindestens dreimal selbst bearbeitet oder daran mitgearbeitet haben. Die zweite PE ist ein anspruchsvollerer Prozess als die PE 1 (dies zeigt sich zum einen in mehr Teilschritten, aber möglicherweise auch in höheren Ansprüchen an die Lernenden, mehr Entscheidungen oder kritischen Schnittstellen). Diese Ansprüche gelten auch für die PE im Rahmen des Langzeitpraktikums der schulisch organisierten Grundbildung. 2. Auftrag (PE 1 und PE 2) 2.1. Im Betrieb Für die Erledigung der nachfolgenden Aufgabenstellung stehen Ihnen während ein bis zwei Monaten maximal. 15 Arbeitsstunden im Betrieb zur Verfügung. Allfällige weiterführende Arbeiten sind als Hausaufgaben zu erledigen. Planen Sie den Ablauf der PE (Termine, wichtigste Arbeitsschritte, Kontrolle, was bis wann zu erledigen ist) und setzen Sie entsprechende Prioritäten. Besprechen Sie die Planung mit der Berufsbildnerin oder dem Berufsbildner. Untersuchen Sie, auf welche Art und Weise dieser Arbeitsablauf (Prozess) in Ihrem Betrieb erfolgt. Informieren Sie sich im Detail über die einzelnen Schritte dieses Prozesses und nutzen Sie dabei geeignete Informationsquellen. Stellen Sie den Prozess anhand eines Flussdiagramms dar (gemäss Lern- und Leistungsdokumentation). Beschriften Sie die einzelnen Teilschritte so kurz und präzis, dass Aussenstehende verstehen, welche Tätigkeit der einzelne Schritt beinhaltet. Die erste PE muss mindestens 10 Teilschritte umfassen, die zweite mindestens 15 Teilschritte. Start- und Endsymbol zählen nicht als Teilschritte. Beschreiben Sie anschliessend den Prozess in eigenen Worten. Ihr Kurzbericht soll zwei bis vier A4-Seiten (Schriftgrösse Arial 10 bis 12) umfassen. Er besteht aus einer Einleitung, einem Hauptteil und einem Schlusswort. Schreiben Sie den Bericht so, dass er für Aussenstehende ohne spezielle Vorkenntnisse nachvollziehbar ist. Dokumentieren Sie den Prozess mit maximal 4 Beilagen. Diese zählen nicht zum vorgegebenen Dokumentationsumfang von 6 bis 10 Seiten. Vervollständigen Sie Ihre Dokumentation mit einem übersichtlichen Titelblatt (Name/Vorname, Betrieb, Titel des Prozesses, Lehrjahr) und einem Inhaltsverzeichnis mit Seitenangaben. Ihre Dokumentation wird von Ihrer Berufsbildnerin oder Ihrem Berufsbildner und der ÜK- Leiterin oder dem ÜK-Leiter im überbetrieblichen Kurs bewertet. Nach der Bewertung durch die Berufsbildnerin oder den Berufsbildner dürfen die Prozesseinheiten nicht mehr korrigiert bzw. verändert werden. 8
Die gesamte Dokumentation inklusive der besprochenen und unterzeichneten Vereinbarung/Bewertung des Betriebes (Formular aus der DBLAP2) ist gemäss Vorgaben der lokalen Kurskommission einzureichen. Jede Prozesseinheit umfasst 6 bis 10 Seiten. Die Inhalte sind mit einer minimalen bzw. maximalen Seitenzahl definiert. Sie entscheiden, wo Sie die Prioritäten innerhalb der vorgegebenen Seitenzahlen setzen. Übersicht: Inhalte Titelblatt Inhaltsverzeichnis mit Seitenangaben Kurzbericht Flussdiagramm PE1 Flussdiagramm PE2 Anhang (Beilagen) Seitenvorgaben 1 Seite 1 Seite 2 bis 4 Seiten 2 bis 4 Seiten mindestens 10 Teilschritte 2 bis 4 Seiten mindestens 15 Teilschritte Maximal 4 Beilagen, zählen nicht zum Umfang 2.2. Im überbetrieblichen Kurs Im überbetrieblichen Kurs präsentieren Sie die jeweilige Prozesseinheit in der Standardsprache der jeweiligen Sprachregion. Der zeitliche Umfang der Präsentation beträgt mindestens 8 Minuten und maximal 15 Minuten. 