RICHTLINIEN für Auflagenveröffentlichung und Prüfung von Magazinen der Verlagsgruppe NEWS MAGAZIN-AUFLAGENKONTROLLE DER VERLAGSGRUPPE NEWS, TABORSTRASSE 1 3, 1020 WIEN. SEKRETARIAT: MICHAELA GRIESSLEHNER, TEL.: +43 1 213 12-6411, FAX: DW 6006, E-MAIL: GRIESSLEHNER.MICHAELA@NEWS.AT
ÜBERSICHT Seite 3 1 Präambel Gliederung Seite 4 Seite 5 2 Erläuterung der Positionen Druckauflage Verkaufte Auflage gesamt Einzelzugestellt: Einzelhandel, Kolportage Abonnements Einzelzugestellt mit mindestens 30 % Erlös Großabnehmer ohne Einzeladressen: Lesezirkel Bordexemplare Großabnehmer mit mindestens 30 % Erlös Sonstige Verkäufe unter 30 % Erlös Verbreitung Ausland inkl. Verkauf Unentgeltliche Verbreitung Restauflage KR-Verfahren Zurückgenommene oder gutgeschriebene Remittenden Personalstücke 3 Erscheinungsweise Wochenmagazine Monatsmagazine Seite 6 Seite 7 4 Unterlagen Auflagenbuch Führung der Vertriebs- und Buchungsunterlagen Lohndruck Ergänzende Unterlagen Erlösabstimmung Vollständigkeit der Unterlagen 5 Prüfung Verschwiegenheitspflicht Prüfungshäufigkeit 2
1 PRÄAMBEL Die nachstehenden Richtlinien garantieren eine verlässliche und transparente Struktur der veröffentlichten und der Prüfung durch einen Wirtschaftsprüfer unterzogenen Auflagen von Magazinen der Verlagsgruppe NEWS. Sie wurden mit der Zielsetzung gestaltet, dass Werbekunden und Agenturen in der Lage sind, die jeweils veröffentlichten und geprüften Auflagenteile eigenen Bewertungen zu unterziehen. Um den Anliegen der Agenturen weitestgehend zu entsprechen, ist in allen wesentlichen (insbesondere den so genannten harten ) Kategorien ein Vergleich mit bisherigen ÖAK-Zahlen möglich. Nach dem Vorbild der IVW Deutschland zählen alle im Inland verkauften Exemplare zur Verkauften Auflage gesamt, es werden keine weiteren Zwischensummen gebildet. Die Auflagenliste ist wie folgt gegliedert: Zeile 1: Zeile 2: Einzelzugestellt Zeile 3: Zeile 4: Zeile 5: Druckauflage Verkaufte Auflage gesamt Einzelhandel, Kolportage Abonnements Einzelzugestellt mit mind. 30 % Erlös Großabnehmer ohne Einzeladressen Zeile 6: Zeile 7: Zeile 8: Zeile 9: Zeile 10: Zeile 11: Zeile 12: Lesezirkel Bordexemplare Großabnehmer mit mind. 30 % Erlös Sonstige Verkäufe unter 30 % Erlös Verbreitung Ausland inkl. Verkauf Unentgeltliche Verbreitung Restauflage 2 ERLÄUTERUNG DER POSITIONEN Druckauflage (Zeile 1): Die Druckauflage ist die Stückzahl der gedruckten Exemplare abzüglich der Druckmakulatur, d. h. die Anzahl der von der Druckerei ausgelieferten Exemplare. Verkaufte Auflage gesamt (Zeile 2): Die Verkaufte Auflage gesamt ist die Summe aus den Zeilen 3, 4, 5, 6, 7, 8 und 9. Einzelhandel, Kolportage (Zeile 3): In dieser Zeile wird jene Stückzahl ausgewiesen, die sich nach Abzug der Remittenden von den Einzelhandelslieferungen ergibt. Einzelhandelslieferungen sind: Lieferungen mit Remissionsrecht an den Großhandel, an Zeitungs- und Zeitschriftenhändler, an Buchhändler oder an sonstige Wiederverkäufer (auch Kolporteure) gegen Rechnung Lieferung an nicht ständige Abnehmer von Einzelexemplaren zum Einzelverkaufspreis (max. 10 Exemplare je Lieferadresse und Rechnungszahler). Als Einzelverkäufe gelten Exemplare, deren regulärer Einzelverkaufspreis (der aufgedruckte Preis) erzielt wird. Ein Aktionspreis muss mindestens 51 % des regulären Einzelverkaufspreises betragen. Exemplare, die zu einem reduzierten Preis verkauft werden, der jedoch mindestens 30 % des regulären Einzelverkaufspreises beträgt, sind der Zeile 5 zuzuzählen. Abonnements (Zeile 4): Zu den abonnierten Exemplaren zählen nur solche, die zu einem regulären Abonnementpreis verkauft und an feste Einzelbezieher (max. 10 Exemplare je Lieferadresse und Rechnungszahler) geliefert werden. Als reguläre Abonnements gelten auch solche, deren Abo-Preise nicht weniger als 51 % des höchsten Abo-Preises für den jeweils vergleichbaren Zeitraum betragen. Der höchste Jahres-Abo- Preis ist im Impressum zu vermerken. 3
