Dienstplanmanager Dienstplanung, Zuschlagsstundenermittlung und Mitarbeiterverwaltung NTConsult Informationssysteme GmbH Telefon: 02064 4765-0 info@ntconsult.de www.ntconsult.de
1 Willkommen Vielen Dank, dass Sie sich für unsere Lösung interessieren. DIENSTPLANMANAGER Erstellung, Verwaltung und Abrechnung von Dienstplänen, Mitarbeiterdaten und Zuschlagsstunden. Auf den folgenden Seiten möchten wir Ihnen einen detaillierten Einblick in unsere bestehende Software-Lösung für Ihre Personaleinsatzplanung und Zuschlagsstundenabrechnung geben. Selbstverständlich stehen wir für weitere Diskussionen und Fragen telefonisch zur Verfügung. Gerne zeigen wir Ihnen die Handhabung und die Besonderheiten unserer Lösung auch im Rahmen einer individuellen Produktpräsentation. Dabei können wir ganz gezielt auf Ihre speziellen Bedürfnisse oder Ihre Einsatzszenarien eingehen. Dies kann entweder nach Terminabsprache im Rahmen eines Vorortbesuchs erfolgen, oder besonders schnell und einfach mit eine individuelle Online-Livepräsentation über das Internet mit gleichzeitiger Telefonkonferenz.
2 Inhaltsverzeichnis Kapitel Kurzübersicht 4 Was ist der Dienstplanmanager? 4 Welche Zielgruppe hat die Softwarelösung? 4 Der Dienstplanmanager im Überblick 5 Verfügbare Module 6 Welche Vorteile ergeben sich für Ihre Personaleinsatzplanung 7 Standardmodule 8 Mitarbeiterverwaltung 8 Mandanten- und Stationsverwaltung 13 Dienst- und Dienstgruppendefinition 14 Dienstplanung 14 Urlaubsplanung 15 Rahmendienstpläne 16 Dienstplandruck 16 Übergabezeiten und Pausenkorridore 17 Dienstbesetzungskontrolle 18 Fachbesetzungskontrolle 18 Zuschlagsstundenermittlung 19 Personalbemessungsschlüssel 19 Mitarbeiteranteil für Personalbemessung 20 Erweiterungsmodule 21 Erweiterungsmodul Schnittstelle Lohn- und Gehaltsabrechnung 21 Erweiterungsmodul Zeiterfassungsschnittstelle 22 Systemvoraussetzungen 23 3
3 Kurzübersicht Was ist der Dienstplanmanager? Der Dienstplanmanager unterstützt und vereinfacht alle anfallenden Aufgaben der Dienstplangestaltung, -korrektur und Abrechnung inkl. Zuschlagsstundenermittlung für Pflegedienst- und Wohnbereichsleitung, sowie angrenzende Bereiche. Die Softwarelösung kann unabhängig von der Mitarbeiterzahl oder Tarifvereinbarungen in jeder Einrichtung eingesetzt werden. In den Tarifeinstellungen gelten sowohl AVR und BAT, als auch regionale Sonderregelungen und unterschiedliche Betriebsvereinbarungen. In der Kombination mit der Futura- Tourenplanung wird auch der Einsatz als Personaleinsatzplanung unterstützt. Von der Mandanten und Stationsverwaltung über die Mitarbeiterverwaltung, die Dienst- und Dienstgruppendefinition bis zur Festlegung von Rahmendienstplänen werden alle notwendigen Optionen für eine effiziente und weitgehend automatisierte Dienstplanung sichergestellt. Auf Knopfdruck sind Auswertungen für Mitarbeiter, Personalbüro und Einrichtungsleitung abrufbar. Zusätzlich sind im Dienstplanmanager wichtige Kontrollfunktionen wie die Dienstbesetzungskontrolle, die Fachbesetzungskontrolle und der Personalbemessungsschlüssel für die Altenpflege enthalten. Ergänzt wird die Softwarelösung durch Zusatzmodule wie die Lohn- und Gehaltsschnittstelle und einer Schnittstelle zu Zeiterfassungssystemen. Das System ist bereits in der Grundversion sowohl auf normalen Einplatz PC`s unter Access, als auch im Rahmen eines SQL-Server einsetzbar. Die Lösung ist 'Ready fo run' für zentrale ASP Rechenzentren unter Citrix- und Terminalserver - Systemen einer Client/Server Lösung. Welche Zielgruppe hat die Softwarelösung? Altenpflegeeinrichtungen und Pflegedienste Einrichtungen für Behinderten- und Jugendhilfe Krankenhäuser und Reha - Kliniken 4