3. Bewertung 3.1. Im Betrieb Im Betrieb werden die folgenden Arbeiten durch die Berufsbildnerin oder den Berufsbildner bewertet: Flussdiagramm Kurzbericht und Beilagen 3.2. Im überbetrieblichen Kurs Die ÜK-Leiterin oder der ÜK-Leiter bewertet die folgenden Teile: Dokumentation Präsentation Wird die Prozesseinheit von der lernenden Person nicht rechtzeitig gemäss Vorgaben der lokalen Kurskommission eingereicht, führt dies bei der Gesamtnote zu einem Abzug von einem Notenpunkt. 9
Prozesseinheit Vereinbarung/Bewertung PE 1 PE 2 Prozesstitel: Erster und letzter Schritt des Prozesses Lernende/r Name/Vorname Geburtsdatum/ Bürgerort Betrieb Name/Ort Berufsbildner/in Name/Vorname Termine Abgabetermin Betrieb: Beurteilungsgespräch: Die Prozesseinheit wurde zwischen Berufsbildner/in und Lernendem/r vereinbart Unterschrift Berufsbildner/in Datum Unterschrift Lernende/r Bewertung Prozesseinheit Durch die Unterschriften wird bestätigt, dass a) die Prozesseinheit selbstständig durch die/den Lernende/n erstellt wurde und allfällig übernommene Texte mit entsprechenden Quellenangaben gekennzeichnet sind; b) das Bewertungsgespräch zwischen Berufsbildner/in und Lernender/Lernendem stattgefunden hat. Datum Unterschrift Lernende/r Unterschrift Berufsbildner/in Durch die Unterschriften wird bestätigt, dass die Prozesseinheit zwischen dem/der ÜK-Leitenden und dem/der Lernenden besprochen wurde. Unterschrift ÜK-Leiter/in Datum Unterschrift Lernende/r Datum/Unterschrift gesetzliche/r Vertreter/in Gesamtnote Note Flussdiagramm (Betrieb) Note Kurzbericht und Beilagen (Betrieb) Note Dokumentation (ÜK) Note Präsentation (ÜK) Summe aller Noten :4 = Gesamtnote PE (ganze oder halbe Note) Termingerechte Abgabe: -1.0 Ja Nein 10
Bewertung Betrieb Lernende/r: Für jedes der folgenden Beurteilungskriterien sind die maximalen Notenpunkte festgelegt (in der Summe 5 Notenpunkte, da die Note 1 gesetzt ist). FLUSSDIAGRAMM Bewertungskriterien Maximale Notenpunkte Inhaltlich korrekter Ablauf Symbole richtig ausgewählt und Teilschritte aussagekräftig bezeichnet Verlangte Anzahl Teilschritte Der Prozess entspricht dem Ablauf in der Praxis. Der Ablauf ist übersichtlich und ansprechend dargestellt. Die Symbole sind gemäss LLD D&A richtig verwendet. Alle Teilschritte sind kurz und präzis beschriftet. Die Beschriftung der Teilschritte ist für Aussenstehende verständlich. - Gemäss Aufgabenstellung (PE1: mindestens 10 Teilschritte, PE2 mindestens 15 Teilschritte aufgeführt). - Als Teilschritte werden nur Entscheidungen und Tätigkeiten gezählt, alle anderen Symbole nicht. Es ist nur der Notenpunkt 0 oder 1 möglich. 