Den Abonnements werden auch zugerechnet: an den Buchhandel, Grossisten und Verschleißer für deren Abonnenten ohne Remissionsrecht verkaufte Exemplare (Grossisten- und Verschleiß-Abonnements), sofern diese zu einem regulären Abonnementpreis an einen Einzelbezieher (siehe oben) geliefert werden und ein entsprechender Nachweis erbracht wird, unbezahlte, zwei Monate nicht übersteigende Vorauslieferungen an neu geworbene Bezieher, sofern ein Jahresabonnementabschluss vorliegt. Erste Voraussetzung für die Zurechnung zu den Abonnements ist die Einzahlung des jeweils relevanten Abo-Preises bei entsprechendem Nachweis. Abonnementunterbrechungen werden für den Unterbrechungszeitraum nicht als abonnierte Exemplare bewertet. Für Kombi- (Koppel-) Abos gilt folgende Regelung: Der Abonnementvertrag verpflichtet zum gleichzeitigen Bezug zweier oder mehrerer Objekte. Alle beteiligten Objekte müssen auch einzeln, zum regulären Abo-Preis, zu beziehen sein. Das Koppel-Abo muss preisgünstiger sein als die Summe der Einzel-Abos, aber teurer als das teurere Einzel-Abo allein. Die beteiligten Objekte müssen das Koppel-Abo einheitlich anbieten. Einzelzugestellt mit mindestens 30 % Erlös (Zeile 5): Großabonnements und Großeinzelverkäufe, die an identifizierbare Einzeladressen geliefert werden. Der Nachweis der Lieferung an identifizierbare Einzeladressen ist gegebenenfalls auch über Dritte in geeigneter Form (Auslieferungsbestätigungen, Anweisungen an Dienstnehmer, Definition der belieferten Personen) zu erbringen. Lesezirkel (Zeile 6): In dieser Zeile werden ausgewiesen: an Lesezirkel zum Zwecke der Vermietung verkaufte Exemplare (mindestens 30 % Erlös des regulären Voll-Abo-Preises). Quartalsaufstellungen mit den Namen der Lesezirkelfirmen, Objekten, Heftnummern, Liefermengen und Vertragsdaten sind Voraussetzung zur Anerkennung dieser Exemplare. Bordexemplare (Zeile 7): In dieser Zeile ausgewiesen werden Exemplare, die an Unternehmen des öffentlichen Personenverkehrs verkauft werden und zur unentgeltlichen Weitergabe an deren Kunden bestimmt sind, sowie Exemplare, die an Beherbergungsbetriebe verkauft werden, sofern diese zur unentgeltlichen Weitergabe an deren Kunden vor Ort bestimmt sind. Verkäufe an private Reiseunternehmen werden dann den Bordexemplaren zugerechnet, wenn diese im öffentlichen Personenverkehr tätig sind und die Exemplare in den öffentlichen Verkehrsmitteln (Linienbetriebe) ausgelegt werden. Das Auslegen der Bordexemplare muss an Bord bzw. in den geschlossenen Wartebereichen erfolgen. Es werden auch solche Exemplare zugerechnet, die an Cateringunternehmen oder vergleichbare Agenturen verkauft werden, sofern diese im Auftrag einer Airline handeln und die Exemplare ausschließlich an abfliegende Passagiere abgegeben werden. Das Auslegen bzw. Aushändigen kann auch in den geschlossenen Abflugbereichen (Gates, also nach dem Boarding) erfolgen. Das Auslegen in allgemein zugänglichen Flughafenbereichen zählt