3 Kurzübersicht Die Komponenten des Dienstplanmanagers im Überblick Der Dienstplanmanager bietet flexible Einstellungsmöglichkeiten in der Darstellung und Bedienung, um die Struktur Ihrer Einrichtung genau abzubilden. Neben der Möglichkeit geteilter Dienste können je Mitarbeiter an einem Tag bis zu 9 unterschiedliche Dienste geplant und angezeigt werden. Kombinationen wie: morgens Dienst, nachmittags bezahlte Schulung, abends und nachts Rufbereitschaft, sind problemlos darstellbar. Der Dienstplan kann entweder 3-zeilig oder 4-zeilig genutzt werden. Die erste Zeile zeigt die Dienstkürzel der normalen Monatsplanung, oder die langfristige Jahresplanung. In der Zeile 3 werden geplante Abweichungen eingetragen und in der Zeile 4 können Korrekturen der Anwesenheitszeit, wie z.b. eine verspätete Ankunft eingetragen werden. Saldenkonto Mit der Dienstzuweisung an einen Mitarbeiter werden sofort alle relevanten Zeit- und Urlaubskonten angepasst. Rahmendienstplan Mitarbeiterspezifische Dienstfolgen, die sich nach mehreren Wochen wiederholen, können automatisch in den Dienstplan übernommen werden. Stationsübergreifende Mitarbeiterplanung Der Mitarbeiter kann neben seiner Stammstation in weiteren Stationen verplant werden. Doppelte Belegungen werden erkannt und angezeigt. Stationskostenstellen stellen die gesetzlich geforderte Zuordnung der Kosten sicher. Bei Bedarf können stationsspezifische Soll-Stunden verplant und überwacht werden. Zuschlagsstundenermittlung Die bei BAT und AVR - Tarifen aufwändig und fehleranfällig zu ermittelnden Zuschlagsstunden werden auf Knopfdruck durch das Programm ausgewiesen. Auswertungen Auf Knopfdruck sind Auswertungen für Mitarbeiter, Personalbüro und Einrichtungsleitung abrufbar. Benutzer-/Zugriffsrechte Beschränken und steuern Sie das Erstellen und Bearbeiten der Dienstpläne, indem Sie der Station berechtigte Benutzer und zugehörige Funktionsrechte zuordnen. 5
3 Kurzübersicht Verfügbare Module Standardmodul Erweiterungsmodul >> Dienst- und Dienstgruppendefinition >> Feiertagsverwaltung >> Mandanten- und Stationsverwaltung >> Mitarbeiterverwaltung >> Dienstplanung >> Personalkalender >> Rahmendienstpläne >> Fachbesetzungskontrolle >> Dienstbesetzungskontrolle (Personalbemessung) >> Zuschlagsstundenermittlung >> Dienstplanauswertung inkl. Dienstplandruck, Arbeitszeitnachweis, Zuschlagsstunden, Beschäftigungsnachweis >> Mitarbeiterauswertung inkl. Geburtstagslisten, Krankenstand, medizinische Untersuchungen, Weiterbildungsmaßnahmen, Gleitzeit- und Urlaubskonten >> Korrekturoptionen bei Gleitzeit- und Urlaubskonten >> Stationsübergreifende Mitarbeiterplanung inkl. Sollstundenverteilung >> Urlaubskalender >> Benutzerdefinierte Abrechnungsregeln (Tarifwerkparameter) >> Änderungshistorie, Anzeige manueller Änderungen im Dienstplan >> Sonderfunktionen für Mitarbeitervorträge >> Korrekturoptionen bei Vergütung von Mehrstunden >> Stationsübergreifende Mitarbeiterverplanung >> Einrichtungsübergreifende Mitarbeitereinplanung inkl. Angaben zur Datenhoheit und Stammstation/Stammeinrichtung >> Datenaustausch zwischen Stand-Alone-PC s >> Personalbemessungsschlüssel >> Lohn- und Gehaltsschnittstelle >> Schnittstelle zu Zeiterfassungssystemen 6