1.0 1.0 1.0 1.0 Begründung Resultat 1.0 Note für das Flussdiagramm (Total Notenpunkte) = KURZBERICHT UND BEILAGEN Alle wesentlichen Schritte im Kurzbericht vollständig und in der richtigen Reihenfolge beschrieben Text verständlich und nachvollziehbar Korrekte Verwendung der Fachausdrücke Sinnvolle Beilagen Bewertungskriterien Maximale Notenpunkte Begründung Resultat Kurzbericht ist logisch gegliedert (z.b. Einleitung/Hauptteil/Schlusswort). Alle wesentlichen bzw. entscheidenden Schritte sind vorhanden. 1.0 Diese Schritte sind in der richtigen Reihenfolge beschrieben. Der Text ist verständlich und für Aussenstehende nachvollziehbar. Der Text ist in korrektem Deutsch geschrieben (Rechtschreibung und Grammatik). Die Fachausdrücke werden korrekt verwendet. Die Fachausdrücke sind im Text erklärt. Beilagen sind zweckmässig ausgewählt. Verweise im Kurzbericht zu den Beilagen sind vorhanden. 1.0 Note für Kurzbericht und Beilagen (Total Notenpunkte) = 11
Bewertung überbetrieblicher Kurs Lernende/r: DOKUMENTATION Bewertungskriterien Maximale Notenpunkte Dokumentation der PE gemäss Vorgaben erstellt Übersichtliche Darstellung / Gesamteindruck Aussagen sind für Aussenstehende verständlich Begründung Unterlagen gemäss Aufgabenstellung vollständig eingereicht: Titelblatt Inhaltsverzeichnis Kurzbericht Flussdiagramm Beilagen Durch den Betrieb vollständig ausgefüllte Vereinbarung/Bewertung mit leerem Teil «Bewertung überbetrieblicher Kurs» Anzahl Seiten gemäss Aufgabenstellung Die Titel entsprechen dem Inhaltsverzeichnis. Einheitliches und professionelles Layout (Schriftart/-grösse, Formatierungen, Inhaltsverzeichnis 1.0 usw.) Bilder und Grafiken sind gut lesbar und verständlich. Die Individualität ist erkennbar (Kopf-/ Fusszeile, Logo usw.). Der Text liest sich fliessend und interessant. Einfache und klare Formulierungen Wiederholungen werden vermieden. Wesentliche Aussagen sind mit Beispielen unterstützt. 1.0 Note für Dokumentation (Total Notenpunkte) = Resultat 12
Bewertung überbetrieblicher Kurs Lernende/r: PRÄSENTATION Bewertungskriterien Maximale Notenpunkte Erkennbare Struktur mit Einleitung, Hauptteil und Schlusswort Gliederung (Einleitung/Hauptteil/Schlusswort) klar erkennbar. Kreativer, motivierender Einstieg Sehr gute Überleitungen Ablauf visualisiert Begründung Einhalten der Zeit Mindestens 8 bis maximal 15 Minuten Auftritt, Sprache, Verständlichkeit, Nachvollziehbarkeit Gestaltung und Einsatz der Hilfsmittel für die Präsentation Klare und inhaltlich richtige Antworten auf Fragen Angemessene Mimik und Gestik Blickkontakt zu den Zuhörenden Fliessender Vortrag (keine Ähms, oder usw.) Angenehmes Sprechtempo und Lautstärke. Spricht frei, in kurzen und ganzen Sätzen. Abläufe und Fachinformationen werden klar, einfach und gut verständlich erklärt. Die Aussagen werden mit Beispielen aus der Praxis unterstützt. Gut lesbar, ansprechend und ohne Rechtschreibefehler. Abwechslungsreicher und geschickter Einsatz der Hilfsmittel. Gibt inhaltlich richtige Antworten auf Fragen von Zuhörenden/ÜK-Leiter/in. Antwortet spontan und ohne Abschweifung. Fragen werden sicher und überzeugend beantwortet. 1.0 Note Präsentation (Total Notenpunkte) = Resultat 13