nicht. Großabnehmer mit mindestens 30 % Erlös (Zeile 8): Es werden ausgewiesen: alle Exemplare, die ohne glaubhaften Nachweis einer Einzelzustellung an Großabnehmer mit dem entsprechenden Erlös verkauft werden. Sonstige Verkäufe unter 30 % Erlös (Zeile 9): Es sind auszuweisen alle gegen Entgelt verbreiteten Exemplare, die den anderen Kategorien nicht zuzurechnen sind. Verbreitung Ausland inkl. Verkauf (Zeile 10): Es werden jene Exemplare gemeldet, bei denen der Anzeigenteil der Auslandsauflage mit dem der Inlandsauflage vollständig übereinstimmt. Die Verbreitung Ausland ist somit ident mit der Stückzahl jener Exemplare, die in das Ausland geliefert werden, egal ob mit oder ohne Entgelt. Unentgeltliche Verbreitung (Zeile 11): In dieser Position werden alle unentgeltlich verbreiteten Exemplare gemeldet.zur unentgeltlichen Verbreitung zählen auch Beleg- und Tauschexemplare. Die Regelmäßigkeit der Lieferung ist für die Anerkennung als unentgeltliche Exemplare nicht maßgebend. 4
Restauflage (Zeile 12): Rest- und Archivexemplare sind: Remittenden Reststücke Arbeits- und Archivstücke des Verlages jene Stücke, die dem werbenden Zeitschriftenhandel im Rahmen der vereinbarten Dispositionsreserve unentgeltlich geliefert werden Ersatzexemplare Die rechnerische Angleichung der Positionen der Auflagenmeldung erfolgt in dieser Rubrik. KR-Verfahren: Wird das Verfahren der Körperlosen Remission (KR-Verfahren) angewendet, so sind der Auflagenmeldung diejenigen Remittendenzahlen zugrunde zu legen, für die der Verlag Gutschriften gemäß den Bestimmungen des KR-Verfahrens während der Berichtszeit erteilt hat. Zurückgenommene oder gutgeschriebene Remittenden: Aus früheren Berichtszeiträumen stammende, im laufenden Berichtszeitraum verkaufte Stücke werden in die Auflagenzahlen des laufenden Berichtszeitraumes nicht eingerechnet. Personalstücke: An Betriebsangehörige, Träger, Kolporteure, Zusteller, Vertriebsagenturen und ständige Mitarbeiter gelieferte Exemplare sind entweder den Abonnements (wenn mindestens 51 % des Abo-Preises bezahlt werden) oder den Einzelzugestellten mit mindestens 30 % Erlös oder den sonstigen Verkäufen mit unter 30 % Erlös je nach Bezahlung hinzuzurechnen. Mitarbeiter organisatorisch ausgegliederter Fachbereiche des die Druckschrift verlegenden Verlages und Druckereiunternehmen, die für die Druckschrift tätig sind, sowie Rentner und Pensionisten dieser Unternehmen stehen Betriebsangehörigen gleich. Die Personalstücke müssen jederzeit nachgewiesen werden können. 3 ERSCHEINUNGSWEISE Wochenmagazine sind dem Quartal bzw. dem Halbjahr zuzuordnen, in dem die Verbreitung beginnt. Monatsmagazine, die einen Erscheinungsmonat aufgedruckt haben, werden diesem zugerechnet. Monatsmagazine, denen kein bestimmter Monat aufgedruckt ist, können vom Verlag entweder dem Quartal zugeordnet werden, in dem die Verbreitung begonnen hat, oder jenem Quartal, in dem die überwiegende Verbreitung erfolgt. Allerdings soll die Zuordnung ein für alle Mal erfolgen und nicht gewechselt werden. Maßgeblich für die Auflagenveröffentlichung ist die für den jeweiligen Berichtszeitraum geltende Anzeigenpreisliste. Liegt für eine Sonderausgabe ein eigener Anzeigentarif vor, kann diese Auflagenzahl gesondert gemeldet werden. Bei der Ermittlung der Gesamtdurchschnittszahl darf sie nicht berücksichtigt werden. 