3 Kurzübersicht Welche Vorteile ergeben sich für Ihre Personaleinsatzplanung? Mit dem Dienstplanmanager erreichen Sie eine effiziente Personaleinsatzplanung und automatisierte Abrechnung, über die sich Ihre Investition in die Softwarelösung innerhalb kurzer Zeit amortisiert. Vorteile für die Pflegedienstleitung Gegenüber herkömmlichen Lösungen reduziert sich der Aufwand bei der Erstellung von Dienstplänen um etwa 50 Prozent. Langfristige Überlegungen können direkt in die Planung aufgenommen werden. Alle gesetzlichen und tariflichen Rahmenbedingungen sind im Dienstplanmanager eingebunden. Sie werden bei Regelverstößen gewarnt, wie z.b. bei Unterschreitung der Mindestruhezeit. Die bei BAT- und AVR-Tarifen aufwändig und fehleranfällig zu ermittelnden Zuschlagsstunden werden auf Knopfdruck durch das Programm ausgewiesen. Über die Diensthistorie können alle Änderungen im Dienstplan sofort nachvollzogen werden. Eine optionale 4. Zeile kann für langfristige Planungsansätze genutzt werden. Flexible Anpassung der Sollstundenberechnung, Arbeitszeitmodelle, Feiertagsregelungen und Stundenabrechnung sind jederzeit möglich. Die bislang aufwändige und oft fehleranfällige Zuschlagsstundenermittlung wird vom Dienstplanmanager auf Knopfdruck ausgewiesen. Es ist eine unbegrenzte Anzahl verschiedener Vertragsarten mit unterschiedlicher Zuschlagsstundenberechnung möglich. Individuelle Anpassungen auf Mitarbeiterebene sind einstellbar. Ein übersichtlicher Ausdruck des Dienstplans inkl. Legende und Leerzeilen ist jederzeit möglich. Rückfragen und Diskussionen über korrekt abgerechnete Dienstzeiten entfallen, da für jeden Mitarbeiter am Monatsende ein nachvollziehbarer Stundenzettel ausgedruckt werden kann. Unter- oder Fehlbesetzungen wegen fehlender Qualifikationen werden sofort durch eine integrierte Fach- und Dienstbesetzungskontrolle, sowie den Personalbemessungsschlüssel erkannt. Weitergabe der Daten an Microsoft-Office-Anwendungen. Vorteile für die Personalverwaltung Umfangreiche Steuerungs- und Auswertungsmöglichkeiten. Anforderungen des MDK wurden berücksichtigt. Jeder Mitarbeiter erhält am Monatsende einen nachvollziehbaren Stundenzettel. Vorteile für die Geschäftsführung Auf Knopfdruck erhalten Sie alle abrechnungsrelevanten Zeiten. Reduzierung von Mehrstunden, da die Auswirkungen der Dienstplanung sofort transparent sind. Integrierte Abrechnungsstunden für die Gehaltsabrechnung. Investitionskosten amortisieren sich häufig innerhalb eines Jahres. Investitionssicherheit durch modernste IT-Technologie. 7
4 Standardmodul Mitarbeiterverwaltung Sie können bei der Mitarbeiterverwaltung bereits mit wenigen Angaben zu Name, Qualifikation, Vertragsart wie Vollzeit, Teilzeit, Zivi, usw., Sollstundenvorgaben starten. Die Mitarbeiterverwaltung kann als weitgehendes Personalinformationssystem eingesetzt werden, mit dem Sie beispielsweise Weiterbildungsmaßnahmen, erhaltene medizinische Untersuchungen oder auch zugeordnete Dokumente abbilden. 8
4 Standardmodul Mitarbeiterverwaltung Die Historie des Mitarbeiters inkl. der Auswirkung auf den Dienstplan bleibt während der gesamten Laufzeit erhalten. Dies ist z.b. eine sinnvolle Funktion für Mitarbeiter, die nach kurzer Unterbrechung (Mutterschaftsurlaub) erneut eingestellt werden. Je Mitarbeiter ist es möglich mehrere Datenbestände zu verwalten. Damit sind z.b. zukünftig wirksame Vertragsänderungen oder auch Anpassungen der Sollstunden mitten im Monat möglich. Die Mitarbeiterverwaltung stellt eine umfangreiche Funktion zur Auswertung von Personaldaten bereit. Zusätzlich steht eine Filterfunktion zur Verfügung, mit der die Personalstammdaten nach selbst definierbaren Kriterien durchsucht werden und anschließend eine Auswertung erstellt werden kann. Aus den Vertragsdaten der Mitarbeiter und den definierten maximalen Mehrstunden, wird Ihnen automatisch der Gleitzeit-/Freizeitausgleich des Mitarbeiters angezeigt. Korrekturen in dem Gleitzeit/Freizeitkonto können an dieser Stelle vorgenommen werden. 9
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4 Standardmodul Mandanten und Stationsverwaltung Die Mandanten sind im Aufbau des Dienstplanmanagers die höchste Organisationseinheit und können übergreifend verwaltet werden. Alle Mandanten werden in einer Datenbank abgelegt, auf Wunsch ist eine dezentrale Datenhaltung möglich. Innerhalb eines Mandanten können beliebig viele Stationen bzw. Organisationseinheiten mit unterschiedlichen Mitarbeitern, Arbeitsbereichen und Dienstplänen angelegt werden. Im Rahmen der Pflegebuchführungsverordnung können Sie Mitarbeiterkosten stationsbezogen zu Kostenstellen zuordnen. Die Stationskostenstellen sichern die gesetzlich geforderte Zuordnung. Die Kosten spezieller Stationen, wie z.b. Nachtwache, können prozentual auf weitere Stationen verteilt werden. 13
4 Standardmodul Dienst- und Dienstgruppendefinition Dienste können je Station individuell vergeben werden. Bei der Definition von Diensten haben Sie, neben der Festlegung von Dienstbeginn und Dienstende inkl. Pausen, die Möglichkeit Mindestbesetzungen, getrennt nach Pflegeführungskräften, Pflegehilfskräften und sonstigen Personal, anzulegen. Dienste haben einen Gültigkeitszeitraum. Dienstplanung Bei der Zuordnung der Dienste zu den jeweiligen Mitarbeitern, werden alle Zeit- und Urlaubskonten angepasst. Bei Mehr- oder Minderstunden können Sie durch Korrektur der Dienstzuweisung flexibel reagieren. Das wöchentliche und das monatliche Saldenkonto zeigen Ihnen die aktuelle/geplante Ist-Stundenzahl und die Sollstundenzahl je nach Vertragsart. Die Angaben werden durch das Freizeitausgleichskonto und das Urlaubskonto ergänzt. Feiertage Feiertage können aus dem Monatssoll der einzelnen Mitarbeiter automatisch herausgerechnet werden. Sie haben die Möglichkeit für die jeweilige Monatssollarbeitszeit einen Feiertagsabzug in Stunden zu definieren. Rufbereitschaft Sie haben die Möglichkeit jeden beliebigen Dienst anteilig als Rufbereitschaft zu definieren Beispiel: Der Nachtbereitschaftsdienst geht von 22 8h enthält aber eine anteilige Rufbereitschaft von 22 6h und einen normalen Frühdienstanteil von 6-8h. Für die Rufbereitschaft bekommt er nur einen Bruchteil an Stunden gutgeschrieben. So dass der Dienst im Ergebnis statt 10h abzüglich Pause, nur noch mit 4,4h (2h + 0,3 * 8h) in die Ist-Stunden mit einfließen. Der Mitarbeiter kann neben seiner Stammstation in anderen Stationen verplant werden. Doppelte Belegungen werden vom System erkannt und angezeigt. 14
4 Standardmodul Übersichtliche Urlaubsplanung Der Dienstplanmanager 2006 bietet einen komfortablen und übersichtlichen Jahresurlaubskalender. Urlaubsüberschneidungen oder Engpässe sind jederzeit ersichtlich. Die eingetragenen Urlaubstage werden automatisch in den Dienstplan übernommen und angezeigt. Bei Bedarf kann ein Ausdruck des Jahresurlaubskalenders erstellt und ausgehängt werden. 15
4 Standardmodul Rahmendienstpläne Mitarbeiterspezifische Dienstfolgen, die sich in einem bestimmten Zeitraum wiederholen, können automatisch in den Dienstplan übernommen werden. Sie legen für einen Mitarbeiter einmal einen Rahmendienstplan fest. Ist dies geschehen, kann der Rahmendienstplan nach Bedarf erneut in den Dienstplan eingefügt werden. Geplante Dienste/Fehltage werden automatisch erkannt. Dienstfolgen können von Mitarbeiter zu Mitarbeiter kopiert werden. Dienstplandruck Sie haben die Möglichkeit den Dienstplan auf DIN A 3 als Aushang (siehe Seite 10/11), oder einen so genannten Pocket Dienstplan im Scheckkarten-Format, für Ihre Mitarbeiter auszudrucken. Es stehen Ihnen zahlreiche Einstellungen für den Dienstplandruck zu Verfügung. Neben der Anzeige der verantwortlichen PDL auf jedem Dienstplanteilausdruck können Sie Leerzeilen zur manuellen Korrektur des gedruckten Dienstplanes einfügen. 16
4 Standardmodul Übergabezeiten und Pausenkorridore im Dienstplan MDK-Anforderungskonform Im Dienstplanmanager 2006 können Sie sowohl Übergabezeiten, als auch Pausenkorridore definieren. Die definierten Zeiten werden Ihnen im Dienstplan angezeigt. Tagesgenauer Plan/Ist-Abgleich Anhand des Plan/Ist-Abgleichs haben Sie auf einen Blick die Abweichungen von der geplanten zur tatsächlich geleisteten Arbeitszeit pro Tag. 17
4 Standardmodul Dienstbesetzungskontrolle Über die Dienstbesetzungskontrolle können Sie die Anzahl bestimmter Dienste (z.b. Frühdienste) festlegen und überwachen. Die Dienstbesetzungskontrolle zeigt Ihnen in Signalfarben Abweichungen von Ihrer definierten Dienstbesetzung an. Eine Unterscheidung nach Fach- oder Hilfskräften ist möglich. Fachbesetzungskontrolle Mit der optional einstellbaren Fachbesetzungskontrolle können Sie automatisch die Zeiten erkennen, in denen Sie nicht genügend Fachpersonal eingeplant haben. Ausgegeben werden Ihnen die Anzahl der Minuten, in denen keine Fachbesetzung eingeplant ist oder der Zeitraum, in dem keine Fachbesetzung vorliegt. Die Fachkraftquote zeigt Ihnen das prozentuale Verhältnis von Fach- und Hilfskräften an der Gesamtbesetzung pro Tag. 18
Zuschlagsstundenermittlung Über die einzustellenden Parameter legen Sie fest, wie der Dienstplan bei definierten Diensten, an speziellen Tagen wie Samstag/ Sonntag oder an Feiertagen und bestimmten Uhrzeiten rechnen soll. Neben den Forderungen des BAT (West und Ost) oder des AVR können individuelle Betriebsvereinbarungen und regionale Besonderheiten in den Zuschlagsarten abgebildet werden. Für die Bereiche Sollstundenermittlung, Arbeitszeitmodell, Feiertagsregelungen und Diensttypen sind vielfältige Einstellungen möglich. Zudem gibt es beliebig viele parallele Berechnungs-Tarifwerke, die Sie für jeden Mitarbeiter individuell zuordnen können. Damit lassen sich problemlos Alt- und Neuverträge z.b. aus Betriebsübernahmen darstellen. Personalbemessungsschlüssel In der stationären Altenpflege kann über die Definition von Personalbemessungsschlüsseln der Personalbedarf tagesgenau mit den aktuellen Klientenzahlen der Stationen nach Pflegestufen verglichen werden. Bei erhöhten Abwesenheiten können Sie mit kurzfristigen Kapazitätsanpassungen wie z.b. durch Abbau von Mehrarbeitsstunden reagieren. 19
