1.3 Prozesse im Personalwesen gestalten Aufgabe 1 Mit der Einführung des Dienstleistungsgedankens in einem Unternehmen wird ein ständiger Prozess von Planung, Umsetzung und Evaluation in Gang gesetzt. Stellen Sie diesen Vorgang als einfachen Prozess dar. Aufgabe 2 Sie haben im letzten Jahr erfolgreich ein Referentensystem eingeführt. Nunmehr beschließen Sie, auch Ihre Geschäftsprozesse im Personalbereich zu überprüfen mit dem Ziel der Einführung eines Prozessmanagements. a) Erläutern Sie, welche Fortschritte Sie sich in Ihrer Personalarbeit durch ein Prozessmanagement versprechen. b) Erläutern Sie den Führungskräften in Ihrem Unternehmen am Beispiel des Geschäftsprozesses»Bewerbungsmanagement«die einzelnen Phasen der Prozessgestaltung. Aufgabe 3 Neben der vollständigen und realistischen Bestandsaufnahme, bestehend aus Erhebung und Dokumentation der aktuellen Prozesse, ist die Analyse des erhobenen Materials eine Schlüsselstelle für ein erfolgreiches Prozessdesign. Nennen Sie fünf Analysetechniken, die dafür infrage kommen. Aufgabe 4 Für eine erfolgreiche Prozessdurchführung ist es wichtig, dass die Prozesse präzise beschrieben werden. Sie werden gebeten, für die betrieblichen Ausbilder Ihres Unternehmens beispielhaft eine solche Prozessbeschreibung zu erarbeiten. Als Muster dient die Prozessbeschreibung»Gestaltung des ersten Ausbildungstages für einen neuen Auszubildenden«. 74
1.3 Prozesse im Personalwesen gestalten Aufgabe 5 Nachdem der Personalbereich Ihres Unternehmens zum Profit-Center umorganisiert wurde, ist es eine vorrangige Aufgabe, Zielmärkte und Kundengruppen festzulegen, um daraus resultierend Geschäftsprozesse und Leistungen abzuleiten, die den Kunden am ehesten gerecht werden. Welche Fragen sind in diesem Zusammenhang für Sie relevant? Aufgabe 6 Beschreiben Sie, welche Aufgaben der Prozesseigner bzw. sein Team erfüllen. Aufgabe 7 Erläutern Sie den Teilprozess»Personaltrennung«in seinen möglichen Prozessschritten. Nennen Sie für jeden Prozessschritt einen typischen Output und zwei sinnvolle Dokumente oder Unterlagen. Mit welchen Standards oder Kennzahlen kann der jeweilige Teilprozess kontrolliert werden? Aufgabe 8 Eine Mitarbeiterin hat Sie über die Geburt ihres Kindes informiert. Sie will für zwölf Monate die Elternzeit in Anspruch nehmen und im Anschluss ihre Beschäftigung wieder aufnehmen. Erstellen Sie einen dreistufigen, terminierten Phasenplan (Prozess) bis zur Wiedereingliederung nach der Elternzeit. Aufgabe 9 In Ihrem Unternehmen soll ein systematisches IT-gestütztes Beurteilungswesen eingeführt werden. Erläutern Sie notwendige Prozessschritte von der Idee bis zur erfolgreichen Einführung. 75
Lösungsansätze zu Kapitel 1.3 Zu Aufgabe 1 Kunden definieren Kundenanforderungen erheben Kunden segmentieren Leistungen gestalten Preise kalkulieren Vertragsabschluss Erstellung eines Pflichtenheftes Kundenzufriedenheit ermitteln Abb. 20: Schematische Darstellung des Dienstleistungsprozesses Zu Aufgabe 2 a) Fortschritte der Personalarbeit Durch die Neugestaltung von Prozessen im Personalmanagement werden finanzielle, personelle und zeitliche Ressourcen frei, die überwiegend im administrativen Bereich der Personalarbeit gebunden waren und daher nicht als wertschöpfend angesehen werden konnten. Fortschritte können z.b. sein: Schaffung von Transparenzen hinsichtlich der Zuständigkeit der Mitarbeiter, Vermeidung von hohen Liege- und Durchlaufzeiten von Personalangelegenheiten, Koordination der Tätigkeiten in unterschiedlichen Organisationseinheiten, Vermeidung der Wiederholung von bereits erledigten Aufgaben, Vermeidung von unnötigen Transportwegen, Vermeidung von Mehrfachdatenerhebungen, Reduzierung von Kosten, Erhöhung der Kundenorientierung. 76
Lösungsansätze zu Kapitel 1.3 b) Prozessgestaltung 1. Phase: Prozessdefinition In dieser Phase machen sich alle am Bewerbermanagement Beteiligten Gedanken über den inhaltlichen Umfang dieses Prozesses, definieren dessen Anfang, Ende und Ziele. 2. Phase: Prozessstrukturierung Der vorher definierte Prozess»Auswahl von geeigneten Bewerbern auf eine Stellenanzeige«wird in einzelne Teilprozesse zerlegt, z.b.: Filtern aller Bewerbungen, die nicht die Mindestanforderungen erfüllen, Überprüfung des Bewerberanschreibens auf identifizierende Merkmale mit der Anzeige, Durchführung einer Lebenslaufanalyse anhand von vorgegebenen Kriterien usw. Diese Teilprozesse werden zeitlich erfasst, dadurch ergibt sich später die Durchlaufzeit des Gesamtprozesses. Zu dieser Phase gehört vor allem eine Analyse von Stärken und Schwächen im bisherigen Ablauf der Bewerberauswahl, zum Beispiel auf Schnittstellenprobleme hin. Für die neuen Teilprozesse werden Messgrößen festgelegt, die ein Prozesscontrolling ermöglichen, z.b. Bearbeitungszeiten für eine Lebenslaufanalyse oder Fristen für den Versand aller Absagen. Als letzter Schritt in dieser Phase müssen die Verantwortlichen für die Teilprozesse benannt werden und ein Verantwortlicher für den Gesamtprozess. 3. Phase: Prozessdurchführung Der neu gestaltete Prozess wird offiziell freigegeben oder eingeführt. Dazu gehört eine Information aller Beteiligten und ggf. eine entsprechende Schulung. In der Anfangsphase wird es notwendig sein, den Prozess zu begleiten, um auftretende Schwachstellen sofort zu entdecken und abzustellen. Das Bewerbermanagement wird praktiziert. 4. Phase: Prozessverbesserung Dazu gehören nach einer vorher festgelegten Erprobungszeit eine Beurteilung von allen Prozessbeteiligten und die Evaluation der bisherigen Prozesseinführung mit der Maßgabe der Wiedereinstiegs in die Phase 1 bis 3, wo erforderlich. 77
Zu Aufgabe 3 Als Techniken kommen u.a. infrage: ABC-Analyse, Mengen-, Zeit- und Kostenanalyse, Prozessportfolio, Prozess-Datenfluss-Analyse, systematische Problemanalyse (SWOT-Analyse), Szenariotechniken, Supervision, Risikoanalyse, Benchmarking, Branchenvergleiche, Analyse von Prozesskennzahlen, Entscheidungsbaumtechnik (Ishikawa-Diagramm). Zu Aufgabe 4 Prozessaufgabe: Prozessanstoß: Prozessquelle: Anfangsaktivität: Endaktivität: Hauptaktivitäten: Prozessziele: Gestaltung des ersten Ausbildungstages für einen neuen Auszubildenden Meldung des Auszubildenden am Empfang Abschluss eines Berufsausbildungsvertrages mit dem neuen Auszubildenden Begrüßung und Empfang durch den Ausbildungsleiter im Eingangsbereich Auszubildender verlässt am Nachmittag den Betrieb und stempelt sich aus (Zeiterfassung). verwaltungstechnische Eintrittsformalitäten Vorstellung der für den ersten Ausbildungsabschnitt verantwortlichen Ausbilder Bekanntmachen mit den Mitarbeitern und anderen Auszubildenden Sicherheitsbelehrungen Der Auszubildende erhält die notwendigen ersten Informationen. Der Auszubildende soll in den Kreis der für ihn Verantwortlichen aufgenommen werden. 78