4 UNTERLAGEN Auflagenbuch: Der Verlag führt für jedes Magazin, dessen Auflagen er meldet, ein Auflagenbuch oder eine andere gleichwertige Unterlage. Alle Aufzeichnungen müssen die gemeldeten Auflagenzahlen ausreichend erklären können. Führung der Vertriebs- und Buchungsunterlagen: Alle wesentlichen innerbetrieblichen Anweisungen über die Herstellung und den Vertrieb eines Verlagsobjektes werden schriftlich nachgewiesen und sind bis zum Abschluss der Prüfung aufzuheben. Lohndruck: Bei Lohndruck dienen als Unterlagen für die Angaben über die Höhe der Druckauflagen die Rechnung des Fremddruckers mit Angabe der Höhe der Druck- und Bindeauflage sowie der Menge des Papierverbrauches, ferner Buchungs- und Zahlungsbelege. 5
Ergänzende Unterlagen: Die in den einzelnen Kategorien ausgewiesenen Exemplare sind im Betrieb und in der Buchhaltung durch geeignete Unterlagen nachzuweisen. Aus diesen Unterlagen muss insbesondere hervorgehen, dass die Lieferung dieser Exemplare gegen Entgelt, d. h. gegen Rechnung oder im Rahmen bestehender Abonnementverträge, erfolgt ist. Geeignete Unterlagen sind: Postgebührenabrechnungen, Haupt- und Nachtragslisten, Selbst- beanschriftungsunterlagen, Aufstellungen über den Streifbandversand, Portonachweise, Abrechnungen mit den Zustellern, Abholerkartei bzw. namentliche Aufstellung der Abholer, Ausgangsrechnungen an Einzelbezieher, Ausgangsrechnungen an Grossisten und Buchhändler für deren Abonnenten sowie weitere Ausgangsrechnungen jeder Art, Auflistung der Verlagszahler. Eine Trennung der entgeltlich und unentgeltlich abgegebenen Exemplare in den Nachweisen der Post- und Trägerzustellung ist nicht erforderlich. Bei Fakturierung über EDV sind geeignete Unterlagen, Rechnungsausgangslisten mit Summen der Stückzahlen und Preisgruppen sowie der Rechnungsbeträge nach Zeiträumen, die Abrechnungen mit den Zustellern, die Einzahlungen für den Schalterverkauf etc. aufzuweisen. Bei Abrechnung und Verbuchung über EDV gelten die vorstehenden Vorschriften entsprechend. Erlösabstimmung: Der Nachweis der Verkaufserlöse muss so erfolgen, dass sich durch Umrechnung (Erlösabstimmung) die verkaufte Auflage des Berichtszeitraumes ermitteln lässt. Dazu sind mehrere Verlagsobjekte oder Teilbelegungseinheiten in den Abrechnungsunterlagen so auszuweisen, dass ihre getrennte Auflagenprüfung möglich ist. Für eine klare Abgrenzung der Erlöse ist zu sorgen. Dazu gehören vor allem die Erfassung der Halbjahres- und Jahreszahler sowie anderer periodenfremder Einnahmen. Bei fehlender Fakturierung bzw. Belastung von Forderungen aus dem Berichtszeitraum sind diese Forderungen am Ende des Berichtszeitraumes festzustellen und in geeigneter Form festzuhalten. Soweit für ein Verlagsobjekt bzw. für eine Ausgabe unterschiedliche Abgabepreise berechnet werden, sind die den einzelnen Preisgruppen zugeordneten Stückzahlen anzugeben. Die Remittenden sind so zu erfassen, dass ihre Höhe und die dafür verrechneten Gutschriftsbeträge jederzeit nachgeprüft werden können. Für die Remittendenerfassung ist ein gesondertes Remissionskonto pro Objekt bzw. Ausgabe zweckmäßig, aus dem sich die Stückzahlen nach Sparten oder Preisgruppen und Gutschriftsbeträgen ergeben. Die Abstimmung der Remittenden anhand von Remissionszetteln bzw. Gutschriftsbelegen mit den als Erlösschmälerung verbuchten Beträgen muss gewährleistet sein. Als Nachweisunterlagen bei Anwendung des Verfahrens der Körperlosen Remission gelten die Remittendenaufstellungen der Grossisten, die EDV-Gutschriftsjournale mit Summen der Stückzahlen sowie der Gutschriftsbeträge. Die