4 Standardmodul Mitarbeiteranteil für die Personalbemessung Bei der Berechnung des Personalbedarfs wird jeder Mitarbeiter mit einem gewissen Anteil in der Personalberechnung berücksichtigt. Dieser Mitarbeiteranteil ist individuell pro Mitarbeiter festlegbar. So wird eine vollbeschäftigte Altenpflegerin in der Regel zu 100%, ein Azubi gegebenenfalls nur zu 50%, gewichtet. 20
5 Erweiterungsmodule Schnittstelle Lohn und Gehalt Die produzierten Zuschlagsstunden können über die integrierte Lohn- und Gehaltsschnittstelle direkt in dem benötigten Format der bei Ihnen eingesetzten Personalabrechnungssoftware geliefert werden. Fehleranfällige manuelle Übertragungen können entfallen. Zur Zeit sind folgende Schnittstellen realisiert: PAISY, Datev LODAS, Sally (AWO), GOD, KidiCap, SAP HR. Anpassungen an andere Systeme sind in der Regel kostenlos möglich. 21
5 Erweiterungsmodule Zeiterfassungsschnittstelle Falls gewünscht, kann der Dienstplan über die Zeiterfassungsschnittstelle mit einem vorhandenen Zeiterfassungsterminal verknüpft werden. Über einen intelligenten Übernahme-Assistenten werden auch fehlerhafte Stempelungen erkannt und ausgewiesen. Einstellbare Toleranzzeiten finden automatisch den zugehörigen Dienst oder die Kürzung. Anpassungen an andere Systeme sind in der Regel kostenlos möglich. Wir unterstützen eine Vielzahl von Zeiterfassungssystemen - Rufen Sie uns an. 22
6 Systemvoraussetzungen Technische Daten Bis zu 9999 Mandanten - Netzwerk- und Multiuserfähig - CITRI- und MS Terminalserver-Unterstützung im Standardleistungsumfang enthalten - Bereits im Standardumfang kann als Datenbank alternativ MS ACCESS 2000 oder der MS SQL-Server eingesetzt werden - Visual Basic 32Bit Nativecode MSDE und ACCESS 2000 Runtime im Lieferumfang enthalten - PDF - Onlinedokumentation - Online Support mit PC-Anywhere via ISDN Point to Point Verbindung oder ISDN/DSL-TCP/IP Verbindung alternativ mit dem Freewaretool VNC via ISDN/DSL-TCP/IP Verbindung möglich. Standalone-System: Lokale Installation auf nur einem Rechner, Datenbank liegt ebenfalls lokal Betriebssystem: CPU: Arbeitsspeicher: Freier Festplattenspeicher: Datenbanksystem: Bildschirmauflösung: Mindestvoraussetzung Windows 2000 Service Pack 4 800 MHz 256 MB 100 MB Microsoft Access 2000 oder Microsoft SQL Server 2000 1024 x 768 Pixel Empfohlene Ausstattung Windows P Service Pack 2 1,3 GHz 512 MB 100 MB Microsoft Access 2000 oder Microsoft SQL Server 2000 1280 x 1024 Pixel Client-System: Lokale Installation mit Zugriff auf einen Datenbankserver Betriebssystem: CPU: Arbeitsspeicher: Freier Festplattenspeicher: Bildschirmauflösung: Netzwerkkarte: Mindestvoraussetzung Windows 2000 Service Pack 4 800 MHz 256 MB 50 MB 1024 x 768 Pixel 10 MBit/s Empfohlene Ausstattung Windows P Service Pack 2 1,3 GHz 512 MB 50 MB 1280 x 1024 Pixel 100 MBits Server-System: Datenquelle für die einzelnen Clients Betriebssystem: CPU: Arbeitsspeicher: Freier Festplattenspeicher: Datenbanksystem: Netzwerkkarte: Mindestvoraussetzung Windows Server 2000 2,0 GHz 1024 MB 80 MB Microsoft Access 2000 oder Microsoft SQL Server 2000 100 MBit/s Empfohlene Ausstattung Windows Server 2003 3,0 GHz 2048 MB 80 MB Microsoft Access 2000 oder Microsoft SQL Server 2000 100 MBit/s Fernwartung: Um Sie bei der Arbeit unterstützen zu können Mindestvoraussetzung Empfohlene Ausstattung Internetverbindung: ISDN DSL Fernwartungs-Tools: Remotedesktop (in Windows P enthalten, für Windows 2000 kostenlos als Download verfügbar) RealVNC PC Anywhere VPN-Clients nach Absprache 23
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