Erlösabstimmung sollte nach den o. a. Grundsätzen erfolgen. Der Prüfer muss jedoch den verlagsindividuellen Gegebenheiten Rechnung tragen. Diese Abstimmung ist anhand einer Aufstellung der verkauften Exemplare pro Preisklasse vom Verlag vorzulegen. Dem Prüfer sind sämtliche Umsatzsteuerkonten, Umsatzsteuervoranmeldungen, Jahreserklärungen und Finanzamtsordner sowie die letzten geprüften Jahresabschlüsse zur Verfügung zu stellen. Die durch Hausverteilung verbreiteten Magazinexemplare sind nachzuweisen durch die Anzahl der zu beliefernden Haushalte und die Anzahl der zur Verteilung übergebenen Exemplare sowie die Bestätigung der Verteilorganisation über tatsächlich verteilte Exemplare und Verteilprotokolle. Zusätzlich ist die Anzahl der Haushalte im Verbreitungsgebiet durch amtliche oder gleichwertige statistische Unterlagen nachzuweisen. Außer den bereits genannten Unterlagen sollen alle sonstigen Verlagsnachweise, die eine Kontrolle der Auflagenmeldungen ermöglichen, für die Prüfung zur Verfügung stehen, z. B. Journale, Debitoren- und Vertriebserlöskonten, Debitorenlisten, Rechnungen, Postgebührenabrechnungen, Zahlungsbelege und Buchungsunterlagen, Karteien, Statistiken, Druckaufträge, Papierverbrauchsnachweise, Papierbestandsbücher, EDV-Auflistungen und Auflagenstatistiken. Vollständigkeit der Unterlagen: Damit der Prüfer seine Aufgaben erfüllen kann, müssen alle für die Erstellung der Auflagenmeldung verwendeten und zum Nachweis der Richtigkeit erforderlichen Unterlagen am Ort der Prüfung und zum festgesetzten Prüfungstermin vollständig vorliegen. Sie müssen so geführt sein, dass der Prüfer die erforderlichen Feststellungen treffen kann. 6
5 PRÜFUNG Die mit der Prüfung der Auflagenveröffentlichung der Verlagsgruppe NEWS beauftragten Prüfer sind berechtigt, alle erforderlichen Unterlagen einzusehen und die notwendigen Auskünfte einzuholen, soweit dies für die Beurteilung der gemeldeten Auflagenzahlen von Bedeutung ist. Die Prüfung erfolgt in den Geschäftsräumen des Verlages. Zu den Geschäftsräumen des Verlages zählen auch Zweigstellen und Niederlassungen, Fremddruckereien und dergleichen. Die Prüfung kann daher auch bei Dritten durchgeführt werden, sofern diese für den Verlag tätig wurden. Verschwiegenheitspflicht: Alle den Prüfern zur Kenntnis kommenden Geschäftsvorgänge des Verlages werden streng vertraulich behandelt und unterliegen der beruflichen Verschwiegenheitspflicht des Prüfers. Prüfungshäufigkeit: Die Auflagenmeldungen werden zweimal jährlich überprüft. Über das Ergebnis jeder Prüfung erstattet der Prüfer einen schriftlichen Bericht, in dem auch eventuelle Abweichungen zwischen Meldung und festgestellten Zahlen eingetragen werden. Die Abweichungen sind zu erläutern und alle benutzten Prüfungsunterlagen zu benennen. Dem Verlag ist der Prüfbericht auszuhändigen. 7
AUFLAGENMELDUNG für Magazine der Verlagsgruppe NEWS Zeitraum: WOMAN E-MEDIA FORMAT PROFIL TV-MEDIA NEWS TREND AUTOREVUE GUSTO Erscheinungsweise 14-täglich 14-täglich wöchentlich wöchentlich wöchentlich wöchentlich monatlich monatlich monatlich 1 Druckauflage 2 Verkaufte Auflage gesamt Einzelzugestellt: 3 Einzelhandel, Kolportage 4 Abonnements 5 Einzelzugestellt mit mind. 30 % Erlös Großabnehmer ohne Einzeladressen: 6 Lesezirkel 7 Bordexemplare 8 Großabnehmer mit mind. 30 % Erlös 9 Sonstige Verkäufe unter 30 % Erlös 10 Verbreitung Ausland inkl. Verkauf 11 Unentgeltliche Verbreitung 12 Restauflage Kontrolle: